Lista de verificação para migração de dados Freshservice

Para garantir uma migração de dados Freshservice , você precisa de:

1. Um guia claro, passo a passo, que abrange cada etapa da transferência.
2. Uma solução confiável, como Help Desk Migration, para lidar com o processo de forma segura e eficiente.

Descubra como realizar uma migração de demonstração Freshservice de forma eficiente com nosso guia em vídeo detalhado. Siga as instruções passo a passo para uma transferência tranquila e sem complicações.

Com a migração de dados Freshservice realizada pela Help Desk Migration, você pode:

• Transfira com segurança todos os seus tickets, contatos e histórico de suporte
• Migre artigos da base de conhecimento e campos personalizados com precisão
• Evite a entrada manual de dados e o risco de erros
• Minimize o tempo de inatividade e garanta suporte ininterrupto

Automatize a transferência de dados para Freshservice e comece a otimizar suas operações de suporte ao cliente. Aumente a produtividade da equipe, aprimore a eficiência do serviço e mantenha acesso completo ao seu histórico de dados de suporte.

Antes de iniciar a migração de dados para o Freshservice

1. Como escolher uma data para se preparar para a migração Freshservice ?

• Escolha um dia com o mínimo de atividade no suporte técnico para que a migração seja tranquila e eficiente. O ideal é escolher um período de baixa demanda — considere a estação do ano, o mês ou dias específicos para a migração. Recomenda-se realizá-la nos fins de semana ou em períodos com poucas solicitações de clientes.
• Dê à sua equipe tempo suficiente para se preparar para a migração Freshservice .
• Incentive os agentes a explorarem Freshservice ou a se concentrarem em fechar os chamados existentes.

2. Prepare sua equipe antes de migrar para Freshservice

É importante informar seus agentes sobre a importação Freshservice ou considerar delegar tarefas específicas, como acelerar a revisão dos resultados da Migração Completa de Dados.

• Assegure-se de que toda a equipe esteja envolvida na migração.
• Certifique-se de que todos compreendam a fase atual da migração.
• Esclareça as responsabilidades de cada membro da equipe.
• Conclua o processo de integração para a nova plataforma.
• Defina um prazo final claro para a migração.
• plain como o processo de migração irá proceder.
• Determine quando os membros da equipe poderão começar a trabalhar na nova plataforma.

3. Como preparar Freshservice para a transferência de dados?

• Replique todos os campos personalizados da sua plataforma atual para garantir que você possa encontrar seus dados facilmente após a migração para o Freshservice.

4. Como faço para criar campos no Freshservice?

Crie campos personalizados manualmente no Freshservice

• Para adicionar campos personalizados no Freshservice, acesse Administração → Gerenciamento de Serviços → Gerenciador de Campos.
• Arraste e solte um tipo de campo (como texto, lista suspensa ou caixa de seleção) no formulário (por exemplo, Incidente, Solicitação de Serviço, Problema ou Mudança).
• Personalize o campo definindo seu rótulo, texto de exemplo e outras opções e, em seguida, salve-o.
• Você também pode criar campos personalizados para Ativos, Solicitantes, Departamentos e outros módulos em suas respectivas seções no Centro de Administração.

5. O que devo fazer imediatamente antes de iniciar a migração dos dados de atendimento ao cliente para Freshservice?

Antes de iniciar a migração de demonstração, siga alguns passos rápidos para garantir um processo tranquilo e sem erros, além de evitar ações indesejadas na sua instância Freshservice de destino.

1. Desative as notificações

Desative as notificações por e-mail e outros gatilhos, incluindo regras de validação e de duplicados. Isso evitará que você receba uma grande quantidade de notificações durante a Migração Completa de Dados.

Acesse Administração > em Configurações gerais, clique em Notificações por e-mail > acesse todas as guias e desative as notificações por e-mail.

Por que desativar os gatilhos antes da migração?

Se as notificações, fluxos de trabalho ou automações estiverem ativos durante a migração, elas poderão:

• Enviar emails indesejados para agentes/clientes.
• Reabrir ou fechar chamados migrados.
• Retardar ou interromper o processo de migração.

2. Desativar matriz de prioridade

Se você tiver a Matriz de Prioridades ativada durante a migração, Freshservice definirá as prioridades de acordo com ela. Portanto, os status de prioridade serão diferentes daqueles no help desk de origem. Se isso não for um problema para você, fique à vontade para deixar a Matriz ativada.

No entanto, se você quiser manter todas as prioridades como estavam no help desk original, será necessário desativar a Matriz antes de iniciar a Demonstração e a Migração Completa de Dados.

Eis como fazer:

• Abra sua conta Freshservice .
• Acesse Administração > Matriz de Prioridades (em Gerenciamento de Serviços ).

• Desative a opção Ativar Matriz de Prioridades .

Após a conclusão da migração, você poderá retornar a este menu e reativar a Matriz de Prioridades.

3. Desative o Automator de Fluxo de Trabalho e as automações de cenário

Se estiver migrando para Freshservice com automação ativa, desative todas as automações de Fluxo de Trabalho e Cenário previamente para evitar notificações por e-mail durante a importação de tickets. Veja como fazer:

1. Faça login no Freshservice . Passe o cursor sobre o painel de administração na barra lateral esquerda.
2. Acesse Automações e Produtividade.

3. Selecione o Workflow Automator e desative todas as regras de automação ativas.

4. Abra as Automações de Cenário, documente todos os cenários e, em seguida, exclua-os.

Você pode manter todos os cenários ativos, mas lembre-se de que, mesmo se desativar as notificações do agente, Freshservice ainda poderá enviar atualizações durante a migração.

Alternativamente, você pode entrar em contato com a equipe de suporte Freshservice e solicitar a desativação de todas as notificações de solicitantes e agentes.

4. Desativar regras de fechamento

Para evitar alterações no status do ticket após a Migração Completa de Dados, desative as Regras de Fechamento para garantir que todos os dados mapeados permaneçam inalterados.
1. Acesse o painel de administração. Role para baixo até Gerenciamento de Serviços > Configurações da Central de Serviços.

2. Clique em Regras de Fechamento.

3. Desative todas as regras de fechamento para evitar alterações inesperadas no status dos tickets. Clique em Salvar.

Observação : se você tiver problemas, desative esse recurso também para eles.

5. Devo desativar o sistema de tickets pai-filho?

Sim. O recurso de Tickets Pai-Filho no Freshservice (disponível em alguns planos) pode causar erros de migração porque os tickets do tipo 'Tarefa' dependem de relações vinculadas.
Se esse campo estiver ausente, o Assistente de Migração pode não conseguir mover esses registros.
Passos para desativar os Tickets Pai-Filho:

1. Faça login como Administrador e acesse Administração → Fluxos de trabalho → Emissão de tickets pai-filho .
2. Desative a função no canto superior direito.
3. Confirme a ação quando solicitado.
4. Você receberá uma mensagem de confirmação assim que o recurso for desativado.

6. Quais opções de personalização estão disponíveis?

Se você tiver requisitos específicos para Freshservice , entre em contato com nossa equipe de suporte . A disponibilidade de personalizações depende muito da sua plataforma de origem. Nossa migração de dados automatizada oferece opções como:

• Filtragem de dados por diferentes critérios (data de criação, etiquetas, campos personalizados, grupos, organizações, responsáveis, etc.)
• Alteração do processo de migração padrão (migração de objetos de mudança e problema como tickets, migração de eventos de tickets como notas privadas, migração das informações relacionadas a usuários inativos, data de fechamento do ticket para o primeiro comentário privado do ticket, imagens embutidas como anexos de tickets)
• Adicionando informações aos dados migrados (marcando tickets com tags extras, adicionando o ID do ticket antigo ao assunto do ticket)
• Migrar campos personalizados de contato

Guia passo a passo: como migrar para Freshservice com Help Desk Migration

Migrar seus dados de uma conta Freshservice para outra não precisa ser complicado. Com Help Desk Migration, você pode transferir todos os seus tickets, usuários e artigos da base de conhecimento de forma segura e eficiente, sem perder informações valiosas. Siga este guia passo a passo para garantir uma transferência de dados tranquila Freshservice .

1. Quais credenciais de acesso eu preciso para configurar a migração?

Antes de iniciar a Migração de Demonstração, encontre as credenciais de acesso necessárias para a plataforma de origem e Freshservice.

Para conectar Freshservice ao Assistente de Migração, você precisa de:

• URL freshservice Freshservice da sua empresa . Exemplo: https://domain.freshservice.com/ .
• Chave de API : Ícone do perfil -> Configurações do perfil -> Sua chave de API. Se você tiver uma Freshservice , veja como ativar sua chave de API aqui .

2. Configure a importação de dados Freshservice

Antes de configurar a Migração Completa de Dados, experimente a Demonstração Gratuita. Resumidamente, o Assistente de Migração exporta 20 tickets de origem aleatórios e 20 artigos da base de conhecimento para o Freshservice . Você pode editar as configurações da sua Migração de Demonstração e executá-la novamente. Observe que você obterá os mesmos resultados da Demonstração com as mesmas configurações.

1. Faça login na sua conta do Assistente de Migração .
2. Conecte seus sistemas de origem e destino.

Para conectar Freshservice ao Assistente de Migração, você precisa de:

URL: Endereço URL da conta Freshservice da sua empresa. Exemplo:freshservice.

Chave de API : Ícone do perfil -> Configurações do perfil -> Sua chave de API. Se você tiver uma Freshservice , veja como ativar sua chave de API aqui .

3. Selecione os dados que deseja importar para Freshservice

Após conectar suas contas, escolha o espaço de trabalho específico que deseja migrar. Você pode selecionar quais entidades de dados transferir:
Migração padrão:

• Ingressos
• Requerentes
• Departamentos
• Agentes
• Grupos de agentes
• Soluções (pastas e categorias)

1. Combine agentes.
Com Help Desk Migration , você pode combinar agentes da plataforma de origem com a plataforma de destino e reatribuir chamados caso um agente tenha deixado a empresa. A combinação de agentes é necessária para executar a Migração de Demonstração Gratuita, portanto, certifique-se de concluir esta etapa com atenção.
Na página de mapeamento, clique em "Combinar itens" ao lado de Agentes. Mapeie os agentes de destino existentes por meio de seus e-mails ou crie novos usando "Adicionar a mesma equipe em {destino}". Alguns help desks podem exigir a criação manual de agentes se o acesso à API for limitado.

2. Campos de bilhetes e artigos no mapa.

3. Escolha
opções automatizadas . Help Desk Migration oferece recursos de migração integrados e com um clique que podem melhorar significativamente a eficiência e a precisão da sua transferência de dados. Para uma Freshservice , você pode escolher entre as seguintes opções automatizadas:

• Adicionar etiquetas aos tickets recém-migrados
• Migre primeiro os registros mais recentes
• Ignorar anexos
• Migre conversas paralelas – ao migrar do Zendesk, você pode mover suas conversas paralelas como notas privadas no Freshservice, mantendo as discussões internas intactas.
• Migrar gravações de chamadas – Importe as chamadas gravadas Zendesk como anexos de tickets, preservando todo o seu histórico de suporte.
• Migrar imagens embutidas como anexos

4. Configure sua Migração de Demonstração Gratuita.

A Migração de Demonstração no Help Desk Migration transfere uma pequena amostra dos seus dados para que você possa verificar se tudo foi migrado corretamente antes de executar a Migração Completa.

Inclui:

• 20 ingressos
• Seus comentários/notas
• Usuários (agentes e usuários finais) vinculados a esses tickets
• Empresas/organizações vinculadas a esses usuários
• Campos básicos e campos personalizados
• Anexos para os bilhetes amostrados (se suportados)
• Uma pequena amostra de artigos da base de conhecimento (se incluídos no seu cenário)

A Migração de Demonstração não migra todos os registros — apenas o suficiente para verificar a precisão do mapeamento, a formatação, o posicionamento dos campos e a estrutura geral dos dados no Freshservice.

A Migração de Demonstração funciona da mesma forma que a Migração Completa?

Sim. Tanto a Migração de Demonstração quanto a Migração Completa usam a mesma lógica, mapeamento e configuração.
Se os dados parecerem ausentes ou incorretos na Demonstração, o mesmo problema ocorrerá na Migração Completa — portanto, verifique seus resultados cuidadosamente.

Como verificar os resultados da sua migração de demonstração:

• Baixe os relatórios de migração de demonstração.
• A revisão incluiu registros migrados, reprovados e ignorados.
• Entre em contato com o suporte se algum dado parecer incompleto ou desalinhado antes de iniciar a Migração Completa.

Se precisar de informações mais detalhadas, leia este guia exclusivo da Freshservice .

Posso filtrar os dados do meu help desk antes da migração?

Sim. Com Help Desk Migration , você pode aplicar filtros de dados para economizar tempo e transferir apenas os registros mais importantes. Isso ajuda a manter seu novo Freshservice organizado e relevante.
Lembre-se de que a filtragem em nível de API também pode reduzir os custos de migração, mas as opções de filtragem variam dependendo dos recursos da sua plataforma de origem.

Após executar a Migração de Demonstração, você pode ajustar sua configuração adicionando filtros para especificar quais tickets devem ser movidos. Você pode filtrar por:

• Data: Migrar tickets criados ou atualizados dentro de um intervalo de tempo específico.
• Status do ticket: Incluir apenas tickets com determinados status, como Aberto, Resolvido ou Fechado.
• Agente: Transferir bilhetes atribuídos a agentes ou grupos específicos.
• Departamento: Filtrar chamados pertencentes a determinadas equipes ou áreas de serviço.
• Categoria ou impacto: filtre os chamados com base no tipo de problema ou nível de prioridade.

Você também pode combinar filtros usando a lógica AND/OR e agrupá-los para uma seleção ainda mais precisa.

O que devo saber ao executar uma migração completa de dados para Freshservice?

Antes de iniciar sua Migração Completa:

• Verifique se os solicitantes excluídos ou inativos não estão marcados como "Spam" no Freshservice.
• As imagens incorporadas nos artigos da Base de Conhecimento serão migradas como anexos de arquivo.
• Certifique-se de que os campos personalizados obrigatórios para Tickets, Solicitantes ou Departamentos existam.
• Certifique-se de ter direitos de administrador tanto na conta de origem quanto na de destino.

Executando uma migração completa de dados

1. Escolha suas opções de migração

Durante Freshservice , você pode continuar trabalhando no seu help desk de origem. Lembre-se apenas de que os registros criados ou atualizados durante a Migração Completa de Dados não serão exibidos no Freshservice . Para migrar todos os dados novos e atualizados dos clientes, considere usar a Migração Delta.
O Assistente de Migração funciona na nuvem, portanto, não é necessário manter a aba aberta. Você pode verificar periodicamente a página de Migração Completa de Dados ou aguardar uma mensagem da nossa equipe.

2. Execute a migração completa de dados

Nosso serviço automatizado de migração de dados move cada registro individualmente. Dependendo do volume de dados do seu help desk, o processo de migração pode levar de 20 minutos a alguns dias.
Você pode iniciar a Migração Completa de Dados assim que o pagamento for confirmado. Para minimizar atrasos, considere efetuar a transação com antecedência ou agendar a migração de dados.

O que devo verificar após a migração completa de dados Freshservice ?

Após a conclusão da migração completa dos seus dados Freshservice , reserve um tempo para verificar se todas as informações foram importadas corretamente:

• Certifique-se de que todos os chamados, solicitantes e departamentos estejam visíveis e organizados corretamente.
• Verifique se os campos personalizados, as etiquetas e os anexos foram transferidos sem erros.
• Certifique-se de que as contas, funções e permissões dos agentes estejam configuradas corretamente.
• Teste seus fluxos de trabalho, regras de negócios e automações para confirmar se estão funcionando conforme o esperado.
• Analise seus dados para verificar se há registros ausentes, incompletos ou duplicados e registre quaisquer irregularidades.

O que é uma migração delta no Freshservice?

Após a Migração Completa, uma Migração Delta transfere todos os registros novos ou atualizados criados desde o início da migração inicial.
Ela mantém seus Freshservice sincronizados, sem duplicar ou sobrescrever registros.

Se você estiver com dificuldades para encontrar registros específicos, certifique-se de que seus filtros de pesquisa estejam configurados para incluir todos os tickets e qualquer período. Se o problema persistir, não hesite em entrar em contato com nossa equipe de suporte .

O que é uma migração por intervalo?

A Migração por Intervalo é um recurso Help Desk Migration que permite pausar a transferência de dados durante o horário comercial e retomá-la posteriormente, reduzindo o tempo de inatividade e a interrupção para as equipes de suporte ativas. É ideal para grandes conjuntos de dados ou situações em que o acesso ininterrupto ao seu help desk é essencial, permitindo que a maior parte dos dados seja migrada fora do horário de pico. Frequentemente, é combinada com a Migração Delta para capturar quaisquer registros novos ou atualizados que cheguem após a migração inicial.

E se eu notar registros ausentes ou duplicados?

Documente quaisquer discrepâncias e revise sua configuração de mapeamento. Se o problema persistir, entre em contato com nossa equipe de suporte para obter assistência.

Cenários de migração Freshservice

Com Help Desk Migration, você pode realizar transferências de dados como:

1. Da sua plataforma de help desk atual para Freshservice

• (Os pares de migração mais populares incluem Zendesk para Freshservice , ServiceNow para Freshservice , Zoho Desk para Freshservice e Freshdesk para Freshservice .)

2. De arquivos CSV Freshservice
3. Do Gmail para Freshservice