Guides de migration HubSpot Service Hub
Comment désactiver l'association automatique des contacts et des entreprises dans HubSpot Service Hub?
Découvrez dans notre tutoriel vidéo comment désactiver l'association automatique des contacts et des entreprises dans HubSpotafin d'éviter les mauvaises surprises et les doublons de données après la migration. Suivez ces étapes simples pour une migration réussie.
Si l' « Créer et associer automatiquement des entreprises aux contacts » activée, HubSpot vérifiera les domaines des adresses e-mail des contacts et créera des entreprises si aucune correspondance n'est trouvée. Avec cette option activée, après la migration, vous verrez les nouvelles entreprises créées automatiquement par HubSpot
Comment désactiver le paramètre « Créer et associer automatiquement des sociétés »
Étape 1. Dans le coin supérieur droit, sélectionnez Paramètres .
Étape 2. Dans les Paramètres, accédez à Gestion des données.
Étape 3. Ouvrez le menu déroulant et cliquez sur Entreprises.
Étape 4. Trouvez « Créer et associer automatiquement les entreprises aux contacts » et désactivez-la (vous saurez qu'elle est désactivée si elle est grise).
HubSpot enregistrera automatiquement vos modifications. Vous pouvez maintenant poursuivre la migration de vos données.
Comment désactiver les automatisations de statut des tickets sur HubSpot Service Hub?
HubSpot Service Hub propose plusieurs automatisations qui peuvent modifier le statut de tous les tickets en « En attente de contact » si elles sont activées. Pour conserver le statut initial des tickets lors de la migration vers HubSpot , désactivez ces automatisations avant de commencer la migration de vos données.
Voici les instructions pour désactiver ces automatisations :
1. Connectez-vous à votre compte HubSpot Service Hub .
2. Accédez aux Paramètres dans la barre de navigation principale.
3. Sélectionnez « Billets » sous « Objets » dans la barre latérale gauche.
4. Cliquez sur l' Pipelines .
5. Dans la section Sélectionner un pipeline , choisissez le pipeline de tickets .
6. Ensuite, accédez à l' Automatisation .
7. Cliquez sur « Automatisation de statut supplémentaire » pour afficher plus de paramètres d'automatisation.
8. Vérifiez toutes les actions de déclenchement lorsqu'un ticket atteint un certain statut .
9. Ensuite, cliquez sur Ouvrir dans les flux de travail sous une action de déclenchement spécifique.
10. Sélectionnez le nom du flux de travail.
11. Désactivez ensuite le commutateur « Workflow is ON » situé dans le coin supérieur droit.
12. Répétez ce processus pour chaque action de déclenchement et son flux de travail.
Vous pouvez maintenant poursuivre la migration de vos données vers HubSpot.
Comment calculer les contacts dans HubSpot Service Hub?
HubSpot Service Hub vous permet de suivre le nombre total de contacts et d'appliquer des filtres et des vues pour compter des contacts spécifiques.
1. Ouvrez le Contacts et sélectionnez Contacts .
2. Trouvez « Afficher les contacts dans le modèle de données »
3. Cliquez et ouvrez le modèle de données.
4. Cliquez sur Contacts et trouvez le nombre total de contacts.
5. Utilisez les vues et les filtres pour calculer des contacts spécifiques.
Comment calculer les conversations dans HubSpot Service Hub?
Une fois que vous avez filtré les conversations par statut, canal, contact, responsable ou date, HubSpot les comptabilise pour vous.
1. Accédez à CRM et choisissez Boîte de réception.
2. Appliquez des filtres pour trouver des conversations spécifiques.
3. Vérifiez le nombre de conversations au-dessus de la liste des conversations.
Comment vérifier le résultat de la migration de démonstration dans HubSpot Service Hub?
Une fois la migration de démonstration vers HubSpot Service Hub terminée, un tableau affichera les rapports pour tous les types d'enregistrements migrés. Ces rapports incluent les identifiants des entités transférées dans la plateforme source et dans HubSpot Service Hub . Par exemple, les rapports disponibles peuvent concerner les données migrées, celles ayant échoué à la migration et celles ignorées .
Lorsque vous cliquez sur le bouton correspondant à un type d'enregistrement, un fichier CSV s'ouvre. Recherchez et vérifiez chaque enregistrement dans votre nouveau centre d'assistance. Le rapport devrait ressembler à ceci :
La migration de démonstration et la migration complète des données migrent tous les enregistrements de la même manière. Autrement dit, si la migration de démonstration échoue à migrer certaines données, la migration complète échouera également.
C’est pourquoi vous devez examiner chaque ticket et vérifier que tous les champs, y compris le type, le statut, la priorité, la source, les champs personnalisés, le demandeur, l’agent et les étiquettes, sont corrects.
Des rapports similaires apparaîtront également après la migration complète des données ; assurez-vous donc de les consulter également.
Pourquoi les tags ne sont-ils pas visibles dans HubSpot Service Hub?
Lors de la migration de votre plateforme source vers HubSpot Service Hub, vous devez configurer des étiquettes de tickets pour vos pipelines. Ainsi, l'assistant de migration pourra conserver les étiquettes sources de votre compte HubSpot .
Gardez à l'esprit les particularités suivantes :
- Pour créer des étiquettes de ticket, vous avez besoin d'un abonnement Service Hub . Les abonnements Starter permettent de créer des étiquettes applicables à tous les pipelines, tandis que les abonnements Professional ou Enterprise permettent de créer des étiquettes pour des pipelines individuels.
- Chaque compte peut avoir un maximum de 10 étiquettes par objet , et les autorisations de super administrateur sont requises pour créer ou modifier les étiquettes d'objet.
Voici comment créer des étiquettes de ticket dans HubSpot:
1. Survolez l' Paramètres dans la barre de navigation principale.
2. Allez dans Objets > Billets dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur l' Pipelines .
4. Sélectionnez Personnaliser les étiquettes des billets .
5. Cliquez sur Ajouter une balise pour créer une nouvelle balise d'objet.
6. Dans le panneau de droite, configurez les paramètres de l'étiquette d'objet :
- Saisissez un nom et une description facultative pour l'étiquette d'objet.
- Choisissez une couleur dans le menu déroulant pour l'attribuer à l'étiquette de l'objet.
- Par défaut, une étiquette d'objet s'applique à tous les pipelines. Pour certains pipelines (Professional ou Enterprise uniquement), sélectionnez « Pipelines spécifiques » et cochez les cases correspondant aux pipelines auxquels vous souhaitez que l'étiquette d'objet apparaisse.
7. Cliquez sur Suivant : Ajouter des filtres .
8. Configurez des filtres pour déterminer quand l'étiquette de l'objet doit apparaître sur une carte de billet :
- Cliquez sur +Ajouter un filtre pour ajouter le premier groupe de filtres.
- Recherchez et sélectionnez un bien immobilier, puis définissez les critères en fonction de ce bien.
- Cliquez sur +Ajouter un filtre pour ajouter des critères supplémentaires au sein d'un groupe. Tous les critères du groupe doivent être remplis pour que l'étiquette de l'objet apparaisse (logique ET).
- Cliquez sur « + Ajouter un groupe de filtres » pour créer un nouveau groupe avec ses propres critères. Au moins un critère du groupe doit être rempli pour que l'étiquette d'objet apparaisse (logique OU).
9. Vos modifications sont enregistrées automatiquement. Pour annuler les modifications, cliquez sur Annuler les modifications . Pour les nouvelles étiquettes d'objet, cette action efface tous les filtres ; pour les étiquettes d'objet existantes, elle rétablit les filtres précédemment définis.
10. Cliquez sur Suivant : Examiner l’étiquette .
11. Prévisualisez comment l'étiquette d'objet apparaîtra sur une carte d'offre ou de billet, examinez les paramètres et les filtres.
12. Enfin, cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.
Comment créer des utilisateurs dans HubSpot Service Hub?
Pour créer de nouveaux utilisateurs dans HubSpot Service Hub , assurez-vous d'abord de disposer des autorisations nécessaires pour ajouter et modifier des utilisateurs . Les administrateurs possèdent ces autorisations par défaut. Tous les autres utilisateurs doivent se les voir accorder pour pouvoir ajouter de nouveaux utilisateurs. Si vous n'êtes pas administrateur, voici comment obtenir les autorisations d'ajout et de modification d'utilisateurs
1. Accédez aux Paramètres.
2. Accédez à Utilisateurs et équipes et cliquez sur le nom de l'utilisateur pour lequel vous souhaitez activer l'autorisation.
3. Dans la liste déroulante Actions Modifier .
4. Sélectionnez « Définir comme super administrateur » et cliquez sur « Enregistrer ».
Vous disposez désormais des autorisations d'administrateur nécessaires pour ajouter de nouveaux utilisateurs à votre Service Hub.
Voyons donc enfin comment ajouter un nouvel utilisateur au système :
1. Encore une fois, dans votre HubSpot , accédez à Paramètres , puis à Utilisateurs ; Équipes.
2. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur Créer un utilisateur.
3. Vous pouvez saisir manuellement une ou plusieurs adresses e-mail pour tous les utilisateurs que vous souhaitez ajouter à votre Service Hub. Vous pouvez également importer plusieurs utilisateurs simultanément à l'aide d'un fichier CSV en cliquant sur le bouton correspondant. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Suivant.
4. À cette étape, accordez les accès et les autorisations que vous souhaitez octroyer à cet utilisateur.
Vous trouverez ici une description détaillée des autorisations HubSpot . Lorsque vous serez prêt, cliquez sur Suivant .
5. Enfin, cliquez sur Envoyer sur la dernière page pour envoyer un e-mail de bienvenue aux utilisateurs et leur donner accès à votre compte. Chaque e-mail doit contenir leur HubSpot . Les utilisateurs peuvent désormais se connecter à HubSpot et configurer leurs comptes.
Puis-je migrer les tickets et les conversations de HubSpot Service Hub vers une seule entité de ticket ?
Changer de plateforme de support client ne devrait pas signifier perdre des interactions client précieuses. Avec Help Desk Migration, vous pouvez migrer les tickets et les conversations de HubSpot Service Hub vers une seule entité, en toute simplicité.
Chaque demande, suivi et conversation historique reste accessible, offrant ainsi à votre équipe d'assistance une vue d'ensemble complète dès le premier jour. Fini les fusions de données fastidieuses et les pertes de contexte. Profitez d'une migration fluide et structurée qui préserve l'intégralité de vos données.
Grâce à l'automatisation complète du transfert, Help Desk Migration vous évite les tâches manuelles, réduit les erreurs et vous fait gagner un temps précieux. Que vous migriez vers un nouveau système d'assistance pour une meilleure fonctionnalité ou que vous évoluiez pour accompagner votre croissance, cette fonctionnalité rend la migration plus rapide, plus simple et sans stress.
Prêt à le voir en action ? Essayez une migration de démonstration et voyez avec quelle facilité vous pouvez transférer les tickets et les conversations depuis HubSpot Service Hub .