Ya sea que necesite migrar a Jira Service Management para escalar o tal vez se quedó corto de funcionalidades en su antigua solución, el proceso no es rápido ni fácil. La migración tal cual es un proceso complejo que, aunque quiera apresurarse, no se puede. Se necesitan días para prepararlo y aún más tiempo para trasladar las cosas correctamente. Sin embargo, eso no significa que no pueda acelerar las cosas que le permitan reducir el tiempo a la mitad.
Así es, hoy vamos a profundizar un poco más, ya que no sólo hablaremos de cómo puede trasladar sus cosas, sino de los retos que le pueden esperar y cómo puede afrontarlos. También le mostraremos cómo debe preparar sus datos para la migración. Así que, sin más dilación, vamos a sumergirnos en el plan de migración a Jira.
Las Dificultades de la Migración - En Resumen
Ahora, antes de comenzar con los desafíos, debemos hablar primero del acto de la migración y por qué las cosas son tan difíciles a veces. En términos generales, la migración es un proceso en el que los datos se mueven entre dos sistemas, el de origen y el de destino. Normalmente, estos dos sistemas son diferentes, a pesar de que pueden hacer las mismas cosas.
La diferencia entre ambos sistemas no se puede apreciar en la superficie, sino en el interior. Cada herramienta está hecha con diferentes técnicas de programación, lenguajes y plataformas. La razón por la que se hacen de forma tan diferente es la originalidad del código. Así es, los desarrolladores de software, al igual que los artistas, músicos y otros creativos, deben seguir guías de originalidad. Su trabajo debe ser 100% único. De lo contrario, no pueden patentarlo y otras empresas podrían emprender acciones legales contra ellos por robar el trabajo.
Otra razón por la que las herramientas difieren entre sí es que cada una de ellas tiene características únicas que requieren diferentes tipos de estructuración de archivos, procesamiento de datos, entre otras cosas. Todo ello nos impide a los usuarios trasladar libremente las cosas de una herramienta a otra.
Principales Desafíos de los Proyectos de Migración
Ahora que hemos aprendido por qué puede ser difícil migrar cosas a otra herramienta, echemos un vistazo a los principales desafíos de la mayoría de los proyectos de migración. Éstos suelen provenir tanto de la parte técnica como de la parte empresarial, por lo que, en lugar de mezclarlos, los dividiremos en dos subcategorías para mayor claridad de lectura.
Desafíos Técnicos
Empecemos por los problemas técnicos. Como ya hemos mencionado, las herramientas son diferentes por dentro y no pueden mover los datos libremente, pero eso es sólo la mitad de la historia. En ocasiones, ambos sistemas pueden importar y exportar datos en formatos de archivo comunes como XML y CSV. Algunos se preguntarán ¿entonces dónde está el problema? La respuesta es sencilla, en el formato de los archivos.
Si su solución distribuye los archivos utilizando una estructura que su plataforma de destino entiende pero malinterpreta, tendrá muchos dolores de cabeza. Lo que queremos decir es que su destino puede asignar ciertos campos en casillas equivocadas, lo que dará lugar a una confusión de datos. Esto se agrava aún más si su herramienta actual envía archivos no editables.
Otro problema que es muy probable que encuentre es que, aunque ambos archivos tengan la misma estructura y puedan leerse, es posible que encuentre una funcionalidad que no está presente en la herramienta de origen, lo que significa que los datos no pueden migrarse (fácilmente, al menos). Tendrá que volver a crear los mismos datos en la herramienta de destino manualmente o convertir los valores en algo que pueda encajar en el destino. En cualquier caso, esto no es óptimo y requerirá mucho trabajo de preparación, lo que nos lleva a la siguiente sección.
Desafíos Empresariales
El trabajo de preparación es simplemente esencial. Si no lo hace, acabará teniendo un montón de problemas. Y aquí es donde llega el primer reto empresarial. Hay que hacer un trabajo de preparación que puede ser costoso, ya que hay que apartar a la gente de sus tareas habituales y pedirles que reúnan datos, cumplan los plazos, terminen el trabajo con antelación, entre otras cosas.
Este no es el único problema. También tendrá que interrumpir el trabajo en su actual plataforma de servicio de asistencia, lo que significa que el trabajo no se realizará en absoluto. El tiempo de inactividad puede ser costoso, especialmente si se tiene en cuenta el hecho de que una parte importante de su negocio estará simplemente "esperando". Para las pequeñas empresas que dependen de los ingresos incrementales, esto es una sentencia de muerte, mientras que las más grandes perderán mucho.
Por último, pero no menos importante, dependiendo del tamaño de la empresa, el proceso de migración puede ser largo, ya que hay que hacer una limpieza de datos. Decidir lo que es útil y lo que no lo es de forma rápida y eficaz es prácticamente imposible, ya que se necesita tomar muchas decisiones y persuadir a la junta directiva. Todo esto conlleva una enorme pérdida de tiempo y el tiempo es dinero.
Cómo Prepararse para Migrar a Jira Service Management
Aunque hay una tonelada de desafíos, no todos son sombríos y oscuros y, en muchos sentidos, un cambio de herramientas puede generar más beneficios que inconvenientes. Hay muchas maneras de recortar gastos, acelerar las cosas, entre otros. Echemos un vistazo a algunas de las cosas que puede hacer para acelerar su migración, todo ello sin perder la precisión y la integridad de los datos.
Comunique Sus Intenciones
Este es el paso más importante de todo el proceso de migración, ya que no informar a su personal y a sus clientes (si su solución actual les ayuda) sobre la migración puede dar lugar a muchos problemas, incluso a una reputación dañada. Es vital que todas las partes involucradas en la plataforma de soporte conozcan los próximos cambios. Esto les permitirá cerrar sus tickets más rápidamente y ajustar su carga de trabajo en consecuencia. Además, esto también ayudará a sus clientes a entender por qué hay un tiempo de inactividad en primer lugar.
Establezca un Presupuesto
Todo proyecto de migración supone un gasto, por lo que crear un presupuesto es algo natural para el éxito del proyecto. Normalmente, la migración no es muy cara, siempre que haya planificado correctamente todo el proceso. Si no es así, se le irá la mano. Le sugerimos que cuente cuántas horas de trabajo le llevaría hacer las cosas antes del proceso de migración y luego añada algunas para protegerse de contratiempos inesperados.
Evalúe Sus Datos
Este proceso implica un sinfín de pequeñas tareas que pueden dividirse en dos categorías: el análisis del tamaño de los datos y el análisis de la complejidad de los mismos. Conocer el tamaño de sus registros y la complejidad de su estructura le permitirá saber cuánto almacenamiento necesitará y si puede comprimir u optimizar determinados registros.
Limpie Sus Datos
Este proceso puede ser largo y corto a la vez. ¿Cómo? Depende de la cantidad de datos que tenga y de si ha realizado auditorías periódicas de datos. Limpiar su base de datos de duplicados, perfiles obsoletos o entradas irrelevantes le permitirá tener un comienzo más limpio en la nueva solución, así como tendrá que mover menos datos de un lado a otro, lo que hará que las cosas sean más rápidas.
Reúna un Equipo
Este proceso es fundamental para el éxito de la fase de preparación. La regla general es que cuando todos son responsables, nadie es responsable. Si se cuenta con una junta de expertos, la tasa de éxito aumenta casi el doble. Esto se debe a que cada experto puede hacer un seguimiento de qué división está haciendo qué y cuánto se necesita para completar los objetivos. Otra ventaja de este enfoque es que tendrá informes de progreso más precisos que le permitirán tomar decisiones más acertadas.
Prepare el Origen y el Destino
Ahora bien, cada herramienta es única y seguramente tendrá que hacer alguna configuración. Esto es inevitable y seguramente no encontrará una herramienta que lo haga automáticamente. En general, se recomienda desactivar todas las notificaciones y automatizaciones entrantes y salientes. Esto asegurará que los datos no se actualicen durante la migración y que no se produzcan errores después. Si no desactiva las cosas, es casi seguro que tendrá que hacer una Migración Delta (cuando migre los registros actualizados).
¿Cuándo Necesita un Socio?
Hay ocasiones en las que tiene tantas cosas entre manos que simplemente no sabe si puede manejarla por sí mismo o no.
Para ayudarle a identificar esto, consulte la siguiente lista de criterios:
- Si tiene un almacén limitado de recursos internos
- Necesita ayuda si tiene cuestiones que están fuera de la jurisdicción del titular de la plataforma (evaluación de datos, complejidad de la migración, gestión de proyectos, planificación, etc.)
- Desea migrar aplicaciones y extensiones personalizadas complejas
- Necesita cubrir unas necesidades de seguridad y cumplir normativas únicas
- Quiere mover una cantidad masiva de usuarios (más de 1k)
- No tiene suficiente tiempo para mover las cosas por su cuenta
- Lo hace por primera vez sin ayuda externa
Si alguna de estas cosas le suena, considere la posibilidad de utilizar una aplicación de terceros que le ayude a hacer todo lo anterior.
Preparar el Trabajo a Realizar Cuando Usa Nuestro Servicio
Ahora bien, lo que hemos discutido anteriormente fue asumiendo que usted está haciendo el proceso de migración por su cuenta. Si no quiere lidiar con todo lo anterior y necesita un proceso más ágil por el que está dispuesto a pagar un extra, esta es la sección para usted.
Preparar los Datos
Este es el mismo proceso que el anterior pero aquí hay otra cosa. No es necesario desplazarse por las cosas no deseadas, ya que puede desmarcarlas más tarde al hacer el proceso de mapeo de datos. ¿Qué es el mapeo de datos? Bueno, nuestra herramienta le permite mapear los registros que desea mover a campos específicos. Si no quiere que se muevan, no necesita marcarlos. Es muy sencillo.
Garantizar la Paridad de Niveles
Esto es muy importante porque si está moviendo cosas de un plan superior a uno de nivel inferior (o viceversa), se encontrará con una situación en la que tendrá datos que no podrá almacenar. Si usted está conscientemente bajando de nivel, entonces podría considerar el almacenamiento de esos datos en un archivo CSV para su uso posterior utilizando nuestro servicio.
Configurar las Plataformas
Al igual que en el proceso manual, también tendrá que configurar sus plataformas antes de mover las cosas. Esto incluye ajustes, automatizaciones, notificaciones, informes, etc. También es posible que quiera asegurarse de que estos preparativos tienen lugar para evitar cualquier error:
- Configurar todos los campos personalizados en los proyectos necesarios.
- Cree todos los Perfiles de los Agentes y añádalos a los Proyectos necesarios con un rol de Equipo de Servicio de Asistencia en su cuenta de destino para garantizar la asignación correcta de los tickets. Además, asegúrese de que sus correos electrónicos en los sistemas de origen y destino coincidan exactamente.
- Active la función de Registro Público para permitir la migración de los Perfiles de los Clientes..
- Asegúrese de que está migrando sólo a proyectos Clásicos de Jira Service Management (vea las peculiaridades de la migración a proyectos de Próxima Generación aquí).
Ahora que ha hecho todos los preparativos necesarios para su importación a Jira Service Management, puede pasar al proceso en sí. Para migrar a Jira Service Management con nuestro servicio:
1. Regístrese en nuestro sitio web, vaya al Asistente de Migración e inicie una nueva migración de datos.
2. Seleccione su antigua plataforma y proporcione las credenciales necesarias para conectarla con nuestra herramienta.
3. Del mismo modo, conecte Jira Service Management como su plataforma de destino.
4. Tan pronto como se establezca el puente entre el sistema, puede elegir los objetos para la migración de datos y, también, cambiar la asignación de los campos de ticket (si es necesario).
5. Ahora, cuando todo esté listo, inicie la migración de prueba gratuita. Este es el proceso de migrar un pequeño grupo de sus tickets al nuevo sistema para asegurarse de que todo va bien.
6. Si está contento con los resultados, es el momento de iniciar el proceso completo.
Fase de Lanzamiento
Después de terminar de mover sus registros a la nueva plataforma, no lo celebre todavía. Todavía no está oficialmente en la fase de lanzamiento. Esta es la última fase del plan de migración a Jira. Y tiene su propio conjunto de preparaciones y cosas que hay que saber y seguir, así que vamos a echar un vistazo a algunas de las más vitales.
Asesoramiento del Equipo
Después de que esté listo con la migración, su prioridad número uno sería asesorar a sus trabajadores en sus respectivos espacios. Su equipo estará perdido y seguramente tendrá dificultades para adaptarse a la nueva plataforma. El mejor curso de acción sería formar un pequeño equipo de liderazgo al que pueda enseñar personalmente. Estas personas podrán entonces transmitir los conocimientos adquiridos al resto del departamento.
Periodo de Estabilización
Este es un período que debe seguir con extrema atención, ya que es donde ocurren todas las cosas "malas". Nuevas herramientas, nuevos errores, nuevos incumplimientos de plazos, ya se puede hacer una idea. Le aconsejamos que cree un equipo de seguimiento si su empresa tiene muchos empleados. Este equipo se enterará de los errores y le informará para que pueda resolverlos con mayor eficacia.
Celebración
Felicidades, has llegado al final y has migrado todas tus cosas. ¡Es hora de tomarse una o dos copas!
Notas Finales
Y ya está. Eso es todo el plan de migración a Jira. El proceso de migración puede ser duro pero merece totalmente la pena. Si bien nuestro plan no es perfecto, puede ser utilizado como un modelo para migrar cosas. Cada empresa es única y no todos los pasos se aplican, así que asegúrese de hacer los ajustes adecuados. Y si necesita ayuda para hacerlo, sólo tiene que ponerse en contacto con nosotros y nos aseguraremos de que todo salga como está previsto.
