Nous voulons tous être productifs. Mais… (Il y a toujours ce «mais».) On se laisse distraire lorsqu’il y a moins de structure dans notre vie. Les deux dernières années ont apporté plus de temps non structuré pour notre esprit. Cela nous fait passer à la prochaine tâche avant même d’avoir vraiment commencé la première. C’est un problème.
Les productivity hacks peuvent-ils aider ici ? Dans une certaine mesure : oui. Mais pour changer cela, vous devriez créer une structure ou une routine. Par exemple, utilisez un agenda, évitez les e-mails le week-end ou consacrez du temps aux réunions professionnelles et personnelles. Voyez ces éléments comme des briques de certitude. Ils sont censés vous maintenir attentif sur la durée.
Pourquoi le temps est-il si précieux?
La gestion du temps est essentielle. Aucun doute là-dessus. Aujourd’hui, les gens utilisent différentes applications, notent leurs plans de la journée ou cherchent sur Google la méthode de productivité idéale qui les aiderait à rester productifs quoi qu’il arrive.
En tant que cofondateur d’une entreprise de développement de logiciels, je peux déjà repérer le moment où mon équipe commence à s’acheminer vers le burnout. Chaque équipe a un membre qui commence à sous-performer ou à se plaindre de la vie en général. C’est le premier signe que ces personnes ont besoin de soutien de la part du responsable d’équipe et du service RH pour surmonter ces périodes.
De plus, mes propos sont confirmés par le rapport d’Asana présentant les statistiques de 2020 : 71 % des répondants ont vécu un burnout, 87 % ont travaillé tard, et 26 % ont continué à manquer des échéances.
Indépendamment du rôle ou du poste, beaucoup d’entre nous ont tendance à tout remettre à la dernière minute. Pourquoi ? Soyons honnêtes, nous sommes tous bombardés d’informations. Cela génère des idées, mais nous fait aussi nous perdre dans ces idées. Ainsi, la question «Comment être plus productif?» préoccupe autant les CEO, fondateurs, managers C-level, ingénieurs logiciels, responsables comptables que les marketeurs.
Les productivity hacks fonctionnent. Vrai ou faux? Essayons de le découvrir.
Post-Pandémie et Productivity Hacks
Covid-19 et la pandémie elle-même sont souvent présentées de manière compliquée ou manipulée. Essayez de prendre du recul. Nous avons tendance à en parler comme d’une expérience collective et comment nous l’avons traversée. Oui, de nombreuses personnes ont été envoyées du bureau à leur domicile en une semaine de mars à travers le monde. Était-ce vraiment collectif ? Pas vraiment. Mon expérience diffère sûrement de la vôtre.
De plus, revenir au bureau est assez unique pour chacun d’entre nous. Certains se sentent enthousiastes ; d’autres sont débordés, distraits, moins productifs ou irrités. Mais vos collègues vous ont-ils manqué ?
Oui, alterner entre l’isolement à la maison et la socialisation au bureau peut être déstabilisant. Mais nous avons déjà prouvé que nous pouvons évoluer et nous adapter rapidement. Et je suis sûr que de nombreuses entreprises comme la nôtre soutiennent une stratégie hybride : travailler à domicile ou au bureau, ou mélanger les horaires. Cela vise à faciliter le retour au bureau sans replonger dans le mode « toujours connecté ». Être alerte et stressé ne rend pas productif.
Mon emploi du temps est également mixte. Parfois je travaille au bureau ; parfois à domicile. Et l’un des responsables d’équipe m’a demandé : 'Dima, on dirait que tu es toujours en mouvement. Aujourd’hui tu travailles de chez toi, et demain tu es au bureau. Où es-tu le plus productif ?' J’ai réfléchi une ou deux secondes et j’ai répondu : 'L’endroit lui-même n’a pas d’importance. Choisis simplement l’endroit où les distractions sont minimisées et où tu peux te concentrer. Si la musique t’aide à entrer dans ton rythme de travail, écoute-la pendant que tu travailles.'
Bureau vs Télétravail: lequel est meilleur ? L’endroit lui-même n’a pas d’importance. Tout endroit est parfait tant qu’il n’y a pas de facteurs de distraction. Bon, je vous entends dire que :
A. travailler à domicile signifie que votre conjoint, vos enfants ou vos animaux de compagnie vous interrompront d’une manière ou d’une autre, et
B. au bureau, cela pourrait être vos collègues qui ont beaucoup de questions professionnelles ou personnelles.
Que faire ? (Non, une île déserte n’est pas la solution rapide.) Choisissez l’endroit où les distractions sont minimisées et où vous pouvez vous concentrer. La musique peut vous aider à entrer dans votre rythme de travail personnel. Ainsi, vous disposez de 3 à 4 heures productives, ce qui est beaucoup pour une journée.
Comment être productif?
La productivité est une qualité admirable et une compétence que beaucoup de gens essaient de développer. À quelle fréquence réfléchissez-vous à comment en faire plus sans sacrifier la performance? Beaucoup, je suppose. Le multitâche est mort, n’est-ce pas? Pourtant, nous jonglons toujours avec trop de tâches, souvent au détriment de notre famille et de notre vie sociale.
Rituels pour le travail promettent de renforcer de bonnes habitudes, de surmonter les obstacles à la productivité, de créer des relations avec les collègues et de vous motiver. Ces rituels peuvent être assez créatifs, et il y a beaucoup d’informations à leur sujet sur Internet.
Vous savez quoi? Ces rituels sont souvent très simples : boire une tasse de café le matin, mettre votre téléphone en noir et blanc, vous habiller pour le travail ou écouter les playlists «musique au travail», etc. Pour le dire doucement : cela ne fonctionne tout simplement pas.
Comme les techniques de productivité sur mesure qui suggèrent de « manger le crapaud » ou de faire un morceau d’éléphant, d’appliquer le principe 80/20 ou de regrouper les tâches. Elles sont toutes passives et s’épuisent plus rapidement que vous ne les adoptez dans votre routine.
Habitudes numériques. C’est une partie intégrante et qui impacte réellement la performance et les résultats. Rien de révolutionnaire, juste quelques habitudes numériques auxquelles il vaut la peine de s’habituer.
- Établissez votre liste de ressources fiables (pas des blogueurs, mais des experts de votre secteur ou niche) pour rester informé des dernières nouvelles et tendances.
- Définissez des limites pour la consultation et la réponse aux e-mails, Slack, et aux réseaux sociaux.
- Coupez les notifications pendant que vous travaillez.
- Planifiez des réunions plus courtes ou déplacez les moins importantes dans un fil d’e-mail.
- Choisissez l’endroit où les distractions sont minimisées et où vous pouvez vous concentrer.
Conseil Productivité d’une Experte CX
Stacy Sherman, experte CX chevronnée, partage une méthode simple mais efficace pour gérer à la fois les tâches professionnelles et personnelles sans se sentir dépassé.
Une de mes applications préférées s'appelle Things (T-H-I-N-G-S). Je l'adore car elle est simple et infaillible pour gérer les listes de tâches. Vous catégorisez les tâches dans quelques sections spécifiques : Aujourd'hui, À venir, N'importe quand, et Un jour.
La raison pour laquelle cela fonctionne est que nous mettons souvent tout dans «Aujourd'hui» ou dans une longue liste, ce qui devient accablant. Avec Things, je peux organiser les tâches – qu'elles soient professionnelles ou personnelles, comme une recommandation de film ou de documentaire – au bon endroit. Chaque jour, je me concentre sur seulement quelques éléments pour «Aujourd'hui». Idéalement seulement trois, même si parfois j'en surcharge jusqu'à dix, ce qui n'est pas optimal car cela peut être accablant.
Je partage cela car, même dans l’expérience client, j'entends des collègues et des clients dire qu'ils n'ont pas le temps de lire tous les retours ou d'intégrer le ressenti client dans les réunions. Je leur dis: 'Oui, vous avez le temps.' Avec une approche méthodique, vous pouvez tout accomplir efficacement.
Quelles techniques de productivité fonctionnent?
Nous prenons plus de projets, surveillons chaque ping et vibration de nos ordinateurs et montres connectées, et croyons fermement que tout ce que nous faisons est d’une importance capitale. Et cela semble correct, n’est-ce pas ? D’un autre côté, même les plus ambitieux, intelligents et passionnés d’entre nous ne peuvent pas créer des minutes à partir de rien.
Que diriez-vous de considérer votre temps comme une ressource limitée ? Appliquez votre état d’esprit de budget et acceptez la réalité de l’allocation de vos heures. Ou dites « Non » à certains projets, réunions et tâches. Cela peut sembler un peu effrayant, n’est-ce pas ? Mais à long terme, cela s’avère faisable et productif.
Parmi les nombreuses techniques de productivité, je vous suggère d’essayer:
- Time blocking. Trouvez un moment et un endroit où vous pouvez travailler au moins 3 heures sans aucune distraction de la part de votre famille ou de vos collègues.
- Notez vos plans, objectifs et tâches pour une semaine/mois/trimestre, etc. Cela semble trivial, mais ça fonctionne réellement. Vous visualisez, suivez et contrôlez vos tâches, réduisez les heures supplémentaires et prévenez le burnout.
La gestion du temps n’est pas réservée aux individus. Les entreprises devraient identifier les domaines où leurs employés perdent du temps de manière significative (par ex. réunions inefficaces ou collaborations ratées). Si nous améliorons la gestion du temps au niveau individuel, nous verrons des améliorations dans chaque équipe et département.
Pourquoi de nombreuses techniques de productivité échouent-elles?
Les productivity hacks promettent une meilleure gestion du temps. Mais il n’y a aucune garantie que votre travail devienne totalement sans stress après avoir commencé à utiliser des outils ou techniques comme le «time blocking» ou «eat the frog». Cependant, cocher quelques tâches vous met sur la bonne voie. Un bon point de départ.
Les productivity hacks peuvent-ils vous sauver de l’épuisement? C’est en réalité une bonne question.
De nombreux conseils, rituels et astuces échouent pour une raison simple : ils se concentrent sur une technique ou un système particulier. Vous comprenez l’idée générale d’un système de productivité censé résoudre tous vos problèmes. Mais ils devraient aussi vous guider sur la façon de changer votre perception du temps et de votre comportement. Si vous ne maîtrisez pas chaque élément, le puzzle n’est pas complet et le hack ne fonctionne pas.
Récapitulatif
Traitez votre temps comme vous traitez votre argent. C’est une ressource limitée et précieuse. Gérer votre temps au travail peut être difficile, surtout si vous devez passer fréquemment du bureau au télétravail et vice-versa. Vous pouvez changer de décor mais préserver les standards.
Quant aux productivity hacks, parfois il n’existe simplement pas de solution miracle qui résolve correctement le problème. Au lieu d’apprendre par la dure quelle technique fonctionne, essayez de créer des habitudes numériques strictes et respectez-les. Faites attention à la création de rituels, car ils peuvent vous mener dans la mauvaise direction.
