Antes de presionar el botón de Full Migration para tus datos del help desk, es esencial tener un plan sólido en marcha. La mitigación proactiva de riesgos y las estrategias de contingencia pueden marcar la diferencia. Ayudan a prevenir interrupciones y garantizan una transferencia de datos fluida. Te guiaremos a través de todos los pasos para garantizar una migración de datos exitosa.
Pasos a seguir antes de iniciar tu migración de datos de prueba
La planificación implica analizar las necesidades específicas del sistema de help desk, considerando factores como el volumen de datos, la complejidad del sistema y la necesidad de servicios de personalización. También incluye evaluar la capacidad de la organización para gestionar el tiempo de inactividad potencial, el mapeo preciso y las pruebas adecuadas antes de proceder con la Migración Completa.
Paso 1. Evaluar la preparación para la migración del help desk
Determinar cuándo cambiar los sistemas de helpdesk, service desk o ITSM es un paso crucial que implica varias consideraciones:
- Evaluar la preparación del nuevo sistema, asegurando que se alinee con las necesidades actuales de los equipos de soporte, las expectativas de los clientes y los flujos de trabajo de la empresa.
- Planificar una capacitación integral para familiarizar al equipo de soporte con la nueva funcionalidad.
- Evaluar el impacto potencial en la calidad del servicio al cliente, preparando y ejecutando el cambio de plataforma.
Paso 2. Evaluar la plataforma de help desk de origen
Un análisis exhaustivo de los sistemas de origen y destino sienta las bases para una transferencia de datos exitosa. Esta fase implica identificar los datos requeridos y personalizados que tiene en la fuente y verificar los mismos campos de datos en el destino, lo que ayudará a entender cómo mapear y combinar los registros correctamente.
- Identificar y categorizar los datos que se migrarán, incluyendo qué descartar o modificar y qué migrar de manera personalizada si es necesario.
- Evaluar el tipo, tamaño y complejidad de los datos, centrándose en su relevancia y precisión. Tómese el tiempo para auditar sus datos para cumplir con los requisitos de GDPR/CCPA, eliminar duplicados y hacer una copia de seguridad.
- Considerar el formato y la estructura de los datos para asegurar la compatibilidad con el nuevo sistema. Si sus campos obligatorios no coinciden o faltan algunos campos en el destino, pero están en la fuente, solicite trabajo personalizado a nuestro equipo técnico.
Paso 3. Organizar la base de conocimientos y los registros de soporte al cliente (omitir si no tiene una base de conocimientos)
La preparación asegura que los datos cumplan con los estándares de calidad y también se alineen con los requisitos de compatibilidad del sistema de destino, es decir, es posible que deba activar el centro de ayuda o agregar idiomas si ejecuta una base de conocimientos multilingüe, etc.
- Limpiar los datos eliminando información redundante, obsoleta y duplicada.
- Mapear datos según sea necesario y crear una lista de URL para agregarlos en la nueva base de conocimientos.
- Verificar los límites de almacenamiento y decidir si mantener o omitir los archivos adjuntos para optimizar la eficiencia de la migración y el espacio de almacenamiento.
Paso 4. Coordinar al equipo y a las partes interesadas
Metas claras, comunicación efectiva del equipo y apoyo continuo ayudan en cada paso del camino durante la migración.
- Definir y comunicar las metas y el alcance de la migración a todas las partes interesadas.
- Proporcionar materiales de apoyo detallados y listas de verificación para un proceso de migración sin problemas.
- Elegir una fecha de migración óptima, considerando la carga de trabajo del help desk.
Cómo implementar una estrategia exitosa de prueba de migración de datos
Recomendamos un enfoque continuo (sin tiempo de inactividad) que implica verificar las similitudes y diferencias entre ambas plataformas, y realizar todas las preparaciones y configuraciones necesarias para las pruebas de migración. Los resultados de la migración de prueba se utilizarán para personalizar los parámetros o transferir el resto de los datos del help desk.
1. Preparando la plataforma de help desk
Las preparaciones implican una revisión de las capacidades del sistema y la compatibilidad con las configuraciones de la plataforma de origen. Las organizaciones que adoptaron prácticas eficientes para la integridad de los datos han logrado un éxito del 98% en las migraciones de sus sistemas de help desk.
- Evaluar los requisitos del sistema. Asegurarse de la funcionalidad del sistema de help desk objetivo y las limitaciones técnicas.
- Garantizar perfiles de agente consistentes. Coincidir los roles y permisos de los agentes entre las plataformas de origen y destino para evitar inconsistencias operativas.
- Preparar la configuración del sistema. Verificar y ajustar macros, estados de tickets, categorías de la base de conocimientos, así como etiquetas HTML y atributos para mantener la integridad del contenido web.
- Mantener campos de ticket personalizados. Conservar la estructura original de los campos de ticket personalizados para evitar pérdida de datos o registros desalineados.
- Validar credenciales. Verificar la clave API, token, correo electrónico, contraseña y URL necesarios para acceder al sistema.
- Revisar flujos de trabajo de soporte. Actualizar el enrutamiento de tickets, la escalada y los procesos de resolución de acuerdo con las capacidades del sistema de destino.
2. Preparándose para el proceso de migración
La optimización del proceso ayuda a minimizar las interrupciones y garantizar la integridad de los datos durante la transferencia.
- Suspender las comunicaciones de la plataforma de destino. Desactivar notificaciones y disparadores para evitar activar automatizaciones y notificaciones enviadas durante la transferencia de datos.
- Prepararse para las especificidades de la plataforma. Adaptar la configuración a los requisitos únicos de diferentes sistemas. Ofrecemos una lista completa de listas de verificación de migración de datos para plataformas populares.
- Verificar y configurar el acceso preferido a su proyecto de migración. Migration Wizard le ofrece un panel con información sobre el historial de actividad, autenticación de dos factores, historial de pagos y revocación de acceso a plataformas si es necesario.
3. Ejecución de una migración de prueba
Una migración de prueba con un conjunto de datos muestra permite a las organizaciones anticipar cómo funcionará su mapeo y mitigar posibles desafíos antes de la migración completa.
Importante tener en cuenta: primero, la migración de Demo ofrece la funcionalidad completa de Migration Wizard, y segundo, como va su Demo, así irá la Migración Completa.
- Conectar las plataformas de origen y destino para una transferencia de datos de prueba.
- Elegir objetos de datos para la migración. Seleccionar los tipos de registros que desea transferir.
- Mapear y coincidir datos. Mapear los campos de datos de origen a los campos de datos de destino. Prestar atención a los campos requeridos, campos personalizados y qué tipos de registros faltan en el destino.
- Elegir la automatización integrada. Puede personalizar su migración de prueba agregando una etiqueta adicional a los tickets migrados, moviendo imágenes en línea, omitiendo archivos adjuntos, moviendo grabaciones de llamadas o traducciones de contenido.
- Ejecutar una migración de prueba con datos personalizados. Probar cómo se migrarán los tickets específicos seleccionando esta opción. Recopilar los ID de los tickets y completarlos en el campo correspondiente. Lo mismo se aplica a los artículos de la base de conocimientos. Hasta 20 registros para objetos de help desk y KB.
- Ejecutar la migración de prueba. Realizar una prueba y verificar los resultados: comparar los grupos, agentes, organizaciones, clientes y tickets de origen y destino por IDs. Puede volver a ejecutar su Demo tantas veces como sea necesario para obtener el resultado deseado. También puede revertir la Demo y eliminar los datos migrados.
- Analizar registros. Realizar un análisis detallado de los registros migrados, fallidos y omitidos para entender las discrepancias.
- Validar las automatizaciones preconstruidas y los planes de soporte. Utilizar las opciones y herramientas ofrecidas para comparar los datos migrados entre los sistemas de origen y destino. Si necesita personalizaciones, hable con nuestro equipo de soporte.
- Verificar el desglose de precios. Una vez que su Demo esté completa, puede verificar un precio detallado por registros y cada opción preconstruida. La transparencia de precios está disponible por defecto.
4. Proceder a la Migración Completa
Una evaluación exhaustiva de los resultados ayuda a hacer ajustes para la migración completa.
- Elegir la fecha de migración. Considerar el momento ideal para la migración.
- Paso de pago. Help Desk Migration es un servicio prepagado, por lo que su pago debe ser confirmado hasta la fecha elegida; de lo contrario, no podrá comenzar su Migración Completa.
¿Cómo garantizar transferencias de datos sin riesgos?
Prepararse para la migración de datos a menudo lleva más tiempo que transferir los datos. Una planificación meticulosa, la personalización y las verificaciones de cumplimiento minimizan los problemas potenciales.
Sin embargo, las organizaciones deben estar preparadas para contratiempos. Nuestra experiencia muestra que la mitigación proactiva de riesgos y las estrategias de planificación de contingencia previenen interrupciones en la mayoría de los escenarios.
Recomendamos un enfoque estratégico e iterativo para la migración de datos. Es mejor probar la migración con conjuntos de datos representativos. Al monitorear el proceso de transferencia y los resultados, las organizaciones pueden ajustar y repriorizar para una migración a gran escala.
Nuestro servicio automatizado de Help Desk Migration simplifica el proceso con una interfaz fácil de usar y diversas funciones de personalización. Los datos se transfieren a través de comunicaciones encriptadas y centros de datos seguros. Además, nuestra herramienta de migración sigue todas las regulaciones de privacidad relevantes.
Además, el Migration Wizard permite a las organizaciones transferir su soporte al cliente y help desk sin tiempo de inactividad operativa. También ofrecemos el servicio de migración personalizada y soporte técnico de diferentes niveles para satisfacer las necesidades comerciales específicas.
Comuníquese con nosotros para obtener más información sobre nuestra solución de migración de datos. O, mejor aún, puede solicitar una demostración personalizada.
Reflexiones finales
Una migración de datos fluida requiere una planificación cuidadosa, pruebas y mejora continua. Con una migración de datos de prueba, las empresas pueden navegar con confianza por las complejidades del proceso de transferencia y garantizar la integridad de los datos.
En última instancia, centrarse en el enfoque de pruebas de migración ayuda a proteger los datos del servicio al cliente y a lograr un cambio de help desk impecable. Los servicios de Help Desk Migration están especializados en la transferencia de help desks sin tiempo de inactividad operativo. Contáctanos para más detalles sobre nuestra solución de migración de datos. O puedes comenzar tu proceso de migración de datos con nuestra prueba gratuita.
