Guides de migration Help Scout

Comment accéder à toutes les boîtes aux lettres dans Help Scout?

Avant d'importer vos données dans Help Scout via l' Assistant de migration , vous devez vérifier les deux points suivants :

• Assurez-vous d'être administrateur ou propriétaire de votre compte Help Scout
• Vérifiez que vous avez bien accès à toutes les boîtes mail présentes sur votre Help Scout . Cette vérification est essentielle pour éviter les problèmes lors de la migration de vos données.

Pour ce faire, suivez ces étapes :

1. Connectez-vous à votre compte Help Scout et accédez à votre profil.

2. Ouvrez « Permissions ».

3. Assurez-vous d'être soit le propriétaire du compte, soit un administrateur.

4. Vérifiez qu'une coche figure à côté de chaque boîte aux lettres sur la liste.

Après avoir effectué les étapes mentionnées ci-dessus, retournez à l' Assistant de migration et continuez à transférer les données de votre source actuelle vers Help Scout .

Comment migrer d'un compte Help Scout à un autre ?

Comment autoriser les deux comptes Help Scout

Pour éviter une erreur lors de l'autorisation à l'étape CIBLE de l'Assistant de migration, cliquez sur « Utiliser un autre identifiant ». À l'étape SOURCE, vous avez dû effectuer la même autorisation uniquement avec votre compte Help Scout source. Vous devez donc maintenant choisir votre autre compte afin d'éviter toute erreur.

Voici comment procéder:

1. Connectez le compte Help Scout DEPUIS lequel vous souhaitez migrer et autorisez Help Desk Migration à accéder à votre compte.

2. Spécifiez les informations d'identification du nouveau Help Scout et cliquez sur « Continuer » .

3. Lors de l'autorisation, cliquez sur « Utiliser une autre connexion » .

4. Connectez-vous à votre compte Help Scout cible, puis autorisez notre service.

5. Vous pouvez maintenant poursuivre votre migration.

Comment contourner la restriction d'email

Pour pouvoir utiliser la même adresse e-mail pour les comptes d'agent dans le nouveau compte, il y a une chose simple à faire :

1. Commencez par modifier temporairement les adresses e-mail des agents dans le Help Scout (celui depuis lequel vous souhaitez migrer).

Ancienne adresse e-mail : admin@exampledomain.com => Nouvelle adresse e-mail : admin+1@exampledomain.com

2. Ensuite, créez des agents avec les adresses e-mail correctes dans le Help Scout (le système vers lequel vous souhaitez migrer).

Comment calculer le nombre de conversations, de clients et de documents dans Help Scout?

Vous pouvez déterminer le nombre total de conversations dans Help Scout pour toutes les boîtes mail en une seule fois. De plus, vous pouvez également estimer le nombre de clients et de documents.

1. Allez dans Recherche.

2. Saisissez tout et appuyez sur la touche « Entrée ».

3. Trouvez les nombres dans les résultats de la recherche :

Remarque : Vous pouvez rapidement déterminer le nombre de vos conversations et estimer le coût du transfert de données lors de notre migration de démonstration gratuite .

Les rapports sont très utiles pour analyser la productivité de l'équipe de support, la charge de travail, les journées chargées, etc. Grâce aux données des rapports, vous pouvez également vérifier le nombre de conversations dans votre compte Help Scout afin d'obtenir un devis de migration.

Accédez à Rapports > Toutes les chaînes :

Choisissez la plage horaire pour filtrer les conversations :

Vous verrez ensuite le nombre total de conversations sur la période sélectionnée :

Comment consulter les articles de la base de connaissances dans Help Scout?

Nos clients s'inquiètent souvent des résultats de la migration de leurs données de base de connaissances vers Help Scout. En effet, ils ne retrouvent pas tous leurs articles après Help Scout importation. Cet articleplain où les trouver et comment les consulter.

Dans Help Scout , les articles sont regroupés en collections . Généralement, les utilisateurs consultent la disponibilité des collections via l' « Documents » . Cependant, cet onglet n'affiche qu'une partie des collections disponibles ; il est plutôt utile pour rechercher une collection d'articles spécifique.

Pour consulter et gérer tous les articles d'un site spécifique, suivez ce chemin :

1. Une fois connecté à votre Help Scout , cliquez sur l' Gérer puis sélectionnez Documents .

2. Vous verrez tous les sites actifs que vous avez connectés à votre Help Scout . Sélectionnez ensuite la base de connaissances du site que vous souhaitez consulter.

3. Cliquez sur l' Collections pour afficher la liste de toutes les collections de ce site. Sélectionnez ensuite une collection dans la liste.

Dans la section Gestion de la collection qui s'ouvrira, cliquez sur Ouvrir la collection .

4. Vous verrez la liste complète des articles appartenant à cette collection.

Répétez la même procédure pour toutes vos collections afin de vérifier la disponibilité de vos articles de base de connaissances.

Comment vérifier le résultat de la migration de démonstration dans Help Scout?

Une fois la migration de démonstration terminée, l'outil de migration affiche un tableau récapitulatif contenant les rapports relatifs à chaque type d'enregistrement migré. Ces rapports incluent les identifiants des entités transférées dans la plateforme source et dans Help Scout . Par exemple, les rapports disponibles peuvent concerner les données migrées, celles ayant échoué ou celles ignorées .

Cliquez sur le bouton « Afficher les enregistrements » pour vérifier si chaque entité a été correctement transférée. Le rapport se présente comme suit :

La migration de démonstration et la migration complète des données migrent tous les enregistrements de la même manière. Si certaines données n'ont pas été migrées lors de la migration de démonstration, elles ne le seront pas non plus lors de la migration complète.

Vous devez donc vous assurer que la migration de démonstration a bien déplacé les tickets ainsi que leurs types, sources, statuts, priorités, champs personnalisés, demandeurs, agents et étiquettes .

Par ailleurs, si vous importez les données de la base de connaissances, vérifiez le statut, l'emplacement et la catégorie des articles. Une fois cette vérification effectuée, lancez la migration complète des données.

Vous recevrez également des rapports similaires après la migration complète pour vérifier les résultats. Veillez donc à les examiner attentivement.