Los Help Desks hacen mucho más que gestionar tickets de soporte. Almacenan conversaciones críticas de los clientes, impulsan el autoservicio mediante artículos de la base de conocimientos y conservan datos históricos que las empresas utilizan para la generación de informes y la toma de decisiones. La pérdida de esta información durante un cambio de plataforma o una fusión de empresas puede interrumpir las operaciones de soporte y afectar la experiencia del cliente.
Cuando las organizaciones se fusionan o reestructuran, a menudo necesitan combinar varias instancias de Help Desk en un solo sistema. Help Desk Migration facilita la fusión de plataformas de Help Desk, preservando al mismo tiempo los tickets, los usuarios, las organizaciones, los agentes y el contenido de la base de conocimientos. Todos los datos históricos se transfieren de forma segura y precisa, sin tiempo de inactividad ni necesidad de codificación.
Con una herramienta automatizada Help Desk Migration , las empresas pueden consolidar rápidamente sus sistemas de Help Desk, evitar la introducción manual de datos y garantizar su integridad durante todo el proceso de migración. Pruebe la migración con una prueba gratuita y transfiera los datos de su Help Desk con total confianza.
Razones principales para fusionar instancias de mesa de ayuda
¿Por qué las empresas fusionan sus instancias de soporte técnico? Aquí hay algunas razones comunes:
- Uso del mismo sistema: Diferentes equipos de soporte que usan el mismo sistema pueden agilizar el proceso fusionando sus instancias, incluso si cada equipo trabaja con un producto diferente. Por ejemplo, fusionar Zendesk distribuidos en varias instancias permite a los agentes de soporte tener toda la información de interacción con el cliente al alcance de la mano.
- Adquisición de empresas: la fusión de instancias permite a las empresas conservar datos valiosos de las mesas de ayuda de la empresa que han adquirido.
- Cierre de una agencia o línea de productos: cuando se elimina gradualmente un producto o una agencia, las empresas pueden mover registros a una instancia de mesa de ayuda activa para continuar brindando servicios posventa a los clientes.
Desafíos de la fusión de datos
Si bien es beneficioso, fusionar instancias de soporte técnico conlleva riesgos. Según un informe de Gartner, el 83 % de los proyectos de migración de datos fracasan o superan los plazos y presupuestos. Entre los desafíos más comunes se incluyen:
- Pérdida de datos: la probabilidad de corrupción de datos aumenta a medida que grandes porciones de una database se trasladan a una nueva plataforma.
- Tiempo de inactividad prolongado: la migración de datos puede tardar más de lo planificado, lo que deja el sistema inactivo y pone en espera las actividades de soporte de la mesa de ayuda.
- Registros duplicados: Los errores administrativos o del sistema pueden generar registros duplicados.
- Problemas de compatibilidad: los problemas de compatibilidad entre database pueden complicar la transferencia.
Mitigación de riesgos
Para garantizar una help desk migration , siga estas prácticas recomendadas:
- Planifique minuciosamente: planifique el proceso de migración y asigne tiempo suficiente para cada etapa.
- pruebas exhaustivas: realice múltiples ejecuciones de pruebas para identificar posibles problemas.
- Utilice herramientas confiables: opte por herramientas de migración confiables para minimizar los riesgos.
- Copia de seguridad de datos: asegúrese de que todos los datos estén respaldados antes de migrar.
- Comunicarse con claridad: mantenga a todas las partes interesadas informadas durante todo el proceso para gestionar las expectativas y abordar las inquietudes con rapidez.
Al comprender estos desafíos y seguir las mejores prácticas, puede mitigar los riesgos y lograr una help desk migration.
Tácticas específicas para fusionar instancias de mesa de ayuda
La fusión de cuentas Zendesk , por ejemplo, suele requerir tácticas y estrategias específicas, ya que cada caso de consolidación tiene requisitos únicos. Las empresas pueden necesitar fusionar información específica, como artículos de la base de conocimientos o tipos de tickets, y gestionar diversas funciones de la plataforma, como los campos personalizados.
Para garantizar una fusión exitosa, considere las siguientes estrategias:
- Identifique los objetos que se fusionarán: prepare una lista completa. Comprenda qué necesita transferir entre sus cuentas de soporte técnico de origen y destino. Decida si solo fusionará los datos del usuario final o realizará una consolidación completa. Esta información le ayudará a seleccionar las herramientas de migración adecuadas.
- Elija el momento óptimo: minimice las interrupciones programando la fusión durante el período con menos solicitudes de los usuarios. Esto reduce el riesgo de confusión de datos y ayuda a mantener el flujo de trabajo interno y la experiencia del usuario.
- Revisar campos personalizados: si diferentes equipos han creado campos personalizados en cuentas separadas, estas diferencias podrían obstaculizar la migración. Identifique y estandarice estos campos siempre que sea posible para agilizar el proceso.
- Seleccione la herramienta adecuada y utilice una herramienta de migración confiable: Elija una herramienta help desk migration que ofrezca funciones de prueba para poder probar sus capacidades antes de comprometerse con una migración completa. Asegúrese de que la herramienta sea compatible con sus necesidades y plataformas específicas.
Cómo fusionar varias instancias de soporte técnico
La Helpdesk le ayuda a agilizar la fusión de varias cuentas sin esfuerzo. Ya sea que esté consolidando tres cuentas o migrando datos entre diferentes instancias, marcas, bandejas de entrada, productos o grupos de la misma plataforma, nuestro servicio de migración garantiza transiciones fluidas y sin complicaciones.
Supongamos que migra de dos cuentas independientes del mismo proveedor de Helpdesk a una tercera. Nuestro enfoque implica configurar migraciones distintas para cada origen, meticulosamente organizadas para garantizar la claridad y la precisión. Por ejemplo, para fusionar tickets en Zendesk .
El uso de nuestra opción de nombres intuitiva dentro del Asistente de migración evita confusiones y garantiza que cada migración esté claramente identificada y gestionada.
Además, nuestra opción personalizada prediseñada "Añadir etiqueta" permite una diferenciación precisa de los tickets, especialmente útil al gestionar tickets de varias cuentas o al migrar datos a diferentes grupos, marcas, productos o bandejas de entrada. Esto garantiza una organización y recuperación de información fluidas tras la migración.
Además, si su migración requiere transferir solo subconjuntos de datos específicos desde la cuenta de origen, nuestras funciones de filtrado personalizables entran en juego. Nuestro equipo de soporte dedicado está listo para ayudarle a adaptar estos filtros a sus necesidades específicas, garantizando una experiencia de migración a medida que se ajuste a sus requisitos específicos.
La fusión de cuentas permite a las empresas consolidar tickets, usuarios, organizaciones y artículos de la base de conocimientos en un único espacio de trabajo, lo que proporciona a los agentes una visibilidad completa del historial del cliente y mejora la eficiencia del soporte. Con la Help Desk Migration , puede ejecutar una migración de demostración gratuita para probar, por ejemplo, cómo Zendesk , verificar la asignación de campos y garantizar la precisión de los datos antes de iniciar la migración completa.
Experimente un proceso de migración eficiente y adaptado a las necesidades de su negocio con Help Desk Migration. Contáctenos hoy mismo para descubrir cómo podemos simplificar sus esfuerzos de consolidación de datos y garantizar una transición fluida para sus operaciones de soporte.
Lista de verificación de consolidación de instancias de la mesa de ayuda
Antes de la migración
- Optimice sus datos. Elimine artículos obsoletos de la base de conocimientos, tickets sin asignar, registros duplicados y otros datos que no aporten valor a su negocio. Esto le ahorrará tiempo considerablemente durante la migración.
- Cree perfiles de agentes en el software de soporte técnico de destino y desactive aquellos que ya no necesite.
- Verifique sus derechos de administrador en la instancia de mesa de ayuda de destino.
- Cree nuevos campos personalizados cuando sea necesario y asegúrese de utilizar los campos correctos para sus objetos de datos.
- Realice una migración de demostración con conjuntos de datos más pequeños y revise los resultados cuidadosamente. Esto le permitirá ver cómo es el proceso de fusión, detectar errores en la asignación de datos y conocer el precio de la migración completa.
- Finaliza tu cronograma para el proceso de migración.
Durante la migración
- Evite realizar cambios de última hora. Añadir o eliminar objetos durante la migración puede provocar errores.
Después de la migración
- Verifique que todos los datos necesarios se hayan migrado correctamente.
- Conecte todos sus canales de soporte a la instancia de mesa de ayuda de destino.
- Activa tus funciones de automatización y notificación.
- Monitorear el sistema para detectar cualquier error.
- Asegúrese de que su personal sepa qué instancia utilizar.
Casos de uso reales de clientes de Help Desk Migration
UrbanYou
UrbanYou, fundada en 2014 por Noga Edelstein y Elke Keeley, es una pyme australiana líder en el sector de servicios a domicilio. Conecta a sus clientes con profesionales de confianza previamente seleccionados para servicios de limpieza, jardinería y mantenimiento de propiedades, lo que permite reservas rápidas y seguras para personas con poco tiempo. La empresa se ha expandido por las principales áreas metropolitanas de Australia, como Sídney, Melbourne, Brisbane, Adelaida y Gold Coast.
En 2018, UrbanYou fue adquirida por la plataforma australiana de servicios Oneflare. Su cartera de servicios incluye limpieza regular, puntual, de primavera y de fin de contrato, así como mantenimiento de jardines, como deshierbe, poda y cuidado del césped. UrbanYou presta servicios a clientes residenciales, clientes B2B y afiliados al Plan Nacional de Seguro de Incapacidad (NDIS).
Desafío: UrbanYou necesitaba migrar datos históricos de una cuenta antigua Zendesk a una nueva . La migración abarcó todos los datos críticos, incluyendo tickets, contactos, agentes, empresas, archivos adjuntos, notas y artículos de la base de conocimientos.
Solución: Con Help Desk Migration , el equipo preparó y organizó cuidadosamente el proceso para garantizar una transición fluida y totalmente automatizada. Como resultado, UrbanYou lanzó con éxito su nueva Zendesk , conservando el acceso completo a los datos históricos de los clientes y los registros de conversaciones.
Resultado: Noga Edelstein, cofundador de UrbanYou, describió la migración de más de 200.000 tickets con Help Desk Migration como fluida, a pesar de la complejidad del proceso.
El gerente de soporte los guió paso a paso, y una demostración gratuita de migración les garantizó la integridad de los datos y la transferencia exitosa de los tickets. La migración fue necesaria debido a la adquisición de UrbanYou por Oneflare, lo que requirió la consolidación de cuentas separadas Zendesk . Mantener el acceso a los registros históricos de soporte fue crucial para UrbanYou, ya que su negocio depende en gran medida de brindar un servicio al cliente de alta calidad.
Para quienes planean una migración similar, Edelstein sugiere abordar el proceso en dos fases. Primero, configure la nueva Zendesk y asegúrese de que todos los activadores para las solicitudes entrantes estén configurados y probados correctamente. Solo después de confirmar que todo funciona correctamente, proceda a preparar y migrar los registros históricos. Este enfoque por fases garantiza una transición fluida y eficiente, minimizando las interrupciones en las operaciones de atención al cliente.
Noga Edelstein,
fundadora y cofundadora de UrbanYou
El estuche de esquís 4FRNT y J
J Skis y 4FRNT son marcas de esquí independientes, dirigidas por deportistas y conectadas a través del pionero del sector, Jason Levinthal. Levinthal, fundador de Line Skis y posteriormente de J Skis, adquirió 4FRNT en 2017 para estabilizar la marca y convertirla en un modelo de venta directa al consumidor. Dirigió 4FRNT junto con J Skis hasta su venta a un nuevo propietario en 2020. Ambas marcas son reconocidas por sus esquís de freeride y freestyle innovadores y de alto rendimiento.
Una conexión clave entre ambas reside en el papel de Levinthal en la modernización de 4FRNT, mientras la operaba junto con J Skis de Vermont. Ambas pymes comparten una filosofía común: priorizar la relación directa con los esquiadores, minimizar los márgenes de beneficio tradicionales y mantener altos estándares de diseño, fabricación y rendimiento.
Desafío: El cliente necesitaba fusionar dos Help Scout en un único entorno, lo que requería una estructura de datos personalizada y una alineación precisa de campos.
Solución: Para solucionar esto, el Help Desk Migration realizó una migración totalmente personalizada tanto del Help Desk como de la base de conocimientos. Como resultado, todos los datos se transfirieron correctamente de una Help Scout a otra, garantizando una fusión fluida con total integridad de los datos.
Resultado: La migración de 4FRNT y J Skis transfirió correctamente tickets, contactos, agentes, empresas, archivos adjuntos, notas y artículos de la base de conocimientos, con servicios adicionales como la asignación personalizada.
La experiencia de migrar datos con Help Desk Migration (HDM) fue muy positiva. El soporte rápido y completo de HDM garantizó un proceso fluido, simplificando la configuración y la finalización. J Skis y 4FRNT recurrieron a HDM para fusionar sus dos Help Scout en una sola, ya que era más lógico operar ambas marcas bajo una sola cuenta con diferentes buzones de correo. Esta consolidación permitió que su equipo de atención al cliente, que compartía la misma cuenta, trabajara con mayor eficiencia.
Para empresas de comercio electrónico como la suya, conservar las interacciones de atención al cliente es crucial para mantener el contexto en las relaciones con los clientes, incluso cuando cambian los miembros del equipo. Esta retención ayuda a brindar un servicio personalizado y eficiente, evitando comunicaciones redundantes.
Para quienes planean una migración de datos, es importante solicitar asesoramiento e información durante todo el proceso. El soporte de HDM puede brindar la seguridad y la confianza necesarias para garantizar que la migración se realice correctamente. Hacer preguntas, incluso si no se está familiarizado con el proceso, puede ayudar a garantizar que todos los datos se transfieran correctamente al lugar correcto.
Andrew Cassano,
Gerente de Servicio al Cliente en J Skis y 4FRNT
AirByte
Airbyte, fundada en 2020, es una plataforma líder de integración de datos de código abierto para pymes, fundada por Michel Tricot y John Lafleur, con sede en San Francisco. La empresa se especializa en la migración de datos desde diversas API, databasey archivos a almacenes o lagos de datos mediante un enfoque ELT (Extracción, Carga, Transformación). En 2026, Airbyte estaba valorada en 1500 millones de dólares y ofrecía soluciones alojadas en la nube y autoalojadas. Airbyte opera con un modelo basado en el consumo y el uso para sus servicios en la nube. Cuenta con la certificación SOC 2 Tipo II y cumple con GDPR y HIPAA, priorizando la soberanía y la seguridad de los datos. La plataforma presta servicios principalmente a equipos de datos que buscan alternativas fiables, escalables y de código abierto a las soluciones ETL tradicionales, y a menudo admite aplicaciones de IA y generación aumentada por recuperación (RAG).
Desafío: Airbyte necesitaba migrar datos de una Zendesk para asumir el soporte que antes gestionaba otra agencia. La migración incluyó tickets, contactos, agentes, empresas, archivos adjuntos, notas y artículos de la base de conocimientos.
Solución: Gracias a Help Desk Migration , se transfirió sin problemas todo el soporte técnico y la base de conocimientos. El proceso fue eficiente, completando toda la migración de datos solicitada en aproximadamente una hora.
Resultado: La migración se realizó sin problemas gracias al gestor de soporte dedicado, que brindó orientación personalizada en cada paso. La migración de demostración ayudó a generar confianza en el proceso, garantizando una transición fluida y fiable.
Para quienes estén considerando una solución de migración, el director recomienda usar Help Desk Migration, destacando que les ahorró horas de escritura de scripts de migración. La eficacia de la herramienta y el soporte práctico proporcionado hicieron que el proceso de migración fuera fluido y eficiente.
Ross Beale,
director técnico de Airbyte
guru inmobiliario OU
Estate guru OU, fundada en Tallin, Estonia, en 2013, es una plataforma líder en Europa para pymes que ofrece préstamos a corto plazo con garantía inmobiliaria. Opera como un mercado P2P digital sin fronteras que conecta a inversores con pymes que buscan préstamos con garantía inmobiliaria, generalmente con un plazo promedio de 15 meses.
El modelo de negocio de la compañía facilita préstamos con garantía inmobiliaria en varios países europeos, como Estonia, Letonia, Lituania, España y Finlandia, lo que permite a los inversores diversificar su cartera de deuda inmobiliaria. La seguridad es un factor clave: los préstamos suelen estar protegidos por una hipoteca de primera categoría, y la plataforma realiza un riguroso análisis de riesgos, con muchos proyectos calificados de forma independiente, incluyendo por Moody's Analytics.
Operando con una licencia de financiación colectiva de la Unión Europea, Estate guru ofrece una alternativa a la financiación bancaria tradicional, priorizando la rapidez, la flexibilidad y un acceso simplificado al mercado de deuda inmobiliaria tanto para promotores como para inversores.
Desafío: guru en bienes raíces , necesitaba migrar datos de un Intercom a otro . La migración incluyó artículos de la base de conocimientos, categorías y 48 000 contactos con sus campos personalizados.
Solución: Mediante Help Desk Migration , la empresa transfirió correctamente todos los artículos y contactos al nuevo Intercom , garantizando una transición fluida y sin pérdida de datos.
Resultado: La migración transfirió correctamente los artículos de la base de conocimientos, las categorías y 48 000 contactos, junto con todos sus campos personalizados.
Para las empresas que consideran la migración de datos, usar una herramienta automatizada como Help Desk Migration puede ahorrar mucho tiempo y liberar recursos de desarrollo. Las recomendaciones de plataformas confiables, como Intercom, pueden guiar la selección de soluciones efectivas. Elegir un servicio con un equipo de soporte receptivo garantiza un proceso de migración fluido y eficiente. Planificar las necesidades futuras y estar abierto a la reutilización de soluciones efectivas también puede mejorar la eficiencia a largo plazo.
Roland
La historia de Roland Corporation se remonta a 1972, cuando el ingeniero y empresario japonés Ikutaro Kakehashi fundó una empresa dedicada a la fabricación de instrumentos musicales. Actualmente, Roland Corporation es una empresa global y un fabricante japonés líder de instrumentos musicales electrónicos, software y equipos de audio. Con una plantilla de casi 3.000 empleados y una valoración superior a los 100.000 millones de yenes a principios de 2026, Roland opera a gran escala en mercados internacionales, atendiendo a los segmentos profesional, educativo y de consumo de todo el mundo.
Desafío: Roland necesitaba consolidar sus operaciones de atención al cliente en una instancia central Zendesk . La migración incluyó tickets, contactos, empresas, agentes y grupos.
Solución: Para abordar este problema, Help Desk Migration proporcionó una combinación de servicios de migración automatizados y personalizados. Como resultado, Roland completó una sofisticada transferencia de datos, consolidando todas las operaciones de atención al cliente en una única plataforma centralizada Zendesk .
Resultado: Roland Corporation consolidó con éxito su servicio de atención al cliente en una instancia central Zendesk , migrando tickets, contactos, empresas, agentes y grupos mediante una migración de datos automatizada y personalizada. Paul McCabe, vicepresidente de Experiencia Global del Cliente, elogió el proceso por su intuitivo y la gran capacidad de respuesta del servicio.
Para quienes estén considerando una migración similar, McCabe enfatiza la importancia de organizar los datos con antelación. Garantizar definiciones consistentes, depurar las vistas y mantener convenciones de nomenclatura claras son pasos cruciales. Confiar en la herramienta de migración para gestionar la mayor parte del trabajo puede agilizar el proceso, con pequeños ajustes necesarios después de la migración. Además, una planificación cuidadosa de los plazos es esencial para minimizar las interrupciones, especialmente en operaciones globales. La experiencia de McCabe subraya la importancia de una preparación exhaustiva, el uso estratégico de las herramientas y una planificación meticulosa de los plazos para el éxito de los proyectos de migración de datos.
Paul McCabe,
vicepresidente de experiencia global del cliente en Roland Corporation
Fusione los datos de su mesa de ayuda con nuestro Asistente Help Desk Migration
La herramienta Help Desk Migration le permite migrar datos en unos sencillos pasos, ofreciéndole orientación durante el proceso para que pueda hacerlo fácilmente. Incluye un Asistente de Migración que combina los campos predeterminados y personalizados del origen con los disponibles en el Help Desk de destino. La herramienta también ofrece personalización inmediata para que pueda ajustar la migración a sus necesidades.
Una demostración gratuita permitirá al Asistente de Migración seleccionar aleatoriamente 20 tickets y 20 artículos de la base de conocimientos para migrar, lo que le permitirá ver cómo se integran en el sistema de destino. También puede aprovechar la migración de demostración personalizada, donde podrá trabajar con un conjunto específico de datos. Por ejemplo, puede optar por fusionar tickets de clientes que pertenecen a un período específico. Además, Help Desk Migration incluye una opción de programación que le permite aprovechar el momento óptimo para realizar la migración.
Preguntas frecuentes sobre la fusión de instancias
