Ya sea que trabajes con un sistema con un presupuesto limitado o simplemente necesites algo más potente y robusto, Hubspot Service Hub es una excelente opción para empresas que desean expandirse. La herramienta es elogiada por muchos y se considera una de las mejores soluciones para la atención al cliente. Por ello, hemos creado una guía detallada que puedes usar al preparar una migración de datos a Hubspot Service Hub . ¡Comencemos!
Gestionar bien las interacciones con los clientes no solo es importante, sino esencial. Y cuando los datos están dispersos en múltiples fuentes, la situación se complica rápidamente. Ahí es donde entra en juego la última mejora de Help Desk Migration.
Ahora puedes migrar tickets y conversaciones de HubSpot Service Hub e Intercom a una única entidad de tickets unificada en tu nueva plataforma. Se acabaron los registros desconectados. Se acabó el caos. Una migración limpia y estructurada que mantiene todo en su lugar.
Su equipo obtiene un historial completo de las interacciones de soporte, flujos de trabajo optimizados y una mejor comprensión de los clientes desde el principio. Todo se mantiene conectado, organizado y de fácil acceso.
¿Quieres ver cómo funciona? Comienza hoy mismo tu y descubre lo fácil que puede ser transferir tickets y conversaciones.
Preparación para la migración de datos
Como siempre, antes de hacer nada, debe prepararse para los cambios que va a realizar. En nuestro caso, se trata de preparar su empresa para la mudanza. Lo primero que debe hacer es definir qué entidades trasladará y cuáles puede dejar. Esto le ayudará a agilizar la fase de importación de datos y a ahorrar dinero entretanto.
A continuación, debe comparar la estructura de las plataformas de origen y destino. Esto, una vez más, agilizará el proceso, ya que no tendrá que lidiar con incompatibilidades.
Por último, pero no menos importante, debe anunciar el proyecto de migración de datos a sus agentes y demás personal relacionado. Es recomendable que todos cierren todos los tickets necesarios y atiendan todas las solicitudes.
Preparando las instancias
Ahora que está listo para el proceso de migración, debe preparar sus instancias. Esto es algo complicado, ya que podría encontrar problemas de compatibilidad. En concreto, si tiene instancias personalizadas que no se pueden recrear en la nueva herramienta debido a la falta de una implementación similar del sistema, se enfrentará a algunos problemas. Para migrar sus etiquetas personalizadas a HubSpot , por ejemplo, también deberá solicitar este tipo de migración al proveedor con antelación. De lo contrario, esta opción estará restringida. Preparar las instancias le ayudará a evitar estos problemas y le permitirá comprender mejor las ventajas y desventajas de la herramienta.
También debe configurar los perfiles de los agentes con antelación para garantizar una incorporación fluida. A continuación, debe comprobar si todos los perfiles de los agentes tienen el mismo correo electrónico que en la plataforma de origen. Es importante que tenga acceso al panel de administración en ambas plataformas. Si no está seguro, verifique este proceso de importación de datos antes de realizar cualquier migración para evitar posibles problemas. Finalmente, debe desactivar todas las automatizaciones y notificaciones para evitar cambios o actualizaciones de última hora.
¿Qué puedes migrar a HubSpot?
Antes de realizar un proyecto de migración completo, debe saber qué se puede migrar y qué debe excluir. Como es habitual, la lista a continuación no es definitiva y está sujeta a cambios. En general, cuanto más se actualice la herramienta, más entidades podrá migrar :
- Tickets con archivos adjuntos, notas públicas y privadas, creadas en, actualizadas en y cerradas en fechas
- Contactos
- Organizaciones
- Agentes
- Campos personalizados
Sin embargo, tenga en cuenta que hay algunas entradas que no podemos mover :
- Campos de auditoría
- Usuarios de CC
- Etiquetas
- Imágenes en línea
- Base de conocimientos
Ahora que ya sabes qué se puede mover y qué no, veamos algunas cosas (recomendadas) que debes hacer antes de comenzar el proceso completo. No te preocupes; solo quedan dos pasos.
Configuración de la migración y pruebas
Realiza una migración de prueba. Este es quizás el paso más importante, ya que te ayudará a identificar qué podría salir mal y qué factores pueden causar una discrepancia. La idea básica de este proceso es que nuestra herramienta realiza una migración de muestra. Copia una pequeña parte e intenta migrarla a HubSpot Hubspot Service Hub Hubspot Service Hub . Generalmente, no corres ningún riesgo al copiar los datos y puedes saber de antemano qué podría salir mal.
Consulta los resultados de la demo . Esto es bastante obvio, pero si tienes curiosidad, te sugerimos leer nuestra guía sobre cómo comprobar el resultado de la migración de la demo en HubSpot Service Hub . Y por si fuera poco, solemos pedir a nuestros clientes que verifiquen lo siguiente: el estado del ticket, la asignación de agentes, los campos y etiquetas de auditoría, los resultados de la personalización, si se han realizado automatizaciones y si se han enviado notificaciones por correo electrónico .
Migración en vivo
Una vez finalizada la fase de configuración, puede iniciar el proceso de migración. Todo el proceso será rápido y prácticamente no requerirá esfuerzo, ya que todo está automatizado. Para iniciar la migración, siga estos pasos:
1. Dirígete a la página de migración ;
2. Selecciona la plataforma de origen y verifica si la plataforma de destino es correcta (en nuestro caso es HubSpot Service Hub );
3. Luego, serás llevado a la página de credenciales donde debes proporcionar las credenciales necesarias para ambos sistemas (sin ellas, la herramienta no funcionará ya que todo se bloqueará);
4. Tan pronto como la herramienta pueda acceder tanto al origen como al destino, podrá seleccionar los datos que desea mover, así como hacer coincidir los usuarios y cambiar la asignación de los campos del ticket si es necesario;
5. Cuando esté listo, realice una migración de prueba .
6. En aproximadamente 5 minutos, obtendrá una vista previa de su migración de prueba a HubSpot . La herramienta migrará 20 registros aleatorios con los datos relacionados a HubSpot para que pueda ver cómo avanza el proceso. Ahora debe verificar los resultados de la transferencia de prueba.
7. Si está satisfecho con todo, puede realizar la migración completa de datos .
Además, si es necesario, puede realizar una migración de datos delta. Este servicio adicional le permite actualizar los tickets en el nuevo sistema mientras sigue usando su antigua solución de soporte técnico. Si necesita más información, consulte nuestra página dedicada a la migración de datos delta .
Opciones de personalización adicionales
Entendemos que no todos los negocios son iguales y que cada necesidad es única. Por eso, nos aseguramos de que pueda personalizar sus datos. Estas son las opciones de personalización para la migración de datos desde y hacia la plataforma:
- Migrar etiquetas y campos de auditoría: solo es posible moverlos a campos personalizados. Sin embargo, lo haremos gratis (es una ventaja, lo mires como lo mires)
- Los usuarios de CC no migran. La solución sería migrar los correos electrónicos de los usuarios de CC a un campo personalizado.
Nuevamente, esta lista no es definitiva, ya que continuamos agregando nuevas funciones con cada actualización de la herramienta. Si no encuentra la opción deseada, infórmenos por correo electrónico o chat . Nuestros ingenieros analizarán su solicitud y diseñarán una solución a su medida.
¿Necesitas más ayuda?
Y eso es prácticamente todo. Esperamos que nuestra guía te ayude a hacer una transición fluida y sin complicaciones a Hubspot Service Hub . Si necesitas más ayuda o asistencia durante el proceso, ya sabes cómo hacerlo. Simplemente llama a nuestro servicio de atención al cliente o escríbenos y nos aseguraremos de que tu solicitud sea atendida. Por ahora, gracias por participar y nos vemos la próxima vez.
