Ya sea que necesite migrar a Jira Service Management para escalar o que se haya quedado sin funcionalidades en su solución anterior, el proceso no es rápido ni sencillo. La migración tal cual es un proceso complejo que, aunque quisiera apresurarse, no podría. La preparación lleva días y aún más tiempo para migrar correctamente. Sin embargo, esto no significa que no pueda acelerar los procesos para reducir el tiempo promedio a la mitad.
Así es, hoy profundizaremos un poco más en el tema. No solo hablaremos sobre cómo migrar tus datos, sino también sobre los desafíos que podrían surgir y cómo afrontarlos. También te mostraremos cómo preparar tus datos para la migración. Así que, sin más dilación, profundicemos en el plan de migración Jira .
Las dificultades de la migración - En breve
Antes de abordar los desafíos, debemos hablar sobre la migración y por qué a veces es tan difícil. En general, la migración es un proceso en el que se transfieren datos entre dos sistemas: el de origen y el de destino. Normalmente, ambos sistemas son diferentes, a pesar de que pueden hacer lo mismo.
Las diferencias entre ellas no suelen ser evidentes en la superficie, sino en el interior. Cada herramienta se crea con diferentes técnicas de codificación, lenguajes y plataformas. La razón por la que son tan diferentes es la originalidad del código . Así es, los desarrolladores de software, al igual que los artistas, músicos y otros creativos, deben seguir pautas de originalidad. Su trabajo debe ser 100 % único. De lo contrario, no pueden patentarlo y otras empresas podrían emprender acciones legales contra ellos por robar el trabajo.
Otra razón por la que las herramientas difieren entre sí es que cada una tiene características únicas que requieren distintos tipos de estructuración de archivos y procesamiento de datos, entre otras cosas. Todo esto nos impide, como usuarios, mover libremente elementos de una herramienta a otra.
Principales desafíos de los proyectos migratorios
Ahora que sabemos por qué puede ser difícil migrar a otra herramienta , analicemos los principales desafíos de la mayoría de los proyectos de migración. Estos suelen provenir tanto del aspecto técnico como del comercial, así que, en lugar de agruparlos, los dividiremos en dos subcategorías para facilitar su lectura.
Desafíos técnicos
Empecemos por los aspectos técnicos. Como ya mencionamos, las herramientas son diferentes internamente y no pueden mover datos libremente, pero eso es solo la mitad de la cuestión. A veces, ambos sistemas pueden importar y exportar datos en formatos de archivo comunes como XML y CSV . Algunos se preguntarán dónde radica el problema. La respuesta es simple: el formato de archivo .
Si su solución distribuye archivos con una estructura que las plataformas de destino comprenden, pero malinterpretan, tendrá muchos problemas. Esto significa que su plataforma de destino podría asignar ciertos campos en casillas incorrectas, lo que provocará una confusión de datos. Esto se agrava aún más si su herramienta actual envía archivos no editables.
Otro problema que probablemente encontrará es que, incluso si ambos archivos tienen la misma estructura y son legibles, podría encontrar funcionalidades que no están presentes en la herramienta de origen, lo que significa que los datos no se pueden migrar (al menos fácilmente). Tendrá que manualmente los mismos datos en la solución de destino o convertir los valores a valores que se ajusten al destino. En cualquier caso, esto no es óptimo y requerirá mucha preparación, lo que nos lleva a la siguiente sección.
Desafíos empresariales
El trabajo de preparación es fundamental. Si no lo haces, tendrás muchísimos problemas. Y aquí es donde surge el primer desafío empresarial. Necesitas realizar un trabajo de preparación, que puede ser costoso, ya que requiere que el personal deje de realizar sus tareas habituales y que recopile datos, cumpla con los plazos, finalice el trabajo con antelación, entre otras cosas.
Este no es el único problema. También tendrá que detener el trabajo en su plataforma actual de soporte técnico, lo que significa que no se realizará ningún trabajo. El tiempo de inactividad puede ser costoso, especialmente si considera que una parte significativa de su negocio estará simplemente "esperando". Para las pequeñas empresas que dependen de ingresos incrementales, esto es una sentencia de muerte, mientras que las más grandes perderán mucho.
Por último, pero no menos importante, dependiendo del tamaño de la empresa, el proceso de migración puede ser largo, ya que es necesario depurar los datos . Decidir qué es útil y qué no de forma rápida y eficaz es prácticamente imposible, ya que requiere mucha toma de decisiones y mucha persuasión de la junta directiva. Todo esto conlleva una enorme pérdida de tiempo, y el tiempo es dinero.
Cómo prepararse para migrar a Jira Service Management
Aunque existen muchos desafíos, no todos son sombríos y, en muchos sentidos, un cambio de herramientas puede generar más beneficios que inconvenientes. Hay muchas maneras de ahorrar tiempo y agilizar los procesos, entre otras cosas. Veamos algunas de las medidas que puede tomar para acelerar su migración sin perder precisión ni integridad de los datos.
Comunica tus intenciones
Este es el paso más importante de todo el proceso de migración, ya que no informar a su personal y clientes (si su solución actual les ayuda) sobre la migración puede generar numerosos problemas, incluyendo un daño a la reputación. Es fundamental que todas las partes involucradas en la plataforma de soporte estén al tanto de los próximos cambios. Esto les permitirá cerrar sus tickets más rápidamente y ajustar su carga de trabajo en consecuencia. Además, esto también ayudará a sus clientes a comprender el motivo del tiempo de inactividad.
Establezca un presupuesto
Todo proyecto de migración implica un gasto, por lo que elaborar un presupuesto es fundamental para su éxito. Normalmente, la migración no es muy costosa, siempre que se haya planificado correctamente todo el proceso. De lo contrario, se excederá. Le sugerimos que calcule cuántas horas-hombre se necesitarían para completar las tareas antes del proceso de migración y luego sume algunas para evitar contratiempos inesperados.
Evalúe sus datos
Este proceso implica una gran cantidad de pequeñas tareas que se pueden dividir en dos categorías: análisis del tamaño de los datos y análisis de la complejidad de los datos. Conocer el tamaño de sus registros y la complejidad de su estructura le permitirá saber cuánto almacenamiento necesitará y si puede comprimir u optimizar ciertos registros.
Limpia tus datos
Este proceso puede ser largo o corto. ¿Cómo? Depende de la cantidad de datos que tenga y de si ha realizado auditorías de datos periódicas. Limpiar su base de registros de duplicados, perfiles obsoletos o entradas irrelevantes le permitirá comenzar con la nueva solución de forma más sencilla, además de que tendrá que transferir menos datos, lo que agilizará el proceso.
Reúne un equipo
Este proceso es fundamental para el éxito de la fase de preparación. La regla general es que cuando todos son responsables, nadie lo es. Al contar con un comité de expertos, la tasa de éxito casi se duplica. Esto se debe a que cada experto puede monitorear qué división está haciendo qué y cuánto tiempo se necesita para alcanzar los objetivos. Otra ventaja de este enfoque es que se obtienen informes de progreso más precisos, lo que permite tomar decisiones más acertadas.
Preparar la fuente y el destino
Cada herramienta es única y, sin duda, necesitará configurarla. Esto es inevitable y no encontrará ninguna herramienta que lo haga automáticamente. Generalmente, se recomienda desactivar todas las notificaciones y automatizaciones entrantes y salientes. Esto garantizará que los datos no se actualicen durante la migración y que no se produzcan errores posteriormente. Si no desactiva estas opciones, es casi seguro que tendrá que realizar una migración delta (al mover los registros actualizados).
¿Cuándo necesitas un socio?
Hay momentos en los que tienes tantas cosas entre manos que simplemente no sabes si podrás manejarlas solo o no.
Para ayudarle a identificar esto, consulte la siguiente lista de criterios:
- Si tiene un stock limitado de recursos internos
- ¿Necesita ayuda si tiene preguntas que están fuera de la jurisdicción del titular de la plataforma (evaluación de datos, complejidad de la migración, gestión de proyectos, planificación, etc.)?
- ¿Quieres migrar aplicaciones y extensiones personalizadas complejas?
- Necesidad de seguir necesidades únicas de seguridad y cumplimiento
- ¿Quieres mover una cantidad masiva de usuarios (más de 1k)?
- No tienes tiempo suficiente para mover las cosas por tu cuenta
- Haciéndolo por primera vez sin ayuda externa
Si alguna de estas cosas le suena familiar, considere usar una aplicación de terceros que le ayude a hacer todo lo anterior.
Prepare el trabajo que va a realizar al utilizar nuestro servicio
Lo que comentamos anteriormente suponía que usted realiza el proceso de migración por su cuenta. Si no desea lidiar con todo lo anterior y necesita un proceso más ágil y está dispuesto a pagar un extra, esta sección es para usted.
Datos de preparación
Este es el mismo proceso que el anterior, pero hay algo más. No necesita desplazarse por los elementos no deseados, ya que puede desmarcarlos más tarde durante el proceso de mapeo de datos. ¿Qué es el mapeo de datos? Bueno, nuestra herramienta le permite mapear los registros que desea mover a campos específicos. Si no desea moverlos, no necesita marcarlos. Es muy sencillo.
Garantizar la paridad de niveles
Esto es muy importante, ya que si cambias de un plan superior a uno inferior (o viceversa), te encontrarás con datos que no podrás almacenar. Si estás reduciendo tu plan deliberadamente, te recomendamos guardar esos datos en un archivo CSV para usarlos más adelante con nuestro servicio.
Configurar los Plats
Al igual que con el proceso manual, también deberá configurar sus plataformas antes de migrar elementos. Esto incluye ajustes, automatizaciones, notificaciones, informes, etc. También le recomendamos asegurarse de realizar los siguientes preparativos para evitar errores:
- Configure todos los campos personalizados en los proyectos necesarios.
- Cree todos los perfiles de agente y agréguelos a los proyectos necesarios con un rol de equipo de Service Desk en su cuenta de destino para garantizar la correcta asignación de tickets. Además, asegúrese de que sus correos electrónicos en los sistemas de origen y destino coincidan exactamente.
- Active la función de registro público para habilitar la migración de perfiles de clientes.
- Asegúrate de estar migrando únicamente a Jira Service Management clásico (las particularidades de migrar a proyectos de próxima generación aquí).
Ahora que ha realizado todos los preparativos necesarios para la importación a Jira Service Management, puede continuar con el proceso. Para migrar a Jira Service Management con nuestro servicio:
1. Regístrese en nuestro sitio web, vaya al e inicie una nueva migración de datos .
2. Seleccione su plataforma antigua y proporcione las credenciales necesarias para conectarla con nuestra herramienta.
3. De manera similar, conecte Jira Service Management como su plataforma de destino.
4. Una vez establecido el puente entre los sistemas, se pueden seleccionar los objetos para la migración de datos y, además, hacer coincidir usuarios y cambiar la asignación de los campos del ticket (si es necesario).
5. Ahora, cuando todo esté listo, inicie la migración de demostración gratuita . Este es el proceso de migrar una pequeña cantidad de tickets al nuevo sistema para garantizar que todo funcione sin problemas.
6. Si estás satisfecho con los resultados, es hora de comenzar el proceso completo.
Fase de lanzamiento
Después de migrar tus registros a la nueva plataforma, no te alegres. Aún no estás oficialmente en la fase de lanzamiento. Esta es la última fase del Jira . Y tiene sus propios preparativos y aspectos que debes conocer y seguir, así que veamos algunos de los más importantes.
Facilitación de equipos
Una vez que esté listo para la migración, su prioridad principal será facilitar la integración de sus trabajadores en sus respectivos espacios. Su equipo se sentirá perdido y seguramente tendrá dificultades para adaptarse a la nueva plataforma. La mejor opción sería formar un pequeño equipo de liderazgo al que pueda capacitar personalmente. Estas personas podrán transmitir los conocimientos adquiridos al resto del departamento.
Período de estabilización
Este es un período que debes seguir con suma atención, ya que es donde ocurren todas las cosas "malas". Nuevas herramientas, nuevos errores, nuevos plazos incumplidos... ya te haces una idea. Te recomendamos que crees un equipo de supervisión si tu empresa tiene muchos empleados. Este equipo se enterará de los errores y te informará para que puedas solucionarlos con mayor eficacia.
Celebración
¡Felicidades! Llegaste al final y trasladaste todas tus cosas. ¡Hora de tomar algo!
Notas finales
Y listo. Eso es todo sobre Jira . El proceso de migración puede ser difícil, pero vale la pena. Aunque nuestro plan no es perfecto, puede servirte como modelo para migrar. Cada empresa es única y no todos los pasos son aplicables, así que asegúrate de realizar los ajustes necesarios. Si necesitas ayuda, contáctanos y nos aseguraremos de que todo salga según lo previsto.
