Guides de migration Teamwork Desk

Votre guide pour une migration de données Teamwork Desk sans faille

Comment trouver la clé API dans TeamWork Desk?

Assurez-vous d'utiliser le bon système. Lorsque vous vous connectez à Teamwork, le tableau de bord s'ouvre automatiquement. Accédez à Teamwork Desk pour générer la clé API appropriée

1. Une fois connecté à Teamwork Desk , cliquez sur l'icône de votre profil en haut à droite et choisissez « Voir le profil » :

2. Sélectionnez « Clés API » :

3. Vous pouvez maintenant accéder aux clés API existantes ou générer une nouvelle clé API :

Comment désactiver les notifications par e-mail dans Teamwork Desk?

Avant de lancer une migration de démonstration vers ou depuis Teamwork Desk, vous devez désactiver les notifications par e-mail. Sinon, les utilisateurs recevront des notifications inutiles pendant la migration des données. Voici où désactiver ces notifications dans votre compte Teamwork Desk :

1. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur votre icône de profil puis sur Afficher le profil .

2. Accédez à la Notifications et désactivez toutes les notifications pendant la migration des données. Pour ce faire, cliquez sur toutes les cases bleues comportant une coche , OU sur les cases bleues avec un tiret (« - ») pour désactiver toutes les options de la section de notifications concernée. Vous pourrez les réactiver une fois la migration terminée.

Comment désactiver les déclencheurs dans Teamwork Desk?

Avant la migration des données vers Teamwork Desk, nous vous recommandons de désactiver tous les déclencheurs actifs. Comme vous le savez, les déclencheurs sont des règles automatisées qui exécutent des actions spécifiques en fonction de conditions prédéfinies. Il est donc probable que certains d'entre eux s'exécutent pendant la migration des données, ce qui pourrait en perturber le bon déroulement. C'est pourquoi il est important de les désactiver au préalable.

Important ! Assurez-vous d’utiliser le bon système ! Lorsque vous vous connectez à Teamwork, vous accédez automatiquement au tableau de bord. Pour désactiver les déclencheurs, vous devez vous connecter à votre compte Teamwork Desk

Pour désactiver les déclencheurs automatiques dans Teamwork Desk, suivez ce chemin :

1. Connectez-vous au Teamwork Desk disposant d'administrateur . Cliquez sur l'icône de votre profil et sélectionnez Paramètres .

2. Accédez à la Boîtes de réception , puis sélectionnez la boîte de réception souhaitée.

N'oubliez pas qu'il est possible de créer des déclencheurs distincts pour chaque boîte de réception. Pensez donc à vérifier chacune d'entre elles afin de ne rien manquer.

3. Dans la barre latérale gauche, sélectionnez Déclencheurs , puis désactivez-les tous en basculant les boutons verts sur la droite . Vous pourrez les réactiver après la migration des données.

Comment créer des profils d'agent dans Teamwork Desk?

Avant de transférer vos données vers Teamwork Desk, vous devez configurer les profils des agents. Cette étape est indispensable pour pouvoir transférer les tickets et les agents depuis votre système d'assistance source. Pour créer ces profils, procédez comme suit :

1. Tout d'abord, rendez-vous sur la page Personnes , puis sélectionnez l' Agents .

2. Ensuite, cliquez sur le Inviter des agents situé dans le coin supérieur droit de l'onglet Agents.

3. Dans ce menu, vous pouvez ajouter des informations sur un ou plusieurs agents, notamment leur nom, leur adresse e-mail, leur type d'agent et leurs autorisations d'administration.

Teamwork Desk il existe deux types d'agents : à temps plein et à temps partiel. Comme dans tout service d'assistance, à temps plein sont comptabilisés et rémunérés dans le cadre de votre abonnement. Ils peuvent répondre à un nombre illimité de tickets à tout moment. à temps partiel , quant à eux, sont entièrement gratuits. Cependant, ils sont soumis à une limitation concernant le nombre de réponses aux tickets : ils ne peuvent répondre qu'à dix tickets par mois.

N'oubliez pas ! Lorsque vous invitez des agents à votre compte Teamwork Desk « Temps plein » pour vos agents afin qu'ils soient migrés correctement avec toutes les données qui leur sont associées.

Veuillez vous assurer que l'adresse e-mail du même agent est identique sur le service d'assistance source et sur Teamwork Desk. Cette information est indispensable pour que l'outil puisse transférer et attribuer correctement tous les enregistrements liés à chaque agent.

4. Cliquez sur Suivant.

5. Vous pouvez maintenant sélectionner les boîtes de réception dans lesquelles vos agents invités travailleront. Il vous suffit de cliquer sur les boîtes de réception concernées, puis sur Envoyer.

Vos agents doivent accepter l'invitation après que vous les ayez ajoutés à votre Teamwork Desk . Sinon, ils ne seront pas activés dans le système.

Une fois que vos agents auront accepté l'invitation et que leurs comptes auront été activés dans Teamwork Desk , vous pourrez commencer la migration. Lors de la configuration, vous devrez également fournir la clé API de votre TeamWork Desk . Si vous rencontrez des difficultés pour trouver cette clé, consultez cet article de la base de connaissances .

Comment créer des champs personnalisés dans Teamwork Desk?

Avant de configurer une migration de données avec notre service, vous devez créer des champs personnalisés dans votre compte Teamwork Desk . Cette étape est indispensable si vous souhaitez migrer les tickets en conservant les champs personnalisés qu'ils contenaient dans votre système d'assistance source.

Important ! Assurez-vous d’utiliser le bon système ! Lorsque vous vous connectez à TeamWork, le tableau de bord . Vous devez passer à Teamwork Desk pour y créer des champs personnalisés.

Pour ajouter un nouveau champ personnalisé dans Teamwork Desk, vous devez :

1. Connectez-vous à votre Teamwork Desk avec d'administrateur . Cliquez sur l'icône de votre profil et accédez aux Paramètres .

2. Dans la généraux , choisissez Champs personnalisés .

3. Dans le coin supérieur droit, cliquez sur le bouton vert intitulé + Ajouter un champ .

4. Vous devrez maintenant nommer le champ personnalisé, choisir son type et indiquer s'il sera obligatoire ou facultatif.

Si un champ est défini comme obligatoire, il sera impossible de soumettre un ticket sans remplir ce champ spécifique.

plaindes types de champs :

Texte sur une seule ligne - Les agents et les clients (facultatif) peuvent saisir un texte sur une seule ligne.
Texte multiligne - Les agents et les clients (en option) peuvent saisir plusieurs lignes de texte.
Menu déroulant - Permet aux agents et aux clients (en option) de choisir une variante dans une liste prédéfinie.
Case à cocher - Permet aux agents et aux clients (en option) de choisir plusieurs options dans la liste prédéfinie.
Nombres - Autoriser et accepter la saisie numérique des agents et des clients (en option).
Date - Permettre aux agents et aux clients (en option) de sélectionner une date précise.

5. Sur la page suivante, vous pouvez choisir certaines options relatives à vos clients :

Affichage client - rend ce champ personnalisé visible aux clients.
Nom du client - lors de la consultation ou de la création d'un ticket, les clients verront ce nom dans le champ prévu à cet effet.
Description - La description facultative sera affichée aux clients sous le champ du formulaire.
Modification possible pour le client : si cette option est activée, les clients pourront ajouter ces informations à n’importe quel formulaire de ticket ou modifier la valeur de ce champ depuis le portail client.
Champ obligatoire pour le client - les clients ne pourront pas soumettre de ticket sans remplir ce champ.

6. Enfin, vous pouvez sélectionner les boîtes de réception auxquelles vous souhaitez appliquer le champ personnalisé. Vous pouvez également activer ou désactiver l'option en bas de cette page pour appliquer le champ personnalisé à toutes les futures boîtes de réception . Une fois terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer

Remarque ! Lors de l’étape de mappage des données dans l’assistant de migration, veillez à ne faire correspondre que les champs de ticket de même type. En cas de problème avec le mappage de vos données, n’hésitez pas à nous contacter pour obtenir de l’aide.

Comment créer une boîte de réception dans Teamwork Desk?

Si vous migrez vers un nouveau Teamwork Desk , veillez à créer votre première boîte de réception avant de configurer la migration. Notre assistant a besoin d'un emplacement pour y stocker vos données.

Voici comment créer un compte.

Étape 1. Connectez-vous à Teamwork et assurez-vous de travailler dans Desk.

Étape 2. Cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur droit et sélectionnez Paramètres .

Étape 3. Accédez à l' Boîtes de réception et sélectionnez Ajouter une boîte de réception .

Étape 4. Configurez votre boîte de réception et poursuivez votre migration.

Si vous avez besoin d'aide ou si vous avez une question, n'hésitez pas à contacter notre assistance . Vous pouvez également en savoir plus sur les boîtes de réception dans TeamworkDesk ici .