Quando se trata de migração para o Salesforce , você tem algumas opções. O próprio Salesforce oferece importadores nativos, como o Assistente de Importação de Dados e o Serviço de Exportação de Dados. Mas qual você escolheria: Help Desk Migration ou Ferramenta de Migração do Salesforce?
Vamos aos detalhes.
Help Desk Migration versus Ferramenta de Migração do Salesforce em Resumo
Anteriormente, a Salesforce oferecia aos seus clientes uma ferramenta gratuita de Migração de Casos, capaz de transferir todos os registros vitais para o Service Cloud Lightning. Mas o que fazer se você estiver considerando outra solução de help desk?
Você pode usar Help Desk Migration para transferir todos os registros do Desk para uma nova plataforma. Aqui está uma breve comparação das duas ferramentas para maior clareza:
| HDM | Salesforce | |
| Preço | Pago | Livre |
| Demonstração | Sim | Não |
| Opções de migração | Migre para qualquer central de ajuda | Migrar somente para o Service Cloud Lightning |
| Usabilidade | Intuitivo | Pode ser complexo de configurar e usar |
Em termos de quais objetos podem ser movidos, não há diferença drástica entre o HDM e de migração do Salesforce :
| Disponível para migração | HDM | Ferramenta de migração do Salesforce |
| Ingressos | Sim | Sim |
| Funcionários | Sim | Sim |
| Grupos | Sim | Sim |
| Empresas | Sim | Sim |
| Contatos | Sim | Sim |
| Notas | Sim | Sim |
| Anexos | Sim | Sim |
| Campos personalizados | Sim | ? |
| Artigos da base de conhecimento | Sim | Não |
Como migrar de e para o Salesforce?
Configurar uma migração de dados do Salesforce é uma tarefa comum que os administradores do Salesforce podem enfrentar. Seja importando pequenas listas de contatos ou um grande conjunto de dados de sistemas externos, o processo de importação de dados de e para o Salesforce requer muito planejamento e previsão cuidadosos.
Assim como muitas plataformas de help desk, o Salesforce inclui diversas opções pré-configuradas: Assistente de Importação de Dados, Serviço de Exportação de Dados, Ferramenta de Migração da Base de Conhecimento Lightning e Dataloader.io.
Vamos analisar cada ferramenta.
Assistente de Importação de Dados e Carregador de Dados
Esta ferramenta foi projetada especificamente para importar dados externos para o Salesforce. O Assistente de Importação de Dados permite transferir dados em objetos padrão comuns, como..
- Contatos
- Pistas
- Contas
- Dados em objetos personalizados
A ferramenta de importação pode migrar até 50.000 registros por vez. As fontes de dados suportadas incluem qualquer programa que possa preservar dados em formatocsv. Ao usar o Assistente de Importação de Dados, você precisa especificar os parâmetros de configuração e as fontes de dados. Além disso, você deve definir os mapeamentos de campos que relacionam os nomes dos campos no seu arquivo CSV de importação com os nomes dos campos no Salesforce.
Você pode usar a ferramenta de importação de dados em diversas ocasiões:
- O arquivo de importação contém menos de 50.000 registros.
- O Assistente de Importação de Dados é compatível com os objetos que você precisa importar.
- Você não precisa de uma importação de dados automatizada.
Além do Assistente de Importação de Dados, o Salesforce inclui o Data Loader, um aplicativo para desktop para importação de dados. O aplicativo pode transferir até 5.000.000 de registros simultaneamente, seja de arquivos ou de uma conexão database , de qualquer tipo de dado. Você pode operar o Data Loader pela linha de comando ou pela interface do usuário. Neste último caso, você deve definir as fontes de dados, os mapeamentos de campos e outros aspectos por meio de arquivos de configuração. Dessa forma, você pode automatizar o processo de importação com chamadas de API.
No entanto, o Assistente de Importação de Dados e o Carregador de Dados têm algumas limitações que podem tornar a migração de dados mais lenta ou criar dados duplicados:
- A ferramenta permite apenas a correspondência de um campo em um único processo de importação.
- Você só pode usar Nome, E-mail ou ID como identificadores exclusivos no mapeamento de campos, dependendo do objeto que você importar.
- Não é possível verificar se o objeto de importação já existe como um contato ou qualquer outro objeto.
- O identificador único deve ser uma correspondência exata. Se houver a menor variação nos dados, serão criados duplicados.
Serviço de Exportação de Dados
A ferramenta foi desenvolvida principalmente para exportar arquivos CSV do Salesforce, seja manualmente ou de forma automática e programada. Você pode usá-la para obter uma cópia dos seus dados do Salesforce para importar para outro sistema de help desk ou para fazer backup.
Assim como o Assistente de Importação de Dados, trata-se de um serviço que funciona no navegador e pode ser acessado através da Configuração. O Serviço de Exportação de Dados permite exportar objetos do help desk uma vez por semana ou a cada 29 dias. Ou você pode transferir dados automaticamente em intervalos mensais ou semanais. No entanto, essas opções estão disponíveis se:
- Você possui as edições Enterprise, Performance ou Unlimited do Salesforce. Nesse caso, você pode gerar relatórios semanais.
- Você possui a Edição Profissional ou Desenvolvedora. Portanto, só é possível gerar arquivos de backup a cada 29 dias.
Quanto às limitações, o Serviço de Exportação de Dados inclui o seguinte:
- Arquivos CSV grandes são divididos em arquivos menores, o que aumenta o tempo gasto na importação para o sistema de suporte necessário.
- Quando a exportação de dados estiver concluída, você poderá acessar o link no e-mail para baixar os arquivos zip. No entanto, os arquivos zip se excluem automaticamente após o envio do e-mail.
Ferramenta de Migração de Conhecimento Lightning
O Salesforce também inclui uma ferramenta separada, a Ferramenta de Migração do Conhecimento Lightning. O principal objetivo dessa ferramenta é ajudar você a migrar a base de conhecimento clássica para o Conhecimento Lightning. Seu funcionamento varia dependendo se você tem uma única organização ou vários tipos de artigos.
Ao configurar uma migração da base de conhecimento , você transfere todo o conteúdo disponível da sua base de conhecimento clássica para o Lighting Knowledge. Essa importação da base de conhecimento permite que você adote os recursos e os aprimoramentos futuros do Lighting Knowledge.
Você pode migrar artigos individuais ou vários tipos de artigos. No Lightning Knowledge, seus artigos são unificados em um único objeto de conhecimento. O Lightning Knowledge usa os tipos de registro padrão para diferenciar os diversos tipos de artigos.
Por que escolher Help Desk Migration?
Help Desk Migration não é apenas uma ferramenta na nuvem; é um automatizado de migração de dados que transfere dados de help desk entre vários help desks suportados. Além disso, você pode importar seus dados para CSV , database ou mesclar contas de help desk.
E quanto às outras vantagens Help Desk Migration ? A lista é considerável.
Mapeamento de campos de ingressos e artigos.
Uma ferramenta de migração automatizada permite mapear campos padrão e personalizados disponíveis nas plataformas de origem e destino. Dessa forma, você mapeia os campos corretamente no sistema de destino, garantindo que os valores correspondam.
Crie agentes, grupos ou campos personalizados durante o mapeamento.
Se você não encontrar agentes ou grupos na sua plataforma de destino, poderá criá-los durante o processo de correspondência. Esse recurso está disponível para a maioria dos help desks compatíveis. Quanto aos campos personalizados, você pode criar os campos necessários diretamente no Assistente de Migração. Essa opção está disponível para migração para Zendesk , Freshdesk e Jira Service Management .
Personalização pronta para uso:
Dependendo da outra plataforma de help desk que você usa durante a migração para o Salesforce, Help Desk Migration permite que você personalize a migração de dados por conta própria com opções automatizadas, como:
- Adicione uma nova etiqueta aos dados migrados para distinguir os dados novos dos dados existentes
- Migrar imagens embutidas como anexos de ingressos
- Ignore anexos para acelerar a migração de dados
- Migrar gravações de chamadas como anexos de tickets
- Demonstração única com dados personalizados para ingressos e artigos
Agendamento da migração de dados:
Ao executar uma Migração de Demonstração , você pode iniciar uma migração completa de dados imediatamente ou agendá-la para mais tarde. Transferir dados para diferentes softwares de help desk durante horários de pico pode causar interrupções nos seus processos. Ao optar por agendar sua migração de dados, você pode escolher uma data e horário convenientes.
Migração Delta:
Se você receber novos tickets ou artigos atualizados durante a migração, use a migração Delta. Ela permite transferir apenas os registros novos e atualizados criados durante o processo. Dessa forma, você não precisa migrar seus dados novamente e evita duplicatas.
Configure uma Migração de Demonstração
Antes de configurar uma migração completa de dados, você pode testar a ferramenta com uma Migração de Demonstração gratuita. Este teste permite importar 20 tickets aleatórios e 20 artigos da base de conhecimento. Assim, você pode verificar se seus dados são migrados corretamente. Além disso, você pode solicitar uma Demonstração Personalizada para transferir tickets específicos.
Help Desk Migration vs. Ferramenta de Migração do Salesforce
É justo dizer que tanto Help Desk Migration quanto o Salesforce têm abordagens diferentes para a migração de dados. Enquanto nossa ferramenta é totalmente focada em automação, todas as ferramentas de migração do Salesforce, com exceção do Data Export Service, oferecem uma abordagem manual que inclui arquivos CSV .
Vamos analisar as diferenças globais.
Duplicação
Se optar por migrar para o Salesforce, o Assistente de Importação de Dados não pode garantir que não haverá duplicados. A ferramenta não verifica se os arquivos CSV incluem dados já existentes na sua conta do Salesforce.
Por outro lado, ao conectar sua conta de destino ao Assistente de Migração, você concede ao nosso aplicativo permissão para gravar atributos de dados, usuários, empresas, conversas e tags. Dessa forma, ao executar uma migração completa de dados, nosso aplicativo garante que os dados transferidos durante uma migração de demonstração não sejam migrados. O mesmo se aplica a uma migração delta.
Mapeamento limitado
As ferramentas de migração do Salesforce permitem mapear apenas um campo, usando Nome, E-mail ou ID como identificadores únicos. Em contrapartida, com Help Desk Migration, você pode:
- identificar agentes e grupos de origem e de destino
- Mapeia os campos padrão e personalizados dos tickets. Os campos padrão incluem status, tipos, prioridades, etc. Os campos personalizados consistem em data, número, caixa de seleção, lista suspensa, texto único e texto múltiplo
- campos de correspondência do artigo, principalmente status e valores constantes
Objetos suportados para migração
A Salesforce possui uma ferramenta de migração separada para objetos de help desk e base de conhecimento. No entanto, a Ferramenta de Migração de Conhecimento do Lightning suporta apenas a transferência para outra conta do Salesforce. Já para a migração de objetos de help desk, as ferramentas de importação e exportação movem apenas contatos, leads, contas e dados em objetos personalizados.
Em relação à Help Desk Migration, você pode transferir dados do ou para o Salesforce, tais como:
- Usuários
- Contatos
- Contas
- Grupos (somente importação)
- Casos com anexos, imagens embutidas, campos personalizados, notas privadas e públicas
- Soluções com imagens embutidas, tags e anexos
- Categorias de nível superior
- Categorias de segundo nível
Você pode migrar objetos separadamente ou todos de uma só vez. Se optar por migrar casos , o Assistente de Migração moverá automaticamente outros objetos do help desk. O mesmo se aplica à base de conhecimento; se você transferir soluções, as categorias de nível superior e as categorias de segundo nível também serão exportadas.
Volume de dados migrados limitado
O Assistente de Importação de Dados e o Serviço de Exportação de Dados permitem o carregamento de até 50.000 registros. Ao mesmo tempo, o Carregador de Dados permite a transferência de até 5.000.000 de objetos do Help Desk. Por outro lado, Help Desk Migration transfere grandes volumes de dados simultaneamente.
Resumindo
Então, qual ferramenta escolher para a migração para o Salesforce: Help Desk Migration ou Ferramenta de Migração do Salesforce? A resposta não é óbvia, pois depende principalmente das suas necessidades.
Se você precisa importar apenas uma pequena quantidade de dados ou fazer um backup gratuito, escolha uma ferramenta nativa disponível. Ou, se não precisa que a migração de dados seja automatizada, mas deseja importar todos os dados do cliente, incluindo objetos do Help Desk e da base de conhecimento para o Salesforce, o Help Desk Migration é a solução ideal. O Migration Wizard automatiza, torna segura e facilita a transferência de dados.
Perguntas frequentes
Help Desk Migration é a melhor ferramenta de migração de dados, pois permite transferir seus dados de um helpdesk para outro de forma automatizada. Você não precisa lidar com arquivos CSV ou XL. Em apenas alguns passos, você configura uma migração de demonstração gratuita, sem precisar escrever código.
O Salesforce inclui três ferramentas de migração de dados pré-configuradas: o Assistente de Importação de Dados, o Serviço de Exportação de Dados e a Ferramenta de Migração de Conhecimento do Lightning. Cada ferramenta tem um objetivo diferente. A Ferramenta de Migração de Conhecimento do Lightning transfere dados da base de conhecimento entre diferentes contas do Salesforce. Já o Assistente de Importação de Dados permite transferir dados em arquivos CSV para o Salesforce. Por fim, o Serviço de Exportação de Dados é uma ferramenta que faz backup dos dados dos seus clientes em um arquivo ZIP contendo os arquivos CSV .
A migração de dados do Salesforce pode ser: a) o processo de transferência de dados de clientes do Salesforce para outro sistema de suporte, quando necessário; b) o processo de importação de dados do sistema de suporte para o Salesforce
Depende de vários fatores. Isso inclui: a quantidade de dados que você deseja transferir, o número e o tamanho dos anexos, o limite da API de ambos os sistemas de suporte, as especificações da API e o sistema de suporte de destino. Tenha paciência: é melhor investir mais tempo na migração de dados do que sofrer com a indisponibilidade do sistema.
Você tem duas opções: importadores nativos ou ferramentas de terceiros. Se escolher uma ferramenta pré-configurada, você receberá arquivos CSV que precisará importar para a nova plataforma por conta própria. Já os aplicativos de terceiros, como Help Desk Migration, permitem transferir os dados principais de uma plataforma para outra de forma automatizada.
