Para migrar Salesforce , tiene varias opciones. Salesforce ofrece importadores nativos como el Asistente de Importación de Datos y el Servicio de Exportación de Datos. Sin embargo, ¿qué elegiría: Help Desk Migration o la herramienta de migración de Salesforce?
Entremos en detalles.
Help Desk Migration vs. Herramienta de migración de Salesforce en resumen
Anteriormente, Salesforce ofrecía a sus clientes una herramienta gratuita de migración de casos que transfería todos los registros importantes a Service Cloud Lightning. Pero ¿qué debería hacer si tiene otra solución de soporte técnico en mente?
Puede usar Help Desk Migration para transferir todos los registros de Desk a una nueva plataforma. A continuación, se muestra una breve comparación de ambas herramientas para mayor claridad:
| HDM | Fuerza de ventas | |
| Precio | Pagado | Gratis |
| Manifestación | Sí | No |
| Opciones de migración | Migrar a cualquier mesa de ayuda | Migrar solo a Service Cloud Lightning |
| Usabilidad | Intuitivo | Puede ser complejo de configurar y utilizar |
En términos de qué objetos se pueden mover, no hay una diferencia drástica entre HDM y de migración de Salesforce :
| Disponible para migración | HDM | Herramienta de migración de Salesforce |
| Entradas | Sí | Sí |
| Personal | Sí | Sí |
| Grupos | Sí | Sí |
| Empresas | Sí | Sí |
| Contactos | Sí | Sí |
| Notas | Sí | Sí |
| Archivos adjuntos | Sí | Sí |
| Campos personalizados | Sí | ? |
| Artículos de la base de conocimientos | Sí | No |
¿Cómo migrar desde y hacia Salesforce?
Configurar una migración de datos de Salesforce es una tarea común para los administradores de Salesforce. Ya sea que se importen pequeñas listas de contactos o un gran conjunto de datos desde sistemas externos, el proceso de importación de datos hacia y desde Salesforce requiere mucha planificación y previsión.
Al igual que muchas plataformas de soporte técnico, Salesforce incluye varias opciones prediseñadas: Asistente de importación de datos, Servicio de exportación de datos, Herramienta de migración de la base de conocimiento de Lighting y Dataloader.io.
Echemos un vistazo a cada herramienta.
Asistente de importación de datos y cargador de datos
Esta herramienta está diseñada específicamente para importar datos externos a Salesforce. El Asistente de importación de datos le permite transferir datos en objetos estándar comunes, como
- Contactos
- Dirige
- Cuentas
- Datos en objetos personalizados
La herramienta de importación puede migrar hasta 50 000 registros a la vez. Las fuentes de datos compatibles incluyen cualquier programa que pueda conservar datos encsv. Al usar el Asistente de importación de datos, debe especificar los parámetros de configuración y las fuentes de datos. Además, debe definir las asignaciones de campos que asignan los nombres de campo de su archivo de importación CSV a los nombres de campo de Salesforce.
Puede utilizar la herramienta de importación de datos en varias ocasiones:
- El archivo de importación incluye menos de 50.000 registros.
- El Asistente de importación de datos admite los objetos que necesita importar.
- No necesita una importación de datos automatizada.
Además del Asistente de Importación de Datos, Salesforce incluye Data Loader, una aplicación de escritorio para la importación de datos. La aplicación puede transferir hasta 5 millones de registros simultáneamente, ya sea desde archivos o desde una conexión database , de cualquier tipo de dato. Puede utilizar Data Loader mediante la línea de comandos o la interfaz de usuario. En este último caso, debe definir las fuentes de datos, las asignaciones de campos y otros aspectos mediante archivos de configuración. De esta forma, puede automatizar el proceso de importación con llamadas a la API.
Sin embargo, el Asistente de importación de datos y el Cargador de datos tienen algunas limitaciones que pueden ralentizar la migración de datos o crear datos duplicados:
- La herramienta solo permite hacer coincidir un campo en un solo proceso de importación.
- Solo puede usar Nombre, Correo electrónico o ID como identificadores únicos en la asignación de campos según el objeto que importe.
- No puede comprobar si el objeto de importación ya existe como contacto o cualquier otro objeto.
- El identificador único debe ser una coincidencia extinta. Si presenta la más mínima variación en los datos, se crearán duplicados.
Servicio de exportación de datos
La herramienta está diseñada principalmente para exportar archivos CSV desde Salesforce, ya sea manualmente o de forma automática. Puede usarla para obtener una copia de sus datos de Salesforce e importarla a otro sistema de soporte técnico o como respaldo.
Al igual que el Asistente de Importación de Datos, es un servicio integrado en el navegador al que se puede acceder a través de la Configuración. El Servicio de Exportación de Datos permite exportar objetos del servicio de asistencia una vez por semana o cada 29 días. También puede transferir datos automáticamente a intervalos mensuales o semanales. Sin embargo, estas opciones están disponibles si:
- Tienes las ediciones Enterprise, Performance o Unlimited de Salesforce. En este caso, puedes generar informes semanales.
- Tienes la Edición Profesional o Desarrollador. Por lo tanto, puedes generar copias de seguridad solo cada 29 días.
En cuanto a limitaciones, el Servicio de Exportación de Datos incluye lo siguiente:
- Los archivos CSV grandes se dividen en archivos más pequeños para que usted dedique más tiempo a importarlos al servicio de asistencia técnica necesario.
- Una vez finalizada la exportación de datos, podrá acceder al enlace del correo electrónico para descargar los archivos zip. Sin embargo, estos archivos se eliminan automáticamente tras el envío del correo electrónico.
Herramienta de migración de conocimientos Lightning
Salesforce también incluye una herramienta independiente, la Herramienta de Migración de Lightning Knowledge. Su objetivo principal es ayudarle a migrar la base de conocimiento clásica a Lightning Knowledge. Funciona de forma diferente según tenga una organización o varios tipos de artículos.
Al configurar una migración de la base de conocimientos , se transfiere todo el contenido disponible de la base de conocimientos clásica a Lighting Knowledge. Esta importación le permite adoptar funciones y futuras mejoras de Lighting Knowledge.
Puede migrar artículos individuales o de varios tipos. En Lighting Knowledge, unifica sus artículos en un único objeto de conocimiento. Lightning Knowledge utiliza los tipos de registro estándar para diferenciar los distintos tipos de artículos.
¿Por qué elegir Help Desk Migration?
Help Desk Migration no es solo una herramienta en la nube; es un automatizado de migración de datos que transfiere datos de Help Desk entre varios Help Desks compatibles. Además, puede importar sus datos a CSV , database o fusionar cuentas de Help Desk.
¿Qué otras ventajas ofrece Help Desk Migration ? La lista es extensa.
Mapeo de campos de tickets y artículos.
Una herramienta de migración automatizada permite mapear los campos predeterminados y personalizados disponibles en las plataformas de origen y destino. De esta forma, se mapean correctamente los campos en el sistema de destino para que sus valores coincidan.
Cree agentes, grupos o campos personalizados durante el mapeo.
Si no encuentra agentes o grupos en su plataforma de destino, puede crearlos durante la asignación. Esta función está disponible para la mayoría de los help desks compatibles. En cuanto a los campos personalizados, puede crearlos directamente en el Asistente de Migración. Esta opción está disponible si migra a Zendesk , Freshdesk y Jira Service Management .
Personalización lista para usar
Dependiendo de la otra plataforma de soporte técnico que use durante la migración de Salesforce, Help Desk Migration le permite adaptar su migración de datos por su cuenta con opciones automatizadas como:
- Agregue una nueva etiqueta a los datos migrados para distinguir los datos nuevos de los existentes
- Migrar imágenes en línea como archivos adjuntos de tickets
- Omita los archivos adjuntos para acelerar la migración de sus datos
- Migrar grabaciones de llamadas como archivos adjuntos de tickets
- Demostración única con datos personalizados para tickets y artículos
Programar la migración de datos.
Al ejecutar una migración de demostración , puede iniciar una migración completa de datos inmediatamente o programarla para más adelante. Transferir datos a diferentes programas de soporte técnico durante las horas punta puede causar interrupciones en sus procesos. Al programar la migración de datos, puede elegir una fecha y hora convenientes.
Migración Delta.
Si recibe tickets y artículos nuevos o actualizados durante la migración, utilice la migración Delta. Esta le permite transferir solo los registros nuevos y actualizados creados durante la migración. De esta manera, no necesita volver a migrar sus datos ni genera duplicados.
Configurar una migración de demostración.
Antes de configurar una migración completa de datos, puede probar la herramienta con una migración de demostración gratuita. Esta prueba le permite importar 20 tickets aleatorios y 20 artículos de la base de conocimientos. Así, podrá comprobar si sus datos se migran correctamente. Además, puede solicitar una demostración personalizada para transferir tickets específicos.
Help Desk Migration vs. Herramienta de migración de Salesforce
Cabe señalar que Help Desk Migration y Salesforce tienen enfoques diferentes para la migración de datos. Si bien nuestra herramienta se centra principalmente en la automatización, todas las herramientas de migración de Salesforce, excepto el Servicio de Exportación de Datos, ofrecen un enfoque manual que incluye archivos CSV .
Echemos un vistazo a las diferencias globales.
Duplicación
Si decide migrar a Salesforce, el Asistente de Importación de Datos no puede garantizar que no se produzcan duplicados. La herramienta no comprueba si los archivos CSV incluyen datos ya existentes en su cuenta de Salesforce.
Por otro lado, al conectar tu cuenta de destino al Asistente de Migración, otorgas a nuestra aplicación permisos para escribir atributos de datos, usuarios, empresas, conversaciones y etiquetas. De esta forma, al ejecutar una migración completa de datos, nuestra aplicación garantiza que no se migren los datos transferidos durante una migración de demostración. Lo mismo ocurre con una migración delta.
Mapeo limitado
Las herramientas de migración de Salesforce le permiten asignar solo un campo usando Nombre, Correo electrónico o ID como identificadores únicos. En cambio, con Help Desk Migration, puede:
- Coincidir con agentes y grupos de origen y destino
- Asignar campos de ticket predeterminados y personalizados. Los campos predeterminados incluyen estado, tipos, prioridades, etc. Los campos personalizados incluyen fecha, número, casilla de verificación, menú desplegable, texto único y texto múltiple
- Coincidir con campos de artículos, principalmente estados y valores constantes
Objetos compatibles con la migración
Salesforce cuenta con una herramienta de migración independiente para los objetos de soporte técnico y de la base de conocimientos. Sin embargo, la herramienta de migración de conocimientos de Lightning solo admite la transferencia a otra cuenta de Salesforce. En cuanto a la migración de objetos de soporte técnico, tanto las herramientas de importación como las de exportación solo transfieren contactos, clientes potenciales, cuentas y datos en objetos personalizados.
En cuanto a Help Desk Migration, puede transferir desde o hacia Salesforce datos como:
- Usuarios
- Contactos
- Cuentas
- Grupos (solo importación)
- Casos con archivos adjuntos, imágenes en línea, campos personalizados, notas privadas y públicas
- Soluciones con imágenes en línea, etiquetas y archivos adjuntos
- Categorías de nivel superior
- Categorías de segundo nivel
Puede migrar objetos por separado o todos a la vez. Si elige migrar casos , el Asistente de Migración moverá automáticamente otros objetos del Help Desk. Lo mismo ocurre con la base de conocimientos; si transfiere soluciones, también se exportarán las categorías de nivel superior y secundario.
Volumen de datos migrados limitado
El Asistente de Importación de Datos y el Servicio de Exportación de Datos permiten cargar hasta 50 000 registros. Al mismo tiempo, el Cargador de Datos permite transferir hasta 5 000 000 objetos de Help Desk. Por otro lado, Help Desk Migration transfiere grandes volúmenes de datos simultáneamente.
Envuélvelo
Entonces, ¿qué herramienta elegir para migrar Salesforce: Help Desk Migration o Salesforce Migration Tool? La respuesta no es obvia, ya que depende principalmente de tus necesidades.
Si necesita importar solo una pequeña cantidad de datos o crear una copia de seguridad gratuita, elija una herramienta nativa disponible. Si no necesita automatizar la migración de datos, pero desea importar todos los datos de sus clientes, incluyendo los objetos del servicio de asistencia y de la base de conocimientos, a Salesforce, Help Desk Migration es la solución ideal. El Asistente de Migración automatiza, protege y facilita la transferencia de datos.
Preguntas frecuentes
Help Desk Migration es la mejor herramienta de migración de datos, ya que le permite transferir sus datos de un helpdesk a otro de forma automática. No necesita trabajar con archivos CSV ni XL. En tan solo un par de pasos, puede configurar una migración de demostración gratuita y sin necesidad de programar.
Salesforce incluye tres herramientas de migración de datos predefinidas: el Asistente de Importación de Datos, el Servicio de Exportación de Datos y la Herramienta de Migración de Lightning Knowledge. Cada herramienta tiene un objetivo diferente. La herramienta de Migración de Lightning Knowledge transfiere datos de la base de conocimientos entre diferentes cuentas de Salesforce. Por otro lado, el Asistente de Importación de Datos permite transferir datos en archivos CSV a Salesforce. El Servicio de Exportación de Datos, por su parte, realiza una copia de seguridad de los datos de sus clientes en un archivo comprimido de archivos CSV .
La migración de datos de Salesforce puede ser: a) el proceso de transferir datos de clientes desde Salesforce a otra mesa de ayuda cuando sea necesario; b) el proceso de importar datos de la mesa de ayuda a Salesforce
Depende de varios aspectos. Esto incluye lo siguiente: la cantidad de datos que desea transferir, la cantidad y el tamaño de los archivos adjuntos, el límite de API de ambos centros de ayuda, las especificaciones de API y el centro de ayuda al que se dirige. Tenga paciencia: es mejor dedicar más tiempo a la migración de datos que sufrir tiempos de inactividad.
Tienes dos opciones: importadores nativos o herramientas de terceros. Si eliges una herramienta prediseñada, obtendrás archivos CSV que deberás importar a una nueva plataforma por tu cuenta. Las aplicaciones de terceros, como Help Desk Migration, te permiten transferir los datos principales de una plataforma a otra automáticamente.
