Wir alle wollen produktiv sein. Aber… (Es gibt immer dieses „aber“.) Man wird abgelenkt, wenn es weniger Struktur im Leben gibt. Die letzten zwei Jahre haben mehr unstrukturierte Zeit für unseren Geist gebracht. Das lässt uns zum nächsten Ding springen, bevor wir uns überhaupt auf das erste richtig einlassen. Das ist ein Problem.
Können Productivity Hacks hier helfen? Bis zu einem gewissen Grad: ja. Aber um das zu ändern, solltest du eine Struktur oder Routine schaffen. Zum Beispiel einen Planer verwenden, E-Mails am Wochenende vermeiden oder Zeit für arbeitsbezogene und persönliche Meetings einplanen. Sieh diese Dinge wie Bausteine der Sicherheit. Sie sollen dich lange aufmerksam halten.
Warum ist Zeit so kostbar?
Zeitmanagement ist essenziell. Kein Zweifel. Heute nutzen Menschen verschiedene Apps, schreiben ihre Tagespläne auf oder googeln, wie sie die ideale Produktivitätsmethode finden können, die ihnen hilft, jederzeit produktiv zu bleiben.
Als Mitgründer eines Softwareentwicklungsunternehmens kann ich bereits erkennen, wann mein Team auf dem Weg zum Burnout ist. Jedes Team hat ein Mitglied, das anfängt, unterdurchschnittlich zu arbeiten oder einfach über das Leben im Allgemeinen zu jammern. Das ist das erste Zeichen dafür, dass die Person zunächst Unterstützung vom Teamleiter und HR-Manager benötigt, um diese Zeiten zu überstehen.
Außerdem werden meine Worte durch Asanas Bericht belegt, der 2020 in Statistiken darstellt, dass 71 % der Befragten Burnout erlebten, 87 % Überstunden machten und 26 % weiterhin Fristen verpassten.
Unabhängig von Rolle oder Position neigen viele von uns dazu, Dinge bis zur letzten Minute aufzuschieben. Warum? Seien wir ehrlich, wir werden alle mit Informationen bombardiert. Das bringt Ideen hervor, lässt uns aber auch in diesen Ideen verlieren. Deshalb beschäftigt die Frage „Wie kann ich produktiver sein?“ gleichermaßen CEOs, Gründer, C-Level-Manager, Softwareingenieure, Buchhaltungsleiter und Marketingexperten.
Productivity Hacks funktionieren. Wahr oder falsch? Finden wir es heraus.
Post-Pandemie und Productivity Hacks
Covid-19 und die Pandemie selbst werden oft kompliziert dargestellt oder überinterpretiert. Versuche, einen Schritt zurückzutreten. Wir neigen dazu, darüber als kollektive Erfahrung zu sprechen und wie wir sie überstanden haben. Ja, viele Menschen wurden im März weltweit innerhalb einer Woche von Büros ins Homeoffice „gebeamt“. War das wirklich kollektiv? Nicht wirklich. Meine Erfahrungen unterscheiden sich sicher von deinen.
Auch die Rückkehr ins Büro ist für jeden von uns ganz individuell. Manche fühlen sich begeistert, andere überfordert, abgelenkt, weniger produktiv oder genervt. Aber hast du deine Kollegen vermisst?
Ja, der Wechsel zwischen Isolation zu Hause und Sozialisation im Büro kann hart sein. Aber wir haben bereits bewiesen, dass wir uns schnell entwickeln und anpassen können. Und ich bin sicher, dass viele Unternehmen wie unseres eine hybride Strategie unterstützen: Arbeiten von zu Hause oder im Büro oder einen gemischten Zeitplan. Ziel ist es, zurück ins Büro zu gehen, ohne wieder in den Always-On-Modus zu geraten. Wachsam und gestresst zu sein, macht nicht produktiv.
Mein Zeitplan ist auch gemischt. Manchmal arbeite ich im Büro, manchmal von zu Hause. Und einer der Teamleiter fragte mich: 'Dima, es sieht so aus, als wärst du immer unterwegs. Heute arbeitest du von zu Hause, morgen bist du im Büro. Wo bist du am produktivsten?' Ich dachte ein oder zwei Sekunden nach und sagte: 'Der Ort selbst spielt keine Rolle. Wähle einfach den Ort, an dem Ablenkungen minimiert sind und du dich konzentrieren kannst. Wenn Musik dir hilft, in den Arbeitsrhythmus zu kommen, höre sie während der Arbeit.'
Büro vs Homeoffice: Welcher ist besser? Der Ort selbst spielt keine Rolle. Jeder Ort ist perfekt, solange es keine Ablenkungen gibt. Ich höre dich sagen:
A. Arbeiten von zu Hause bedeutet, dass deine Frau, Kinder oder Haustiere dich irgendwie unterbrechen, und
B. im Büro könnten es deine Kollegen sein, die viele Arbeits- und Nicht-Arbeitsfragen haben.
Was tun? (Nein, eine einsame Insel ist keine schnelle Lösung.) Wähle den Ort, an dem Ablenkungen minimiert sind und du dich konzentrieren kannst. Musik kann helfen, in den persönlichen Arbeitsrhythmus zu kommen. So hast du 3–4 produktive Stunden, was für einen Tag viel ist.
Wie kann man produktiv sein?
Produktivität ist eine bewundernswerte Eigenschaft und Fähigkeit, die viele Menschen entwickeln möchten. Wie oft denkst du darüber nach, mehr zu schaffen, ohne die Leistung zu opfern? Vermutlich oft. Multitasking ist tot, oder? Trotzdem jonglieren wir noch immer mit zu vielen Aufgaben – oft auf Kosten von Familie und Sozialleben.
Arbeitsrituale sollen gute Gewohnheiten stärken, Produktivitätsblocker überwinden, Beziehungen zu Kollegen aufbauen und motivieren. Diese Rituale können sehr kreativ sein, und im Internet gibt es viele Informationen darüber.
Weißt du was? Diese Rituale sind oft denkbar einfach: morgens eine Tasse Kaffee trinken, das Handy auf Schwarz-Weiß stellen, sich für die Arbeit anziehen oder die 'Musik bei der Arbeit'-Playlists hören. Milde ausgedrückt: sie funktionieren einfach nicht.
Wie die maßgeschneiderten Produktivitätstechniken, die empfehlen, den Frosch zu essen oder ein Stück vom Elefanten zu erledigen, das 80/20-Prinzip anzuwenden oder Aufgaben zu bündeln. Sie sind alle passiv und erschöpfen sich schneller, als man sie in die Routine integriert.
Digitale Gewohnheiten. Sie sind ein integraler Bestandteil und beeinflussen wirklich Leistung und Ergebnisse. Nichts bahnbrechend Neues, nur ein paar digitale Gewohnheiten, an die man sich gewöhnen sollte.
- Stelle eine Liste verlässlicher Quellen zusammen (nicht Blogger, sondern Experten deiner Branche oder Nische), um über die neuesten Nachrichten und Trends informiert zu bleiben.
- Lege Grenzen für das Prüfen und Beantworten von E-Mails, Slack und Social-Media-Checks fest.
- Stelle während der Arbeit Benachrichtigungen stumm.
- Plane kürzere Meetings oder verschiebe die weniger wichtigen auf E-Mail-Threads.
- Wähle den Ort, an dem Ablenkungen minimiert sind und du dich konzentrieren kannst.
Produktivitätstipp von einer CX-Expertin
Stacy Sherman, erfahrene CX-Expertin, teilt eine einfache, aber effektive Methode, um sowohl Arbeits- als auch persönliche Aufgaben im Griff zu behalten, ohne überfordert zu sein.
Eines meiner Lieblings-Apps heißt Things (T-H-I-N-G-S). Ich liebe es, weil es einfach und narrensicher für das Verwalten von To-Do-Listen ist. Du kategorisierst Aufgaben in einige bestimmte Bereiche: Heute, Kommend, Irgendwann und Eines Tages.
Der Grund, warum das funktioniert, ist, dass wir oft alles in „Heute“ oder in eine lange Liste packen, was überwältigend wird. Mit Things kann ich Aufgaben – geschäftlich oder privat, wie eine Film- oder Dokumentationsempfehlung – an den richtigen Platz ordnen. Jeden Tag konzentriere ich mich auf nur ein paar Punkte für „Heute“. Idealerweise nur drei, obwohl ich manchmal auf zehn überlade, was nicht ideal ist, weil es überwältigend wirken kann.
Ich teile das, weil ich selbst im Customer Experience-Bereich von Kollegen und Kunden höre, dass sie keine Zeit haben, all das Feedback zu lesen oder Kundenmeinungen in Meetings einzubeziehen. Ich sage ihnen: 'Doch, ihr habt Zeit.' Mit einem methodischen Ansatz kann man alles effizient erledigen.
Welche Produktivitätstechniken funktionieren?
Wir nehmen mehr Projekte an, schauen bei jedem Ping und Buzz unserer Laptops und Smartwatches nach und glauben fest daran, dass alles, was wir tun, von größter Bedeutung ist. Klingt doch gut, oder? Andererseits kann selbst der ehrgeizigste, klügste und leidenschaftlichste von uns keine Minuten aus dem Nichts erschaffen.
Wie wäre es, wenn du deine Zeit wie eine endliche Ressource betrachtest? Wende deine Budgetierungsmethoden an und akzeptiere die Realität der Stundenverteilung. Oder sage "Nein" zu einigen Projekten, Meetings und Aufgaben. Klingt ein wenig beängstigend, oder? Aber langfristig erweist es sich als praktikabel und produktiv.
Unter den zahlreichen Produktivitätstechniken würde ich vorschlagen:
- Time Blocking. Finde eine Zeit und einen Ort, an dem du mindestens 3 Stunden ohne Ablenkung durch Familie oder Kollegen arbeiten kannst.
- Führe ein Journal über deine Pläne, Ziele und Aufgaben für eine Woche/Monat/Quartal usw. Klingt trivial, funktioniert aber tatsächlich. Du visualisierst, verfolgst und kontrollierst deine Aufgaben, reduzierst Überstunden und verhinderst Burnout.
Zeitmanagement ist nicht nur für Einzelpersonen wichtig. Unternehmen sollten Bereiche identifizieren, in denen ihre Mitarbeiter Zeit ineffektiv nutzen (z. B. ineffektive Meetings oder gescheiterte Zusammenarbeit). Wenn wir die Zeitmanagementbemühungen auf individueller Ebene verbessern, sehen wir Verbesserungen in jedem Team und jeder Abteilung.
Warum scheitern viele Produktivitätstechniken?
Productivity Hacks versprechen besseres Zeitmanagement. Nun, es gibt keine Garantie, dass dein Job völlig stressfrei wird, nachdem du Produktivitätstools oder Techniken wie „Time Blocking“ oder „Eat the Frog“ einsetzt. Aber das Abhaken einiger To-Dos bringt dich auf den richtigen Weg. Ein guter Anfang.
Können Productivity Hacks verhindern, dass du am Ende nutzlos wirst? Das ist tatsächlich eine gute Frage.
Viele Tipps, Rituale und Tricks scheitern aus einem einfachen Grund: Sie konzentrieren sich auf eine bestimmte Technik oder ein System. Du bekommst die Grundidee eines Produktivitätssystems, das alle deine Probleme lösen soll. Aber es sollte dich auch anleiten, deine Wahrnehmung von Zeit und Verhalten zu ändern. Wenn du nicht jedes Element verstehst, ist das Puzzle unvollständig, und der Hack funktioniert nicht.
Zusammenfassung
Behandle deine Zeit so, wie du mit deinem Geld umgehst. Sie ist eine endliche und begrenzte Ressource. Zeitmanagement bei der Arbeit kann schwierig sein, besonders wenn du häufig vom Büro ins Homeoffice und zurück wechseln musst. Du kannst die Umgebung ändern, aber die Standards beibehalten.
Was Productivity Hacks betrifft, gibt es manchmal einfach keinen universellen Trick, der das Problem ausreichend löst. Statt also auf die harte Tour zu lernen, welcher Hack funktioniert, versuche strikte digitale Gewohnheiten aufzubauen und daran festzuhalten. Sei vorsichtig bei der Erstellung von Ritualen, da sie dich in die falsche Richtung führen können.
