Preguntas generales

¿Cómo migrar sólo tickets cerrados?

La migración de tickets cerrados no está disponible en una migración automatizada. Sin embargo, puede contactar con nuestro Equipo de Soporte y exploraremos la opción de transferir exclusivamente tickets cerrados mediante un proceso de migración personalizado y adaptado a sus necesidades específicas.

¿Puedo migrar tickets sin contactos?

Lamentablemente, no es posible migrar tickets sin contactos. Para mantener todas las relaciones entre los registros, incluyendo tickets, agentes, contactos, grupos, etc., debe migrar todos los objetos. Nuestro servicio de migración garantiza que todo se transfiera en el mismo orden en que estaba en su servicio de asistencia anterior, lo que permite a sus agentes trabajar con registros precisos.

¿Por qué son importantes los contactos?

Los contactos son cruciales porque sirven como puntos de conexión entre todos los registros. Algunas plataformas, como Freshdesk, Freshservicey Kayako, no permiten la eliminación completa de datos, especialmente de usuarios (agentes y contactos), ya que son esenciales para mantener la integridad de los datos.

Por ejemplo, en Freshdesk, cuando se elimina un contacto, no se elimina por completo, sino que se marca como "ELIMINADO". Si ese contacto eliminado envía una nueva solicitud, su correo electrónico podría considerarse spam o enviarse a la papelera.

Importar contactos de antemano

Si ya importó contactos y desea omitirlos durante la migración, lamentablemente no es posible. La API no permite excluir contactos de la migración, y el Asistente de Migración debe verificar si hay duplicados migrando todos los datos para comparar la información.

Opción de filtrado

Dependiendo de su plataforma de soporte actual, podemos aplicar filtros específicos para migrar un conjunto específico de datos. Además, si necesita reasignar tickets entre agentes, infórmenos con antelación. Por ejemplo, podemos reasignar los tickets de los agentes que ya no estén disponibles en la plataforma de destino a los que estén disponibles según sus necesidades. De lo contrario, se asignarán a un agente predeterminado.

¿Los tickets migrados conservarán sus números de identificación?

No, los tickets migrados no conservarán sus números de identificación originales; se les asignarán nuevas identificaciones.

Cada plataforma de soporte técnico tiene su propio método para asignar identificadores de tickets. Por ejemplo, los identificadores Zendesk suelen constar de cinco dígitos, mientras que los de Help Scout tienen cuatro. Nuestra herramienta de migración se ajusta a la configuración del soporte técnico de destino para garantizar la transferencia precisa de sus datos.

Sin embargo, si desea conservar los ID de tickets originales de su plataforma de origen para referencia futura, puede seguir estos pasos:

• Cree un campo de texto personalizado en su mesa de ayuda de destino.
• Durante el proceso de mapeo del campo del ticket, ubique la opción "ID" en el menú desplegable y asígnela a su campo de texto personalizado.

Nota:

• Si no ve la opción "ID", es probable que el campo personalizado en su mesa de ayuda de destino no sea un campo de texto, por eso el Asistente de migración ofrece diferentes opciones.
• Después de asignar el campo de texto personalizado, haga clic en "Guardar asignación" y continúe con la migración.

¿Se conservará el orden de identificación del ticket después de la migración?

No, el orden de los ID de los tickets no se conservará tras la migración completa de datos. El orden de los tickets depende de la plataforma de origen, y el Asistente de Migración transfiere los tickets del antiguo al nuevo o viceversa, según la plataforma.

Consulte la siguiente tabla para ver el orden de venta de entradas de las distintas plataformas:

¿Cómo migran los tickets no asignados?

Durante la migración de datos, los tickets sin asignar del centro de asistencia de origen se asignan automáticamente a un agente predeterminado del centro de asistencia de destino. Este proceso se facilita mediante la asignación dinámica de datos, que permite a los clientes personalizar la asignación de campos de tickets según sus preferencias.

Las principales razones para asignar automáticamente tickets no asignados a un agente predeterminado incluyen:

• Mapeo dinámico de datos : Los clientes tienen la flexibilidad de ajustar el mapeo de campos de tickets según sea necesario. Sin embargo, para garantizar la precisión y mantener las relaciones entre los registros, los tickets sin asignar se vinculan a un agente predeterminado.
• Limitaciones de la plataforma : En la mayoría de los centros de ayuda, no es posible crear un ticket sin asignarlo a un agente. Por lo tanto, el proceso de migración de datos requiere asignar tickets no asignados para que se desarrolle sin problemas.

Antes de la migración de datos, los clientes pueden especificar qué agente será el predeterminado. Informarnos con antelación nos permite configurar los ajustes necesarios.

Si prefiere migrar los tickets sin asignar tal como están, sin asignarlos a un agente predeterminado, puede solicitar una personalización para la migración de datos. Podemos adaptar el proceso de migración a sus necesidades específicas y transferir los tickets sin asignar según corresponda.

Las plataformas que admiten la migración de tickets no asignados o tickets no resueltos/no cerrados como no asignados incluyen:

• Zendesk
• Freshdesk
• Jira Service Management
• Gorgias
• DeskPro

Tenga en cuenta que la migración de datos personalizada es una opción paga y puede consultar los detalles de precios con nuestro equipo de soporte.

¿Puedo migrar CC en tickets?

Sí, puede migrar los destinatarios de CC en los tickets durante el proceso de migración de datos. A continuación, se detalla el proceso:

¿Qué es CC?

CC, o Copia Carbono, es una forma de enviar copias de un correo electrónico o ticket a otros destinatarios que necesiten estar informados o al tanto de la conversación. Se utiliza comúnmente para garantizar que las partes relevantes estén al tanto de la comunicación, sin necesidad de que realicen ninguna acción específica ni respondan. Estas copias suelen contener información esencial, que no se puede perder. Por lo tanto, si decide transferirse a otro servicio de asistencia, puede conservar la copia.

A partir de ahora, admitimos totalmente la migración de datos de CC para las siguientes plataformas:

• Zendesk
• Freshdesk
• Freshservice
• Deskpro
• Front
• Supportpal
• CSV

Peculiaridades

• El proceso de migración de CC es complejo y requiere un esfuerzo significativo.
• Hay soporte adicional para exportar datos de CC disponible para Help Scout, FreeScout, Jira Service Management, Salesforce Service Cloud, Outlooky Vivantio.
• Se ofrecen opciones de migración personalizadas para Gmail, HappyFox, HelpDesk, HubSpot, Kayako (incluida la importación), Manage Enginey Teamwork Desk.

Cómo funciona el proceso

1. Configure la migración seleccionando las plataformas de origen y destino y proporcionando credenciales.
2. Seleccione los objetos que desea migrar y proceda al mapeo.
3. Complete una migración de demostración para obtener una vista previa del proceso.
4. Continúe con la migración completa de datos.
5. Nuestro asistente de migración se encargará de asignar los campos CC por usted durante la migración completa de datos.

¿Cómo puedo mapear los estados de los tickets?

Mapear los estados de los tickets es un paso importante en el proceso de migración de datos para garantizar que los estados de la plataforma de origen coincidan correctamente con los de la plataforma de destino. A continuación, se muestra un ejemplo de mapeo de estados de tickets para varias plataformas:

¿Cómo descargar datos cartográficos?

Tras completar la demostración o la migración completa, puede descargar y revisar su mapeo de datos. Este archivo contiene todas las configuraciones de mapeo guardadas entre su origen y destino.

¿Cómo descargar el archivo mappings.xlsx?

Una vez finalizada la migración, recibirá un resumen de los registros migrados. Haga clic en "Descargar informes".

El archivo se descargará en tu dispositivo. Extráelo para acceder al archivo mappings.xlsx. Ábrelo en cualquier programa de hojas de cálculo (p. ej., Microsoft Excel, Hojas de cálculo de Google o LibreOffice Calc).

El archivo organiza las asignaciones por tipo de entidad (por ejemplo, ticket, contacto, artículo) en hojas separadas, incluidos los campos predeterminados y personalizados.

Utilice este archivo para revisar cómo se asignaron los campos de entidad.

¿Cómo se migran los agentes?

La migración de agentes con el servicio Help Desk Migration implica la vinculación de agentes de la plataforma de origen con los agentes de la plataforma de destino. Con este servicio, puede reasignar fácilmente los tickets entre agentes. Por ejemplo, si tenía un agente retirado en la plataforma de origen, puede elegir a qué agente de destino asignar sus tickets.

Cómo funciona la correspondencia de agentes

En la página de mapeo, verá el "Coincidir elementos" junto a Agentes .

En ese caso, el escenario podría ser de dos maneras. Si el servicio de asistencia de destino ya tiene perfiles de agente creados, podrá asignar sus correos electrónicos haciendo clic en el menú desplegable.

Puede agregar agentes fácilmente en la plataforma de destino sin salir del Asistente de Migración. En la parte superior del formulario , seleccione el correo electrónico que desea crear en el servicio de asistencia de destino y haga clic en "Agregar el mismo personal en {target}". Espere unos instantes mientras la herramienta crea el usuario.

Algunas plataformas de soporte técnico no permiten crear agentes mediante la API. Si no ve la opción "Agregar el mismo personal en {target}" , deberá crear manualmente los perfiles de agente en el soporte técnico de destino.

¿Migras enlaces internos?

Al migrar enlaces a artículos de la Base de Conocimiento, tenga en cuenta que no se actualizarán automáticamente. Por ejemplo, al migrar de Zendesk a Freshdesk los enlaces que dirigen a los usuarios a Zendeskse mantienen. Esto se debe a que cada plataforma gestiona los enlaces internos de forma diferente, lo que impide predecir los nuevos ID durante la migración.

Recomendamos realizar una auditoría exhaustiva de enlaces y actualizar manualmente las URL para evitar posibles interrupciones. Si bien esto puede causar inconvenientes, es fundamental tener cuidado con los enlaces internos. Tenga la seguridad de que nos comprometemos a abordar este problema en futuras actualizaciones.

¿Cómo migrar etiquetas a un servicio de asistencia técnica que no esté basado en etiquetas?

Nuestro servicio Help Desk Migration le permite migrar etiquetas, incluso si su nuevo sistema de destino no admite esta función.

El mejor método implica crear campos de texto personalizados y asignarlos con las etiquetas correspondientes.

¿Cuál es el estado archivado de la migración?

Sus datos se almacenan de forma segura durante 3, 5 o 10 días, según el paquete de soporte elegido, según nuestros Términos de servicio y Acuerdo de nivel de servicio .

Para solicitar la eliminación de sus datos, envíe un correo electrónico a contact@help-desk-migration.com .

Una vez que finalice el período de almacenamiento o al recibir su solicitud de eliminación, su estado de migración se actualizará a "Archivado" y todos los datos asociados se eliminarán permanentemente de nuestro sistema.

Tenga en cuenta que no se podrán realizar más modificaciones una vez archivada la migración.

¿Por qué se archivó mi migración de datos y cómo puedo reactivarla?

Según su paquete de soporte, el sistema archiva automáticamente las migraciones completas tres (3) o diez (10) días después de su finalización. La migración de demostración se archiva si no la actualiza durante 30 días.

Puedes ejecutar otra migración de demostración en cualquier momento antes de que finalice el periodo de archivo. Una vez archivada una migración de demostración o completa, no podrás reactivarla , ya que la aplicación elimina todos los registros y el acceso a tus cuentas.

Para continuar probando o transfiriendo datos, inicie una nueva migración en el Asistente de migración.

¿Cómo utilizar la autenticación de dos factores y la supervisión de la actividad del usuario en el Asistente de migración?

Para reforzar la seguridad de sus datos dentro del Asistente de migración, Help Desk Migration ha introducido dos nuevas funciones de protección: Autenticación de dos factores (2FA) y Monitoreo de la actividad del usuario.

Autenticación de dos factores

Habilite 2FA siguiendo estos pasos:

1. Vaya a Configuración de la cuenta > Autenticación de dos factores y active el interruptor.

2. Descargue una aplicación de verificación 2FA (por ejemplo, Twilio Authy o Google Authenticator)

3. Escanee el código QR que aparece en pantalla utilizando la aplicación de verificación.

4. Ingrese el código de verificación de la aplicación.

5. Haga clic en Habilitar autenticación de dos factores.

Después de haber habilitado la autenticación de dos factores, deberá escribir el código de verificación cada vez que inicie sesión en su cuenta de Migration Wizard.

La autenticación de dos factores (2FA) ofrece una capa adicional de protección para tus datos. Incluso si tu contraseña se ve comprometida o pierdes tu teléfono, tus registros permanecerán seguros. La probabilidad de que alguien acceda a tu información de autenticación de dos factores es mínima, lo que garantiza la seguridad continua de tus datos.

El seguimiento de las sesiones de actividad del usuario

Supervise las sesiones de actividad del usuario siguiendo estos pasos:

1. Vaya a Configuración de la cuenta > Sesiones activas.

2. Revise los detalles de la sesión, incluida la dirección IP, el navegador y la hora de inicio de sesión.

3. Opcionalmente, revoque cualquier sesión haciendo clic en el botón “Revocar”.

Esta función no solo permite el seguimiento de sesiones activas sino que también permite la revocación de sesiones para mayor seguridad.

¿Por qué deshabilitar las automatizaciones antes de la migración?

Se recomienda encarecidamente deshabilitar las automatizaciones en su nueva plataforma antes de la migración para evitar cambios inesperados en los tickets migrados, como alteraciones de estado o reasignaciones.

Si no es posible deshabilitar las automatizaciones, considere la siguiente solución alternativa:

a) Solicitar soporte para aplicar una etiqueta a todos los tickets migrados.

b) Utilice la opción " Agregar una nueva etiqueta a los tickets migrados " si está disponible en la lista de automatización predefinida en la configuración de mapeo.

Luego, establezca reglas específicas para las automatizaciones y notificaciones a fin de evitar que se activen en tickets con la etiqueta añadida. Este enfoque permite la migración de datos mientras se mantienen habilitadas las automatizaciones.

¿Cuánto tiempo tarda la migración de datos?

Predecir la duración exacta de la migración de datos es complejo debido a varios factores que impactan la velocidad.

La migración consta de dos pasos principales: lectura y escritura. La lectura recupera registros del centro de ayuda de origen, mientras que la escritura los transfiere al centro de ayuda de destino.

Los factores que afectan el tiempo de migración incluyen:

La duración necesaria para completar cada paso depende de varios factores, entre ellos:

• Volumen de registros : cuanto más registros, más larga será la migración.
• Archivos adjuntos : Los archivos adjuntos grandes o numerosos pueden extender la recuperación.
• Límites de la API : los servicios de asistencia de origen y destino imponen límites a las solicitudes.
• Arquitectura API : Algunas plataformas requieren múltiples solicitudes por registro.

Así es como cada aspecto se relaciona con su proceso de migración

Registros : La cantidad de registros afecta el tiempo de migración. Un mayor número de registros implica tiempos de migración más largos, aunque los límites altos de la API pueden mitigar este problema.

Adjuntos : La presencia y el tamaño de los adjuntos influyen en el tiempo de migración, y los adjuntos más grandes o numerosos prolongan el proceso. Realizar una estimación precisa es difícil sin conocer previamente la cantidad de adjuntos.

Límites y especificaciones de la API : Los límites de la API determinan el número máximo de solicitudes permitidas en un plazo determinado, que varía según la plataforma y el nivel de suscripción. Comprender los matices de la arquitectura de la API es fundamental para optimizar las estrategias de migración.

En este escenario hipotético, consideremos migrar de Zendesk a Freshdesk. A continuación, se presenta un resumen de la funcionalidad de cada API y el número de llamadas necesarias para una migración de datos eficaz:

Consideraciones sobre la mesa de ayuda de Target:

• Mesa de ayuda de destino vacía : migrar a una mesa de ayuda de destino limpia generalmente lleva menos tiempo.
• Datos existentes : si el servicio de asistencia de destino ya tiene tickets, contactos u otros datos, el Asistente de migración asignará tiempo adicional para verificar y evitar la duplicación.

¿Qué puedes hacer para solucionarlo?

• Solicitar aumento del límite de la API : Contacta con el nuevo proveedor de la plataforma para solicitar un aumento temporal de los límites de la API. Esto puede acelerar considerablemente el proceso de migración. Asegúrate de abordar esto con suficiente antelación a la fecha de migración para evitar retrasos.
• Calcular la duración de la migración : Recopila información sobre los límites de la API para los centros de ayuda de origen y destino. Esto te ayudará a estimar con precisión el tiempo necesario para el proceso de migración.

¿Cómo acelerar la migración completa de datos?

La migración completa de datos es un proceso exhaustivo que no se puede completar rápidamente; requiere una consideración cuidadosa debido al volumen sustancial de datos involucrados.

Con el tiempo, a medida que utiliza su plataforma actual de soporte técnico, sus datos se acumulan considerablemente. Por lo tanto, al migrar a un nuevo soporte técnico, el objetivo es preservar todos los datos de forma integral, no solo los registros individuales.

La duración de una migración completa de datos puede variar considerablemente, desde unas pocas horas hasta una semana. Sin embargo, la velocidad de la migración depende de varios factores, entre ellos:

1. El número y tamaño de los archivos adjuntos.
2. Límites de API tanto en las plataformas de origen como de destino.
3. Especificaciones API.
4. Características de su mesa de ayuda objetivo.
5. La velocidad de procesamiento de datos por infraestructura del servidor.

Para acelerar la migración completa de datos, se pueden emplear varias estrategias. Por ejemplo, considere migrar los tickets abiertos y cerrados por separado o excluir los datos históricos. Sin embargo, estas medidas pueden ofrecer solo mejoras marginales y aún podría experimentar tiempos de espera durante el proceso de migración.

Una medida muy recomendable es aumentar los límites de la API tanto en la plataforma de origen como en la de destino. Contacte con los equipos de soporte de ambas soluciones con suficiente antelación a la migración para solicitar aumentos temporales de los límites de la API.

Además, puede optar por un enfoque automatizado seleccionando la opción "Omitir archivos adjuntos". Esto simplifica el proceso de migración, ya que se centra únicamente en la transferencia de datos esenciales del cliente, que puede seleccionarse durante la migración de demostración en el paso "Seleccionar objeto".

La opción automatizada está disponible si su plataforma de origen es: Zendesk, Freshdesk, Freshservice, Jira Service Management, Help Scout, Gorgias, Zoho Desk, Reamaze, Intercom, Kayako, ServiceNowo HubSpot Service Hub. También se admiten otras plataformas.

¿Cómo limpiar datos antes de la migración?

Limpiar sus datos antes de la migración es crucial para mejorar la eficiencia y reducir el costo del proceso. El volumen de datos en su centro de soporte de origen afecta directamente el tiempo de procesamiento y los gastos generales de la migración.

¿Qué hacer antes de la limpieza de datos?

1. Identificar datos innecesarios:

• Revise todos los registros y excluya los datos que no sean esenciales para la migración. Nuestra herramienta de transferencia de datos excluye automáticamente los tickets marcados como spam, pero asegúrese de eliminar manualmente los tickets de spam ignorados.
• Considere eliminar datos históricos que no se utilicen durante un período prolongado.
• Elimine los tickets duplicados para evitar fallas en la migración.

2. Validar la integridad de los datos : Verificar la validez de la información, especialmente en las entradas más antiguas. Eliminar o actualizar la información obsoleta o irrelevante.

3. Completar los datos faltantes : asegúrese de que todos los campos del ticket contengan la información necesaria, especialmente los campos obligatorios en ciertas plataformas.

4. Haga una copia de seguridad de sus datos : mantenga una copia de seguridad para protegerse contra pérdidas accidentales y garantizar que los registros importantes se puedan restaurar si es necesario.

Recomendaciones específicas de la plataforma para la eliminación de datos

Eliminar datos en Zendesk

• Asegúrese de que todos los tickets abiertos asociados con un usuario se resuelvan, cierren y archiven antes de intentar eliminar su cuenta.
• La eliminación de la cuenta de un usuario es permanente e irreversible. Es fundamental recordar que esta acción es permanente e irreversible.

Eliminar datos en Freshdesk

• No es posible eliminar permanentemente la cuenta de un contacto a menos que se utilice Freshdesk Mint.
• Los contactos eliminados se mueven a la carpeta "Contactos eliminados", pero permanecen dentro del sistema.
• Los tickets originados por un contacto eliminado serán dirigidos a la carpeta de Spam.
• Al eliminar agentes, sus cuentas se convierten en contactos y todos los tickets asignados quedan sin asignar.

Eliminar datos en Help Scout

• Al eliminar agentes, sus tickets asignados quedarán sin asignar.
• Los flujos de trabajo creados por agentes eliminados se desactivarán.
• Los comentarios de los usuarios eliminados se seguirán mostrando en su nombre dentro de la plataforma de origen, pero después de la migración, se atribuirán al usuario predeterminado en la plataforma de destino.

Eliminar datos en Kayako

• Al eliminar un usuario, todas las conversaciones, notas y otros datos vinculados asociados se eliminan de forma permanente del servicio de asistencia.
• Los usuarios eliminados no se pueden buscar dentro de Kayako después de la eliminación.
• La eliminación de datos en Kayako es irreversible, así que evalúe cuidadosamente la necesidad de datos antes de proceder con la eliminación.

Si sigue estas recomendaciones específicas de cada plataforma, podrá gestionar eficazmente la eliminación de datos y garantizar una transferencia sin problemas durante el proceso de migración.

Transferir datos desde un sistema de tickets local o autoalojado

El servicio Help Desk Migration ofrece asistencia para exportar datos desde sistemas de tickets alojados en servidores propios o locales. Para facilitar este proceso, siga estos pasos:

Incluir la dirección IP en la lista blanca : asegúrese de que la dirección IP 18.198.164.195 esté en la lista blanca para permitir el acceso a su sistema.

Abrir puertos 80 y 443 : estos puertos deben estar abiertos para permitir la comunicación con el Asistente de migración.

Configuración Database MySQL : si está migrando desde MySQL, consulte la guía sobre cómo configurar la exportación de MySQL y la inclusión en la lista blanca de la dirección IP para obtener instrucciones detalladas.

Al completar estos pasos, el Asistente de migración obtendrá y migrará sin problemas sus datos.

¿Puedo cerrar la ventana del navegador una vez iniciada la migración?

Sí, puedes. Tanto la versión de demostración como la migración completa de datos se realizan en la nube, lo que elimina la necesidad de mantener abierta la ventana del navegador.

La duración de la transición puede variar según el volumen de registros que se transfieran. Le aseguramos que recibirá una notificación por correo electrónico una vez finalizado el proceso de migración.

¿Puedo realizar cambios durante la migración?

Una vez iniciada la migración completa de datos, es mejor evitar realizar modificaciones. Evite realizar cambios o eliminar datos durante el proceso de importación. Editar o eliminar registros durante la migración puede causar interrupciones y consecuencias potencialmente irreversibles.

Si necesita refinar sus registros, le recomendamos que lo haga antes o después del proceso de importación.

¿Puedo utilizar mis sistemas de mesa de ayuda durante la migración de datos?

Durante el proceso de migración de datos, puede seguir usando tanto la plataforma de origen como la de destino. Sin embargo, las consideraciones varían según la plataforma con la que trabaje principalmente su equipo durante la transferencia.

Usando la plataforma Target:

Si opta por usar la plataforma de destino mientras se transfieren los datos, tenga en cuenta que algunos sistemas de soporte técnico pueden requerir la desactivación temporal de activadores y notificaciones. Este enfoque tiene sus ventajas y desventajas:

Ventajas: Reducción del flujo de mensajes durante la migración de datos.

Contras: Asegúrese de que su flujo de trabajo funcione sin problemas, sin activadores ni notificaciones durante la migración.

Usando la plataforma Source:

Si decide continuar usando su plataforma de origen durante la migración, siga estos pasos:

1. Verificar los resultados de la migración completa de datos.
2. Transfiere todos los mensajes entrantes y canales de comunicación (llamadas, chats, correos electrónicos) a la plataforma de destino.
3. Iniciar una migración Delta.
4. Transfiera al uso exclusivo de su plataforma de destino.

¿Qué es la migración Delta?

La migración delta implica la transferencia de tickets actualizados y recién creados a la plataforma de destino. Este proceso elimina los registros duplicados, ya que nuestro servicio detecta y gestiona automáticamente los datos nuevos y actualizados.

¿Cuándo y por qué necesitas la migración a Delta?

La migración delta se hace necesaria al usar la plataforma de origen durante la migración. Esto garantiza que los tickets actualizados y los recién creados durante el proceso de migración de datos se transfieran sin problemas a la plataforma de destino. Nuestro paquete de soporte Signature ofrece esta opción especializada para una transición fluida.

¿Qué sucede si un cliente responde a un ticket abierto durante la migración?

Help Desk Migration no captura las respuestas de los clientes ni las reenvía al Help Desk de destino durante la migración. Nuestro servicio no comprueba si hay nuevos datos mientras la migración está en curso.

A continuación se presentan posibles escenarios:

• La plataforma de destino está activa : si el nuevo sistema está activo y el cliente responde después de que se haya importado el ticket, su respuesta se enviará a la nueva mesa de ayuda.
• Sistema de origen en uso : Si el ticket aún no se ha importado y el sistema anterior está activo, la respuesta se conservará en dicho sistema. Sin embargo, el servicio de migración de datos no la incluirá en la importación.
• Plataforma de destino en uso : si el ticket aún no se ha importado y está utilizando el nuevo servicio de asistencia, la respuesta del cliente creará un nuevo ticket en el nuevo sistema.

Para mitigar estas situaciones, recomendamos programar la migración durante los períodos de menor carga de soporte.

¿A dónde irá la respuesta a un ticket migrado?

Tras completar la migración de datos, es posible que se pregunte a dónde se dirigirán las respuestas a los tickets migrados. Existen dos escenarios principales:

• Responder al ticket migrado : la respuesta puede dirigirse al ticket original que se migró a la nueva plataforma.
• Creación de un nuevo ticket : Alternativamente, la respuesta podría resultar en la creación de un nuevo ticket.

Para ofrecer una comprensión completa, realizamos pruebas utilizando el correo electrónico y el Portal de Autoservicio para responder a los tickets migrados en diversas plataformas populares. Esto es lo que descubrimos:

Si encuentra un signo '-' (guión), indica que no pudimos realizar pruebas para las respuestas debido a restricciones específicas de la plataforma.

¿Eliminas datos de la plataforma de origen?

No, el Asistente de Migración no elimina ningún dato de la plataforma de origen. El servicio de migración está diseñado para no modificar los datos de ninguna manera. En su lugar, sigue un proceso estructurado:

• Leer fuente : el Asistente de migración lee los datos de la database sin realizar ningún cambio en los registros originales.
• Crear una copia : Crea una copia de los registros que se migrarán a la plataforma de destino. Esta copia se utiliza para el proceso de migración.
• Importar al destino : los registros copiados se importan a la plataforma de destino, lo que garantiza que los datos originales en la plataforma de origen permanezcan sin cambios.
• Sin eliminación ni modificación : El Asistente de Migración no elimina ni modifica ningún dato en la plataforma de origen en ningún momento. Los registros originales se conservan y son accesibles en la plataforma de origen incluso después de la migración.

Podrás acceder a tus datos en la plataforma antigua en cualquier momento sin ninguna preocupación.

Realice una copia de seguridad de los datos de su mesa de ayuda

Para quienes gestionan la migración de datos del servicio de asistencia, es fundamental contar con una copia de seguridad fiable de los datos de origen. El proceso de migración requiere preparativos a medida según los sistemas de origen y destino del servicio de asistencia. Implementar una copia de seguridad de los datos de origen del servicio de asistencia proporciona una capa adicional de seguridad a su política.

En nuestra constante dedicación por satisfacer las necesidades de los clientes, el equipo Help Desk Migration se enorgullece de presentar una nueva opción destinada a simplificar el proceso de respaldo de los datos de su mesa de ayuda.

¿Qué es una copia de seguridad de datos?

La copia de seguridad de datos consiste en crear una copia duplicada de los datos de origen, generalmente en formato JSON. Los datos de su mesa de ayuda constituyen la base de sus operaciones de atención al cliente, y preservarlos tras la transición a un nuevo software de mesa de ayuda es crucial. Esto garantiza el cumplimiento de los protocolos de seguridad y las obligaciones legales específicas de su sector o ubicación empresarial. Por lo tanto, mantener una copia de seguridad completa de los datos de su mesa de ayuda es indispensable para equipos de todos los tamaños.

¿Cómo funciona la copia de seguridad de los datos de origen?

Una vez finalizada la migración de los datos del servicio de asistencia, la copia de seguridad de los datos originales estará disponible para su descarga. Es fundamental comprender que los archivos de copia de seguridad proporcionados estarán en formato JSON.

¿Por qué realizar copias de seguridad de datos de la mesa de ayuda en JSON?

A continuación se presentan un par de razones por las que la copia de seguridad de datos completada está en formato JSON:

1. JSON admite grandes tamaños de datos, lo que garantiza que recibirá una copia completa de sus datos de origen.
2. La flexibilidad de SON permite una integración perfecta con las API, lo que facilita la escalabilidad y la interoperabilidad con varios sistemas.
3. La estructura de SON admite datos jerárquicos y relacionales, preservando la integridad y la organización de la información de su mesa de ayuda.
4. JSON es especialmente adecuado para gestionar databasegrandes y complejas, garantizando procesos de copia de seguridad y recuperación eficientes.

¿Por qué las empresas deciden realizar copias de seguridad de los datos del servicio de asistencia técnica?

Hoy en día, las empresas gestionan grandes cantidades de información, desde datos personales hasta preguntas frecuentes y tickets de soporte. La posible pérdida de estos datos supone un riesgo significativo para las operaciones de atención al cliente, lo que subraya la importancia de contar con estrategias sólidas de seguridad de datos y copias de seguridad.

La seguridad de los datos es fundamental para mantener la continuidad del negocio, y un aspecto fundamental es realizar copias de seguridad de los datos del servicio de asistencia. Las empresas implementan esta práctica para mitigar diversos riesgos, como la corrupción de datos, fallos de software y hardware, errores humanos y otros imprevistos. Al implementar copias de seguridad de datos, garantizan la disponibilidad de una copia completa de los datos actuales del servicio de asistencia, lista para su restauración en caso de pérdida de datos.

Realizar copias de seguridad de los datos del servicio de asistencia es especialmente crucial al prepararse para procesos de migración o actualizaciones del sistema. Es un paso inicial fundamental, ya que permite a las empresas capturar y sincronizar una instantánea de un momento dado, lo que les permite revertir los datos a su estado anterior cuando sea necesario.

¿Cuáles son los beneficios de realizar una copia de seguridad de los datos de origen?

La copia de seguridad de los datos de origen ofrece varias ventajas interesantes:

• Al realizar copias de seguridad periódicas de sus datos de origen, infunde confianza en la capacidad de su empresa para proteger información crítica, lo que tranquiliza tanto a los clientes como a las partes interesadas.
• Con un sistema de respaldo integral implementado, puede acceder a los datos del cliente en cualquier momento, lo que facilita operaciones fluidas y una atención al cliente receptiva.
• La copia de seguridad de los datos de origen ayuda a garantizar que su empresa siga cumpliendo con las normas y regulaciones pertinentes, lo que mitiga el riesgo de sanciones por incumplimiento.
• Las soluciones de respaldo actúan como una red de seguridad, protegiendo contra errores involuntarios o mal manejo de datos por parte de los miembros de su equipo, preservando así la integridad de los datos.
• En caso de pérdida o corrupción de datos, una estrategia de respaldo sólida permite una rápida restauración a su estado original, minimizando el tiempo de inactividad y las interrupciones operativas.
• Las prácticas proactivas de respaldo de datos pueden darle a su empresa una ventaja competitiva al demostrar confiabilidad y preparación, fomentar la confianza entre los clientes y superar a los competidores.
• Antes de migrar desde una plataforma de origen, realizar copias de seguridad de los datos permite crear archivos completos, lo que garantiza la continuidad de la información y minimiza los riesgos de transición.
• Al conservar datos históricos de los clientes a través de copias de seguridad, las empresas obtienen información valiosa sobre las preferencias, comportamientos y preocupaciones de los clientes, lo que facilita la toma de decisiones informadas y estrategias de marketing específicas.

Ser proactivo en la preparación para la migración de datos es crucial para garantizar la continuidad del negocio y la satisfacción del cliente. Manténgase informado sobre las nuevas opciones de respaldo y actualizaciones siguiendo las novedades de nuestros productos, ya que nos esforzamos continuamente por ofrecer soluciones de vanguardia para sus necesidades de gestión de datos.

¿Cómo puedo obtener ayuda para migrar datos entre plataformas de soporte técnico?

Puede obtener soporte según sus necesidades. Si tiene preguntas al configurar una migración de demostración, programe una de capacitación sobre la herramienta de migración a través de Calendly. Si surgen problemas durante una demostración o una migración completa, use el chat del Asistente de Migración o reserve una llamada para solucionar problemas de migración

Para recibir orientación completa en cada paso, reserve una de Concierge Migration para recibir asistencia práctica de nuestro equipo.

¿Por qué no comienzo la migración de datos completa después de una migración de demostración exitosa?

Si su migración completa no comienza inmediatamente después de una demostración exitosa, puede aplicarse una de estas razones:

1. Pago no completado : aún no has pagado la migración completa o tu pago aún se está procesando.
2. Personalización solicitada : solicitó tareas de migración personalizadas y nuestro equipo necesita tiempo para completarlas antes de que comience la migración completa.
3. Migración programada : establece una fecha de inicio específica para tu migración completa, por lo que el proceso comenzará en esa fecha.

Una vez que complete el pago, finalice el trabajo personalizado o alcance la fecha programada, la migración completa comenzará automáticamente.

¿Dónde encuentro las credenciales necesarias para conectar mi cuenta de soporte técnico al Asistente de migración?

Para conectar su cuenta de soporte técnico al Asistente de Migración, normalmente necesita credenciales de administrador o un token de API de sus plataformas de origen y destino. Puede encontrarlos en la configuración de la cuenta de su soporte técnico o en la sección de desarrollador/API: por ejemplo, en Zendesk , en Administrador - Canales - API; en Freshdesk , en Administrador - API; o en la configuración de desarrollador de otras plataformas. Si su plataforma utiliza SSO o restricciones de IP, es posible que deba generar un token de API dedicado o una cuenta de omisión y asegurarse de que las direcciones IP requeridas estén en la lista de permitidas.

¿Cuáles son los problemas comunes de inicio de sesión y registro en la plataforma Help Desk Migration ?

• Credenciales incorrectas: Ingresar un correo electrónico, una contraseña o un token de API incorrectos puede impedir el inicio de sesión. Siempre verifique sus credenciales y asegúrese de usar la cuenta correcta.
• Conflictos de SSO u OAuth: Si su plataforma utiliza inicio de sesión único (SSO) u OAuth, es posible que se bloquee el inicio de sesión estándar. Utilice el token de API dedicado o la cuenta que omite el SSO para Help Desk Migration .
• Problemas con el navegador: Los navegadores obsoletos, las cookies desactivadas o las extensiones del navegador pueden interferir con el inicio de sesión o el registro. Borrar la caché o probar un navegador diferente suele solucionar este problema.
• Verificación de la cuenta: Las cuentas nuevas pueden requerir verificación de correo electrónico antes de poder iniciar sesión. Revise su bandeja de entrada (y carpeta de correo no deseado) para encontrar el correo electrónico de confirmación.
• Restricciones de IP o firewalls: Si su red bloquea las IP externas, la plataforma podría impedir el inicio de sesión. Asegúrese de que las direcciones IP de Help Desk Migration

¿Por qué mi migración de demostración se detiene en diferentes etapas?

• Volumen o tamaño de los datos: una gran cantidad de tickets, archivos adjuntos o campos personalizados pueden ralentizar o pausar temporalmente la migración de demostración en determinados puntos.
• Filtrado y mapeo de campos: Los filtros y mapeos de campos complejos o incompatibles pueden detener la demostración para evitar errores.
• Problemas de conectividad: las interrupciones temporales de la red entre las plataformas de origen y destino pueden provocar que el proceso se pause.
• Límites y protecciones de la plataforma: las migraciones de demostración pueden pausarse o ralentizarse porque plataformas como Zendesk , Freshdesk o Jira limitan la cantidad de solicitudes que una herramienta puede realizar a la vez, y el sistema incluye puntos de control para probar de forma segura las transferencias de datos.

¿Cómo inicio y finalizo una migración de demostración gratuita con Help Desk Migration Service?

Para iniciar una migración de demostración gratuita con el Servicio Help Desk Migration , regístrese, inicie sesión y conecte sus plataformas de origen y destino con las credenciales o tokens de API necesarios. Para la migración de demostración, puede dejar que el sistema transfiera automáticamente 20 tickets aleatorios con sus datos relacionados. También puede solicitar la migración de tickets específicos de su elección.

Una vez que haya hecho su selección, simplemente haga clic para iniciar la migración de demostración gratuita y, en unos minutos, podrá revisar los resultados en su plataforma de destino.

¿Cómo puedo comprobar el estado y los resultados de mi migración de demostración?

Puede seguir el estado de su migración en tiempo real con la barra de progreso, que suele completarse en tan solo unos minutos.
Una vez finalizada, recibirá una lista detallada de los tickets migrados para revisar y confirmar el éxito de la transferencia.

¿Cómo planifico, configuro y pruebo las migraciones de tickets, incluidas las migraciones de campos delta y personalizados, utilizando Help Desk Migration?

1. Planifique la migración: Defina qué desea trasladar (tickets, usuarios, empresas, archivos adjuntos, campos personalizados) y decida el alcance (todos los datos o filtrados por fecha/estado). Cree un cronograma de migración y planifique el tiempo de inactividad si es necesario.
2. Configurar la configuración: Conecte las plataformas de origen y destino, seleccione los tipos de datos y asigne campos. Preste especial atención a las asignaciones de campos personalizados para que los flujos de trabajo, las etiquetas o los estados únicos se conserven correctamente.
3. Ejecutar una migración de demostración: Pruebe con un número limitado de tickets para verificar el formato, las asignaciones de campos y las relaciones. Ajuste los filtros o las asignaciones si algo no se ve bien.
4. Habilitar Delta Migration: después de la migración completa, use Delta Migration para capturar tickets nuevos o actualizados que se crearon durante el período de transición, garantizando así que no haya brechas de datos.
5. Verificar y refinar: audite los tickets migrados en su sistema de destino, verifique los campos personalizados, los archivos adjuntos y los estados, y vuelva a ejecutar las pruebas si es necesario antes de finalizar.

¿Cómo puedo pasar las auditorías de seguridad y cumplimiento requeridas por terceros para trabajar con Help Desk Migration?

Puede aprobar las auditorías de seguridad y cumplimiento requeridas por terceros cuando trabaja con Help Desk Migration siguiendo estas prácticas:

• Confíe en una infraestructura certificada: todas las transferencias de datos se ejecutan en servidores en la nube seguros que cumplen con los estándares de la industria como GDPR .
• Utilice cifrado: los datos se cifran tanto en tránsito (a través de HTTPS/SSL) como en reposo, lo que garantiza que la información confidencial esté protegida.
• Aproveche el acceso basado en roles: solo los miembros del equipo autorizados y el personal de migración pueden acceder a sus datos.
• Solicitar documentación: Help Desk Migration proporciona detalles sobre sus políticas de seguridad, prácticas de manejo de datos y certificaciones de cumplimiento, que pueden enviarse durante las auditorías de proveedores.
• Opte por medidas de seguridad adicionales: con paquetes de soporte avanzados, puede solicitar medidas de seguridad personalizadas o firmar acuerdos de confidencialidad (NDA) para cumplir con los requisitos más estrictos de terceros.

¿Cómo puedo verificar mi migración de datos e identificar posibles problemas rápidamente después de usar Help Desk Migration, especialmente con tiempo limitado y posible pérdida de registros de migración?

Tras completar la migración con Help Desk Migration , realice una auditoría posterior a la migración revisando una muestra de tickets, usuarios y archivos adjuntos en la plataforma de destino para confirmar la precisión. Si dispone de poco tiempo o le faltan registros, utilice el informe de resumen de migración de su cuenta o póngase en contacto con el equipo de soporte para identificar y resolver rápidamente posibles problemas.
Problemas comunes:

• Credenciales o permisos no válidos: asegúrese de estar utilizando una cuenta de administrador y, si es necesario, un token de API para sus plataformas de origen y destino.
• Restricciones de IP o conflictos de SSO: permita las direcciones IP de Help Desk Migration
• Asignación de campos incorrecta: verifique nuevamente los campos de tickets, los campos personalizados y los estados para asegurarse de que estén alineados entre las plataformas antes de ejecutar una migración completa.
• Grandes volúmenes de datos o límites de API: si la migración se pausa o se ralentiza, divida la migración en lotes o utilice la opción Migración delta.
• Registros vacíos o duplicados: aplique filtros para omitir tickets en blanco y fusionar o excluir duplicados durante la configuración.

¿Cómo puedo saber si las solicitudes de migración de datos, demostraciones o mejoras de calificación de Chrome Web Store son legítimas para mi extensión Zoho Desk, Zoho Books, Zendesko Jira ?

• Verificar el remitente: asegúrese de que la solicitud provenga de una fuente confiable, como Help Desk Migration , Zoho , Zendesk o Atlassian/ Jira .
• Verifique los enlaces y archivos adjuntos: Evite hacer clic en enlaces desconocidos o descargar archivos adjuntos. Las solicitudes oficiales generalmente le dirigirán a la Help Desk Migration .
• Confirmar a través del panel de control: para solicitudes de migración o demostración, inicie sesión en su Help Desk Migration o en el panel de control de la plataforma correspondiente para verificar el estado de la solicitud.
• Cuidado con las estafas de calificación/reseñas: Las plataformas legítimas no solicitan reseñas ni calificaciones a cambio de servicios. Consulta las Políticas para desarrolladores de Google Chrome Web Store para obtener orientación.
• Comuníquese con el soporte técnico si no está seguro: comuníquese con el canal de soporte oficial Help Desk Migration para confirmar la legitimidad de cualquier solicitud.

¿Por qué veo solicitudes de reembolso repetidas con la misma dirección de correo electrónico y descripciones vacías o duplicadas?

• Envíos múltiples por parte de los usuarios: es posible que los clientes hayan vuelto a enviar solicitudes durante el proceso de migración, creando duplicados.
• Artefactos de migración: durante la transferencia de datos, Help Desk Migration puede importar múltiples versiones del mismo ticket si los registros no se deduplicaron o filtraron por completo.
• Campos vacíos o faltantes: es posible que algunos tickets no tuvieran descripciones en la plataforma de origen, lo que generó campos vacíos después de la migración.

Medidas preventivas: utilice opciones de filtrado y mapeo durante la migración para fusionar tickets duplicados, omitir entradas vacías y mantener datos limpios.

¿Por qué recibo errores durante la configuración y las migraciones de demostración, incluidos problemas de conexión database , errores de formato CSV , acceso insuficiente Kustomer y fallas de migración?

Los errores durante la configuración o la migración de demostración pueden ocurrir por varios motivos:

• Problemas de conexión Database es posible que la herramienta de migración no pueda conectarse a su plataforma de origen o destino debido a credenciales incorrectas, restricciones de red/firewall o requisitos de lista blanca de IP.
• Errores de formato CSV al importar CSV , problemas de formato como encabezados faltantes, caracteres no admitidos o delimitadores incorrectos pueden provocar fallas en la migración.
• Acceso insuficiente Kustomer si su Kustomer no tiene los permisos de administrador o API necesarios, la herramienta de migración no puede leer ni escribir los datos necesarios.
• Errores generales de migración: otras causas comunes incluyen la asignación incorrecta de campos, el exceso de los límites de velocidad de la API y los conflictos de SSO.

Asociación con el servicio Help Desk Migration

Si eres proveedor de help desk, te invitamos a colaborar con nosotros como proveedor autorizado de servicios de migración de datos, beneficiándote de condiciones de migración exclusivas para tus clientes potenciales.

Para los especialistas en implementación, asociarse con nosotros representa una oportunidad fantástica para ampliar sus ofertas de servicios y atender de manera eficaz a una amplia gama de clientes a través de Help Desk Migration.

Para explorar oportunidades de colaboración o profundizar en la colaboración, complete el formulario . También puede contactarnos directamente por correo electrónico a contact@help-desk-migration.com .

Esperamos la posibilidad de trabajar juntos y ofrecer soluciones de migración excepcionales a nuestros clientes mutuos.

Limitaciones de la migración de Zendesk a Freshdesk

A continuación se muestra un resumen de lo que Help Desk Migration no puede importar a Freshdesk:

• Si el tamaño del archivo adjunto por nota/respuesta o artículo de solución es mayor a 15 MB, entonces no se migrará ninguno de los archivos adjuntos;
• tickets de spam en Zendesk;
• Configuraciones de canales, macros, disparadores, notificaciones por correo electrónico, respuestas predefinidas y configuraciones de integración;
• Las etiquetas en contactos o tickets que tengan más de 32 caracteres se recortarán;
• contactos eliminados en Zendesk y los tickets asociados a ellos;
• Artículo Comentarios en Zendesk;
• idiomas no admitidos (si el soporte multilingüe está habilitado en Zendesk);
• Si el soporte multilingüe está habilitado en Zendesk, todas las traducciones de artículos se pueden migrar a Freshdesk mediante la opción Migrar traducciones de contenido;
• No admitimos métricas de informes para tickets exportados desde Zendesk. Recomendamos documentar las cifras de sus informes de Zendesk para evitar problemas con los datos antiguos y usar los informes Freshdesk para todos sus nuevos tickets.

¿Cuáles son los costos, las limitaciones y las características de migrar datos de Freshdesk, Zendesko Hubspot a ConnectWise o Freshworks Customer Service Suite?

Al migrar desde Freshdesk, Zendesko HubSpot, el enfoque depende de su plataforma de destino.

1. ¿Cómo migrar a ConnectWise?

Al mover datos de Freshdesk, Zendesko HubSpot a ConnectWise, puede transferir:

• Miembros, contactos, empresas y entradas
• Conversaciones secundarias y grabaciones de llamadas Zendesk (si corresponde)

También puedes:

• Omitir archivos adjuntos o migrar imágenes en línea como archivos adjuntos
• Seleccione identificaciones de tickets específicas para una migración de demostración

2. ¿Cómo migrar a Freshworks Customer Service Suite?

existe una opción de migración directa a Freshworks Customer Service Suite, que integra Freshdesk y Freshchat . Debe elegir su enfoque con cuidado:

• Importación basada en tickets : utilice Freshdesk como plataforma de destino para conservar datos estructurados de tickets.
• Migración basada en conversaciones : utilice Freshchat como plataforma de destino para replicar interacciones y conversaciones basadas en chat.

¿Por qué no puedo conectarme a una plataforma de origen o destino durante la migración?

Existen varias razones comunes por las que podría no poder conectarse a su plataforma de origen o destino durante la migración:

1. Derechos de administrador : Necesita acceso de administrador tanto en la plataforma de origen como en la de destino. Sin los permisos adecuados, el Asistente de migración no podrá acceder a los datos.
2. Disponibilidad de la plataforma : si su equipo desactivó la plataforma de origen demasiado pronto o su plataforma de destino estaba en un período de prueba que expiró, la conexión fallará.
3. Credenciales y tokens : Verifique que haya ingresado las credenciales de inicio de sesión correctas. En las plataformas que usan tokens de API, asegúrese de que el token no haya caducado; genere uno nuevo si es necesario.

Si ninguna de estas razones aplica, contacte con nuestro equipo de soporte. Ellos podrán ayudarle a identificar el problema y guiarle hacia una solución para que su migración pueda continuar sin problemas.

¿Por qué sigo recibiendo notificaciones de cambios de eventos de Google Calendar en contact@help-desk-migration.com incluso después de suscribirme a las actualizaciones del calendario?

Si continúa recibiendo notificaciones, generalmente sucede porque Google Calendar envía actualizaciones de eventos a la dirección de correo electrónico original asociada con la invitación del calendario, incluso si se ha suscrito a las actualizaciones con una cuenta diferente.

Para dejar de recibir notificaciones en contact@help-desk-migration.com:

1. Verifique la invitación del calendario : asegúrese de que la suscripción se haya aplicado a la cuenta de Google correcta.
2. Actualice su configuración de notificaciones : abra Google Calendar, busque el calendario al que se ha suscrito y ajuste o deshabilite las notificaciones para eventos específicos.
3. Eliminar el correo electrónico original de las notificaciones : si la invitación original incluía contact@help-desk-migration.com, es posible que deba eliminarlo de la configuración para compartir eventos o calendarios.

Si el problema persiste, comuníquese con nuestro equipo de soporte.

¿Cómo puedo cancelar la suscripción a las notificaciones de grabaciones de reuniones de Fireflies.ai relacionadas con Help Desk Migration?

Si ha recibido notificaciones por correo electrónico de Fireflies.ai sobre grabaciones de reuniones conectadas a llamadas de Help Desk Migration , puede cancelar la suscripción fácilmente.

Fireflies.ai es el asistente de reuniones que usamos para capturar notas y transcripciones durante las llamadas. Si ya no desea recibir estos correos electrónicos, abra cualquier notificación de Fireflies.ai y desplácese hasta el final. Allí encontrará un para cancelar la suscripción que le permite dejar de recibir futuras notificaciones.

Tenga en cuenta que cancelar la suscripción no afectará su capacidad de acceder a los servicios de Help Desk Migration ni de comunicarse con nuestro equipo; solo impedirá que Fireflies.ai le envíe actualizaciones relacionadas con las grabaciones.