Wir alle wollen produktiv sein. Aber… (Es gibt immer dieses „Aber“.) Man lässt sich leicht ablenken, wenn das Leben weniger Struktur hat. Die letzten zwei Jahre haben uns mehr unstrukturierte Zeit beschert. Dadurch springen wir zum nächsten Thema, bevor wir uns überhaupt richtig mit dem ersten beschäftigen. Das ist ein Problem.
Können Produktivitätstricks hier helfen? Zum Teil ja. Um das zu ändern, sollten Sie jedoch eine Struktur oder Routine entwickeln. Nutzen Sie beispielsweise einen Kalender, vermeiden Sie E-Mails am Wochenende oder planen Sie feste Zeiten für berufliche und private Treffen ein. Betrachten Sie diese Dinge als verlässliche Konstanten. Sie sollen Ihnen langfristig helfen, konzentriert zu bleiben.
Warum ist Zeit so kostbar?
Zeitmanagement ist unerlässlich. Daran besteht kein Zweifel. Heutzutage nutzen die Menschen verschiedene Apps, schreiben ihre Tagespläne auf oder googeln nach der idealen Produktivitätsmethode, die ihnen hilft, unabhängig von den Umständen produktiv zu bleiben.
Als Mitgründer eines Softwareentwicklungsunternehmens erkenne ich bereits frühzeitig, wann mein Team in Richtung Burnout abdriftet. In jedem Team gibt es ein Mitglied, dessen Leistung nachlässt oder das einfach nur noch über das Leben im Allgemeinen klagt. Das ist das erste Anzeichen dafür, dass die Betroffenen Unterstützung von Teamleiter und Personalverantwortlichen benötigen, um diese schwierige Phase zu überstehen.
den Bericht von Asana untermauert, der das Jahr 2020 anhand solcher Statistiken darstellt, wonach 71 % der Befragten ein Burnout erlebten, 87 % bis spät in die Nacht arbeiteten und 26 % immer wieder Fristen verpassten.
Ungeachtet unserer Rolle oder Position neigen viele von uns dazu, Dinge bis zur letzten Minute aufzuschieben. Warum? Seien wir ehrlich: Wir werden alle mit Informationen überflutet. Das regt zwar Ideen an, lässt uns aber auch leicht den Überblick verlieren. Daher beschäftigt die Frage „Wie kann ich produktiver werden?“ CEOs, Gründer, Führungskräfte, Softwareentwickler, Buchhalter und Marketingfachleute gleichermaßen.
Funktionieren Produktivitätstricks? Stimmt das? Finden wir es heraus.
Produktivitätstricks nach der Pandemie
Covid-19 und die Pandemie selbst werden oft verzerrt und verkompliziert dargestellt. Versuchen Sie, das Ganze aus der Distanz zu betrachten. Wir neigen dazu, darüber als kollektive Erfahrung zu sprechen und darüber, wie wir sie bewältigt haben. Ja, viele Menschen wurden im März weltweit innerhalb einer Woche von ihren Büros nach Hause teleportiert. War das wirklich eine kollektive Erfahrung? Nicht wirklich. Meine Erfahrung unterscheidet sich sicherlich von Ihrer.
Auch die Rückkehr ins Büro ist für jeden von uns ganz individuell. Manche freuen sich, andere fühlen sich überfordert, abgelenkt und weniger produktiv oder sind genervt. Aber haben Sie Ihre Kollegen vermisst?
Ja, der ständige Wechsel zwischen Isolation zu Hause und dem sozialen Miteinander im Büro kann irritierend sein. Aber wir haben bereits bewiesen, dass wir uns schnell weiterentwickeln und anpassen können. Und ich bin sicher, dass viele Unternehmen wie unseres eine hybride Strategie unterstützen: Arbeiten von zu Hause oder im Büro, oder flexible Arbeitszeiten. Dies soll helfen, wieder in den Büroalltag zurückzufinden, ohne gleich wieder in den Dauerbetrieb zu verfallen. Ständige Wachsamkeit und Stress fördern nämlich nicht die Produktivität.
Mein Zeitplan ist auch uneinheitlich. Mal arbeite ich im Büro, mal von zu Hause aus. Und einer der Teamleiter fragte mich: „Dima, du scheinst ständig unterwegs zu sein. Heute arbeitest du von zu Hause aus, morgen bist du im Büro. Wo bist du am produktivsten?“ Ich überlegte kurz und sagte: „Der Ort an sich ist nicht so wichtig. Such dir einfach einen Ort, an dem du möglichst wenig Ablenkung hast und dich konzentrieren kannst. Wenn dir Musik hilft, in den Arbeitsrhythmus zu kommen, hör sie einfach beim Arbeiten.“
Büro oder Homeoffice: Was ist besser? Der Ort selbst spielt keine Rolle. Jeder Ort ist perfekt, solange es keine Ablenkungen gibt. Nun, ich höre Sie schon sagen:
A. Die Arbeit von zu Hause aus bedeutet, dass Ihre Frau, Ihre Kinder oder Ihre Haustiere Sie auf irgendeine Weise unterbrechen werden, und
B. Im Büro könnten das Ihre Kollegen sein, die viele Fragen sowohl zur Arbeit als auch zu privaten Themen beantworten müssen.
Was tun? (Nein, eine einsame Insel ist keine schnelle Lösung.) Suchen Sie sich einen Ort, an dem Sie möglichst ungestört arbeiten können. Musik kann Ihnen dabei helfen, in Ihren Arbeitsrhythmus zu finden. So haben Sie 3–4 produktive Stunden – eine ganze Menge für einen Tag.
Wie kann man produktiv sein?
Produktivität ist eine bewundernswerte Eigenschaft und eine Fähigkeit, die viele Menschen entwickeln möchten. Wie oft denken Sie darüber nach, wie Sie mehr schaffen können, ohne an Leistung einzubüßen? Wahrscheinlich sehr oft. Multitasking ist doch überholt, oder? Trotzdem jonglieren wir immer noch mit zu vielen Aufgaben und vernachlässigen dabei unsere Familie und unser soziales Leben.
Arbeitsrituale versprechen, gute Gewohnheiten zu festigen, Produktivitätshemmnisse zu beseitigen, Beziehungen zu Kollegen zu stärken und die Motivation zu steigern. Diese Rituale können sehr kreativ sein, und im Internet findet man viele Informationen dazu.
Weißt du was? Diese Rituale sind oft total simpel: morgens eine Tasse Kaffee trinken, das Handy auf Schwarzweiß umstellen, sich für die Arbeit anziehen oder die „Musik im Büro“-Playlists hören und so weiter. Sagen wir es mal vorsichtig: Sie funktionieren einfach nicht.
Ähnlich wie bei den maßgeschneiderten Produktivitätstechniken, die vorschlagen, den Frosch oder ein Stück vom Elefanten zu essen, oder dem 80/20-Prinzip bzw. der Aufgabenbündelung, sind sie alle passiv und erschöpfen sich schneller, als man sie in den Alltag integrieren kann.
Digitale Gewohnheiten. Sie sind ein wesentlicher Bestandteil und beeinflussen Leistung und Ergebnisse maßgeblich. Nichts Bahnbrechendes, nur ein paar digitale Gewohnheiten, an die man sich gewöhnen sollte.
- Stellen Sie sich eine Liste zuverlässiger Quellen zusammen (nicht Blogger, sondern Experten in Ihrer Branche oder Nische), um über die neuesten Nachrichten und Trends informiert zu bleiben.
- Definiere die Grenzwerte für E-Mail-Check und -Antwort, Slack und Social-Media-Checks.
- Schalten Sie die Benachrichtigungen während der Arbeit stumm.
- Planen Sie kürzere Besprechungen oder verlagern Sie die unwichtigsten in den E-Mail-Verlauf.
- Suchen Sie sich einen Ort, an dem Ablenkungen jeglicher Art minimiert sind, und Sie können sich konzentrieren.
Produktivitätstipp von einem CX-Experten
Stacy Sherman, eine erfahrene CX-Expertin, zeigt einen einfachen, aber effektiven Weg auf, wie man sowohl berufliche als auch private Aufgaben bewältigen kann, ohne sich überfordert zu fühlen.
Eine meiner Lieblings-Apps heißt Things (THINGS). Ich liebe sie, weil sie so einfach und narrensicher ist, um To-do-Listen zu verwalten. Man kategorisiert Aufgaben in ein paar wenige Kategorien: Heute, Demnächst, Jederzeit und Irgendwann.
Der Grund, warum das so gut funktioniert, ist, dass wir oft alles unter „Heute“ oder in einer langen Liste zusammenfassen, was schnell überfordernd wirkt. Mit Things kann ich Aufgaben – ob beruflich oder privat, wie zum Beispiel Film- oder Dokumentarfilmempfehlungen – an den richtigen Ort sortieren. Jeden Tag konzentriere ich mich auf nur wenige Punkte für „Heute“. Im Idealfall nur drei, obwohl ich manchmal auch zehn hinzufüge, was nicht optimal ist, da es schnell überfordernd wirken kann.
Ich teile das, weil ich selbst im Bereich Kundenerfahrung immer wieder von Kollegen und Kunden höre, dass sie keine Zeit hätten, das gesamte Feedback zu lesen oder Kundenmeinungen in Meetings einzubeziehen. Ich sage ihnen dann: „Doch, die Zeit haben Sie.“ Mit einer systematischen Vorgehensweise lässt sich alles effizient erledigen.
Welche Produktivitätstechniken funktionieren?
Wir nehmen immer mehr Projekte in Angriff, beobachten ständig unsere Laptops und Smartwatches und sind fest davon überzeugt, dass alles, was wir tun, von größter Wichtigkeit ist. Klingt gut, oder? Andererseits können selbst die ehrgeizigsten, klügsten und leidenschaftlichsten unter uns keine Wunder vollbringen.
Wie wäre es, wenn Sie Ihre Zeit als begrenzte Ressource betrachten? Gehen Sie budgetorientiert vor und akzeptieren Sie die Realität der Zeiteinteilung. Oder sagen Sie einfach mal „Nein“ zu manchen Projekten, Meetings und Aufgaben. Klingt erstmal etwas beängstigend, nicht wahr? Aber langfristig erweist es sich als praktikabel und produktiv.
Unter den zahlreichen Produktivitätstechniken würde ich Ihnen Folgendes vorschlagen:
- Zeitblöcke einrichten. Suchen Sie sich eine Zeit und einen Ort, an dem Sie mindestens 3 Stunden ungestört von Familie oder Kollegen arbeiten können.
- Halten Sie Ihre Pläne , Ziele und Aufgaben für eine Woche/einen Monat/ein Quartal usw. schriftlich fest. Es klingt banal, aber es funktioniert tatsächlich. Sie visualisieren, verfolgen und kontrollieren Ihre Aufgaben, reduzieren Überstunden und beugen einem Burnout vor.
Zeitmanagement ist nicht nur Sache des Einzelnen. Unternehmen sollten Bereiche identifizieren, in denen ihre Mitarbeiter viel Zeit ineffektiv nutzen (z. B. in wirkungslose Meetings oder gescheiterte Teamarbeit). Wenn wir das Zeitmanagement auf individueller Ebene verbessern, werden wir Verbesserungen in allen Teams und Abteilungen feststellen.
Warum scheitern viele Produktivitätstechniken?
Produktivitätstricks versprechen besseres Zeitmanagement. Eine Garantie dafür, dass Ihr Job nach der Anwendung von Produktivitätstools oder -techniken wie „Zeitblockierung“ oder „Aufgaben-aufteilen“ völlig stressfrei wird, gibt es allerdings nicht. Doch das Abhaken von Aufgaben bringt Sie auf den richtigen Weg. Ein guter Anfang.
Können Produktivitätstricks Sie davor bewahren, an das Ende Ihrer Nützlichkeit zu gelangen? Das ist in der Tat eine gute Frage.
Viele Tipps, Rituale und Tricks scheitern aus einem einfachen Grund: Sie konzentrieren sich auf eine bestimmte Technik oder ein bestimmtes System. Man bekommt zwar die allgemeine Idee eines Produktivitätssystems vermittelt, das angeblich all die Produktivitätsprobleme lösen soll. Doch solche Systeme sollten auch Anleitungen bieten, wie man seine Zeitwahrnehmung und sein Verhalten verändert. Fehlen alle Elemente, ist das Puzzle unvollständig und der Trick wirkungslos.
Rekapitulieren
Behandeln Sie Ihre Zeit wie Ihr Geld. Sie ist eine begrenzte Ressource. Zeitmanagement im Job kann schwierig sein, besonders wenn Sie häufig zwischen Büro und Homeoffice wechseln müssen. Sie können zwar den Ort wechseln, aber Ihre Standards beibehalten.
Was Produktivitätstricks angeht: Manchmal gibt es einfach keine Patentlösung, die das Problem wirklich löst. Anstatt also mühsam herauszufinden, welcher Trick funktioniert, versuchen Sie lieber, feste digitale Gewohnheiten zu entwickeln und diese beizubehalten. Seien Sie vorsichtig mit Ritualen, denn sie können Sie in die Irre führen.
