Lista de verificación para la migración de datos Freshservice

Para garantizar una migración de datos Freshservice , necesita:

1. Una guía clara, paso a paso, que cubre cada etapa de la transferencia.
2. Una solución confiable, como Help Desk Migration, para manejar el proceso de forma segura y eficiente.

Descubra cómo ejecutar eficientemente una migración de demostración Freshservice con nuestra videoguía detallada. Siga las instrucciones paso a paso para una transferencia fluida y sin complicaciones.

Con la migración de datos Freshservice de Help Desk Migration, puede:

• Mueva de forma segura todos sus tickets, contactos e historial de soporte
• Migre artículos de la base de conocimientos y campos personalizados con precisión
• Evite la entrada manual de datos y el riesgo de errores
• Minimizar el tiempo de inactividad y garantizar un soporte ininterrumpido

Automatice la transferencia de datos a Freshservice y comience a optimizar sus operaciones de atención al cliente. Aumente la productividad de su equipo, mejore la eficiencia del servicio y mantenga acceso completo a sus datos históricos de soporte.

Antes de comenzar la migración de datos Freshservice

1. ¿Cómo elegir una fecha para prepararse para la migración Freshservice ?

• Elija un día con poca actividad en el servicio de asistencia para que la migración sea fluida y eficiente. Es mejor elegir un momento con poca actividad comercial; considere la temporada, el mes o días específicos para la migración. Se recomienda realizarla los fines de semana o en periodos con pocas consultas de clientes.
• Dale a tu equipo tiempo suficiente para prepararse para la migración Freshservice .
• Incentive a los agentes a explorar Freshservice o centrarse en cerrar tickets existentes.

2. Prepare a su equipo antes de migrar a Freshservice

Es importante informar a sus agentes sobre la importación Freshservice o considerar delegar tareas particulares, como acelerar la revisión de los resultados de la migración completa de datos.

• Asegúrese de que todo el equipo esté involucrado en la migración.
• Asegúrese de que todos comprendan la etapa actual de la migración.
• Aclarar las responsabilidades de cada miembro del equipo.
• Incorporación completa a la nueva plataforma.
• Establecer una fecha límite de migración clara.
• plain cómo se desarrollará el proceso de migración.
• Determinar cuándo los miembros del equipo pueden comenzar a trabajar en la nueva plataforma.

3. ¿Cómo preparar Freshservice para la transferencia de datos?

• Replique todos los campos personalizados de su plataforma actual para asegurarse de poder encontrar sus datos fácilmente después de migrar a Freshservice.

4. ¿Cómo creo campos en Freshservice?

Crear campos personalizados manualmente en Freshservice

• Para agregar campos personalizados en Freshservice, vaya a Admin → Gestión de servicios → Administrador de campos.
• Arrastre y suelte un tipo de campo (como texto, menú desplegable o casilla de verificación) en el formulario (por ejemplo, Incidente, Solicitud de servicio, Problema o Cambio).
• Personalice el campo configurando su etiqueta, marcador de posición y otras opciones, luego guárdelo.
• También puede crear campos personalizados para Activos, Solicitantes, Departamentos y otros módulos dentro de sus respectivas secciones en el Centro de administración.

5. ¿Qué debo hacer justo antes de iniciar la migración de datos de servicio al cliente a Freshservice?

Realice algunos pasos rápidos antes de iniciar su migración de demostración para garantizar un proceso fluido y sin errores y evitar acciones no deseadas en su instancia Freshservice de destino.

1. Desactivar las notificaciones

Desactive las notificaciones por correo electrónico y otros activadores, como la validación y las reglas duplicadas. Esto le evitará recibir un montón de notificaciones durante la migración completa de datos.

Vaya a Administración > en Configuración general, haga clic en Notificaciones por correo electrónico > revise todas las pestañas y desactive las notificaciones por correo electrónico.

¿Por qué deshabilitar los activadores antes de la migración?

Si las notificaciones, los flujos de trabajo o las automatizaciones están activos durante la migración, pueden:

• Enviar correos electrónicos no deseados a agentes/clientes.
• Reabrir o cerrar tickets migrados.
• Ralentizar o interrumpir el proceso de migración.

2. Desactivar la matriz de prioridades

Si tiene activada la Matriz de Prioridades durante la migración, Freshservice establecerá las prioridades según ella. Por lo tanto, los estados de prioridad serán diferentes a los del soporte técnico de origen. Si no le supone ningún problema, puede dejar activada la Matriz.

Sin embargo, si desea mantener todas las prioridades como estaban en la mesa de ayuda de origen, entonces debe deshabilitar la Matriz antes de iniciar la demostración y la migración de datos completa.

Aquí te explicamos cómo hacerlo:

• Abra su cuenta Freshservice .
• Vaya a Admin > Matriz de prioridades (en Gestión de servicios ).

• Desactive la opción Habilitar matriz de prioridad .

Una vez finalizada la migración, puedes volver a este menú y reactivar la Matriz de Prioridades.

3. Desactivar el automatizador de flujo de trabajo y las automatizaciones de escenarios

Si migra a Freshservice con automatización activa, deshabilite previamente todas las automatizaciones de flujo de trabajo y escenario para evitar notificaciones por correo electrónico durante la importación de tickets. A continuación, le explicamos cómo hacerlo:

1. Inicie sesión en Freshservice . Pase el cursor sobre el panel de administración en la barra lateral izquierda.
2. Vaya a Automatizaciones y Productividad.

3. Elija Workflow Automator y desactive todas las reglas de automatización activas.

4. Abra Automatizaciones de escenarios y documente todos los escenarios y luego elimínelos.

Puede mantener todos los escenarios activos, pero recuerde que incluso si deshabilita las notificaciones del agente, Freshservice aún podría enviar actualizaciones durante la migración.

Alternativamente, puede comunicarse con el equipo de soporte Freshservice y solicitar que desactive todas las notificaciones de solicitantes y agentes.

4. Desactivar las reglas de cierre

Para evitar cambios en el estado de los tickets después de la migración completa de datos, desactive las reglas de cierre para garantizar que todos los datos asignados permanezcan sin cambios.
1. Vaya al panel de administración. Desplácese hasta Administración de servicios > Configuración del centro de servicio.

2. Haga clic en Reglas de cierre.

3. Desactive todas las reglas de cierre para evitar cambios inesperados en el estado de los tickets. Haga clic en Guardar.

Nota : si tiene problemas, desactive esta función también para ellos.

5. ¿Debo desactivar los tickets padre-hijo?

Sí. La función de gestión de tickets padre-hijo de Freshservice (disponible en ciertos planes) puede causar errores de migración, ya que los tickets de tipo "Tarea" dependen de relaciones vinculadas.
Si falta este campo, es posible que el Asistente de Migración no pueda mover esos registros.
Pasos para deshabilitar la gestión de tickets padre-hijo:

1. Inicie sesión como administrador y vaya a Administrador → Flujos de trabajo → Tickets entre padres e hijos .
2. Desactiva la función en la esquina superior derecha.
3. Confirme la acción cuando se le solicite.
4. Recibirás un mensaje de confirmación una vez que la función esté deshabilitada.

6. ¿Qué personalizaciones están disponibles?

Si tiene requisitos específicos para Freshservice , contacte con nuestro equipo de soporte . La disponibilidad de personalizaciones depende en gran medida de su plataforma de origen. Nuestra migración de datos automatizada ofrece opciones como:

• Filtrado de datos por diferentes criterios (fecha de creación, etiquetas, campos personalizados, grupos, organizaciones, asignados, etc.)
• Cambio del proceso de migración predeterminado (migración de objetos de cambio y problemas como tickets, migración de eventos de tickets como notas privadas, migración de la información relacionada con usuarios inactivos, fecha de cierre del ticket en el primer comentario privado del ticket, imágenes en línea como archivos adjuntos del ticket)
• Agregar información a los datos migrados (marcar los tickets con etiquetas adicionales, agregar un ID de ticket heredado al asunto del ticket)
• Migrar campos personalizados de contacto

Guía paso a paso: Cómo migrar a Freshservice con Help Desk Migration

Migrar sus datos de una cuenta Freshservice a otra no tiene por qué ser complicado. Con Help Desk Migration, puede transferir de forma segura y eficiente todos sus tickets, usuarios y artículos de la base de conocimientos sin perder información valiosa. Siga esta guía paso a paso para garantizar una transferencia de datos Freshservice fluida.

1. ¿Qué credenciales de acceso necesito para configurar la migración?

Antes de iniciar la migración de demostración, busque las credenciales de acceso necesarias para la plataforma de origen y Freshservice.

Para conectar Freshservice con el Asistente de migración, necesita:

• URL : URL de Freshservice freshservice . Ejemplo: https://dominio.freshservice.com/ .
• Clave API : Icono de perfil -> Configuración del perfil -> Tu clave API. Si tienes una Freshservice , descubre cómo habilitar tu clave API aquí .

2. Configurar la importación de datos Freshservice

Antes de configurar la migración completa de datos, pruebe la demo gratuita. En resumen, el Asistente de Migración exporta 20 tickets de origen aleatorios y 20 artículos de la base de conocimientos a Freshservice . Puede editar la configuración de la migración de la demo y volver a ejecutarla. Tenga en cuenta que obtendrá los mismos resultados con la misma configuración.

1. Inicie sesión en su cuenta de Migration Wizard .
2. Conecte sus sistemas de origen y destino.

Para conectar Freshservice con el Asistente de migración, necesita:

URL: URL de la cuenta Freshservice de su empresa. Ejemplo:freshservice.

Clave API : Icono de perfil -> Configuración del perfil -> Tu clave API. Si tienes una Freshservice , descubre cómo habilitar tu clave API aquí .

3. Elija los datos que desea importar a Freshservice

Después de conectar sus cuentas, seleccione el espacio de trabajo específico que desea migrar. Puede seleccionar las entidades de datos que desea transferir:
Migración predeterminada:

• Entradas
• Solicitantes
• Departamentos
• Agentes
• Grupos de agentes
• Soluciones (carpetas y categorías)

1. Asociar agentes.
Con Help Desk Migration , puede asociar agentes de la plataforma de origen con la plataforma de destino y reasignar tickets si un agente ha dejado la empresa. Se requieren agentes asociados para ejecutar la migración de demostración gratuita, así que asegúrese de completar este paso con cuidado.
En la página de asignación, haga clic en "Asociar elementos" junto a "Agentes". Asocie los agentes de destino existentes mediante sus correos electrónicos o cree nuevos con "Agregar el mismo personal en {target}". Algunos Help Desks pueden requerir la creación manual de agentes si el acceso a la API es limitado.

2. Mapa de campos de tickets y artículos.

3. Elija
opciones automatizadas . Help Desk Migration ofrece funciones de migración integradas con un solo clic que pueden mejorar significativamente la eficiencia y la precisión de la transferencia de datos. Para una Freshservice , puede elegir entre las siguientes opciones automatizadas:

• Agregar etiquetas a los tickets recién migrados
• Migrar primero los registros más nuevos
• Omitir archivos adjuntos
• Migrar conversaciones secundarias: cuando migra desde Zendesk, puede mover sus conversaciones secundarias como notas privadas en Freshservice, manteniendo intactas las discusiones internas.
• Migrar grabaciones de llamadas: importa las llamadas grabadas Zendesk como archivos adjuntos de tickets, preservando así su historial de soporte completo.
• Migrar imágenes en línea como archivos adjuntos

4. Configure su migración de demostración gratuita.

Una migración de demostración en Help Desk Migration transfiere una pequeña muestra de sus datos para que pueda verificar que todo se migre correctamente antes de ejecutar la migración completa.

Incluye:

• 20 entradas
• Sus comentarios/notas
• Usuarios (agentes y usuarios finales) vinculados a esos tickets
• Empresas/organizaciones vinculadas a dichos usuarios
• Campos básicos y campos personalizados
• Archivos adjuntos para los tickets de muestra (si son compatibles)
• Una pequeña muestra de artículos de la base de conocimientos (si está incluida en su escenario)

La migración de demostración no migra todos los registros, solo los suficientes para verificar la precisión del mapeo, el formato, la ubicación de los campos y la estructura general de los datos en Freshservice.

¿La migración de demostración funciona igual que la migración completa?

Sí. Tanto la migración de demostración como la migración completa utilizan la misma lógica, asignación y configuración.
Si faltan datos o son incorrectos en la de demostración, el mismo problema ocurrirá en la migración completa, así que revise los resultados cuidadosamente.

Cómo verificar los resultados de su migración de demostración:

• Descargue los informes de migración de demostración.
• Revisar registros migrados, fallidos y omitidos.
• Comuníquese con el soporte técnico si algún dato parece incompleto o desalineado antes de comenzar la migración completa.

Si necesita información más detallada, lea esta guía exclusiva de Freshservice .

¿Puedo filtrar los datos de mi mesa de ayuda antes de la migración?

Sí. Con Help Desk Migration , puede aplicar filtros de datos para ahorrar tiempo y transferir solo los registros más importantes. Esto ayuda a mantener su nuevo Freshservice limpio y relevante.
Tenga en cuenta que el filtrado a nivel de API también puede reducir los costos de migración, pero las opciones de filtrado varían según las capacidades de su plataforma de origen.

Después de ejecutar la migración de demostración, puede ajustar su configuración añadiendo filtros para especificar qué tickets mover. Puede filtrar por:

• Fecha: Migrar tickets creados o actualizados dentro de un rango de tiempo específico.
• Estado del ticket: incluya solo tickets con ciertos estados, como Abierto, Resuelto o Cerrado.
• Agente: Transfiere tickets asignados a agentes o grupos específicos.
• Departamento: Filtrar tickets pertenecientes a determinados equipos o áreas de servicio.
• Categoría o impacto: restringe los tickets según el tipo de problema o el nivel de prioridad.

También puede combinar filtros utilizando la lógica AND/OR y agruparlos para una selección aún más precisa.

¿Qué debo saber al ejecutar una migración de datos completa a Freshservice?

Antes de iniciar su migración completa:

• Verifique que los solicitantes eliminados o inactivos no estén marcados como “Spam” en Freshservice.
• Las imágenes en línea en los artículos de Knowledge Base se migrarán como archivos adjuntos.
• Asegúrese de que existan los campos personalizados requeridos para Tickets, Solicitantes o Departamentos.
• Asegúrese de tener derechos de administrador en las cuentas de origen y de destino.

Ejecución de una migración completa de datos

1. Elija sus opciones de migración

Durante Freshservice , puede trabajar en su centro de ayuda de origen. Recuerde que los registros creados o actualizados durante la migración completa de datos no aparecerán en Freshservice . Para migrar todos los datos nuevos y actualizados de los clientes, considere usar la Migración Delta.
El Asistente de Migración funciona en la nube, por lo que no es necesario mantener la pestaña abierta. Puede consultar periódicamente la página de Migración completa de datos o esperar un mensaje de nuestro equipo.

2. Ejecutar la migración completa de datos

Nuestro servicio automatizado de migración de datos traslada cada registro individualmente. Dependiendo del volumen de datos de su servicio de asistencia, el proceso de migración puede tardar entre 20 minutos y varios días.
Puede comenzar su migración completa de datos en cuanto se confirme su pago. Para minimizar las demoras, considere realizar la transacción con antelación o programar la migración de datos.

¿Qué debo comprobar después de la migración completa de datos Freshservice ?

Una vez completada la migración completa de datos Freshservice , tómese un tiempo para verificar que toda la información se haya importado correctamente:

• Asegúrese de que todos los tickets, solicitantes y departamentos estén visibles y correctamente organizados.
• Verifique que los campos personalizados, las etiquetas y los archivos adjuntos se transfieran sin errores.
• Asegúrese de que las cuentas, los roles y los permisos del agente estén configurados correctamente.
• Pruebe sus flujos de trabajo, reglas comerciales y automatizaciones para confirmar que funcionan como se espera.
• Revise sus datos para detectar registros faltantes, incompletos o duplicados y registre cualquier irregularidad.

¿Qué es una migración delta en Freshservice?

Tras la migración completa, una migración delta transfiere cualquier registro nuevo o actualizado creado desde el inicio de la migración inicial.
Mantiene sincronizados los Freshservice sin duplicar ni sobrescribir registros.

Si tiene problemas para encontrar registros específicos, asegúrese de que sus filtros de búsqueda incluyan todos los tickets y cualquier período. Si el problema persiste, no dude en contactar con nuestro equipo de soporte .

¿Qué es una migración a intervalos?

La Migración por Intervalos es una función Help Desk Migration que permite pausar la transferencia de datos durante el horario laboral y reanudarla más tarde, reduciendo el tiempo de inactividad y las interrupciones para los equipos de soporte activos. Es ideal para grandes conjuntos de datos o situaciones donde el acceso ininterrumpido al Help Desk es esencial, ya que permite migrar la mayor parte de los datos durante las horas de menor actividad. A menudo, se combina con la Migración Delta para capturar cualquier registro nuevo o actualizado que llegue después de la migración inicial.

¿Qué pasa si observo registros faltantes o duplicados?

Documente cualquier discrepancia y revise la configuración de su mapa. Si el problema persiste, contacte con nuestro equipo de soporte para obtener ayuda.

Escenarios de migración Freshservice

Con Help Desk Migration, puede realizar transferencias de datos como:

1. De su plataforma de soporte técnico existente a Freshservice

• (Los pares de migración más populares incluyen Zendesk a Freshservice , ServiceNow a Freshservice , Zoho Desk a Freshservice y Freshdesk a Freshservice ).

2. De archivos CSV Freshservice
3. De Gmail a Freshservice