Lista de verificación de migración de datos Salesforce

Seamos realistas: la migración de datos Salesforce es un proceso complejo. Sin embargo, esto no significa que la migración a Salesforce Service Cloud no pueda ser fluida.

Para ayudarlo con la migración de datos, hemos preparado una guía detallada de migración Salesforce exclusiva para Service Cloud.

Importante: El Asistente de migración no puede importar los siguientes registros a Salesforce Service Cloud

• Usuarios de CC
• Grupos (no hay ningún grupo en Salesforce Service Cloud)
• Etiquetas de boletos

Si aún desea migrar las entidades anteriores, solicite una migración de datos personalizada y nuestro equipo encontrará una solución.

ANTES DE CONFIGURAR LA MIGRACIÓN

1. ELIGE EL MOMENTO PERFECTO

Empiece el día con la menor cantidad de trabajo relacionado con la mesa de ayuda.

Dado que utiliza el servicio Help Desk Migration , que permite el funcionamiento continuo de sus plataformas de Help Desk, tanto las actuales como las nuevas, sin interrupciones, puede planificar el momento de la migración de datos con el objetivo de minimizar las interrupciones y garantizar una transición fluida para su equipo y sus clientes. A continuación, se presentan estrategias optimizadas para elegir el momento ideal en este escenario:

Escenario 1: Uso del Help Desk actual durante la migración

• Horas de baja demanda para el inicio de la migración inicial:

  Momento oportuno: comience el proceso de migración durante horas de baja demanda, como tarde en la noche o temprano en la mañana, cuando las solicitudes de soporte suelen ser menores.

  Razón: Esto garantiza que cualquier configuración inicial o pequeños contratiempos tengan un impacto mínimo en las actividades de soporte en curso.

• Ventana de cambio mínimo:

  Cronograma: Programe una “ventana de cambio mínima” en la que no se permitan actualizaciones ni cambios significativos en los tickets.

  Razón: Esto reduce el riesgo de inconsistencias de datos entre los sistemas antiguos y nuevos, lo que garantiza un proceso de migración más limpio.

• Monitorear y ajustar:

  Cronograma: supervise continuamente el progreso de la migración y esté preparado para realizar ajustes fuera de las horas pico de soporte.

  Razón: Este enfoque proactivo permite una rápida resolución de cualquier problema que pueda surgir, manteniendo el buen funcionamiento del sistema.

Escenario 2: Uso del nuevo Help Desk durante la migración

• Transición gradual del equipo:

  Cronograma: Hacer una transición gradual de los miembros del equipo de soporte para que comiencen a utilizar la nueva mesa de ayuda durante sus turnos a lo largo de unos pocos días o una semana.

  Razón: Esto permite que el equipo se adapte al nuevo sistema y al mismo tiempo tenga acceso al antiguo, garantizando así la continuidad del servicio.

• Sincronización final de datos durante baja actividad:

  Tiempo: programe la sincronización final de datos durante un período de baja actividad para garantizar que se capturen las últimas actualizaciones sin afectar el soporte activo.

  Razón: Esto garantiza que el nuevo sistema esté completamente actualizado y listo para su uso total con un impacto mínimo en los niveles de servicio.

• Seguimiento post-migración:

  Cronograma: planifique un período de seguimiento inmediatamente después de la migración durante el cual estará disponible soporte adicional para resolver cualquier problema.

  Razón: Esto garantiza que cualquier problema posterior a la migración se resuelva rápidamente, manteniendo la calidad del servicio.

Consideraciones de tiempo adicionales para ambos escenarios

• Prueba de demostración y ejecución en seco:

  Cronograma: Realice una demostración de prueba y un ensayo del proceso de migración durante un período controlado y de baja actividad.

  Motivo: Esto ayuda a identificar posibles problemas y permite perfeccionar el plan de migración sin afectar las operaciones en vivo.

• Comunicar un cronograma detallado:

  Cronograma: proporcione un cronograma de migración detallado a su equipo de soporte con suficiente antelación.

  Razón: Una comunicación clara garantiza que todos sepan qué esperar y cuándo, lo que facilita una mejor coordinación y preparación.

• Notificaciones al cliente:

  Cronograma: informar a los clientes sobre el cronograma de migración y cualquier impacto potencial (si lo hubiera) durante el período de baja actividad antes de la migración real.

  Razón: La transparencia con los clientes ayuda a gestionar sus expectativas y mantiene la confianza en sus servicios de soporte.

2. INFORME A SU EQUIPO

Notifique a sus agentes sobre la importación de datos Salesforce . De esta manera, tendrán tiempo suficiente para a) aprender a trabajar con un nuevo servicio de asistencia y b) empezar a cerrar tickets. Además, delegue ciertas responsabilidades si es necesario. Y configure un recordatorio un día antes de la importación de datos Salesforce .

3. PREPARAR SALESFORCE SERVICE CLOUD PARA LA MIGRACIÓN

1. Crear campos personalizados correspondientes

Configure campos personalizados en Salesforce Service Cloud. De esta forma, podrá localizar todos los datos fácilmente después de la migración.

Para crear campos personalizados para casos, haga lo siguiente:

Haga clic en Configuración > Administrador de objetos > busque Caso en la lista > Campos > Relaciones > Nuevo .

2. Agregar agentes.

Cree todos los usuarios necesarios en el Servicio antes de migrar los datos. Todos los agentes deben tener:

1. permiso para modificar todos los datos
2. El mismo correo electrónico que en su plataforma actual

Para agregar usuarios, vaya a Configuración > Administración > Usuarios > Usuarios > Nuevo usuario .

3. Crear las categorías y secciones correspondientes en la base de conocimientos.

Si decide trasladar su base de conocimiento de origen a Salesforce Service Cloud, deberá:

1. Activar la base de conocimientos para el usuario con derechos de administrador del sistema
2. Habilitar la base de conocimientos en Salesforce
3. Crear grupos de categorías antes de la migración

Para ello, lea una guía detallada .

Asegúrese de tener derechos de administrador en sus cuentas, tanto en la plataforma de origen como en Salesforce Service Cloud antes de ejecutar la migración de datos. Si desea acelerar la migración completa de datos , envíe una solicitud al Salesforce para que aumenten temporalmente los límites de su API antes de Salesforce .

4. CONSIDERE LAS PECULARIDADES DEL FLUJO DE MIGRACIÓN SALESFORCE SERVICE CLOUD

Antes de la migración completa de datos a Salesforce Service Cloud , tenga en cuenta lo siguiente:

• El Asistente de migración puede migrar la fecha de creación de los chatters.
• Salesforce Service Cloud tiene un límite en la cantidad de archivos adjuntos que se pueden almacenar de forma gratuita. Si supera el límite en Salesforce, deberá pagar un suplemento para guardar más archivos adjuntos. También puede usar la opción personalizada predefinida de Salesforce para omitir todos los archivos adjuntos.
• Para migrar 'Creado en', 'Última modificación en', 'Cerrado en' e ID de creador, habilite la configuración de la interfaz de usuario .
• No desactive a los usuarios finales porque el Asistente de migración no migrará sus casos.

5. AJUSTE SU FLUJO DE TRABAJO DE MIGRACIÓN CON PERSONALIZACIONES POPULARES

Consulte la lista de personalizaciones populares para la migración Salesforce .

• Filtrado de datos por diferentes criterios (fecha de creación, etiquetas, campos personalizados, grupos, organizaciones, asignados)
• Cambio del proceso de migración predeterminado (migración de objetos de cambio y problemas como tickets, migración de eventos de tickets como notas privadas, migración de la información relacionada con usuarios inactivos, nombre del Grupo en el campo de texto del ticket personalizado)
• Agregar información a los datos migrados (marcar los tickets con etiquetas adicionales, agregar un ID de ticket heredado al asunto del ticket)
• Importar imágenes en línea como archivos adjuntos de tickets
• Transferir usuarios de CC al campo de texto de ticket personalizado de varias líneas
• Importar campos personalizados de cuenta y contacto
• Migrar descripciones como descripciones
• Mover CC como colaboradores

Envíe un mensaje a nuestro equipo si tiene algún requisito específico para Salesforce .

Help desk migration se puede realizar fácilmente

Obtenga más información sobre los servicios help desk migration y realice una prueba de importación. ¿Desea una demostración personalizada?

Programe una demostración personalizada

ESTÁS CASI LISTO

1. DESACTIVAR LAS NOTIFICACIONES

Desactive las notificaciones , los desencadenadores, las reglas de validación y el flujo de trabajo antes de iniciar la Salesforce para omitir notificaciones no deseadas.

Vaya a Configuración > HERRAMIENTAS DE LA PLATAFORMA > Automatización de procesos > Acciones de flujo de trabajo > Reglas de flujo de trabajo > deshabilitar todas las reglas.

2. DESACTIVAR LA DUPLICACIÓN DE TELÉFONOS

Deshabilite la regla de duplicación de teléfono para evitar fallas en la migración de datos.

Para desactivarlo, vaya a Configuración > Administración > Datos > Administración de duplicados > Reglas de duplicados > abra la regla de duplicación de teléfono > Desactivar.

3. EJECUTE LA MIGRACIÓN DE DEMOSTRACIÓN

Configure primero la migración de demostración para comprobar el flujo de transferencia de datos predeterminado y ver una parte de los datos en el servicio de asistencia deseado. En la demostración, el Asistente de Migración transfiere 20 tickets aleatorios de su servicio de asistencia actual a Salesforce . También puede editar la configuración y reiniciar la demostración.

Tenga en cuenta que si ejecuta varias demostraciones con los mismos parámetros, los resultados serán los mismos en cada caso.

1. Regístrese o inicie sesión en el Asistente de migración.
2. Conecte sus plataformas de origen y destino.
3. Seleccione los datos que desea importar.
4. Mapeo de datos.
5. Mapeo de datos para tickets y artículos de base de conocimiento.
6. Recoger opciones automatizadas .
7. Establezca su migración de demostración gratuita.

DESPUÉS DE LA MIGRACIÓN DEMO

CONSULTE LOS RESULTADOS EN SALESFORCE SERVICE CLOUD

Compruebe una tabla con cuatro columnas:

• todos los registros disponibles
• registros migrados
• registros fallidos
• registros omitidos

Descargue informes sobre registros migrados, fallidos y omitidos. Preste atención a lo siguiente:

• Si se migraron todos los comentarios y si los autores de los comentarios son los mismos
• Si los tickets están asignados a los agentes correctos
• Si todos los campos personalizados se migraron junto con los archivos adjuntos necesarios
• Si los clientes y empresas se migran correctamente

Para obtener más información, lea la guía detallada sobre cómo comprobar los resultados de la migración de demostración en Salesforce Service Cloud .

ANTES DEL PROCESO MIGRATORIO

1. ELIGE TU FLUJO DE TRABAJO DE MIGRACIÓN

Si necesita trabajar con uno de sus servicios de asistencia durante la migración completa de datos, puede ejecutar su servicio de asistencia en la plataforma de origen o de destino.

Si decide continuar trabajando con un sistema de soporte técnico de origen, tenga en cuenta que los registros creados o actualizados durante el proceso no se migrarán. En este caso, opte por la Migración Delta para importarlos posteriormente.

Mientras se realiza la migración completa de datos , puede consultar el progreso en nuestra herramienta cuando quiera. O bien, espere a que nuestro equipo se ponga en contacto con usted.

2. INICIAR LA MIGRACIÓN COMPLETA DE DATOS

El Asistente de Migración transfiere cada registro uno por uno. Dependiendo del número de entidades en la plataforma de origen, el proceso puede tardar entre 20 minutos y varios días.

Salesforce comienza al confirmarse el pago . Puede tardar un tiempo; por eso, es recomendable realizar una transacción con antelación o programar la migración de datos.

Ya has completado y aceptado la lista de verificación . Haz clic en la lista correspondiente con una miniguía. Sigue todos los pasos y marca la casilla correspondiente.

3. NO CAMBIES NADA

Cualquier modificación puede provocar un error en la migración o que la transferencia de datos tarde más tiempo. Si detecta datos dañados o innecesarios en el servicio de asistencia de origen, permítale procesarlos. Audite mejor los registros migrados en Salesforce Service Cloud después de la migración de datos.

DESPUÉS DE REALIZARSE LA IMPORTACIÓN

1. EXAMÍNATE TODO

Una vez completada la migración completa de datos, verifique si sus datos se migraron correctamente. Tiene cinco días para revisar los resultados hasta que el Asistente de Migración archive la migración de datos.

Si no encuentra algo, compruebe si sus filtros de búsqueda están configurados para todos los tickets. Si el problema persiste, contacte con nuestros expertos en migración.

2. CONFIGURAR UNA NUEVA PLATAFORMA

• Habilite las notificaciones Salesforce que desactivó previamente y otras configuraciones necesarias.
• Conectar enlaces de soporte y actualizar los internos en los artículos de la Base de conocimientos .
• Reenvíe sus correos electrónicos a Salesforce Service Cloud.