En el mundo moderno, la información sanitaria requiere un alto nivel de protección y seguridad. Y aquí es donde el servicio de asistencia, que cumple con HIPAA, resulta muy útil. En front, le ayuda a mantener protegidos todos los datos personales identificables de sus pacientes: ya sea un simple nombre con una dirección o un portafolio completo con datos de contacto, fotos faciales y números de la Seguridad Social.
¿Cómo elegir el mejor servicio de asistencia que cumpla con HIPAA ? Repasemos la lista de imprescindibles.
¿Qué es HIPAA?
La Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico HIPAA ) se estableció en 1996. Además de diversos derechos y protecciones, prevé el manejo confidencial de la información médica protegida (PHI), así como otros derechos y protecciones. Esto significa que las disposiciones legales de privacidad HIPAA exigen que las organizaciones de atención médica y sus socios comerciales sigan los procedimientos pertinentes. Además, estas regulaciones garantizan la confidencialidad y seguridad de la información médica protegida durante su transferencia, recepción, manejo o intercambio.
En cuanto a los servicios de asistencia, un sistema adecuado facilita el cumplimiento continuo de las normas HIPAA . A la vez, permite procesar, mantener y almacenar la PHI de las diferentes entidades mencionadas en estas regulaciones.
Cumplimiento HIPAA : ¿Qué significa?
Si su organización de atención médica aloja información mediante el proveedor de servicio al cliente HIPAA , debe proporcionar protecciones administrativas, físicas y técnicas.
Por ejemplo, las medidas de protección física implican el acceso limitado a las instalaciones mediante el acceso autorizado necesario. Por lo tanto, todas las entidades sujetas deben implementar políticas de uso y acceso relacionadas con las estaciones de trabajo y los medios electrónicos. Una parte fundamental de las medidas de protección pertinentes abarca las normas para la transferencia, la eliminación, la eliminación y la reutilización de medios electrónicos y la PHI.
En cuanto a las salvaguardias técnicas, se establecen restricciones de acceso a la PHI. En resumen, se requiere ser un usuario autorizado para acceder a los registros médicos necesarios. Este formulario de protección requiere la aplicación de una identificación de usuario y procedimientos de acceso de emergencia. Además, las salvaguardias técnicas incluyen el cifrado y descifrado de la información.
¿Quién debe cumplir con las regulaciones HIPAA ?
Estas empresas relacionadas con la salud deben demostrar su cumplimiento con HIPAA:
- Planes de salud : Medicare, Medicaid, compañías de seguros de salud, organizaciones de mantenimiento de la salud, planes de salud de la empresa.
- Proveedores de atención médica : proveedores que gestionan un negocio relevante de forma electrónica, incluidos médicos, clínicas, hospitales o residencias de ancianos.
- Centros de intercambio de información sanitaria : estas entidades traducen información sanitaria no estandarizada recibida de otras entidades a una información estándar.
En cuanto a los socios comerciales, la lista incluye los siguientes:
- Personas ajenas a las entidades mencionadas tienen acceso a los datos de salud de los pacientes mientras prestan servicios a estas entidades. Esto puede incluir empresas de facturación, abogados, departamentos de TI, contables, etc.
¿Quién no necesita seguir las reglas HIPAA ?
En la lista de excepciones se incluyen las siguientes empresas:
- aseguradoras de vida
- Personal que se ocupa de registros laborales (no de salud)
- Compañías de compensación de empleados
- Casi todas las escuelas y distritos escolares
- Numerosas agencias estatales, incluidos los servicios de protección infantil
- La mayoría de los organismos encargados de hacer cumplir la ley
- Varias oficinas municipales
¿Cuáles son los costos del incumplimiento?
Las directrices federales HIPAA buscan proteger los datos médicos de las personas. Sin embargo, médicos, hospitales y diversos proveedores de atención médica externos conocen los costos de infringir estas normas. Por ejemplo, el personal médico puede perder sus licencias profesionales para ejercer la medicina; mientras que las organizaciones pueden ver dañada su reputación, recibir multas cuantiosas o perder su negocio
- Las multas para los proveedores de atención médica pueden llegar desde $50,000 a $1,500,000 por registro;
- Numerosas infracciones pueden dar lugar a la pérdida de la certificación o incluso al encarcelamiento.
Por supuesto, es difícil medir los costos reales del incumplimiento. Pero los expertos afirman que el costo total promedio de una filtración de información es de entre 3,8 y 4 millones de dólares. Además, el precio promedio de cada historial médico perdido o robado con datos sensibles y confidenciales es de aproximadamente 158 dólares.
Sin embargo, las sanciones por incumplimiento establecidas por el gobierno son solo el comienzo. Por ejemplo, los clientes de las empresas afectadas pueden presentar demandas civiles y exigir millones de dólares. Por lo tanto, determinar los costos reales del incumplimiento puede ser una tarea increíblemente difícil. Después de todo, rastrear las filtraciones de información también es complicado, ya que a las organizaciones se les cobra por los registros médicos, no por actos negligentes.
¿Cómo se beneficia usted de una plataforma de soporte técnico compatible HIPAA?
Implementar un sistema de soporte técnico que cumpla con HIPAA HIPAA el marco operativo de TI de la organización facilita los procesos de negocio. También ayuda a reaccionar con rapidez y actuar de forma proactiva para evitar fallos de seguridad. Estas son las cuatro áreas principales en las que el software de soporte técnico puede ayudar a una organización que cumple con HIPAA
- Medidas de seguridad físicas. Las organizaciones deben restringir el acceso a cada sistema e instalación de almacenamiento de atención médica para HIPAA . Gracias a la función de colaboración, el software permite reconocer y reportar todas las restricciones o fallos de acceso.
- Seguridad adicional. Las empresas pueden controlar el acceso a los datos con protecciones de acceso de usuarios y herramientas de validación de entrada relevantes. Los sistemas de soporte técnico SaaS colaboran con los departamentos de TI para implementar flujos de trabajo.
- Control de gestión de activos. Algunas aplicaciones de gestión de tickets pueden incluir funciones de gestión de activos . Esto facilita el seguimiento de los activos de TI y la monitorización del ciclo de vida del dispositivo. Las partes interesadas clave reciben información sobre el estado de los dispositivos valiosos.
- Políticas de dispositivos y redes. Integrar su software de soporte técnico con aplicaciones de servidor o monitorización ayuda a evitar posibles fallos en los dispositivos. Gracias a las metodologías predefinidas de gestión de problemas, su organización puede reconocer amenazas rápidamente y tomar medidas preventivas.
¿Cómo elegir un software de soporte técnico compatible HIPAA?
El momento más crítico al adquirir un sistema de soporte técnico es documentar todas las funciones y requisitos necesarios. A continuación, le indicaremos algunos pasos eficaces para comenzar.
Paso 1. Solicitar aportaciones
Recopile comentarios sobre los requisitos de todas las personas que trabajarán con un nuevo sistema. Esto le permitirá considerar a todas las partes interesadas en el proceso de compra. Así, se sentirán responsables del software más reciente. Además, analice los requisitos de seguridad de las soluciones de soporte técnico, especialmente al seleccionar un proveedor en la nube.
Paso 2. Prioriza tu lista de requisitos del sistema
Es posible que no encuentre un proveedor con las características necesarias que se ajusten a su presupuesto. Por lo tanto, una lista priorizada de este tipo le permite comprender las ventajas y desventajas que las partes interesadas están dispuestas a asumir.
Paso 3. Exponga su caso
Tras finalizar el proceso de priorización, debe compartir una lista relevante con sus líderes sénior. Esto ayuda a garantizar que comprendan correctamente los resultados de esta tarea.
Paso 4. Crear un sistema de calificación
Por supuesto, el proceso de recopilación de requisitos puede ser una tarea difícil. Pero, en última instancia, permite crear un sistema de calificación adecuado. Esto, a su vez, ayuda a elegir el software de soporte técnico adecuado para su empresa, según sus necesidades.
Conclusión
En general, un servicio de asistencia que cumple con HIPAAes fundamental para un trabajo productivo. Si su organización utiliza este software para gestionar sus procesos, su personal contará con la seguridad y protección de datos adecuadas. Además, implementar un centro de asistencia HIPAA es una de las estrategias más eficaces para prevenir filtraciones y pérdidas de información.
Su empresa siempre puede integrar soluciones de soporte técnico relevantes con diferentes funciones de monitorización de redes y servidores. Esto permite a su departamento de TI detectar a tiempo posibles fallos en los dispositivos. Al fin y al cabo, ofrecer soporte y asistencia al cliente de alta calidad significa que su empresa puede fidelizar a sus clientes sin complicaciones.
Preguntas frecuentes
HIPAA garantiza la seguridad y privacidad de la información médica protegida (PHI) electrónica. Si bien son conceptos distintos, funcionan en conjunto.
La privacidad especifica el derecho de las personas a controlar cómo se utiliza su PHI. Por lo tanto, las organizaciones deben mantener la confidencialidad de la PHI y mantenerla según la voluntad del paciente. La privacidad abarca diferentes formatos, como el electrónico, el papel y las conversaciones. Asimismo, garantizar la seguridad física de la PHI es un componente fundamental de esta norma.
Por otro lado, la seguridad implica especificar las medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas relacionadas con la PHI electrónica. Estas medidas deben proteger la información de salud del paciente del acceso no autorizado. Con frecuencia, las organizaciones mantienen la PHI electrónica en unidades de disco, tarjetas de memoria o dispositivos extraíbles.
Las empresas del sector salud deben facilitar a los pacientes o representantes el acceso a su PHI. Esto también permite consultar y obtener una copia de la PHI durante un plazo de 30 días naturales tras recibir la solicitud correspondiente. Al acceder a su PHI, los pacientes pueden gestionar mejor sus problemas de salud mediante el autocontrol. Además, les permite seguir su progreso según los planes de tratamiento y corregir errores en sus historiales médicos.
- Datos que los médicos, enfermeras u otros proveedores de atención médica mencionan en su historial médico
- Conversaciones que sus médicos tienen con respecto a su atención y tratamiento
- Datos que su compañía de seguros de salud tiene sobre usted
- Datos de facturación
La Ley de Tecnología de la Información de Salud para la Salud Económica y Clínica (o HITECH) se estableció en 2009. Promueve la adopción y el uso significativo de la tecnología de la información de salud en los EE. UU.
La Ley HITECH contiene el Subtítulo D, que aborda las preocupaciones sobre privacidad y seguridad en relación con la transmisión electrónica de PHI. En particular, incluye varias disposiciones que refuerzan la aplicación de las regulaciones HIPAA , tanto en lo civil como en lo penal.
El servicio de asistencia correspondiente puede realizar una autoevaluación para demostrar su cumplimiento con las normas HIPAA . Esto también incluye exigir a todos los socios comerciales de la organización los mismos altos estándares.
