Passer à une meilleure plateforme de support ? Excitant ! Mais voici l'astuce : s'inscrire n'est pas la ligne d'arrivée, c'est juste la porte de départ. Pour vraiment récolter les bénéfices, vous devez emporter vos données avec vous. Et définir un périmètre de migration des données dès le départ pose les bases du succès. Et c'est là que les choses se compliquent.
La migration des données n'est pas simplement un transfert simple. C'est un puzzle avec de nombreuses pièces mobiles : allouer des ressources, préparer les données, atténuer les risques et tenir les parties prenantes informées. Si vous manquez une étape, vous pourriez dépasser votre budget ou rencontrer des retards. De plus, les migrations courent souvent contre la montre, que ce soit une fenêtre de temps de coupure serrée, un abonnement qui expire ou une autre échéance imminente. Pas de pression, hein ?
L'antidote ? Un plan cristallin. Définissez ce à quoi le succès ressemble, mappez votre périmètre de migration dès le départ et préparez-vous à franchir la ligne d'arrivée en douceur.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers le processus de définition du périmètre de votre projet de migration des données, en vous fournissant les stratégies et outils pour un transfert efficace.
Qu'est-ce que le périmètre de la migration des données ?
Le périmètre de la migration des données détermine ce que votre projet de migration impliquera. Il définit les objectifs, les ressources, les types de données, les activités clés et les délais — tout ce dont vous avez besoin pour maintenir la migration sur la bonne voie.
Un périmètre bien défini sert de feuille de route pour votre voyage de migration. En détaillant ce qui doit être fait et comment le faire, vous aidez toutes les personnes impliquées à comprendre leurs rôles et responsabilités. Un périmètre clair évite les malentendus et permet de garder le projet sur la bonne voie.
De plus, avec un périmètre de migration des données solide, vous pouvez repérer et résoudre les défis potentiels — dépenses imprévues ou retards — dès le début. Cela mène à une expérience de migration plus fluide et réussie.
Les principaux composants du périmètre de la migration des données
Il n'existe pas de modèle universel pour un document de périmètre de migration des données, mais notre expérience d'accompagnement d'entreprises dans les transferts de données montre qu'il doit clarifier les objectifs, les types de données, les outils et les délais. Décomposons ces éléments dans le contexte de la migration des données du support client.
#1 Objectifs
Cette section décrit l'objectif de votre projet, posant les bases de l'ensemble du périmètre du projet. Par exemple, si votre projet concerne la migration de support client, vos objectifs pourraient inclure :
- Migrer les données clés de support client vers la nouvelle plateforme
- Terminer la migration avant le renouvellement de l'abonnement du système ancien
- Consolider les données de support client lors d'une fusion ou acquisition
- Passer de l'infrastructure sur site vers le cloud
- Exporter les données de la base de connaissances de Google Docs vers une plateforme de support client
#2 Données à migrer
Les projets de migration ne nécessitent pas nécessairement le transfert de toutes les données disponibles. La plupart se concentrent sur des éléments spécifiques, qui doivent être détaillés dans le document de périmètre. Pour notre cas de support client, par exemple, votre checklist de migration des données pourrait inclure des tickets avec pièces jointes provenant d'une période donnée, ainsi que tous les utilisateurs, organisations et articles de base de connaissances.
Au-delà de la définition des ensembles de données à migrer, cette section doit également préciser le format et le schéma de données requis pour le système cible.
#3 Outils de migration des données
Transférer de grandes quantités de données manuellement prend trop de temps, il est donc important que votre document de périmètre mentionne des outils logiciels pour la préparation des données, la migration et les tests.
Dans notre scénario, des outils comme Talend peuvent préparer et transformer les données, tandis que Help Desk Migration automatise les tests et rend la migration des données moins stressante.
#4 Délais
Cette section doit préciser non seulement le délai global pour terminer le projet, mais aussi les délais détaillés pour chaque phase de la migration—la préparation des données et du système cible, la migration proprement dite, et post-migration.
Il ne suffit pas de remplir un modèle de périmètre de migration des données. Non, cela ne suffit pas. Pour définir correctement le périmètre de votre projet, vous devez creuser et faire vos devoirs.
Cinq étapes pour définir un périmètre de migration des données
Commencez par découvrir votre future destination de données—votre cible. Quels formats de données accepte-t-elle ? Quel est son schéma de données ? Y a-t-il des exigences de sécurité ou des particularités que vous devez prendre en compte ?
Répondre à ces questions dès le départ vous donne la clarté nécessaire pour définir votre périmètre de migration des données en toute confiance.
Évaluez le paysage actuel des données
Il est important d’avoir une compréhension claire de toutes les données qui concernent votre projet. Commencez par identifier vos sources de données existantes, comprendre les différents formats de données et cartographier comment les différents ensembles de données se rapportent les uns aux autres. Utilisez des solutions comme Microsoft Visio ou Lucidchart pour visualiser votre paysage de données.
Au-delà de cela, assurez-vous que vos données sont complètes, exactes et cohérentes. Si ce n’est pas le cas, prenez des mesures pour préparer les données. Des outils comme Informatica Data Quality peuvent vous aider à cette étape.
Identifiez les données dont vous avez besoin
Ensuite, vous devez décider quelles données vous devrez migrer. Prioriser les données est essentiel, surtout si vous prévoyez de migrer par étapes. Prenez en compte la valeur, l'urgence et l'impact de chaque ensemble de données.
Cette étape vous donnera une compréhension plus claire des données à migrer et des ensembles de données à déplacer en priorité.
Fixez des objectifs clairs
Vous savez probablement déjà pourquoi vous devez migrer vos données ; après tout, c’est ce qui vous a poussé à commencer ce projet. Mais vos objectifs sont-ils vraiment clairs ? Il est temps de les revoir et de les affiner, en vous appuyant sur les informations sur vos données et le système cible.
Utilisez le cadre SMART pour définir vos objectifs. Ils doivent être spécifiques, mesurables, atteignables, rélevant, et temporellement définis. Par exemple, la version SMART de "migrer les données clés de support client vers la nouvelle plateforme" pourrait ressembler à "migrer toutes les données clés de support client, y compris les tickets et les informations des utilisateurs, vers la nouvelle plateforme d'ici le 15 mars 2025, en assurant une précision et une complétude des données à 100%."
Soyez spécifique—vraiment spécifique. Plus vous ajoutez de détails, plus votre chemin à suivre sera clair. Lorsque vous définissez vos objectifs, assurez-vous qu'ils s'alignent avec vos objectifs commerciaux, les ressources dont vous disposez, et les attentes des parties prenantes. Un projet de migration bien défini ne consiste pas seulement à déplacer des données—il s'agit de les déplacer avec un objectif précis.
Élaborez votre stratégie de migration des données
L'étape suivante consiste à concevoir votre stratégie de migration des données pour décrire comment vous déplacerez les données de leur emplacement actuel vers le nouveau. Il existe plusieurs types de stratégies de migration des données à envisager :
- Migration Big Bang. Toutes les données sont déplacées d'un coup pendant une période de temps planifiée.
- Migration par phases. Les données sont migrées en plusieurs lots.
- Migration parallèle. Les systèmes anciens et nouveaux fonctionnent pendant la transition.
- Migration hybride. C’est une combinaison des stratégies ci-dessus.
Votre stratégie de migration doit s'aligner avec les objectifs de votre projet et ses contraintes. Elle influencera également vos choix concernant les outils que vous utiliserez.
Sélectionnez les bons outils de migration des données
La migration des données peut sembler intimidante sans les bons outils logiciels. C'est pourquoi il est essentiel de les intégrer dans le processus et de les inclure dans votre document de périmètre.
Voici quelques outils populaires pour une migration des données efficace :
- Airbyte. Un outil d'intégration de données open-source qui prend en charge plus de 500 sources et destinations de données. L'une de ses caractéristiques remarquables est la synchronisation incrémentielle des données, qui vous permet de migrer uniquement les données qui ont été mises à jour depuis le dernier transfert.
- AWS Database Migration. Cet outil vous permet de transférer rapidement votre base de données vers le cloud AWS, facilitant ainsi l'exploitation des capacités du cloud.
- Talend. Un outil ETL open-source avec une interface intuitive de glisser-déposer pour nettoyer, transformer et migrer vos données efficacement.
- Informatica. Un puissant outil d'intégration de données de niveau entreprise conçu pour gérer des scénarios d'intégration de données complexes. Il propose des solutions pour l'ETL, l'intégration de données en temps réel et la gestion de la qualité des données.
Lors du choix d'un outil de migration des données, tenez compte de facteurs tels que les données à transférer, le volume et la qualité, le type de migration (application, base de données ou données), les exigences de sécurité, les capacités d'intégration, le prix et la facilité d'utilisation. Gardez votre cas d'utilisation spécifique à l'esprit. Par exemple, si vous migrez des données de support client, même si votre cible dispose d'un outil d'importation intégré—il serait limité par les structures et les spécifications de leurs plateformes. Il se pourrait donc qu'il ne réponde pas à vos besoins comme vous l'attendez.
Si vous avez besoin de quelque chose de plus polyvalent, pensez à Help Desk Migration, un outil de migration de données sans code conçu pour la migration des données de support client. Il prend en charge plus de 70 plateformes de support client, ainsi que les fichiers CSV et les bases de données, gère divers types de données, propose des options personnalisées préconçues, priorise la sécurité des données et offre des prix évolutifs en fonction du volume de données.
Source : Help Desk Migration Wizard - Étape de cartographie des données
Les bons outils peuvent rationaliser le processus et vous préparer pour une transition réussie. Cependant, ils ne vous protégeront pas des erreurs courantes de périmètre de migration.
Quatre erreurs courantes dans la définition du périmètre de migration des données
Évitez les erreurs suivantes lors de la définition de votre périmètre de migration des données :
#1 Sous-estimer la complexité des données
De nombreuses entreprises supposent qu'une charge de données plus petite signifie une migration plus facile, mais elles sous-estiment souvent la complexité impliquée. Par exemple, un fournisseur de soins de santé ayant un faible volume de données sur les patients peut encore rencontrer des défis importants de migration des données en raison de dossiers non coordonnés entre les cliniques.
Consolider toutes ces données avant le transfert prend du temps, il est donc crucial de l'intégrer dans vos délais de projet. Les silos de données et d'autres problèmes peuvent créer des goulots d'étranglement pendant le processus, donc être conscient de ces obstacles potentiels vous aidera à planifier plus efficacement et à assurer une transition plus fluide.
#2 Le manque d'adhésion de la direction
Vous pouvez avoir les meilleurs outils et stratégies pour la migration des données, mais sans l'adhésion de la direction, ces connaissances ne vous mèneront pas loin. Les experts en migration des données citent souvent une mauvaise définition du périmètre comme une cause majeure des échecs de migration, accompagnée de commentaires comme : "J'ai averti le client, mais il n'a pas écouté," ou "Ils n'investiraient pas de temps ni d'argent dans l'atténuation des risques."
C'est pourquoi il est essentiel d'impliquer tôt la partie business dans le processus de définition du périmètre. Lorsque vous discutez des mesures clés, formulez-les en termes commerciaux plutôt que techniques. Expliquez comment des actions spécifiques peuvent impacter le succès de l'entreprise et les risques potentiels de les négliger. Cette approche aidera à garantir que tout le monde comprend les enjeux et est d'accord avec le plan de migration.
#3 Ignorer le contexte commercial
Impliquer la partie business dès le début du processus de migration est essentiel pour garder le contexte global en focus. Posez-vous ces questions :
- Y a-t-il une date limite ferme pour la migration et quelles en seraient les conséquences si elle n'était pas respectée ?
- Que se passerait-il si l'entreprise devait revenir à l'ancien système ? Comment cela impacterait-il les opérations ?
- La migration perturbera-t-elle les activités commerciales normales ?
- L'entreprise peut-elle fonctionner pendant des semaines sans un système, ou cela entraînerait-il des livraisons manquées et des commandes perdues ?
En répondant à ces questions et à d'autres, vous serez mieux équipé pour créer un périmètre de migration des données réaliste et allouer les ressources de manière efficace.
#4 Allocation des ressources insuffisante
Le manque de ressources est une raison courante des échecs des projets logiciels, et la migration des données n'échappe pas à la règle. Trouver un équilibre entre qualité et coût peut être particulièrement difficile pour les grandes organisations.
Évaluer le paysage des données actuel et suivre les recommandations mentionnées précédemment aidera à garder votre projet sur la bonne voie. Il est tout aussi important d'avoir l'expertise nécessaire à bord ; sans cela, des oublis coûteux sont presque inévitables. Si votre équipe interne manque des compétences nécessaires, envisagez de les former, d'embaucher des professionnels qualifiés ou de collaborer avec des experts tiers.
Enfin, ne sous-estimez pas la puissance de l'automatisation : elle peut permettre d'économiser un temps et des ressources considérables pendant le processus de migration.
Exemples réels de réussite de migration des données
Choisir la bonne solution de migration peut simplifier considérablement votre processus de migration des données et augmenter vos chances de succès. En tant que fournisseur de logiciels de migration de support client, nous avons vu de première main comment la bonne solution peut faire toute la différence.
Étude de cas 1 : Migration des données de support client
Assignr, une entreprise basée aux États-Unis qui fournit une solution SaaS pour les associations d'arbitres et les ligues sportives, avait besoin de migrer de Zendesk vers Intercom. Ce projet est un excellent exemple de périmètre bien défini pour deux raisons clés.
Premièrement, le client a soigneusement évalué son paysage de données, nettoyant les données inutiles accumulées au cours de la décennie avant la migration. Cette étape proactive a préparé le terrain pour une migration rapide sans transférer de données excédentaires.
Deuxièmement, ils ont choisi une solution adaptée, Help Desk Migration, pour le processus de migration. Le client a particulièrement bénéficié de la fonctionnalité de migration de démonstration, qu'il a exécutée deux fois : avant et après le nettoyage des données. Grâce à l'outil automatisé, ils ont pu effectuer le transfert pendant le week-end, lorsque leur département de support était moins sollicité par les demandes des clients. Un problème est survenu pendant le processus, mais l'équipe de Help Desk Migration l'a rapidement identifié et résolu.
En conséquence, la migration s'est déroulée sans accroc, permettant à Assignr de passer de Zendesk à Intercom sans tracas.
Étude de cas 2 : Migration des données ITSM
Wealthsimple, un leader canadien des services d'investissement en ligne, a migré avec succès ses données de Zendesk vers Jira Service Management. Comme dans le cas d'Assignr, la clé de leur succès a été d'incorporer Help Desk Migration en tant qu'outil technologique et partenaire dans leur périmètre de migration des données.
Le client disposait d'une vaste base de connaissances contenant des tickets résolus. Préserver ces informations était crucial pour leurs opérations, et Help Desk Migration a permis cela. Le client a particulièrement apprécié la fonctionnalité de cartographie flexible, qui a garanti une migration de haute fidélité en transférant sans faille les métadonnées critiques.
Wealthsimple avait également un calendrier strict pour la migration, et Help Desk Migration les a aidés à respecter les délais en exécutant le transfert rapidement et efficacement. Cette collaboration a rendu la transition de Zendesk à Jira Service Management fluide et sans stress.
Pourquoi avez-vous besoin d'un périmètre de migration de données ?
Un périmètre de migration de données clair est essentiel pour une transition en douceur vers de nouvelles solutions logicielles. Comme nous l'avons vu dans des exemples réussis tels que Assignr et Wealthsimple, une approche bien planifiée permet non seulement de préserver les données importantes, mais aussi d'améliorer l'efficacité globale. En définissant vos objectifs et en les alignant sur vos objectifs commerciaux, en identifiant les données nécessaires et les exigences de qualité, et en choisissant les bons outils — tout en impliquant les parties prenantes dès le début, vous vous préparez à réussir.
En suivant les stratégies discutées dans cet article, vous serez bien équipé pour naviguer votre projet de migration de données avec confiance et exploiter pleinement le potentiel de vos nouveaux systèmes. Et si votre projet implique des données de support, Help Desk Migration est à votre service.
FAQ sur le périmètre de migration de données
- Migration de stockage – Déplacer des données d'un système de stockage à un autre (comme passer d'un disque dur à un SSD).
- Migration de base de données – Transférer des données entre des bases de données, impliquant souvent des changements de format ou des mises à jour de schéma.
- Migration d'application – Passer d'une application logicielle à une autre, nécessitant de déplacer et d'adapter les données.
- Migration vers le cloud – Déplacer des données des systèmes locaux vers le cloud, ou d'un environnement cloud à un autre.
Chaque type présente ses propres particularités, mais l'objectif reste le même : déplacer vos données de manière sûre et transparente.
- Périmètre – Quelles données déplacez-vous et pourquoi ?
- Inventaire – Faites l'inventaire de vos systèmes actuels, formats et dépendances.
- Cartographie – Associez les champs source aux champs cibles.
- Calendrier – Définissez des échéances et des jalons.
- Tests – Planifiez un essai (ou trois).
- Validation – Définissez comment vous vérifier les exactitudes.
- Plan de secours – Ayez un plan B, au cas où.
- Rôles – Sachez qui fait quoi.
Gardez-le clair et pratique — votre futur vous (et votre équipe) vous remercieront.
- La migration de données est un transfert ponctuel d'un système à un autre.
- L'ETL est un processus continu d'extraction de données depuis plusieurs sources, de transformation et de chargement dans une destination — généralement pour l'analyse ou les rapports.
Donc, si vous changez de plateforme, il s'agit d'une migration de données. Si vous alimentez un entrepôt de données chaque nuit, c'est de l'ETL.
- Préserve l'intégrité des données
- Minimise les temps d'arrêt
- Soutient la continuité des affaires
- Prépare votre équipe au succès sur la nouvelle plateforme
Au bout du compte, il s'agit de rendre la transition aussi fluide et sans perturbation que possible.
- Définir vos objectifs – Pourquoi migrez-vous et quel est le résultat attendu ?
- Auditer vos données – Nettoyez-les, éliminez les doublons et catégorisez-les.
- Choisir vos outils – Faites-le manuellement, utilisez des scripts ou associez-vous à un service de migration comme Help Desk Migration.
- Cartographier vos données – Alignez vos systèmes source et cible.
- Tester la migration – Commencez par un essai pour détecter les problèmes tôt.
- Exécuter et surveiller – Lancez la migration, suivez les progrès et résolvez les problèmes au besoin.
- Valider et finaliser – Vérifiez les résultats, effectuez des comparaisons et obtenez une validation.
Astuce pro : Testez toujours avant de passer en production.
