Front Datenmigration Checkliste

Möchten Sie nach Front migrieren? Sagen Sie nicht mehr. Help Desk Migration bietet einen automatisierten Service, um Tickets, Kontakte, Anforderer, Anhänge, Kommentare und verwandte Datensätze nahtlos zu migrieren. Ordnen Sie Datensätze ohne Ausfallzeiten und importieren Sie Daten mühelos nach Front. Überprüfen Sie, ob Sie Administratorrechte für Ihre Quell- und Front-Konten haben, und führen Sie eine schmerzfreie Migration mit nur wenigen Klicks durch!

Migration Wizard überträgt nach Front:

1. Tickets (Unterhaltungen)
   1. Erstellungsdatum
   2. CCs
   3. Tags
   4. Anforderer
   5. Anhänge
   6. Kommentare (Autor, Erstellungsdaten und Sichtbarkeit)
   7. Öffentliche Notizen
   8. Private Notizen
2. Kunden (Kontakte)
3. Agenten (Teamkollegen)
   1. Der Standard-Agent ist der erste aus der Liste der Agenten. Diese Option hilft Ihnen, Daten von nicht zugewiesenen, inaktiven oder gelöschten Agenten zu behalten.

Was nicht migriert wird

• Organisationen
• Benutzerdefinierte Felder
• Inline-Bilder
• Wissensdatenbankdaten
• Makros
• Trigger
• Automatisierungen
• Andere Einstellungen

Bevor Sie mit einer Migration beginnen

Migrationsplanung und Strategie

Wenn es um Datenmigrationsstrategien geht, gibt es keinen Ansatz, der für alle passt. Basierend auf unserer umfangreichen Erfahrung mit der Durchführung von Datenmigrationen für Kunden haben wir zwei zuverlässige Methoden entdeckt, die konsequent hervorragende Ergebnisse liefern:

1. Automatisierte oder benutzerdefinierte Datenmigration. Diese Methode beinhaltet die Verwendung des Migration Wizard und integrierter benutzerdefinierter Optionen oder die Anpassung des Migrationsprozesses an die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens.
2. Kombinierter Ansatz. Ein weiterer Ansatz besteht darin, automatisierte oder benutzerdefinierte Datenmigration mit Delta-Migration zu kombinieren. Durch die Migration nur der Änderungen, die seit der letzten Migration vorgenommen wurden, können Sie das Risiko von Fehlern verringern und wertvolle Zeit sparen.

Um den besten Ansatz für Ihre einzigartige Situation zu bestimmen, müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen, wie die Größe Ihrer Daten und die Komplexität Ihrer Systeme. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Bedürfnisse sorgfältig zu bewerten und die Methode auszuwählen, die am besten zu Ihnen passt.

Vorbereitungen zur Migration im Front-Konto

Um einen nahtlosen Übergang zu Front zu gewährleisten, gibt es einige wichtige Einstellungen, die Sie vornehmen müssen. Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten:

1. Um Ihr Front-Konto zu verbinden, deaktivieren Sie bitte die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) in Ihren Frontapp-Einstellungen. Wenn Sie Hilfe dabei benötigen, lesen Sie bitte den Artikel im Hilfecenter von Front oder kontaktieren Sie unser Support-Team.
2. Nachdem Sie 2FA deaktiviert haben, müssen Sie ein API-Token in Front generieren. Dies ermöglicht es uns, Ihre Daten sicher nach Frontapp zu übertragen. Detaillierte Anweisungen finden Sie in unserem Hilfecenter, zusammen mit einem hilfreichen Video-Tutorial.
3. Als Nächstes sollten Sie sicherstellen, dass alle Agenten, die nach Front übertragen werden müssen, zu Ihrem Konto hinzugefügt wurden und dass sie ihre Einladung zur Teilnahme an Ihrem Team angenommen haben. Um diesen Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, empfehlen wir, die einfachen Anleitungen zum Hinzufügen neuer Teamkollegen in Front und zum Einladen neuer Teamkollegen zu befolgen.

Wenn Sie Fragen oder Probleme mit diesen Schritten haben, zögern Sie nicht, sich an unser Support-Team zu wenden.

Einrichtung der Datenmigration nach Front

Um eine nahtlose Migration zu gewährleisten, empfehlen wir, eine kostenlose Demomigration mit unserem Migration Wizard durchzuführen. Damit können Sie die Migrations Einstellungen testen und alle notwendigen Änderungen vor der vollständigen Migration vornehmen. Außerdem können Sie die Demo so oft wiederholen, wie Sie möchten, um alles genau richtig zu machen.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass jede Demomigration eine neue Reihe von Tickets erstellt und die vorherige Reihe nicht gelöscht wird. Um Ticket-Duplikate zu vermeiden, empfehlen wir, die während der Demo migrierten Tickets zu löschen, bevor Sie mit der vollständigen Migration beginnen.

Hier erfahren Sie, wie Sie mit der Einrichtung Ihrer Datenmigration nach Front beginnen:

Schritt 1. Registrieren Sie sich für ein Help Desk Migration-Konto

Registrieren Sie sich für ein Help Desk Migration-Konto, indem Sie entweder Ihr Google-, Facebook-, LinkedIn-Konto oder Ihre Arbeits-E-Mail verwenden. Wenn Sie die Option Arbeits-E-Mail wählen, müssen Sie Ihren vollständigen Namen, Ihre Arbeits-E-Mail und ein sicheres Passwort angeben.

Schritt 2. Verbinden Sie Ihre Quell- und Zielplattformen

Die erforderlichen Zugangsberechtigungen variieren je nach Kundenserviceplattform. Dies kann eine URL, ein API-Token oder das Anmelden mit Ihrem Konto der Quellplattform und das Gewähren von Berechtigungen umfassen.

Der Migration Wizard bietet hilfreiche Tipps, um sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Informationen in die richtigen Felder eingeben.

Um Ihr Front API-Token zu erhalten, navigieren Sie zu Front Einstellungen > Entwickler.

Von dort aus gehen Sie zu API-Token und klicken auf die Schaltfläche API-Token erstellen.

Füllen Sie den Namen des API-Tokens aus und überprüfen Sie sowohl die Optionen „Geteilt“ als auch „Privat“, bevor Sie auf Erstellen klicken.

Ihr neu erstelltes API-Token wird in der Liste aller verfügbaren Token angezeigt. Klicken Sie darauf, um das Token anzuzeigen und zu kopieren, und kehren Sie dann zum Migration Wizard zurück, um mit dem Einrichtungsprozess fortzufahren.

Schritt 3. Wählen Sie Front-Posteingang und Wissensdatenbank

Wählen Sie den Front-Posteingang und die Wissensdatenbank aus, in die Sie Daten von Ihrer Quellplattform importieren möchten.

Beachten Sie, dass Sie pro Arbeitsplatz/Mailbox/Posteingang nur eine vollständige Migration durchführen können. Wenn Sie Daten in verschiedene Posteingänge migrieren müssen, müssen Sie so viele vollständige Migrationen einrichten, wie Sie Postfächer haben.

Je nach Quellplattform müssen Sie möglicherweise die Daten im Quellkonto filtern und verschiedene Datenmengen an verschiedene Posteingänge weiterleiten.

Wenn Sie beispielsweise von Help Scout nach Front migrieren, müssen Sie die Daten nicht filtern, um Tickets von einem Help Scout-Postfach in einen Front-Posteingang zu migrieren. Die Anzahl der Help Scout-Posteingänge entspricht der Anzahl der vollständigen Migrationen, die Sie durchführen müssen.

Wenn Sie jedoch von Zendesk nach Front migrieren und Tickets von verschiedenen Zendesk-Marken in verschiedene Posteingänge verschieben möchten, müssen Sie eine benutzerdefinierte Datenfilterung anfordern, um Ihre Tickets nach Marken zu sortieren. Unser Team kann Ihnen bei diesem Prozess helfen.

Schritt 4. Wählen Sie Migrationsobjekte

Wählen Sie die Dateneinheiten aus, die Sie nach Front migrieren möchten, und fahren Sie fort, um Teamkollegen abzugleichen und Felder zwischen Ihrer Quellplattform und Front zuzuordnen.

Schritt 5. Teamkollegen abgleichen

Durch Klicken auf „Elemente abgleichen“ zwischen Agenten und Teamkollegen werden alle verfügbaren Agenten zum Abgleichen angezeigt. Wenn Sie nicht zugewiesene, gelöschte oder inaktive Agenten haben, können Sie aus den verfügbaren Teamkollegen denjenigen auswählen, der als Standardteamkollege fungiert und mit allen Daten verknüpft wird.

Klicken Sie auf „Abgleich speichern“, um mit dem Schritt zur Datenzuordnung fortzufahren.

Falls Sie Änderungen vorgenommen haben, während Sie Ihre Demo erneut ausgeführt haben, verwenden Sie die Schaltfläche „Automatisches Abgleichen“, um Teamkollegen anhand ihrer Namen abzugleichen.

Schritt 6. Tickets zuordnen

Das Auswählen des Ticket-Checkbox für die Migration öffnet ein Fenster zur Zuordnung der Ticketfelder. Beachten Sie, dass es Systemfelder gibt, die nicht anders zugeordnet werden können, wie z.B. Betreff, Tags, Zuweisung, Kontakt, Kommentare, Erstellungs-, Aktualisierungs- und Abschlussdaten. Darüber hinaus haben alle privaten Kommentare das Erstellungsdatum, das identisch mit dem Migrationsdatum ist, was bedeutet, dass die ursprünglichen Erstellungsdaten während des Migrationsprozesses verloren gehen.

Sie können das Feld für den Ticketstatus zuordnen und aus verfügbaren Statusoptionen wie zugewiesen, offen oder archiviert wählen. Nachdem Sie die Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf „Zuordnung speichern“, um fortzufahren.

Wenn Sie die Tickets als nicht zugewiesen migrieren möchten, müssen Sie eine Anpassung anfordern, um dies zu tun. Um die ursprünglichen Status, die in der Quellplattform verwendet werden, beizubehalten, können wir ein Tag mit dem Statusnamen hinzufügen. Wenn es beispielsweise Tickets mit dem Status „Snoozed“ in der Kundenplattform gibt, können wir das Tag „Snoozed“ zu diesen Tickets während der Migration auf benutzerdefinierte Weise hinzufügen.

Um Informationen aus benutzerdefinierten Ticketfeldern zu importieren, können wir diese in einen zusätzlichen internen Kommentar migrieren. Auf diese Weise erscheinen alle Informationen aus den benutzerdefinierten Feldern der Quelle in internen Kommentaren, einschließlich des Feldnamens und der gespeicherten Informationen.

Schritt 7. Anpassung: Import von benutzerdefinierten Kontaktfeldern

Die Dateneinheit Kontakt hat keine Zuordnungsoptionen. Wenn Ihre Plattform jedoch die Abrufung von Informationen aus benutzerdefinierten Kontaktfeldern ermöglicht, kann unser Team diese Informationen migrieren. Um zu überprüfen, ob dies möglich ist, kontaktieren Sie uns bitte unter contact@relokia.com.

Schritt 8. Sofort einsatzbereite Anpassungsoptionen

Passen Sie Ihren Migrationsprozess mit den integrierten Optionen für die Ticketanpassung an. Die Anzahl der verfügbaren Anpassungsoptionen hängt von Ihrer Quellplattform ab.

Um Ihre migrierten Tickets besser zu organisieren, fügen Sie ein relevantes Tag hinzu, um sie innerhalb Ihres Front-Posteingangs leicht zu finden.

Optimieren Sie Ihre Migration: Standardmäßig migrieren wir alle Anhänge, aber wenn Sie Speicherplatz sparen oder schneller migrieren möchten, können Sie wählen, sie zurückzulassen.

Inline-Bilder von den meisten Quellplattformen können als Anhänge migriert werden, können jedoch nicht als Inline-Bilder gespeichert werden. Um festzustellen, ob Inline-Bilder als Anhänge übertragen werden können, überprüfen Sie die Seite zur Objekzuordnung.

Rufen Sie Anrufaufzeichnungen ab: Migrieren Sie Ihre Anrufaufzeichnungen als Anhänge, die für zukünftige Referenz leicht zugänglich sind.

Passen Sie Ihre Migration an: Verwenden Sie unsere Option „Demo mit benutzerdefinierten Daten“, um bis zu 20 Datensätze nach ID auszuwählen und zu importieren und zu sehen, wie die Daten in Front erscheinen. Sie haben die Kontrolle!

Sobald Sie die Zuordnung und Mapping abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Weiter“. Wenn Sie ungespeicherte Zuordnungs- oder Zuordnungsinformationen haben, zeigt der Migration Wizard das Zuordnungsfenster an, um es zu überprüfen und zu speichern.

Aktionen nach der Demo-Datenmigration

Bewertung der Demo-Ergebnisse

Es ist wichtig, die Ergebnisse Ihrer Demo-Migration zu überprüfen, da die Daten, die in der Demo angezeigt werden, auch während der vollständigen Migration migriert werden. Um die Genauigkeit sicherzustellen, überprüfen Sie die für die Migration nach Front verfügbaren Datensätze in der Tabelle.

Öffnen Sie den Bericht für jede Entität und vergewissern Sie sich, dass die Migration sowohl in der Quell- als auch in der Front-Instanz korrekt ist, indem Sie die Datensätze nach IDs überprüfen.

Worauf Sie bei der Überprüfung migrierter Datensätze achten sollten

• Alle Kommentare wurden migriert und ob die Autoren der Kommentare die gleichen sind
• Die Tickets sind den richtigen Teamkollegen zugewiesen
• Die Kontakte wurden korrekt migriert
• Anhänge wurden zusammen mit den Etiketten migriert
• Die Automatisierungsregeln haben keine Ihrer Demodaten aktualisiert

Umgang mit ausstehenden Demos

Wenn Ihre Demo-Migration ausgesetzt ist, gibt es zwei mögliche Gründe: fehlgeschlagene und/oder übersprungene Datensätze.

Für übersprungene Datensätze ist es am besten, zu warten, bis unser Support-Team Sie kontaktiert und Ihnen bei der Lösung des Problems hilft.

Wenn Sie fehlgeschlagene Datensätze in Ihrer Demo-Migration bemerken, überprüfen Sie die Datensatz-IDs, um die Gründe für die Aussetzung zu identifizieren, und ergreifen Sie die erforderlichen Maßnahmen, um das Problem zu beheben.

Sobald Sie die Fehler behoben haben, aktivieren Sie das Kästchen mit der Aufschrift 'Ich habe Fehler behoben' und drücken Sie die Schaltfläche 'Demo neu starten', um Ihre Migration wieder auf Kurs zu bringen.

Die richtige Support-Paket auswählen

Personalisieren Sie Ihre Datenmigration nach Front, indem Sie ein passendes Support-Paket auswählen, das am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Unter den Vorteilen des Signature-Pakets, die einer detaillierteren Erklärung bedürfen, sind

• Datenremigration innerhalb von 10 Tagen nach Abschluss Ihrer vollständigen Migration.
• Intervallmigration, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Helpdesk-Datenmigration während der Arbeitswoche zu pausieren und am Wochenende oder zu anderen Zeitpunkten, die am besten zu Ihren geschäftlichen Bedürfnissen passen, fortzusetzen.

• Delta-Migration, die es Ihnen ermöglicht, die Tickets und Wissensdatenbankartikel, die aktualisiert wurden, erneut zu migrieren und auch die zu migrieren, die während der vollständigen Migration erstellt wurden. Wenn Sie weiterhin auf der Quellplattform arbeiten und dann die Delta-Migration direkt nach dem Wechsel durchführen, gibt es Duplikate der Tickets, die in der ersten Migration migriert und auf der Quellplattform aktualisiert wurden.

  Die Delta-Migration ermöglicht es Ihnen, Ihre bestehenden Daten in Front zu aktualisieren, ohne zuvor importierte Tickets zu löschen. Sobald die Delta-Migration abgeschlossen ist, müssen Sie jedoch manuell die veralteten Tickets löschen. Der Migration Wizard entfernt während der Delta-Migration keine Tickets; er aktualisiert lediglich ihren Status auf „Gelöscht“.

  Aus diesem Grund wird Ihnen unser Help Desk Migration-Team eine Liste dieser Tickets zur einfachen Entfernung zur Verfügung stellen. Dieser optimierte Prozess stellt sicher, dass Ihre Daten aktuell und übersichtlich bleiben, was Ihnen langfristig Zeit und Mühe spart.

• Überprüfung von übersprungenen/fehlgeschlagenen Datensätzen für benutzerdefinierte Migration.

Preisaufschlüsselung und Zahlung

Wenn Sie Fragen zum Preis der vollständigen Migration haben, sollten Sie die Preisaufschlüsselung für eine detaillierte und transparente Erklärung überprüfen.

Wenn Sie bereit sind, fahren Sie mit der Zahlung fort, indem Sie Ihre Rechnungsinformationen ausfüllen und auf „Bestellung absenden“ klicken.

Gewähren Sie Ihrem Kollegen Zugriff und passen Sie den Migrationsnamen an

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen oder eine kurze Überprüfung durch einen Kollegen wünschen, können Sie Ihre Migration teilen.

Sie können Ihrem Kollegen Zugriff gewähren und den Zugriffstyp auswählen, den er haben wird.

Wenn Sie mehrere vollständige Migrationen haben, sollten Sie jeder Datenmigration einen benutzerdefinierten Namen geben, um die Identifizierung zu erleichtern.

Starten Sie die vollständige Datenmigration

Sobald Ihre Zahlung bestätigt ist, werden Sie zurück zum Migration Wizard geleitet. Vermeiden Sie es, in letzter Minute Änderungen vorzunehmen, um eine Aussetzung Ihrer Migration und Verzögerungen im Prozess zu verhindern.

Wenn Sie bereit sind, Ihre vollständige Migration zu Front zu starten, können Sie dies sofort tun.

Alternativ können Sie sie für einen geeigneten Zeitpunkt planen, indem Sie das Datum und die Uhrzeit auswählen und auf „Zeitplan speichern“ klicken.

Die Dauer Ihrer vollständigen Datenmigration hängt von der Anzahl der zu importierenden Datensätze ab. In der Regel können 2000 Tickets pro Stunde importiert werden. Wenn Sie den Prozess beschleunigen möchten, fordern Sie eine Erhöhung der Anzahl der API-Anfragen von sowohl Ihrem Quellanbieter als auch Front an. Bitte benachrichtigen Sie uns vor dem Start Ihrer vollständigen Datenmigration über etwaige Änderungen, um einen nahtlosen Übergang zu gewährleisten.

Unser engagiertes Support-Team steht Ihnen jederzeit zur Verfügung, um Ihnen zu helfen, falls Sie auf Probleme stoßen oder Fragen haben.

Nach Abschluss der vollständigen Datenmigration

Sobald Ihre vollständige Datenmigration abgeschlossen ist, gehen Sie die folgenden Schritte durch.

Überprüfen Sie die Ergebnisse

Nach der vollständigen Datenmigration sollten Sie Ihr Front-Konto genau überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Datensätze korrekt übertragen wurden. Sie haben dafür fünf Tage Zeit, und die Dauer kann je nach Ihrem Support-Paket variieren.

Standardmäßig zeigt Front alle Tickets im Posteingang, in dem Sie alle Ihre Daten importiert haben. Um sie anzuzeigen, gehen Sie zum Posteingang. Dort sehen Sie die Tickets, die nach Status in Registerkarten unterteilt sind: Offen, Archiviert, Papierkorb und Spam. Außerdem können Sie jede Registerkarte nach Tags und Zugewiesen filtern.

Wenn Ihnen etwas fehlt, stellen Sie sicher, dass Ihre Ticketfilter und Zeiteinstellungen korrekt sind. Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie unser Support-Team.

Richten Sie Front ein

1. Aktivieren Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) in Front.
2. Schalten Sie alle Kommunikationskanäle ein.
3. Wenn Sie Ihre alte Plattform während der Migration verwendet haben, leiten Sie E-Mails erneut an Front weiter. Wenn Sie während der Migration zu Front gewechselt sind, sind Sie bereit.