Freshservice Migrationsleitfäden
Wie kann ich E-Mail-Benachrichtigungen in Freshservicedeaktivieren?
Bei der Konfiguration Ihres E-Mail-Workflows in Freshservicekönnen Sie automatische Benachrichtigungen aktivieren, sodass Ihre Kunden über die Erstellung ihres Tickets informiert werden, Agenten über neue Kommentare benachrichtigt werden usw. Bei der Migration zu Freshservicesollten Sie alle E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren, damit weder Ihre Kunden noch Ihre Agenten E-Mails erhalten, während die Tickets in Freshserviceimportiert werden.
So geht's:
1. Melden Sie sich bei Ihrem Freshservicean.
2. Gehen Sie anschließend in der linken Seitenleiste Admin-
3. Wählen Sie unter Kontoeinstellungen die Option „E-Mail-Benachrichtigungen“ .
4. Schalten Sie alle E-Mail-Benachrichtigungen für Tickets aus.
Wie erstelle ich benutzerdefinierte Filterberichte in Freshservice?
Um Freshservice Tickets mit bestimmten Filtern zu exportieren, erstellen Sie einen benutzerdefinierten Bericht. Dies ist unerlässlich, wenn Sie Tickets anhand von Kriterien wie Status oder Datum übertragen möchten. Unser Team kann aufgrund von API-Beschränkungen in Freshservicekeine erweiterten benutzerdefinierten Filter verwenden.
Führen Sie diese Schritte aus, um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen:
1. Gehen Sie zu Ihrem Freshservice -Konto.
2. Wählen Sie in der linken Navigation Tickets
3. Navigieren Sie auf der rechten Seite zum Menü „Filter“, wählen Sie den gewünschten Parameter aus, den Sie als Filter verwenden möchten, und klicken Sie dann auf „Anwenden“
4. Nach Anwendung des Filters klicken Sie auf die Schaltfläche „ Exportieren “.
5. Wählen Sie im Exportmenü die Option „ CSV “.
6. Wählen Sie die benötigten Ticketfelder aus, z. B. die " Ticket-ID " und Ihre Filterkriterien.
7. Klicken Sie auf „ Exportieren “, und die Datei wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet.
8. Leiten Sie die exportierte CSV Datei an unsere Migrationsexperten weiter.
Im Anschluss daran übernimmt unser Team die Ticketfilterung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Wie aktiviere ich die API-Schlüsselberechtigung in neuen Freshservice -Konten?
Bei neuen Freshservice -Konten ist der API-Schlüssel standardmäßig nicht in den Agentenprofileinstellungen sichtbar, auch nicht für den Kontoinhaber.
Um es zu aktivieren:
1. Gehen Sie zu Admin > Benutzer .
2. Klicken Sie auf den Namen des Agenten, um dessen Einstellungen zu öffnen.
3. Aktivieren Sie die Berechtigung „API-Schlüsselzugriff“ für diesen Benutzer.
Nach der Aktivierung kann der Agent zu den Profileinstellungen , wo der API-Schlüssel nun sichtbar ist .
Wie erhalte ich den Freshservice -API-Schlüssel?
Da Freshdesk und Freshservice ähnliche Benutzeroberflächen haben, ist der Weg zum Auffinden des API-Schlüssels auf beiden Plattformen identisch.
1. Klicken Sie auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke des Bildschirms:
2. Gehen Sie zu den Profileinstellungen :
3. Dort finden Sie Ihren API-Schlüssel :
4. Kopieren Sie den API-Schlüssel und setzen Sie Ihre Migration fort .
Warum sollten Workflow, Szenario-Automatisierungen, Abschlussregeln und der Änderungslebenszyklus in Freshservicedeaktiviert werden?
Bei der Migration zu Freshervice müssen Sie Einstellungen wie Änderungslebenszyklus, Abschlussregeln, Workflow-Automatisierung und Szenario-Automatisierungen deaktivieren. So erhalten Ihre Supportmitarbeiter während des Migrationsprozesses keine unnötigen Benachrichtigungen.
Wie deaktiviere ich Workflow-Automatisierung und Szenario-Automatisierungen?
Freshservice verfügt über Workflow Automator (ehemals Observer) und Szenario-Automatisierungen, die dazu beitragen, Routineaufgaben zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
Wenn Sie jedoch zu Freshservicemigrieren, das bereits aktive Automatisierungsregeln enthält, sendet der Service Desk während des Ticketimports E-Mail-Benachrichtigungen an Ihre Kunden und Agenten. Sie können dies vermeiden, indem Sie vor Beginn der Migration alle Workflow- und Szenario-Automatisierungen deaktivieren.
So geht's:
1. Melden Sie sich bei Freshservice .
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Admin- Panel in der linken Seitenleiste.
3. Gehen Sie zu Automatisierung & Produktivität .
4. Wählen Sie Workflow Automator und deaktivieren Sie alle aktiven Automatisierungsregeln.
5. Öffnen Sie die Szenario-Automatisierungen , dokumentieren Sie alle Szenarien und löschen Sie sie anschließend.
Sie können alle Szenarien aktiv lassen, aber denken Sie daran, dass Freshservice auch dann während der Migration Updates senden kann, wenn Sie Agentenbenachrichtigungen deaktivieren.
Alternativ können Sie sich an das Freshservice Supportteam wenden und darum bitten, alle Benachrichtigungen für Anforderer und Agenten zu deaktivieren.
Wie kann man Schließungsregeln deaktivieren?
Wenn Sie außerdem nicht möchten, dass sich der Status Ihrer Tickets nach der vollständigen Datenmigration ändert, deaktivieren Sie die Abschlussregeln. So können Sie sicher sein, dass alle Ihre Zuordnungen erhalten bleiben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1. Gehen Sie zum Admin-Panel.
2. Scrollen Sie nach unten zu Service Management > Service Desk Settings .
3. Klicken Sie auf Schließungsregeln .
4. Deaktivieren Sie alle Schließungsregeln , um unerwartete Änderungen des Ticketstatus zu verhindern.
5. Klicken Sie auf Speichern .
Wie kann der Änderungslebenszyklus deaktiviert werden?
Um einen reibungslosen Migrationsprozess für die Kategorie „Änderung“ zu gewährleisten, ist es wichtig, den Änderungstyp „Kleinere Änderung“ zu deaktivieren. Dadurch werden Fehler und Probleme während des Migrationsprozesses vermieden. So gehen Sie vor:
1. Öffnen Sie das Admin-Panel.
2. Gehen Sie zu Service Management > Service Desk Settings .
3. Wählen Sie „Lebenszyklus ändern“ .
4. Deaktivieren Sie den „Kleinere Änderung“ , um einen reibungslosen Migrationsprozess Ihrer Änderung zu gewährleisten.
Was ist die Freshservice Prioritätsmatrix und warum muss sie deaktiviert werden?
Die Prioritätsmatrix ist eine Funktion von Freshservice , die einem Problem automatisch eine Priorität zuweist. Sie trägt dazu bei, den menschlichen Faktor bei der Priorisierung von Tickets zu eliminieren.
Ungeachtet der praktischen Erwägungen kann diese Funktion das Ergebnis Ihrer Migration beeinflussen.
Wenn Sie die Prioritätsmatrix während der Migration aktiviert haben, legt Freshservice die Prioritäten entsprechend fest. Daher unterscheiden sich die Prioritätsstatus von denen im Quell-Helpdesk. Wenn dies für Sie kein Problem darstellt, können Sie die Matrix aktiviert lassen.
Wenn Sie jedoch alle Prioritäten so beibehalten möchten, wie sie im ursprünglichen Helpdesk waren, müssen Sie die Matrix deaktivieren, bevor Sie mit der Demo und der vollständigen Datenmigration beginnen.
So geht's:
- Eröffnen Sie Ihr Freshservice Konto.
- Gehen Sie zu Admin > Prioritätsmatrix (unter Service Management ).
- Deaktivieren Sie die Option „Prioritätsmatrix aktivieren“.
Sobald die Migration abgeschlossen ist, können Sie zu diesem Menü zurückkehren und die Prioritätsmatrix wieder aktivieren.
Wie kann ich das Ergebnis der Demo-Migration in Freshserviceüberprüfen?
Nach Abschluss der Demo-Migration zu Freshservice wird Ihnen eine Tabellenübersicht mit mehreren migrierten Datensätzen angezeigt, darunter Berichte zu migrierten, übersprungenen und fehlgeschlagenen Datensätzen . Diese Berichte enthalten die Datensatz-IDs der Quellplattform und die neuen IDs in Freshservice .
Klicken Sie auf die Schaltfläche, um eine Liste der Datensatz-IDs zu öffnen und alle migrierten Entitäten zu finden und zu überprüfen. Der Bericht sieht folgendermaßen aus:
Tickets und andere Datensätze werden sowohl bei der Demo-Migration als auch bei der vollständigen Datenmigration auf die Zielplattform übertragen. Wenn also Daten bei der Demo-Migration nicht migriert wurden, werden sie auch bei der vollständigen Datenmigration nicht übertragen.
Deshalb müssen Sie prüfen, ob Typ, Quelle, Status, Priorität, benutzerdefinierte Felder, Anforderer, Agent und Tags korrekt migriert wurden. Wiederholen Sie anschließend denselben Vorgang für die Wissensdatenbankartikel. Wenn alles korrekt migriert wurde, starten Sie die vollständige Datenmigration.
Wie berechnet man Kontakte in Freshservice?
Freshservice berechnet automatisch die Anzahl all Ihrer Kontakte (Anforderer) und unterteilt sie in Gruppen wie Verifiziert , Nicht verifiziert , Deaktiviert und Blockiert .
1. Öffnen Sie die Admin -Einstellungen in der Seitenleiste.
2. Wählen Sie im Benutzerverwaltung die Anforderer .
3. Überprüfen Sie die Anzahl der Kontakte neben jeder Kontaktgruppe. Sie können die Kontakte nach Name und E-Mail-Adresse sortieren.
Wie berechnet man die Anzahl der Tickets in Freshservice?
Sie können die Anzahl der Tickets in Freshservice mithilfe von Filtern berechnen.
- Gehen Sie zum Reiter „Tickets“
- Im Menü „Erstellt“ Option „Jederzeit“ auswählen
- Wählen Sie dann „Alle Tickets“.
- Finden Sie die Nummer Ihrer Tickets heraus.
Hinweis: Sie können die Anzahl Ihrer Tickets schnell berechnen und die Kosten der Datenübertragung während unserer kostenlosen Demo-Migration .
Wie berechnet man Wissensdatenbankartikel in Freshservice?
Um spezifische Listen von Freshservice -Artikeln zu berechnen, z. B. alle Artikel, Entwürfe und veröffentlichte Artikel, befolgen Sie diese Schritte:
1. Öffnen Sie den „Lösungen“ in der Seitenleiste.
2. Überprüfen Sie die Anzahl aller Artikel in Klammern neben „Alle Artikel“ . Klicken Sie auf „Alle Artikel“ , um Ihre Entwürfe oder veröffentlichten Artikel auszublenden und deren Anzahl in Klammern zu überprüfen.
Wie finde ich die Ticket-View-ID in Freshservice?
- Wählen Sie die gewünschte Ansicht im Dropdown-Menü aus.
- Kopieren Sie die letzten Ziffern der URL.
Wie erstelle ich eine benutzerdefinierte Ansicht in Freshservice?
Bei der Migration von Freshservicekönnen Sie mithilfe von Filtern und der Erstellung einer benutzerdefinierten Ansicht in Freshserviceentscheiden, welche Tickets migriert werden sollen.
Beachten Sie, dass das Feld „Benutzerdefinierte Ansichts-ID“ erforderlich . Ohne die Ansichts-ID kann die Migration nicht fortgesetzt werden.
So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Ansicht:
1. Melden Sie sich bei Ihrem Freshservice und gehen Sie zur Registerkarte Ticketliste .
2. Öffnen Sie das Menü mit allen Ansichten und wählen Sie „Alle Tickets“ :
3. Gehen Sie zum Filter und geben Sie Ihre Anforderungen an. Um beispielsweise Tickets von vor 6 Monaten zu migrieren, scrollen Sie zum Dropdown-Menü „ Erstellt
4. Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zurück zum Seitenanfang und klicken Sie auf „Speichern unter“ :
5. Ansicht benennen und speichern:
6. Überprüfen Sie die Gesamtzahl der Tickets in der Ansicht:
7. Kopieren Sie die Ansichts-ID aus der Adressleiste und führen Sie die kostenlose Demo-Migration aus. Stellen Sie nach Abschluss der Demo sicher, dass der Migrationsassistent die gleiche Anzahl an Tickets anzeigt wie in Ihrem Freshservice
Wie filtere ich Tickets in Freshservice?
Um Tickets in Freshservicemithilfe von Ansichten zu filtern, befolgen Sie diese Schritte:
- Navigieren Sie zum Reiter „Tickets“, um die Ticketansichtsseite zu öffnen.
- Wählen Sie entweder die klassische Listenansicht oder die Kanban-Ansicht.
- Nutzen Sie die Filter auf der rechten Seite, um die gewünschten Bedingungen für Ihre Ansicht auszuwählen.
Kanban-Ansicht. Quelle: Freshdesk
- Wenn Sie mit dem Mauszeiger über den Namen der Ansicht (mit einem Häkchen gekennzeichnet) fahren, erscheint daneben die Schaltfläche „Speichern unter“.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern unter“, um ein Popup-Dialogfeld zu öffnen.
- Geben Sie einen Namen für die soeben erstellte Ansicht ein.
- Optional können Sie auswählen, ob Sie die Informationen mit anderen Agenten teilen möchten, indem Sie in der Liste „Alle Agenten“ oder „Agenten in der Gruppe“ auswählen.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“, um das Speichern Ihrer Ansicht abzuschließen.
Hinweis: Nur ein „Kontoadministrator“ oder „Administrator“ kann für alle Agenten sichtbare Ansichten erstellen.