Antes de realizar la migración completa de los datos de su servicio de asistencia, es fundamental contar con un plan sólido. Las estrategias proactivas de mitigación de riesgos y de contingencia pueden marcar la diferencia. Le ayudan a prevenir interrupciones y a garantizar una transferencia de datos fluida . Le guiaremos en todos los pasos para garantizar una migración de datos exitosa.
Pasos a seguir antes de iniciar la migración de datos de prueba
La planificación implica analizar las necesidades específicas del sistema de soporte técnico , considerando factores como el volumen de datos, la complejidad del sistema y la necesidad de servicios de personalización. También incluye evaluar la capacidad de la organización para gestionar el posible tiempo de inactividad, un mapeo preciso y la realización de pruebas adecuadas antes de proceder a la migración completa.
Paso 1. Evaluar la preparación para la help desk migration
Determinar cuándo cambiar los sistemas helpdesk, de servicio técnico o ITSM es un paso crucial que implica varias consideraciones:
- Evaluar la preparación del nuevo sistema , asegurándose de que se alinee con las necesidades de los equipos de soporte actuales, las expectativas de los clientes y los flujos de trabajo de la empresa.
- Planifique una capacitación integral para familiarizar al equipo de soporte con las nuevas funcionalidades.
- Evaluar el impacto potencial en la calidad del servicio al cliente , preparando y ejecutando el cambio de plataforma.
Paso 2. Evaluar la plataforma de soporte técnico de origen
Un análisis exhaustivo de los sistemas de origen y destino sienta las bases para una transferencia de datos exitosa . Esta fase implica identificar los datos necesarios y personalizados que tiene en el origen y verificar los mismos campos de datos en el destino; esto le ayudará a comprender cómo mapear y asociar registros correctamente.
- Identificar y categorizar los datos que se van a migrar , incluyendo qué descartar o modificar y qué migrar de forma personalizada si es necesario.
- Evalúe el tipo, tamaño y complejidad de los datos , centrándose en su relevancia y precisión. Dedique tiempo a auditar sus datos para cumplir con los requisitos GDPR / CCPA , eliminar duplicados y realizar copias de seguridad.
- Considere el formato y la estructura de los datos para garantizar su compatibilidad con el nuevo sistema. Si sus campos obligatorios no coinciden o faltan algunos campos en el destino, pero sí en el origen, solicite un trabajo personalizado a nuestro equipo técnico.
Paso 3. Organice la base de conocimientos y los registros de atención al cliente (omítalo si no tiene una base de conocimientos)
La preparación garantiza que los datos cumplan con los estándares de calidad y también se alineen con los requisitos de compatibilidad del sistema de destino, es decir, es posible que tenga que activar el centro de ayuda o agregar idiomas si ejecuta una base de conocimiento multilingüe, etc.
- Limpie los datos eliminando información redundante, obsoleta y duplicada.
- Mapee los datos según sea necesario y cree una lista de URL para agregarlos a la nueva base de conocimientos.
- Verifique los límites de almacenamiento y decida si desea conservar u omitir los archivos adjuntos para optimizar la eficiencia de la migración y el espacio de almacenamiento.
Paso 4. Coordinar al equipo y a las partes interesadas
Los objetivos claros, la comunicación eficaz del equipo y el apoyo continuo ayudan en cada paso del camino durante la migración.
- Definir y comunicar los objetivos y el alcance de la migración a todas las partes interesadas.
- Proporcionar materiales de soporte detallados y listas de verificación para un proceso de migración sin problemas .
- Elija una fecha de migración óptima , teniendo en cuenta la carga de trabajo del servicio de asistencia.
Cómo implementar una estrategia de prueba de migración de datos exitosa
Recomendamos un enfoque continuo (sin tiempo de inactividad) que implica verificar las similitudes y diferencias entre ambas plataformas y realizar todos los preparativos y ajustes necesarios para las pruebas de migración. Los resultados de las pruebas de migración se utilizarán para personalizar los parámetros o transferir el resto de los datos del servicio de asistencia.
1. Preparación de la plataforma de soporte técnico
Los preparativos implican una revisión de las capacidades del sistema y su compatibilidad con las configuraciones de la plataforma de origen. Las organizaciones que adoptaron prácticas eficientes para la integridad de los datos han logrado un 98 % de éxito en la migración de sus sistemas de soporte técnico.
- Evaluar los requisitos del sistema. Asegurarse de que el sistema de soporte técnico objetivo funcione correctamente y de que se cumplan las limitaciones técnicas.
- Asegúrese de que los perfiles de agente sean consistentes. Adapte los roles y permisos de los agentes entre las plataformas de origen y destino para evitar inconsistencias operativas.
- Prepare la configuración del sistema. Revise y ajuste las macros, los estados de los tickets, las categorías de la base de conocimientos, así como las etiquetas y atributos HTML para mantener la integridad del contenido web.
- Mantenga los campos de tickets personalizados. Conserve la estructura original de los campos de tickets personalizados para evitar la pérdida de datos o la alineación incorrecta de los registros.
- Validar credenciales. Verificar la clave API, el token, el correo electrónico, la contraseña y la URL necesarios para acceder al sistema.
- Revise los flujos de trabajo de soporte. Actualice los procesos de enrutamiento, escalamiento y resolución de tickets según las capacidades del sistema de destino.
2. Preparándose para el proceso migratorio
La optimización de procesos ayuda a minimizar las interrupciones y garantizar la integridad de los datos durante la transferencia.
- Suspender las comunicaciones con la plataforma de destino. Desactivar las notificaciones y los activadores para evitar que se activen las automatizaciones y notificaciones enviadas durante la transferencia de datos.
- Prepárese para las especificaciones de la plataforma. Adapte la configuración a los requisitos específicos de cada sistema. Ofrecemos una lista completa de comprobaciones de migración de datos para las plataformas más populares.
- Verifique y configure el acceso preferido para su proyecto de migración. El Asistente de Migración le ofrece un panel con información sobre el historial de actividad, la autenticación de dos factores, el historial de pagos y la posibilidad de revocar el acceso a las plataformas si es necesario.
3. Ejecución de una migración de prueba
Una migración de prueba con un conjunto de datos de muestra permite a las organizaciones prever cómo funciona su mapeo y mitigar posibles desafíos antes de la migración completa.
Importante tener en cuenta: en primer lugar, la migración de demostración ofrece la funcionalidad completa del Asistente de migración y, en segundo lugar, a medida que avanza su demostración, la migración completa también avanzará de la misma manera.
- Conecte las plataformas de origen y destino para una transferencia de datos de prueba.
- Seleccione los objetos de datos para la migración. Seleccione los tipos de registro que desea transferir.
- Asignar y combinar datos. Asignar los campos de datos de origen a los campos de datos de destino. Prestar atención a los campos obligatorios, los campos personalizados y los tipos de registro que faltan en el destino.
- Elige la automatización integrada. Puedes personalizar la migración de prueba añadiendo una etiqueta adicional a los tickets migrados, moviendo imágenes integradas, omitiendo archivos adjuntos, moviendo grabaciones de llamadas o traduciendo contenido.
- Ejecute una migración de prueba con datos personalizados. Seleccione esta opción para probar cómo se migrarán los tickets específicos. Recopile los ID de los tickets y complételos en el campo correspondiente. Esto también aplica a los artículos de la base de conocimiento. Hasta 20 registros para el servicio de asistencia y objetos de la base de conocimientos.
- Ejecute la migración de prueba. Realice una prueba y compruebe los resultados: compare los grupos de origen y destino, los agentes, las organizaciones, los clientes y los tickets por ID. Puede volver a ejecutar la demostración tantas veces como sea necesario para obtener el resultado deseado. También puede revertir la demostración y eliminar los datos migrados.
- Analice registros. Realice un análisis detallado de los registros migrados, fallidos y omitidos para identificar discrepancias.
- Valide las automatizaciones y los planes de soporte predefinidos. Utilice las opciones y herramientas disponibles para comparar los datos migrados entre los sistemas de origen y destino. Si necesita personalizaciones, contacte con nuestro equipo de soporte.
- Consulta el desglose de precios. Una vez completada la demo, podrás consultar el precio detallado de los discos y de cada opción preconfigurada. La transparencia de precios está disponible por defecto.
4. Proceder a la migración completa
Una evaluación exhaustiva de los resultados ayuda a realizar ajustes para la migración completa.
- Elija la fecha de migración. Considere el momento ideal para la migración.
- Paso de pago. Help Desk Migration es un servicio de prepago, por lo que su pago debe confirmarse antes de la fecha elegida; de lo contrario, no podrá iniciar su migración completa.
¿Cómo garantizar transferencias de datos sin riesgos?
Prepararse para la migración de datos suele llevar más tiempo que transferirlos. Una planificación meticulosa, la personalización y las comprobaciones de cumplimiento minimizan los posibles problemas.
Aun así, las organizaciones deben estar preparadas para afrontar cualquier contratiempo. Nuestra experiencia demuestra que las estrategias proactivas de mitigación de riesgos y planificación de contingencias previenen interrupciones en la mayoría de los escenarios.
Recomendamos un enfoque estratégico e iterativo para la migración de datos. Es recomendable probar la migración con conjuntos de datos representativos. Al supervisar el proceso de transferencia y sus resultados, las organizaciones pueden optimizar y reordenar las prioridades para una migración a gran escala.
Nuestro servicio automatizado Help Desk Migration simplifica el proceso con una interfaz intuitiva y diversas funciones de personalización. Los datos se transfieren mediante comunicaciones cifradas y centros de datos seguros. Además, nuestra herramienta de migración cumple con todas las normativas de privacidad pertinentes .
Además, el Asistente de Migración permite a las organizaciones transferir su soporte al cliente y soporte técnico sin interrupciones operativas. También ofrecemos el servicio de Migración Concierge y soporte técnico de diferentes niveles para satisfacer las necesidades específicas de cada negocio.
Contáctenos para obtener más información sobre nuestra solución de migración de datos. O, mejor aún, puede solicitar una demostración personalizada .
Reflexiones finales
Una migración de datos fluida requiere una planificación minuciosa, pruebas y mejora continua. Con una migración de datos de prueba, las empresas pueden gestionar con confianza las complejidades del proceso de transferencia y garantizar la integridad de los datos.
En definitiva, centrarse en las pruebas de migración ayuda a proteger los datos de servicio al cliente y a lograr una migración sin problemas. Los servicios Help Desk Migration se especializan en la transferencia de Help Desks sin interrupciones operativas. Contáctenos para obtener más información sobre nuestra solución de migración de datos. O bien, puede comenzar su migración de datos con nuestra .
