Tanto si usted trabaja con un sistema de presupuesto limitado como si simplemente necesita algo más potente y robusto, Hubspot Service Hub es una magnífica opción para las empresas que quieren expandirse. La herramienta es alabada por muchos y está considerada como una de las mejores soluciones de atención al cliente. Así, con todo lo dicho, hemos creado una guía en profundidad que puede utilizar a la hora de preparar una migración de datos a Hubspot Service Hub, ¡comencemos!
Preparación de la Migración
Como siempre, antes de hacer nada, hay que preparar los cambios que se van a realizar. En nuestro caso, se trata de preparar a su empresa para la migración. Lo primero que debe hacer es definir qué entidades van a migrar y qué puede dejar atrás. Esto le ayudará a acelerar la fase de importación de datos, así como a ahorrar algo de dinero en el proceso.
Lo siguiente es comparar la estructura de las plataformas de origen y de destino. Una vez más, esto le agilizará las cosas, ya que no tendrá que lidiar con incompatibilidades.
Por último, pero no por ello menos importante, debe anunciar el proyecto de migración de datos a sus agentes y demás personal relacionado. Lo mejor es que todos cierren todos los tickets que necesiten y atiendan todas las solicitudes.
Preparación de las Instancias
Ahora que está listo para el proceso de migración, necesita preparar sus instancias. Esto es algo complicado, ya que puede encontrarse con algunos problemas de compatibilidad. Es decir, si tiene instancias personalizadas que no pueden ser recreadas en la nueva herramienta debido a la falta de implementación de un sistema similar, se enfrentará a algunos problemas. Para realizar la transición de sus etiquetas personalizadas a HubSpot, por ejemplo, también tendrá que solicitar este tipo de migración de antemano al proveedor. De lo contrario, esta opción estará restringida. Preparar las instancias le ayudará a evitar estos problemas y le permitirá entender mucho mejor los pros y los contras de la herramienta.
También hay que configurar de antemano los perfiles de los agentes para garantizar una incorporación sin problemas. Después debe comprobar si todos los perfiles de los agentes contienen el mismo correo electrónico que en la plataforma de origen. Luego, es importante que tenga acceso al panel de administración en ambas plataformas. Si no está seguro, verifique este proceso de importación de datos antes de realizar cualquier migración para evitar posibles problemas. Por último, debe desactivar todas las automatizaciones y notificaciones para evitar cualquier cambio o actualización de última hora.
¿Qué puede migrar a HubSpot?
Ahora, antes de hacer un proyecto de migración completo, necesita saber qué es exactamente lo que se puede migrar y lo que tendrá que dejar fuera. Como es habitual, la lista que aparece a continuación no es definitiva y está sujeta a cambios. En general, cuanto más se actualice la herramienta, más entidades podrá migrar:
- Tickets con Notas Adjuntas, Públicas y Privadas
- Contactos
- Organizaciones
- Agentes
- Campos personalizados
Sin embargo, tenga en cuenta que hay algunas entradas que no podemos migrar:
- Campos de auditoría
- Usuarios CC
- Etiquetas
- Imágenes anexas
- Base de conocimientos
Ahora que sabe lo que se puede mover y lo que no, vamos a echar un vistazo a algunas cosas (que se recomiendan) que debería hacer antes de comprometerse con el proceso completo. No se preocupe; sólo hay dos pasos por delante.
Configuración de la Migración y Pruebas
Realice una migración de prueba. Este es quizás el paso más importante que puede hacer, ya que le ayudará a identificar qué puede ir mal y qué cosas pueden causar un desajuste. La idea básica de este proceso es que nuestra herramienta haga una migración de muestra. Esto lo hará copiando una pequeña parte y tratando de migrarla a Hubspot Service Hub. Por lo general, no se arriesga nada, ya que las cosas se copian, y se consigue aprender lo que podría ir mal de antemano.
Compruebe los resultados de la prueba. Esta es bastante autoexplicativa, pero si tiene curiosidad, le sugerimos que lea nuestra guía sobre ¿Cómo comprobar el resultado de la migración de prueba en HubSpot Service Hub? Y si eso no es suficiente, normalmente pedimos a nuestros clientes que verifiquen las siguientes cosas: Estado del ticket, Asignación de agentes, Campos y etiquetas de auditoría, Resultados de la personalización, si alguna de las automatizaciones ha actuado y si se han enviado las notificaciones por correo electrónico.
Migración en Vivo
Una vez que haya terminado con la fase de configuración, puede comenzar el proceso de migración. Todo el trayecto será rápido y requiere poco o ningún esfuerzo ya que todo está automatizado. Para iniciar su migración, debe realizar la siguiente lista de pasos:
1. Diríjase a la página de migración;
2. Elija la plataforma de origen y verifique si la plataforma de destino es correcta (en nuestro caso es HubSpot Service Hub);
3. A continuación, será llevado a la página de credenciales donde tiene que proporcionar las credenciales necesarias para ambos sistemas (sin ellas, la herramienta no funcionará ya que todo estará bloqueado);
4. En cuanto la herramienta pueda acceder tanto al origen como al destino, podrá seleccionar los datos que quiere mover así como cambiar el mapeo de los campos de los tickets si es necesario;
5. Cuando esté listo, realice una migración de prueba;
6. En unos 5 minutos, obtendrá la vista previa de su migración de prueba a HubSpot. La herramienta migrará 20 registros aleatorios con los datos relacionados a HubSpot para que vea cómo va el proceso. Ahora tiene que verificar los resultados de la migración de prueba;
7. Si está contento con todo, puede sentirse seguro de continuar con la migración completa de datos.
Además, si es necesario, también puede realizar una migración de datos delta. Se trata de un servicio adicional que le permite actualizar los tickets en el nuevo sistema, todo ello mientras sigue utilizando su antigua solución de asistencia técnica. Si necesita más información, asegúrese de consultar nuestra página: ¿Qué es una migración delta?
Opciones Adicionales de Personalización
Entendemos que no todas las empresas son iguales y que todas las necesidades son únicas. Por eso nos aseguramos de que pueda realizar algunas opciones de personalización. Aquí están las posibles personalizaciones para la migración de datos desde y hacia la plataforma:
- Migrar etiquetas y campos de auditoría - sólo es posible moverlos a campos personalizados. Sin embargo, lo haremos por usted de forma gratuita (es una ganancia lo mire por donde lo mire)
- Los usuarios СС no se migran. La solución sería migrar los correos electrónicos de los usuarios CC a un campo personalizado.
De nuevo, esta lista no es definitiva ya que seguimos añadiendo nuevas funciones con cada nueva actualización de la herramienta. Si no ve la opción deseada aquí, asegúrese de hacérnoslo saber por correo electrónico o por chat. Nuestros ingenieros estudiarán la solicitud y diseñarán una solución para usted.
¿Necesita Más Ayuda?
Y eso es todo. Esperamos que nuestra guía le ayude a hacer una transición suave y agradable a Hubspot Service Hub. Sin embargo, si necesita más ayuda o asistencia durante el proceso, ya sabe qué hacer. Sólo tiene que llamar a nuestro servicio de atención al cliente o enviarnos un mensaje, y nos aseguraremos de que su solicitud no pase desapercibida. Pero por ahora, gracias por unirse y nos vemos la próxima vez.
