Wechselst du zu einer besseren Helpdesk-Plattform? Spannend! Aber hier kommt der Haken: Die Anmeldung ist nicht das Ziel – sie ist nur der Startschuss. Um die Vorteile wirklich zu nutzen, musst du deine Daten mitnehmen. Und das Definieren des Migrationsumfangs im Vorfeld legt das Fundament für den Erfolg. Und genau da wird es knifflig.
Datenmigration ist nicht einfach nur ein Kopieren und Einfügen. Es ist ein Puzzle mit vielen beweglichen Teilen – Ressourcen zuweisen, Daten vorbereiten, Risiken minimieren und Beteiligte auf dem Laufenden halten. Wenn du einen Schritt verpasst, kannst du dein Budget sprengen oder mit Verzögerungen kämpfen. Außerdem läuft die Zeit oft gegen dich – sei es durch ein knappes Wartungsfenster, ein auslaufendes Abo oder eine andere drohende Frist. Kein Druck, oder?
Das Gegenmittel? Ein glasklarer Plan. Definiere, wie Erfolg aussieht, lege den Migrationsumfang von Anfang an fest und bereite dich darauf vor, die Ziellinie reibungslos zu überqueren.
In diesem Artikel führen wir dich durch den Prozess der Definition deines Datenmigrationsprojekts und statten dich mit Strategien und Tools für einen effektiven Transfer aus.
Was ist der Datenmigrationsumfang?
Der Datenmigrationsumfang legt fest, was dein Migrationsprojekt beinhalten wird. Er definiert die Ziele, Ressourcen, Datentypen, Schlüsselaktivitäten und Zeitpläne – alles, was du brauchst, um die Migration auf Kurs zu halten.
Ein gut definierter Umfang dient als Roadmap für deine Migrationsreise. Indem er beschreibt, was getan werden muss und wie, hilft er allen Beteiligten, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen. Ein klarer Umfang verhindert Missverständnisse und sorgt dafür, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Zudem kannst du mit einem soliden Datenmigrationsumfang potenzielle Herausforderungen – unerwartete Kosten oder Verzögerungen – frühzeitig erkennen und angehen. Das führt zu einer reibungsloseren und erfolgreicheren Migration.
Die Hauptkomponenten des Datenmigrationsumfangs
Es gibt keine universelle Vorlage für ein Dokument zum Datenmigrationsumfang, aber unsere Erfahrung bei der Unterstützung von Unternehmen bei Datenübertragungen zeigt, dass es klare Ziele, Datentypen, Tools und Zeitpläne enthalten sollte. Lass uns diese Elemente im Kontext der Helpdesk-Datenmigration aufschlüsseln.
#1 Ziele
Dieser Abschnitt beschreibt den Zweck deines Projekts und legt den Grundstein für den gesamten Projektumfang. Wenn dein Projekt beispielsweise eine Helpdesk-Migration beinhaltet, könnten deine Ziele folgende sein:
- Migration wichtiger Kundensupport-Daten auf die neue Plattform
- Abschluss der Migration vor der Verlängerung des Abonnements des alten Systems
- Konsolidierung von Helpdesk-Daten im Rahmen einer Fusion oder Übernahme
- Umzug von einer On-Premise- Infrastruktur in die Cloud
- Export von Wissensdatenbank-Daten aus Google Docs zu einer Helpdesk-Plattform
#2 Zu migrierende Daten
Migrationsprojekte erfordern nicht zwangsläufig die Übertragung aller verfügbaren Daten. Die meisten konzentrieren sich auf bestimmte Elemente, die im Umfangsdokument aufgeführt werden sollten. In unserem Helpdesk-Beispiel könnte deine Datenmigrations-Checkliste zum Beispiel Tickets mit Anhängen aus einem bestimmten Zeitraum sowie alle Benutzer, Organisationen und Artikel der Wissensdatenbank umfassen.
Über die Definition der zu migrierenden Datensätze hinaus sollte dieser Abschnitt auch das erforderliche Datenformat und das Schema für das Zielsystem festlegen.
#3 Datenmigrationstools
Das manuelle Übertragen großer Datenmengen ist zu zeitaufwändig. Daher sollte dein Umfangsdokument Softwaretools für Datenvorbereitung, -migration und -tests erwähnen.
In unserem Szenario können Tools wie Talend Daten vorbereiten und transformieren, während Help Desk Migration Tests und die eigentliche Migration automatisiert – und so den Prozess erheblich stressfreier macht.
#4 Zeitpläne
Dieser Abschnitt sollte nicht nur den Gesamtzeitplan für den Projektabschluss festlegen, sondern auch detaillierte Zeitpläne für jede Migrationsphase enthalten – von der Vorbereitung der Daten und des Zielsystems über die eigentliche Migration bis hin zur Nachbearbeitung.
Einfach Informationen in eine Vorlage zum Migrationsumfang eintragen? Das reicht nicht. Um dein Projekt richtig zu planen, musst du tief eintauchen und gründliche Vorarbeit leisten.
Fünf Schritte zur Definition des Datenmigrationsumfangs
Beginne damit, dein zukünftiges Datenziel – dein Zielsystem – kennenzulernen. Mit welchen Datenformaten kommt es gut zurecht? Wie sieht sein Datenschema aus? Gibt es Sicherheitsanforderungen oder Besonderheiten, die du berücksichtigen musst?
Wenn du diese Fragen im Vorfeld beantwortest, erhältst du die nötige Klarheit, um den Umfang deiner Datenmigration mit Selbstvertrauen zu definieren.
Bewerte den aktuellen Datenbestand
Es ist wichtig, ein klares Verständnis aller Daten zu haben, die für dein Projekt relevant sind. Beginne mit der Identifizierung deiner bestehenden Datenquellen, analysiere verschiedene Datenformate und stelle Zusammenhänge zwischen den Datensätzen her. Tools wie Microsoft Visio oder Lucidchart helfen dir, dein Datenumfeld zu visualisieren.
Darüber hinaus solltest du sicherstellen, dass deine Daten vollständig, korrekt und konsistent sind. Falls nicht, musst du Maßnahmen zur Datenaufbereitung ergreifen. Tools wie Informatica Data Quality können dich bei diesem Schritt unterstützen.
Identifiziere die benötigten Daten
Als Nächstes musst du entscheiden, welche Daten du migrieren möchtest. Die Priorisierung der Daten ist entscheidend, insbesondere wenn du eine stufenweise Migration planst. Berücksichtige den Wert, die Dringlichkeit und den Einfluss jedes Datensatzes.
Diese Phase verschafft dir ein klareres Bild darüber, welche Daten migriert werden sollen – und welche Datensätze zuerst übertragen werden müssen.
Setze klare Ziele
Du weißt wahrscheinlich schon, warum du deine Daten migrieren musst – schließlich hat genau das dieses Projekt ins Rollen gebracht. Aber sind deine Ziele wirklich klar definiert? Jetzt ist der Moment, sie noch einmal zu überdenken und zu verfeinern – basierend auf deinen Erkenntnissen über die Daten und das Zielsystem.
Nutze das SMART-Modell, um deine Ziele zu formulieren. Sie sollten spezifisch, messbar, attraktiv (erreichbar), relevant und terminiert sein. Die SMART-Version von „wichtige Kundensupportdaten auf die neue Plattform migrieren“ könnte beispielsweise lauten: „Bis zum 15. März 2025 alle wichtigen Kundensupportdaten, einschließlich Tickets und Benutzerdaten, auf die neue Plattform migrieren, wobei 100 % Datenvollständigkeit und -genauigkeit sichergestellt werden.“
Werde konkret – wirklich konkret. Je mehr Details du hinzufügst, desto klarer wird dein Weg. Achte bei der Zielsetzung darauf, dass sie mit deinen Geschäftszielen, den verfügbaren Ressourcen und den Erwartungen der Stakeholder übereinstimmen. Eine gut geplante Migration dreht sich nicht nur um das Verschieben von Daten – es geht darum, sie mit einem klaren Zweck zu verschieben.
Erstelle deine Datenmigrationsstrategie
Im nächsten Schritt entwickelst du deine Datenmigrationsstrategie. Darin beschreibst du, wie die Daten vom aktuellen Speicherort in das neue System übertragen werden sollen. Es gibt verschiedene Arten von Migrationsstrategien:
- Big Bang-Migration. Alle Daten werden auf einmal während einer geplanten Ausfallzeit übertragen.
- Phasenweise Migration. Die Daten werden in mehreren Schritten oder Batches übertragen.
- Parallele Migration. Altes und neues System laufen während der Umstellung gleichzeitig.
- Hybride Migration. Eine Kombination aus den oben genannten Strategien.
Deine Migrationsstrategie sollte zu deinen Projektzielen und -vorgaben passen. Sie beeinflusst außerdem, welche Tools du verwendest.
Wähle die richtigen Datenmigrations-Tools
Datenmigration kann ohne die passenden Softwarelösungen schnell überwältigend werden. Deshalb ist es wichtig, diese Tools von Anfang an in den Prozess zu integrieren und sie im Scope-Dokument zu erwähnen.
Hier sind einige beliebte Tools für eine effektive Datenmigration:
- Airbyte. Ein Open-Source-Datenintegrations-Tool mit Unterstützung für über 500 Datenquellen und -ziele. Besonders hervorzuheben ist die inkrementelle Datensynchronisierung – damit werden nur seit dem letzten Transfer aktualisierte Daten migriert.
- AWS Database Migration. Dieses Tool ermöglicht die schnelle Übertragung deiner Datenbank in die AWS-Cloud und erleichtert so die Nutzung von Cloud-Funktionen.
- Talend. Ein Open-Source-ETL-Tool mit intuitiver Drag-and-Drop-Oberfläche zum Reinigen, Transformieren und Migrieren von Daten.
- Informatica. Ein leistungsstarkes Enterprise-Tool für komplexe Datenintegrationsszenarien. Es bietet Lösungen für ETL, Echtzeit-Datenintegration und Datenqualitätsmanagement.
Bei der Auswahl eines Datenmigrationstools solltest du Faktoren wie die Art der zu übertragenden Daten, deren Umfang und Qualität, die Art der Migration (Anwendung, Datenbank oder Daten), Sicherheitsanforderungen, Integrationsfähigkeit, Kosten und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Denk an deinen konkreten Anwendungsfall: Wenn du beispielsweise Helpdesk-Daten migrierst, ist das eingebaute Import-Tool deiner Zielplattform möglicherweise durch ihre Struktur und Spezifikationen eingeschränkt – und erfüllt deine Erwartungen nicht vollständig.
Wenn du eine vielseitigere Lösung brauchst, solltest du Help Desk Migration in Betracht ziehen – ein No-Code-Datenmigrationstool, das speziell für Helpdesk-Daten entwickelt wurde. Es unterstützt über 70 Helpdesk-Plattformen sowie CSV-Dateien und Datenbanken, verarbeitet unterschiedliche Datentypen, bietet vorgefertigte Anpassungsoptionen, setzt auf höchste Datensicherheit und überzeugt mit einem skalierbaren Preismodell je nach Datenmenge.
Quelle: Help Desk Migration Wizard – Schritt zur Datenzuordnung
The right tools can streamline the process and set you up for a successful transition. However, they won’t protect you from common migration scoping mistakes.
Vier häufige Fehler bei der Definition des Datenmigrationsumfangs
Vermeiden Sie die folgenden Fehler bei der Definition Ihres Datenmigrationsumfangs:
#1 Unterschätzung der Datenkomplexität
Viele Unternehmen gehen davon aus, dass eine geringere Datenmenge eine einfachere Migration bedeutet, unterschätzen jedoch oft die damit verbundenen Komplexitäten. Ein Gesundheitsdienstleister mit geringem Patientenaufkommen kann beispielsweise dennoch erhebliche Herausforderungen bei der Datenmigration erleben, etwa durch unkoordinierte Datensätze zwischen verschiedenen Kliniken.
Die Konsolidierung all dieser Daten vor der Übertragung kostet Zeit – daher ist es entscheidend, dies in den Projektzeitplan einzubeziehen. Datensilos und andere Probleme können Engpässe im Prozess verursachen. Das Bewusstsein für diese potenziellen Hürden hilft bei einer besseren Planung und sorgt für einen reibungsloseren Übergang.
#2 Fehlende Unterstützung durch das Management
Sie können die besten Tools und Strategien für die Datenmigration haben – ohne Unterstützung durch das Management bringt dieses Wissen jedoch wenig. Datenmigrationsexperten nennen unzureichende Definitionen des Umfangs oft als Hauptgrund für das Scheitern von Migrationen, zusammen mit Kommentaren wie: „Ich habe den Kunden gewarnt, aber sie haben nicht zugehört“, oder „Sie wollten keine Zeit und kein Geld in Risikominimierung investieren.“
Deshalb ist es entscheidend, die Geschäftsseite frühzeitig in den Scoping-Prozess einzubeziehen. Wenn Sie über wichtige Maßnahmen sprechen, formulieren Sie diese in geschäftlichen Begriffen statt in technischen Details. Erklären Sie, wie bestimmte Maßnahmen den Geschäftserfolg beeinflussen können und welche Risiken entstehen, wenn man sie auslässt. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Tragweite verstehen und dem Migrationsplan zustimmen.
#3 Ignorieren des geschäftlichen Kontexts
Die frühzeitige Einbindung der Geschäftsseite ist entscheidend, um den übergeordneten Kontext im Blick zu behalten. Berücksichtigen Sie dabei folgende Fragen:
- Gibt es eine feste Frist für die Migration und welche Konsequenzen hätte es, wenn sie nicht eingehalten wird?
- Was würde passieren, wenn das Unternehmen auf das alte System zurückgreifen müsste? Welche Auswirkungen hätte das auf den Betrieb?
- Wird die Migration den normalen Geschäftsbetrieb stören?
- Kann das Unternehmen wochenlang ohne System funktionieren, oder würden dadurch Liefertermine verpasst und Aufträge verloren gehen?
Wenn Sie diese und andere Fragen beantworten, sind Sie besser gerüstet, um einen realistischen Migrationsumfang zu definieren und Ressourcen effektiv einzuplanen.
#4 Unzureichende Ressourcenzuweisung
Ein Mangel an Ressourcen ist ein häufiger Grund für das Scheitern von Softwareprojekten – und die Datenmigration bildet da keine Ausnahme. Die Balance zwischen Qualität und Kosten kann insbesondere für große Organisationen eine Herausforderung darstellen.
Die Bewertung der aktuellen Datenlandschaft und die Umsetzung der zuvor genannten Empfehlungen helfen, das Projekt auf Kurs zu halten. Ebenso wichtig ist es, über die nötige Fachkompetenz zu verfügen – ohne sie sind teure Versäumnisse nahezu unvermeidlich. Wenn das interne Team nicht über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, sollten Sie Schulungen in Erwägung ziehen, Fachpersonal einstellen oder mit externen Experten zusammenarbeiten.
Vergessen Sie schließlich nicht die Vorteile der Automatisierung: Sie kann während des Migrationsprozesses erheblich Zeit und Ressourcen sparen.
Realistische Beispiele für den Erfolg der Datenmigration
Die Wahl der richtigen Migrationslösung kann den Datenmigrationsprozess erheblich vereinfachen und Ihre Erfolgschancen steigern. Als Anbieter von Help Desk-Migrationssoftware haben wir aus erster Hand erlebt, wie die richtige Lösung den entscheidenden Unterschied machen kann.
Fallstudie 1: Help Desk-Datenmigration
Assignr, ein US-amerikanisches Unternehmen, das eine SaaS-Lösung für Schiedsrichtervereinigungen und Sportligen anbietet, musste von Zendesk zu Intercom migrieren. Dieses Projekt war ein großartiges Beispiel für eine effektive Festlegung des Umfangs aus zwei wesentlichen Gründen.
Erstens bewertete der Kunde seine Datenlandschaft gründlich und räumte unnötige Daten aus, die sich über ein Jahrzehnt angesammelt hatten, bevor die Migration begann. Dieser proaktive Schritt legte den Grundstein für eine schnelle Migration, ohne überschüssige Daten zu übertragen.
Zweitens wählten sie eine geeignete Lösung, Help Desk Migration, für den Migrationsprozess. Der Kunde profitierte besonders von der Demo-Migrationsfunktion, die er zweimal ausführen konnte: vor und nach der Datenbereinigung. Dank des automatisierten Tools konnten sie die Übertragung am Wochenende durchführen, wenn ihre Supportabteilung weniger mit Kundenanfragen beschäftigt war. Ein Problem trat während des Prozesses auf, aber das Help Desk Migration-Team identifizierte und löste es schnell.
Das Ergebnis war eine reibungslose Migration, die es Assignr ermöglichte, problemlos von Zendesk zu Intercom zu wechseln.
Fallstudie 2: ITSM-Datenmigration
Wealthsimple, ein führender kanadischer Online-Investitionsdienst, migrierte erfolgreich seine Zendesk-Daten zu Jira Service Management. Wie im Fall von Assignr war auch hier der Schlüssel zum Erfolg die Integration von Help Desk Migration als technisches Werkzeug und Partner im Umfang ihrer Datenmigration.
Der Kunde verfügte über eine umfangreiche Wissensdatenbank mit abgeschlossenen Tickets. Die Erhaltung dieser Informationen war entscheidend für ihre Arbeitsabläufe, und Help Desk Migration ermöglichte dies. Der Kunde schätzte besonders die flexible Mapping-Funktion, die eine hochpräzise Migration gewährleistete, indem kritische Metadaten nahtlos übertragen wurden.
Wealthsimple hatte auch einen strengen Migrationszeitplan, und Help Desk Migration half ihnen, auf Kurs zu bleiben, indem die Übertragung schnell und effizient durchgeführt wurde. Diese Zusammenarbeit machte den Übergang von Zendesk zu Jira Service Management reibungslos und stressfrei.
Warum ist der Umfang der Datenmigration wichtig?
Ein klar definierter Umfang der Datenmigration ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang zu neuen Softwarelösungen. Wie wir in erfolgreichen Beispielen wie Assignr und Wealthsimple gesehen haben, sorgt ein gut geplanter Ansatz nicht nur dafür, dass wichtige Daten erhalten bleiben, sondern steigert auch die gesamte Effizienz. Indem Sie Ihre Ziele festlegen und diese mit Ihren Unternehmenszielen in Einklang bringen, die erforderlichen Daten und Anforderungen an deren Qualität identifizieren und die richtigen Werkzeuge auswählen – alles, während Sie frühzeitig Stakeholder einbeziehen – bereiten Sie sich auf den Erfolg vor.
Durch die Umsetzung der in diesem Artikel besprochenen Strategien werden Sie gut gerüstet sein, um Ihr Datenmigrationsprojekt mit Vertrauen zu navigieren und das volle Potenzial Ihrer neuen Systeme zu erschließen. Und wenn Ihr Projekt Help Desk-Daten umfasst, steht Ihnen Help Desk Migration zur Verfügung.
FAQs zur Datenmigration
- Speichermigration – Verschieben von Daten von einem Speichersystem auf ein anderes (z. B. das Upgrade von HDD auf SSD).
- Datenbankmigration – Übertragen von Daten zwischen Datenbanken, oft mit Formatänderungen oder Schema-Updates.
- Anwendungsmigration – Wechseln von einer Softwareanwendung zu einer anderen, wobei die Daten verschoben und angepasst werden müssen.
- Cloud-Migration – Verschieben von Daten von lokalen Systemen in die Cloud oder von einer Cloud-Umgebung in eine andere.
Jede Art hat ihre eigenen Eigenheiten, aber das Ziel ist dasselbe: Ihre Daten sicher und nahtlos zu verschieben.
- Umfang – Welche Daten bewegen Sie und warum?
- Inventar – Erstellen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Systeme, Formate und Abhängigkeiten.
- Mapping – Ordnen Sie die Quellfelder den Ziel-Feldern zu.
- Zeitplan – Setzen Sie Zeitrahmen und Meilensteine.
- Tests – Planen Sie einen Testlauf (oder drei).
- Validierung – Definieren Sie, wie Sie auf Genauigkeit überprüfen.
- Fallback – Haben Sie einen Plan B, für den Fall der Fälle.
- Rollen – Wissen Sie, wer was macht.
Halten Sie es klar und umsetzbar – Ihr zukünftiges Ich (und Ihr Team) wird es Ihnen danken.
- Datenmigration ist eine einmalige Bewegung von einem System zu einem anderen.
- ETL ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem Daten aus mehreren Quellen extrahiert, transformiert und in ein Zielsystem geladen werden – in der Regel für Analysen oder Berichterstattung.
Wenn Sie also die Plattform wechseln, ist das Datenmigration. Wenn Sie jede Nacht ein Data Warehouse füttern, ist das ETL.
- Die Datenintegrität erhalten bleibt
- Die Ausfallzeiten minimiert werden
- Die Geschäftskontinuität unterstützt wird
- Ihr Team auf der neuen Plattform für den Erfolg vorbereitet wird
Am Ende des Tages geht es darum, den Übergang so reibungslos und störungsfrei wie möglich zu gestalten.
- Definieren Sie Ihre Ziele – Warum migrieren Sie und was ist das erwartete Ergebnis?
- Prüfen Sie Ihre Daten – Bereinigen, deduplizieren und kategorisieren Sie sie.
- Wählen Sie Ihre Werkzeuge – Gehen Sie manuell vor, nutzen Sie Skripte oder arbeiten Sie mit einem Migrationsdienst wie Help Desk Migration zusammen.
- Mappen Sie Ihre Daten – Stellen Sie Ihre Quell- und Zielsysteme nebeneinander.
- Testen Sie die Migration – Beginnen Sie mit einem Demo-Lauf, um frühzeitig Probleme zu erkennen.
- Führen Sie die Migration durch und überwachen Sie sie – Starten Sie die Migration, verfolgen Sie den Fortschritt und beheben Sie bei Bedarf Probleme.
- Validieren und finalisieren – Überprüfen Sie die Ergebnisse, führen Sie Vergleiche durch und holen Sie die Zustimmung ein.
Pro-Tipp: Testen Sie immer, bevor Sie live gehen.
