Es ist eine Tatsache: Erfolgreiche Unternehmen wachsen früher oder später, was drastische Veränderungen in der Arbeitslastorganisation bedeutet. Dies hängt mit dem Wachstum ihrer Kundenbasis und der Anzahl der Kundenaufzeichnungen zusammen. Als Ergebnis müssen Unternehmen den Datenrückstand in eine effektivere Helpdesk-Plattform migrieren, um besseren Kundenservice zu bieten.
Aber wie lange dauert es, um Helpdesk-Daten zu migrieren? Und wie kann das geschehen, ohne den aktuellen Workflow zu beeinträchtigen?
Zunächst sollten Sie von Anfang an wissen, dass die Datenmigration keine Minuten oder Stunden dauert. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und in gewisser Weise unberechenbar. Niemand kann genau sagen, wann Sie Ihre alten Aufzeichnungen verschieben müssen. Es gibt jedoch mehrere Faktoren, die diese Zeit beeinflussen können, und die Sie ungefähr einschätzen können, sodass Sie wissen, was Sie erwarten können.
Faktoren, die die Zeit der Datenmigration beeinflussen
Die Zeit der Datenmigration hängt von verschiedenen Faktoren ab. Das Verständnis dieser Faktoren hilft Ihnen bei der Planung Ihres Datenmigrationsprojekts. Lassen Sie uns untersuchen, was die Zeit der Datenmigration beeinflusst.
1. Die Menge der migrierten Daten
In der Regel gibt es keine breiten Möglichkeiten, die Anzahl der Aufzeichnungen zu ändern, die ein Unternehmen migrieren möchte. Hauptsächlich, weil die meisten von ihnen wichtig sind, um in Zukunft mit den Kunden am Helpdesk zu arbeiten, können einige Aufzeichnungen zurückbleiben, dies macht jedoch keinen drastischen Unterschied. Wenn sich das Unternehmen für die Datenmigration entschieden hat, möchten sie die meisten ihrer Kundensupportdaten auf dem neuen Helpdesk erhalten.
2. Die Struktur der aktuellen und zukünftigen Helpdesks
Dieser Faktor ist ebenfalls sehr wichtig, insbesondere bei der Auswahl der Zielsystemplattform. Die Migration zu einem Helpdesk mit einer ähnlichen Struktur der Datenorganisation ist einfacher. Wenn Unternehmen also Zeit sparen möchten, ist es immer besser, den Helpdesk auszuwählen, der dem aktuellen am ähnlichsten ist.
3. Das Ausmaß, in dem die Daten während des Übergangs transformiert werden
Der dritte Faktor hängt eng mit dem vorherigen zusammen. Je ähnlicher der Ziel- und der aktuelle Helpdesk sind, desto weniger Änderungen muss das IT-Team während der Migration an den Aufzeichnungen vornehmen.
Manchmal möchten Unternehmen immer noch etwas an der Datenstruktur ändern, was zusätzliches Mapping erfordert und den Prozess möglicherweise verlängern kann.
4. Das Auftreten von Fehlern während des Prozesses
Niemand ist vor Fehlern sicher, die während oder nach der Datenmigration auftreten können. Natürlich können Sie bestens vorbereitet sein und alles Tausende Male überprüfen, aber es gibt versteckte Systemfehler oder andere Probleme, die später sichtbar werden können. Einige können unbedeutend sein, andere können den gesamten Transfer beeinflussen. Sie beeinflussen also auch die Zeit, die Ihre Datenmigration in Anspruch nehmen wird.
5. Die Art der Wahl für die Datenmigration
Eine der wesentlichen Teile der Datenmigration ist die Wahl, wie Sie diese Daten übertragen werden. Dieser Faktor gehört zu den wichtigsten bei der Bestimmung der Zeit für den Datenübergang. Treffen Sie also eine kluge Wahl.
Unter Berücksichtigung all dieser Faktoren kann der Prozess etwa einige Tage bis zu mehreren Monaten in Anspruch nehmen. Eine Datenmigration kann nicht in einem Moment geschehen, selbst wenn Ihre Aufzeichnungen vollständig vorbereitet sind.
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6. API-Limits Ihrer Quell- und Zielplattformen
Bei einer automatisierten Datenmigration gibt es zwei Prozesse: das Abrufen (Lesen) von Datensätzen von einer Quellplattform und das Übertragen (Schreiben) auf eine Zielplattform. Die für den Datenimport benötigte Zeit hängt von der Effizienz der APIs und den von Ihren Anbietern festgelegten API-Limits ab.
Einige Plattformen können beispielsweise mit einer einzigen API-Anfrage ein Ticket mit allen Kommentaren abrufen, während andere möglicherweise mehrere Anfragen für jeden Datensatz erfordern. Es ist wichtig zu beachten:
- Die Anzahl der von Ihrer Quellplattform benötigten API-Anfragen für das Abrufen eines Datensatzes.
- Die Anzahl der von Ihrer Zielplattform benötigten API-Anfragen für die Suche und Erstellung von Datensätzen.
Und jetzt kommen wir zum einflussreichsten Faktor - wie Sie sich entscheiden, Ihre Daten zu migrieren. Wir werden die beliebtesten Methoden diskutieren und die Besonderheiten erläutern, die Ihnen helfen, die Zeit Ihrer Datenmigration zu verkürzen.
Vergleich der manuellen und automatischen Datenmigration
Hier sind die Hauptoptionen, die Sie in Betracht ziehen können, wenn Sie eine Methode für den Datentransfer auswählen:
1. Erstellen Sie manuell ein Skript für die Migration.
2. Oder verwenden Sie ein speziell für diesen Zweck entwickeltes Tool.
Jetzt werden wir sie vergleichen und entscheiden, welche effizienter, zeitsparender und kostengünstiger für Ihr Unternehmen ist.
Aspekt | Manuelle Datenmigration | Automatisierte Datenmigration |
| Erfahrung | Erfordert Fachwissen und zeitaufwendige Untersuchungen | Kein vorheriges Fachwissen erforderlich; ein schnellerer und zuverlässigerer Prozess |
| Professionalität und Verantwortung | Freiberufler können über keine Erfahrung verfügen, keinen Vertrag unterzeichnen und Sicherheitsrisiken darstellen | Automatisierte Dienste wie Help Desk Migration sind verantwortlich und haben eine etablierte Erfolgsbilanz |
| Kosten | Versteckte Kosten, Zeitaufwand und potenzielle Ressourcenablenkung | Transparente Kosten und gleichzeitige Bearbeitung anderer Aufgaben |
| Codierungseigenheiten | Keine vorbereiteten Skripte, anfällig für unerwartete Probleme | Fertige, getestete Skripte und sofortige Problemlösung |
| Input des Anbieters | Abhängig von den API-Fähigkeiten und der Reaktionszeit des Anbieters | Unabhängig von Anbieterunterstützung und Dokumentationsproblemen |
Abbildung 1. Vergleich der manuellen und automatisierten Datenmigration
Erfahrung
Die Codierungserfahrung spielt in solchen Fällen eine sehr wichtige Rolle, egal wie man es betrachtet. Und selbst wenn Sie ein internes IT-Team haben, bedeutet das immer noch nicht, dass sie diese Aufgabe einfach und korrekt erfüllen werden. Sie können die besten Fachleute der Welt sein. Aber wenn sie keine Expertise in der Datenmigration haben, führt das zu Verzögerungen.
Das unerfahrene Team wird Tage und Wochen damit verbringen, die API zu untersuchen, um festzustellen, welche Daten sie verschieben können und wie sie sie ändern können. Dann müssen sie alles tausendmal testen, um sicherzustellen, dass alles richtig läuft. Als Ergebnis wird Ihr IT-Team wertvolle Zeit mit diesem Problem verschwenden, anstatt an wichtigen Aufgaben zu arbeiten, die im Workflow des Unternehmens auftreten können.
Die Verwendung eines professionellen automatisierten Migrationsdienstes bedeutet jedoch, ein solches Problem zu vermeiden. In Bezug auf die Erfahrung ist es viel besser als Ihre eigenen Bemühungen.
Professionalität und Verantwortung
Jemanden von einem Dienst wie Upwork einzustellen ist möglich, wenn Sie Ihr Team nicht verwenden möchten. Alles scheint perfekt zu sein - Sie verbinden sich mit dem Entwickler und erledigen alle manuellen Arbeiten für Geld. Was kann schiefgehen?
In der Regel sind diejenigen, die sich für solche Dienste anmelden, Fachleute und können Ihr Problem effektiv und schnell lösen. Aber was ist, wenn sie es nicht tun? Vielleicht haben sie keine Erfahrung, aber hoffen, die Migration schnell während des Prozesses herauszufinden.
Wie steht es um die Sicherheit? Wenn Sie keinen Vertrag mit dieser Person abschließen, können Sie sich nicht sicher sein, dass die Qualität der geleisteten Arbeit stimmt. Es ist nicht ganz sicher, den wertvollsten Teil Ihres Kundensupport-Workflows in die Hände einer zufälligen Person zu legen, es sei denn, Sie schließen einen Vertrag mit ihr ab.
Okay, stellen Sie sich vor, die Upwork-Person ist ein großartiger Profi und erledigt ihre Arbeit hervorragend. Stellen Sie sich jetzt vor, welches Gehalt sie verlangen würde. Sind Sie bereit, einen solchen Betrag auszugeben?
Ein automatisierter Service wie Help Desk Migration ist sicherer und garantiert bessere Ergebnisse. Wir übernehmen die Verantwortung für alle Maßnahmen, die wir mit Ihren Daten ergreifen. In Bezug auf die Sicherheit können Sie unsere SLA überprüfen. Außerdem haben unsere Technikingenieure einen Code für die automatische Datenmigration entwickelt, sodass unser Unternehmen seit über 7 Jahren auf dem Markt ist. Daher gehen Sie kein Risiko ein, wenn Sie unser automatisiertes Datenmigrationswerkzeug auswählen.
Kosten
Es mag erscheinen, dass alles selbst oder mit Ihrem persönlichen IT-Team völlig kostenlos ist. Bei jedem Schritt, den Sie unternehmen, werden Sie jedoch feststellen, dass eine neue Rechnung oder Funktion bezahlt werden muss. Vergessen Sie nicht, dass die Zeit Ihres Teams oder Ihre eigene Zeit ebenfalls Geld wert ist.
Wenn Sie sich nur auf die Datenübertragung konzentrieren, verbringen Sie nicht genug Zeit mit anderen wichtigen Angelegenheiten, was auch einen Verlust Ihrer persönlichen Ressourcen darstellt. Im Gegensatz dazu können Sie die Migration mit einem automatisierten Tool durchführen und an Ihren spezifischen Unternehmensproblemen arbeiten.
Codierungsspezifika
In Bezug auf einen der vorherigen Punkte, wenn Sie alleine migrieren (und das zum ersten Mal), haben Sie keinen vorbereiteten Skript, der Ihnen hilft, alles auf einmal zu migrieren. Wenn Sie jedoch unser automatisiertes Migrationswerkzeug verwenden, erhalten Sie ein sofort einsatzbereites Skript, das bereits von Tausenden von Kunden getestet wurde.
Natürlich besteht die Möglichkeit, dass während der Migration selbst bei einem vorbereiteten Code einige Notfälle oder Fehler auftreten. Der Profi, der es für Sie erstellt hat, kann jedoch erklären, warum dieser oder jener Fehler aufgetreten ist und wie er gelöst werden kann.
Eingabe des Anbieters
Nicht alle Anbieter haben eine gut dokumentierte API. Zunächst hängt es davon ab, wie sehr Ihre aktuelle Plattform daran interessiert ist, zusätzliche Einrichtungen für ihren API-Token bereitzustellen.
Zum Beispiel verfügen Unternehmen wie Freshdesk oder Zendesk über eine gute Dokumentation für ihre API-Tokens und die Möglichkeiten zu deren Verwendung. Mit Tausenden von Kunden bieten sie bessere API-Dokumente, um erweiterte Verwendungsmöglichkeiten zu ermöglichen.
Wenn Ihr Anbieter jedoch keine Möglichkeiten für den API-Token bereitstellt, haben Sie begrenzte Methoden für die Datenmigration. In diesem Fall können Sie einige Arten von Daten mit dem auf einem solchen API-Token basierenden Code nicht verschieben. Zum Beispiel können dem Token Methoden für die Migrationsdatum der Ticketerstellung oder deren Anhänge fehlen.
Der einzige Ausweg in diesem Fall ist, sich an Ihren Anbieter zu wenden, um Zugang zu diesen Methoden zu erhalten. Und Sie werden so oder so viel Zeit verbringen, insbesondere hinsichtlich der Reaktion des Unternehmens. Sie möchten aufhören, ihre Dienste zu nutzen, und an einen anderen Anbieter zahlen. Warum sollten sie sich also beeilen, Ihnen zu helfen, das zu bekommen, was Sie wollen?
Was ist ein Datenmigrationszeitplan?
Bei der automatisierten Datenmigration hängt die zur Übertragung von Helpdesk-Daten erforderliche Zeit von der Dauer jeder Phase der Datenmigration ab. Lassen Sie uns jeden Schritt des Datenmigrationsplans genauer betrachten.
Schritt 1: Demo-Migration
Normalerweise dauert eine kostenlose Demo 15-30 Minuten. Sie beginnen damit, Ihre Quell- und Zielplattformen zu verbinden. Manchmal müssen Sie auch deren Verbindungen konfigurieren. Wählen Sie dann aus, welche Daten Sie übertragen möchten. Gehen Sie alle obligatorischen Schritte durch, einschließlich:
- Zuordnung von Agenten und Gruppen
- Zuordnung von Organisations- und Kundendatenfeldern
- Zuordnung von Ticketfeldern
- Zuordnung von Artikelfeldern*
Als Nächstes können Sie aus vorgefertigten automatisierten Optionen auswählen, um Ihre Datenimporte anzupassen. Starten Sie dann Ihre Demo-Migration, um zu überprüfen, wie ein automatisiertes Tool eine Probe Ihrer Daten überträgt.
Die Demo-Migration kann jedoch länger dauern, wenn Sie die notwendigen vorherigen Schritte zur Datenmigration noch nicht abgeschlossen haben. Als Faustregel sollten Sie:
- Zugriffsinformationen für die Quell- und Zielplattformen sammeln.
- Die entsprechenden Agentenprofile und Gruppen erstellen.
- Die erforderlichen benutzerdefinierten Ticketfelder einrichten.
Zusätzliche vorherige Schritte zur Datenmigration können je nach Ihrer Zielplattform variieren.
Schritt 2: Überprüfung der Ergebnisse der Datenmigration
Nehmen Sie sich Zeit, um die Datenzuordnung anzupassen und führen Sie Ihre Demos so oft wie nötig erneut aus. Beachten Sie auch, welche Arten von Datensätzen migriert werden und wie sie migriert werden. Die Demo-Migration spiegelt die Vollmigration wider, sodass das, was in der Demo nicht migriert wird, auch in der Vollmigration nicht migriert wird.
In einer kostenlosen Demo dauert die Überprüfung der migrierten Daten möglicherweise einige Minuten, während Sie mindestens 1-2 Stunden für die Überprüfung der Ergebnisse der Vollständigen Datenmigration einplanen sollten.
In diesem Stadium sollten Sie die migrierten Daten sorgfältig auf Genauigkeit und Vollständigkeit überprüfen. Konzentrieren Sie sich auf diese Schlüsselaspekte:
- Stellen Sie sicher, dass alle Kommentare mit den korrekten Autoren übertragen werden.
- Überprüfen Sie, ob Tickets den richtigen Agenten zugewiesen sind.
- Überprüfen Sie, ob benutzerdefinierte Felder korrekt migriert wurden.
- Bestätigen Sie den präzisen Transfer von Unternehmen und Kunden.
- Stellen Sie sicher, dass Anhänge mit ihren Labels intakt verschoben wurden.
- Überprüfen Sie, ob Artikel mit ihren entsprechenden Abschnitten und Kategorien migriert wurden.
Schritt 3: Teamvorbereitung
Die Dauer der Einarbeitung Ihres Teams hängt von der Anzahl der Agenten und der Komplexität Ihrer Zielplattform ab. Beginnen Sie den Einarbeitungsprozess für Ihre Support-Mitarbeiter so früh wie möglich, um einen reibungslosen Übergang zur Zielplattform unmittelbar nach der Vollständigen Datenmigration sicherzustellen.
Nach einer kostenlosen Demo sollte Ihr Team Ihre Quell- und Zielplattformen für den endgültigen Wechsel vorbereiten. Dieser Prozess beinhaltet:
- Ausschalten von Automatisierungen auf der Zielplattform oder Anforderung eines Tags (5-30 Minuten)
- Das Support-Team stoppt die Arbeit auf der Quellplattform (5 Minuten)
- Ausschalten aller Kommunikationskanäle auf der Quellplattform (5-15 Minuten)
- Aktivieren aller Kommunikationskanäle auf der Zielplattform (15 Minuten bis 1 Stunde)
Schritt 4: Vollständige Datenmigration
Die Vollständige Datenmigration dauert in der Regel zwischen 15 Minuten und mehreren Tagen, abhängig von Ihrem Datenvolumen. Mehr Datensätze bedeuten mehr Zeit, aber hohe API-Limits auf Ihrer Zielplattform können die Dinge beschleunigen.
Anhänge hingegen dauern länger, und ihre Anzahl ist schwer abzuschätzen. Darüber hinaus erfordert der Migrationsdienst, wenn Sie bereits bestehende Daten auf Ihrer Zielplattform haben, Zeit, um Duplikate zu vergleichen und zu verhindern. Es ist wichtig, API-Limits und Spezifikationen zu berücksichtigen, da jede Plattform unterschiedliche Fähigkeiten in diesem Bereich hat.
Zusammenfassung
Die Zeitrahmen für manuelle und automatische Datenmigration hängen von mehreren Faktoren ab. Sie können einige Änderungen vornehmen und den Migrationsprozess erheblich verkürzen oder umgekehrt völlig verlangsamen. Denken Sie also sorgfältig über Ihre Datenmigration nach und treffen Sie eine Entscheidung, die für Ihr Unternehmen am effektivsten und bequemsten ist.
Automatisierte Datenmigration ist die bessere Option für Unternehmen, die ihre Datensätze in eine neue Helpdesk-Plattform verschieben möchten. Wenn Sie bereit sind, Ihre Kundensupportdatensätze auf eine neue Plattform zu verschieben, steht der Help Desk Migration-Service immer zur Verfügung. Richten Sie einfach eine kostenlose Demo auf unserer Website ein oder kontaktieren Sie uns bei zusätzlichen Fragen.
Häufig gestellte Fragen
Die Dauer der Datenmigration im Helpdesk hängt von Faktoren wie der Anzahl der Datensätze, der Anhangsgröße, den API-Limits der Quell- und Zielplattform, den API-Spezifikationen und Ihrem Zielsupportsystem ab. Niedrige API-Limits und große Anhänge können Ihre vollständige Datenmigration auf mehrere Tage ausdehnen.
Nach der vollständigen Datenmigration überprüfen Sie die Daten auf Ihrem Helpdesk und im Wissensspeicher auf der Zielplattform. Vergleichen Sie sie mit den Quelldaten. Wenn alles gut aussieht, schalten Sie alle erforderlichen Trigger, Automatisierungen und Benachrichtigungen auf Ihrer Zielsupportplattform ein. Ihre Supportmitarbeiter können dann auf der neuen Plattform arbeiten.
Um den Migrationsprozess zu beschleunigen, erwägen Sie das Überspringen von Anhängen (*wenn diese automatisierte Option für Ihre Quellplattform verfügbar ist) und fordern Sie Ihren Ziel-Helpdesk-Anbieter auf, vorübergehend Ihre API-Limits zu erhöhen.
Während einer Demo-Migration zeigt der Migrationsassistent eine Fortschrittsleiste, die den Prozentsatz der übertragenen Beispieldaten anzeigt. In der vollständigen Datenmigration können Sie eine Aufzeichnungstabelle überwachen, die Metriken zu abgerufenen und übertragenen Datensätzen bereitstellt. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung nach Abschluss Ihrer Demo- oder vollständigen Datenmigration.
Stellen Sie den Erfolg der Datenmigration durch gründliche Tests und Validierung sicher. Überprüfen Sie die Genauigkeit, Vollständigkeit und Konsistenz der Daten. Sammeln Sie Feedback von Ihrem Team und vergleichen Sie die migrierten Daten mit den Quelldaten, um sicherzustellen, dass sie den Geschäftsanforderungen entsprechen.
