Unsere Meinung zu einem Hubspot-Migrationsplan

Geschrieben von
Ira Haida

Aktualisiert December 21, 2023

Ganz gleich, ob Sie mit einem System mit begrenztem Budget arbeiten oder einfach etwas Leistungsstärkeres und Stabileres benötigen, Hubspot Service Hub ist eine hervorragende Wahl für Unternehmen, die expandieren möchten. Das Tool wird von vielen gelobt und gilt als eine der besten Lösungen für den Kundensupport. Aus diesem Grund haben wir einen ausführlichen Leitfaden erstellt, den Sie bei der Vorbereitung einer Datenmigration zu Hubspot Service Hub verwenden können - fangen wir an!

Vorbereitungen für die Migration

Bevor man etwas tut, muss man sich wie üblich auf die Veränderungen vorbereiten, die man vornehmen will. In unserem Fall bedeutet das, dass Sie Ihr Unternehmen auf den Umzug vorbereiten müssen. Als Erstes sollten Sie festlegen, welche Einheiten Sie migrieren und welche Sie lassen können. So können Sie die Datenimportphase beschleunigen und zwischendurch etwas Geld sparen.

Als nächstes müssen Sie die Struktur der Ausgangs- und der Zielplattform vergleichen. Auch dies wird die Arbeit beschleunigen, da Sie sich nicht mit Inkompatibilitäten herumschlagen müssen.

Zu guter Letzt müssen Sie das Datenmigrationsprojekt Ihren Agenten und anderen Mitarbeitern ankündigen. Am besten ist es, wenn jeder so viele Tickets schließt, wie er muss, und sich um alle Anfragen kümmert.

Vorbereiten der Instanzen

Nun, da Sie für die Migration bereit sind, müssen Sie Ihre Instanzen vorbereiten. Dies ist etwas knifflig, da Sie auf einige Kompatibilitätsprobleme stoßen könnten. Wenn Sie nämlich benutzerdefinierte Instanzen haben, die im neuen Tool nicht neu erstellt werden können, weil es keine ähnliche Systemimplementierung gibt, werden Sie auf einige Probleme stoßen. Wenn Sie beispielsweise Ihre benutzerdefinierten Tags auf HubSpot übertragen möchten, müssen Sie diese Art der Migration vorher beim Anbieter beantragen. Andernfalls wird diese Option eingeschränkt. Die Vorbereitung der Instanzen hilft Ihnen, solche Probleme zu vermeiden, und ermöglicht es Ihnen, die Vor- und Nachteile des Tools viel besser zu verstehen.

Außerdem müssen Sie vorher Agentenprofile einrichten, um ein reibungsloses Onboarding zu gewährleisten. Als Nächstes müssen Sie prüfen, ob alle Agentenprofile dieselbe E-Mail-Adresse enthalten wie auf der Ausgangsplattform. Dann ist es wichtig, dass Sie auf beiden Plattformen Zugriff auf das Verwaltungspanel haben. Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie den Datenimportprozess vor der Migration überprüfen, um mögliche Probleme zu vermeiden. Schließlich müssen Sie alle Automatisierungen und Benachrichtigungen deaktivieren, um Änderungen oder Aktualisierungen in letzter Minute zu vermeiden.

Was können Sie auf HubSpot migrieren?

Bevor Sie nun ein umfassendes Migrationsprojekt durchführen, müssen Sie sich darüber informieren, was genau migriert werden kann und was Sie weglassen müssen. Wie üblich ist die folgende Liste nicht endgültig und kann sich noch ändern. Im Allgemeinen gilt: Je mehr das Tool aktualisiert wird, desto mehr Entitäten können Sie verschieben:

Berücksichtigen Sie jedoch, dass es einige Einträge gibt, die wir nicht verschieben können:

Nun, da Sie wissen, was verschoben werden kann und was nicht, lassen Sie uns einen Blick auf einige Dinge werfen (die empfohlen werden), die Sie tun sollten, bevor Sie den gesamten Prozess in Angriff nehmen. Keine Sorge, es sind nur zwei Schritte.

Einrichten der Migration und Testen

Führen Sie eine Demo-Migration durch. Dies ist vielleicht der wichtigste Schritt, den Sie tun können, da er Ihnen helfen wird, herauszufinden, was schief gehen könnte und welche Dinge eine Fehlanpassung verursachen können. Die Grundidee dieses Prozesses ist, dass unser Tool eine Beispielmigration durchführt. Es kopiert einen kleinen Teil und versucht, diesen in Hubspot Service Hub zu migrieren. Im Allgemeinen gehen Sie kein Risiko ein, da die Daten kopiert werden, und Sie erfahren im Voraus, was schief gehen könnte.

Demo-Ergebnisse prüfen. Dies ist eigentlich selbsterklärend, aber wenn Sie neugierig sind, empfehlen wir Ihnen, unseren Leitfaden zu lesen, wie Sie das Ergebnis der Demo-Migration in HubSpot Service Hub überprüfen können? Und wenn das noch nicht ausreicht, bitten wir unsere Kunden in der Regel, die folgenden Dinge zu überprüfen: Ticketstatus, Agentenzuweisung, Audit-Felder und -Tags, Anpassungsergebnisse, ob Automatisierungen durchgeführt und E-Mail-Benachrichtigungen gesendet wurden.

Live-Migration

Sobald Sie mit der Einrichtungsphase fertig sind, können Sie mit dem Migrationsprozess beginnen. Die gesamte Reise geht schnell und erfordert wenig bis gar keinen Aufwand, da alles automatisiert ist. Um mit der Migration zu beginnen, müssen Sie die folgende Liste von Schritten durchführen:

1. Rufen Sie die Migrationsseite auf;
2. Wählen Sie die Quellplattform und überprüfen Sie, ob die Zielplattform korrekt ist (in unserem Fall ist es HubSpot Service Hub);
3. Anschließend werden Sie auf die Seite mit den Anmeldedaten weitergeleitet, auf der Sie die erforderlichen Anmeldedaten für beide Systeme angeben müssen (ohne sie funktioniert das Tool nicht, da alles gesperrt ist);

4. Sobald das Tool sowohl auf die Quelle als auch auf das Ziel zugreifen kann, können Sie die Daten auswählen, die Sie verschieben möchten, sowie Benutzer abgleichen und bei Bedarf die Zuordnung der Ticketfelder ändern;

5. Wenn Sie bereit sind, führen Sie eine Demo-Migration durch;
6. In etwa 5 Minuten erhalten Sie eine Vorschau auf Ihre Demo-Migration zu HubSpot. Das Tool wird 20 zufällige Datensätze mit den zugehörigen Daten zu HubSpot migrieren, damit Sie sehen können, wie der Prozess abläuft. Nun müssen Sie die Ergebnisse der Demo-Migration überprüfen;
7. Wenn Sie mit allem zufrieden sind, können Sie die vollständige Datenmigration in Angriff nehmen.

Falls erforderlich, können Sie auch eine Delta-Datenmigration durchführen. Dabei handelt es sich um einen zusätzlichen Service, der es Ihnen ermöglicht, Tickets im neuen System zu aktualisieren, während Sie Ihre alte Helpdesk-Lösung weiterhin nutzen. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, lesen Sie bitte unsere spezielle Seite über die Delta-Migration?

Zusätzliche Anpassungsoptionen

Wir wissen, dass nicht jedes Unternehmen gleich ist und dass alle Bedürfnisse einzigartig sind. Deshalb haben wir dafür gesorgt, dass Sie einige Anpassungsoptionen vornehmen können. Hier sind die möglichen Anpassungen für die Datenmigration von und zur Plattform:

• Migrieren Sie Tags und Prüffelder - es ist nur möglich, sie in benutzerdefinierte Felder zu verschieben. Wir werden dies jedoch kostenlos für Sie tun (es ist ein Gewinn, egal wie Sie es betrachten)
• СС-Benutzer werden nicht migriert. Die Lösung wäre, die E-Mails der CC-Benutzer in ein benutzerdefiniertes Feld zu migrieren.

Auch diese Liste ist nicht endgültig, da wir mit jedem neuen Update des Tools neue Funktionen hinzufügen werden. Wenn Sie die gewünschte Option hier nicht finden, lassen Sie es uns bitte per E-Mail oder chat wissen. Unsere Techniker werden Ihre Anfrage prüfen und eine Lösung für Sie erarbeiten.

Brauchen Sie mehr Hilfe?

Und das war's auch schon. Wir hoffen, dass unser Leitfaden Ihnen einen reibungslosen und angenehmen Übergang zu Hubspot Service Hub ermöglicht. Sollten Sie jedoch während des Prozesses weitere Hilfe oder Unterstützung benötigen, wissen Sie, wie es geht. Rufen Sie einfach unseren Kundendienst an oder schreiben Sie uns eine Nachricht, und wir werden dafür sorgen, dass Ihr Anliegen nicht unbemerkt bleibt. Aber jetzt erst einmal vielen Dank fürs Mitmachen und bis zum nächsten Mal.