Sie möchten auf eine bessere Helpdesk-Plattform umsteigen? Spannend! Aber Achtung: Die Anmeldung ist erst der Anfang. Um die Vorteile voll auszuschöpfen, müssen Sie Ihre Daten mitnehmen. Diefront Definition des Migrationsumfangs ist die Grundlage für den Erfolg. Und genau da liegt die Herausforderung.
Datenmigration ist kein einfacher Kopiervorgang. Sie ist ein komplexes Unterfangen mit vielen Beteiligten: Ressourcenplanung, Datenaufbereitung, Risikominimierung und die Einbindung aller relevanten Personen. Ein Fehler kann schnell zu Budgetüberschreitungen oder Verzögerungen führen. Hinzu kommt, dass Migrationen oft unter Zeitdruck stehen – sei es wegen eines knappen Zeitfensters, eines auslaufenden Abonnements oder einer anderen dringenden Frist. Kein Stress, oder?
Das Gegenmittel? Ein glasklarer Plan. Definieren Sie, wie Erfolg aussieht, legen Sie Ihren Migrationsumfang imfrontfest und sorgen Sie dafür, dass Sie reibungslos ans Ziel kommen.
In diesem Artikel führen wir Sie durch den Prozess der Abgrenzung Ihres Datenmigrationsprojekts und statten Sie mit Strategien und Werkzeugen für einen effektiven Transfer aus.
Was ist der Umfang der Datenmigration?
Der der Datenmigration bestimmt, was Ihr Migrationsprojekt beinhalten wird. Er legt die Ziele, Ressourcen, Datentypen, wichtigsten Aktivitäten und Zeitpläne fest – alles, was Sie benötigen, um die Migration auf Kurs zu halten.
Ein klar definierter Projektumfang dient als Leitfaden für Ihre Migration. Indem Sie detailliert beschreiben, was zu tun ist und wie es zu tun ist, helfen Sie allen Beteiligten, ihre Rollen und Verantwortlichkeiten zu verstehen. Ein klar definierter Projektumfang beugt Missverständnissen vor und sorgt dafür, dass das Projekt im Zeitplan bleibt.
Mit einem soliden Plan für die Datenmigration können Sie potenzielle Herausforderungen – unerwartete Kosten oder Verzögerungen – frühzeitig erkennen und angehen. Dies führt zu einer reibungsloseren und erfolgreicheren Migration.
Die Hauptkomponenten des Datenmigrationsumfangs
Es gibt keine allgemeingültige Vorlage für ein Dokument zur Festlegung des Umfangs einer Datenmigration. Unsere Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmen bei Datentransfers zeigt jedoch, dass es Ziele , Datentypen, Tools und Zeitpläne . Betrachten wir diese Elemente im Kontext der Datenmigration im Helpdesk genauer.
#1 Ziele
Dieser Abschnitt beschreibt den Zweck Ihres Projekts und legt damit den Rahmen für den gesamten Projektumfang fest. Wenn Ihr Projekt beispielsweise help desk migration , könnten Ihre Ziele Folgendes beinhalten:
- Migration wichtiger Kundensupportdaten auf die neue Plattform
- Die Migration muss vor der Verlängerung des Abonnements des alten Systems abgeschlossen sein
- Konsolidierung von Helpdesk-Daten im Zuge einer Fusion oder Übernahme
- Umstellung von lokaler Infrastruktur auf die Cloud
- Exportieren von Wissensdatenbankdaten aus Google Docs in eine Helpdesk-Plattform
#2 Zu migrierende Daten
Migrationsprojekte erfordern nicht zwangsläufig die Übertragung aller verfügbaren Daten. Die meisten konzentrieren sich auf spezifische Elemente, die im Scope-Dokument aufgeführt werden sollten. In unserem Helpdesk-Fall könnte Ihre Checkliste für die Datenmigration Tickets mit Anhängen aus einem bestimmten Zeitraum sowie alle Benutzer, Organisationen und Wissensdatenbankartikel .
Neben der Definition der zu migrierenden Datensätze sollte dieser Abschnitt auch das erforderliche Datenformat und Schema für das Zielsystem festlegen.
#3 Tools für die Datenmigration
Die manuelle Übertragung großer Datenmengen ist zu zeitaufwändig. Daher sollten in Ihrem Scope-Dokument auch Software-Tools für die Datenaufbereitung, -migration und -prüfung erwähnt werden.
In unserem Szenario können Tools wie Talend Daten aufbereiten und transformieren, während Help Desk Migration das Testen automatisiert und die Datenmigration selbst dadurch weniger stressig wird.
#4 Zeitpläne
In diesem Abschnitt sollten nicht nur der Gesamtzeitplan für die Durchführung des Projekts, sondern auch detaillierte Zeitpläne für jede Phase der Migration – Daten- und Zielsystemvorbereitung, eigentliche Migration und Nachbearbeitung der Migration .
Einfach nur Informationen in eine Vorlage für den Datenmigrationsbereich einfügen? Nein, das reicht nicht. Um Ihr Projekt richtig zu planen, müssen Sie sich intensiv damit auseinandersetzen und Ihre Hausaufgaben machen.
Fünf Schritte zur Definition des Umfangs einer Datenmigration
Machen Sie sich zunächst mit Ihrem zukünftigen Datenziel vertraut – Ihrem Target. Welche Datenformate unterstützt es? Wie sieht sein Datenschema aus? Gibt es Sicherheitsanforderungen oder Besonderheiten, die Sie berücksichtigen müssen?
Die Beantwortung dieser Fragen imfront verschafft Ihnen die nötige Klarheit, um den Umfang Ihrer Datenmigration mit Zuversicht festzulegen.
Beurteilen Sie die aktuelle Datenlandschaft
Es ist wichtig, einen klaren Überblick über alle für Ihr Projekt relevanten Daten zu haben. Beginnen Sie damit, Ihre vorhandenen Datenquellen zu identifizieren, verschiedene Datenformate zu verstehen und die Beziehungen zwischen den verschiedenen Datensätzen darzustellen. Nutzen Sie Lösungen wie Microsoft Visio oder Lucidchart, um Ihre Datenlandschaft zu visualisieren.
Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Daten vollständig, korrekt und konsistent sind. Falls nicht, bereiten Sie die Daten entsprechend auf. Tools wie Informatica Data Quality können Sie dabei unterstützen.
Ermitteln Sie die benötigten Daten
Als Nächstes müssen Sie entscheiden, welche Daten Sie migrieren möchten. Die Priorisierung der Daten ist entscheidend, insbesondere wenn Sie die Migration in Etappen planen. Berücksichtigen Sie den Wert, die Dringlichkeit und die Auswirkungen jedes Datensatzes.
In dieser Phase erhalten Sie ein besseres Verständnis der zu migrierenden Daten und der Datensätze, die zuerst verschoben werden sollen.
Klare Ziele setzen
Sie wissen wahrscheinlich bereits, warum Sie Ihre Daten migrieren müssen; schließlich war dies der Anlass für dieses Projekt. Aber sind Ihre Ziele wirklich klar definiert? Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sie anhand der Erkenntnisse über Ihre Daten und das Zielsystem zu überprüfen und zu präzisieren.
Nutzen Sie das SMART-Framework, um Ihre Ziele zu formulieren. Sie sollten spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert sein . Ein Beispiel : Die SMART - Formulierung von „ Migration wichtiger Kundensupportdaten auf die neue Plattform“ könnte lauten: „Migration aller wichtigen Kundensupportdaten, einschließlich Tickets und Benutzerinformationen, auf die neue Plattform bis zum 15. März 2025, wobei 100%ige Datengenauigkeit und -vollständigkeit gewährleistet sein müssen.“
Werden Sie konkret – wirklich konkret. Je detaillierter Ihre Angaben sind, desto klarer wird Ihr Weg. Achten Sie bei der Definition Ihrer Ziele darauf, dass diese mit Ihren Geschäftszielen, Ihren verfügbaren Ressourcen und den Erwartungen Ihrer Stakeholder übereinstimmen. Eine gut geplante Migration bedeutet nicht nur die Übertragung von Daten, sondern eine zielgerichtete Migration.
Erstellen Sie Ihre Datenmigrationsstrategie
Der nächste Schritt besteht darin, Ihre Datenmigrationsstrategie zu entwerfen, die beschreibt, wie Sie die Daten vom aktuellen zum neuen Speicherort verschieben. Es gibt verschiedene Arten von Datenmigrationsstrategien, die Sie in Betracht ziehen sollten:
- Big-Bang-Migration . Alle Daten werden während einer geplanten Ausfallzeit gleichzeitig migriert.
- Phasenweise Migration . Die Daten werden in mehreren Chargen migriert.
- Parallele Migration . Sowohl das alte als auch das neue System laufen während der Übergangsphase weiter.
- Hybridmigration . Es handelt sich um eine Kombination der oben genannten Strategien.
Ihre Migrationsstrategie sollte mit Ihren Projektzielen und -beschränkungen übereinstimmen. Sie wird auch Ihre Entscheidungen hinsichtlich der einzusetzenden Tools beeinflussen.
Wählen Sie die richtigen Datenmigrationstools aus
Die Datenmigration kann ohne die richtigen Softwarelösungen eine Herausforderung sein. Deshalb ist es unerlässlich, diese in den Prozess zu integrieren und in Ihr Scope-Dokument aufzunehmen.
Hier sind einige gängige Tools für eine effektive Datenmigration:
- Airbyte ist ein Open-Source-Tool zur Datenintegration, das über 500 Datenquellen und -ziele unterstützt. Eine seiner herausragenden Funktionen ist die inkrementelle Datensynchronisierung, mit der Sie nur die Daten migrieren können, die seit der letzten Übertragung aktualisiert wurden.
- AWS - Database database schnell in die AWS-Cloud übertragen und so die Vorteile der Cloud einfacher nutzen.
- Talend . Ein Open-Source-ETL-Tool mit einer intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche zum effizienten Bereinigen, Transformieren und Migrieren Ihrer Daten.
- Informatica . Ein leistungsstarkes Datenintegrationstool für Unternehmen, das für die Verwaltung komplexer Datenintegrationsszenarien entwickelt wurde. Es bietet Lösungen für ETL, Echtzeit-Datenintegration und Datenqualitätsmanagement.
Bei der Auswahl eines Datenmigrationstools sollten Sie Faktoren wie die Art der zu übertragenden Daten, deren Umfang und Qualität, die Art der Migration (Anwendung, databaseoder Daten), Sicherheitsanforderungen, Integrationsmöglichkeiten, Preisgestaltung und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigen. Behalten Sie Ihren konkreten Anwendungsfall im Blick. Wenn Sie beispielsweise Helpdesk-Daten migrieren, ist selbst ein integriertes Importtool Ihres Zielsystems aufgrund der Strukturen und Spezifikationen seiner Plattformen eingeschränkt. Es erfüllt daher möglicherweise nicht Ihre Erwartungen.
Benötigen Sie eine vielseitigere Lösung? Dann sollten Sie Help Desk Migrationin Betracht ziehen, ein Tool zur Datenmigration ohne Programmierung, das speziell für Helpdesk-Daten entwickelt wurde. Es unterstützt über 70 Helpdesk-Plattformen sowie CSV Dateien und database, verarbeitet verschiedene Datentypen, bietet vordefinierte benutzerdefinierte Optionen, priorisiert Datensicherheit und zeichnet sich durch skalierbare Preise basierend auf dem Datenvolumen aus.
Quelle: Help Desk Migration – Datenzuordnungsschritt
Die richtigen Tools können den Prozess optimieren und eine erfolgreiche Migration ermöglichen. Sie schützen jedoch nicht vor häufigen Fehlern bei der Festlegung des Migrationsumfangs.
Vier häufige Fehler bei der Definition des Umfangs einer Datenmigration
Vermeiden Sie die folgenden Fehler bei der Definition Ihres Datenmigrationsumfangs:
#1 Unterschätzung der Datenkomplexität
Viele Unternehmen gehen fälschlicherweise davon aus, dass eine geringere Datenmenge eine einfachere Migration bedeutet. Oftmals unterschätzen sie jedoch die damit verbundenen Komplexitäten. So kann beispielsweise ein Gesundheitsdienstleister mit geringem Patientendatenvolumen aufgrund unkoordinierter Datensätze in verschiedenen Kliniken dennoch vor erheblichen Herausforderungen bei der Datenmigration stehen.
Die Konsolidierung all dieser Daten vor der Übertragung benötigt Zeit, daher ist es entscheidend, dies in Ihre Projektzeitplanung einzubeziehen. Datensilos und andere Probleme können während des Prozesses zu Engpässen führen. Die Kenntnis dieser potenziellen Hürden hilft Ihnen, effektiver zu planen und einen reibungsloseren Übergang zu gewährleisten.
#2 Fehlende Unterstützung seitens des Managements
Sie verfügen vielleicht über die besten Tools und Strategien für die Datenmigration, doch ohne die Unterstützung des Managements bringt Sie dieses Wissen nicht weit. Experten für Datenmigration nennen häufig eine unzureichende Projektplanung als Hauptursache für Migrationsfehler, begleitet von Aussagen wie: „Ich habe den Kunden gewarnt, aber er hat nicht zugehört“ oder „Er wollte weder Zeit noch Geld in die Risikominderung investieren.“
Deshalb ist es unerlässlich, die Fachabteilungen frühzeitig in die Planungsphase einzubinden. Besprechen Sie wichtige Maßnahmen in betriebswirtschaftlichen Begriffen und nicht in technischen Details.plain Sie, wie sich konkrete Maßnahmen auf den Geschäftserfolg auswirken und welche Risiken ein Auslassen dieser Maßnahmen birgt. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Tragweite der Entscheidung verstehen und den Migrationsplan mittragen.
#3 Den Geschäftskontext ignorieren
Die frühzeitige Einbindung der Fachabteilungen in den Migrationsprozess ist entscheidend, um den Gesamtkontext im Blick zu behalten. Beachten Sie folgende Fragen:
- Gibt es einen festen Stichtag für die Migration, und welche Konsequenzen hat es, wenn dieser versäumt wird?
- Was würde geschehen, wenn das Unternehmen zum alten System zurückkehren müsste? Wie würde sich das auf den Geschäftsbetrieb auswirken?
- Wird die Migration den normalen Geschäftsbetrieb beeinträchtigen?
- Kann der Geschäftsbetrieb wochenlang ohne System funktionieren, oder würde das zu Lieferausfällen und Auftragsverlusten führen?
Durch die Beantwortung dieser und weiterer Fragen sind Sie besser gerüstet, einen realistischen Umfang für die Datenmigration festzulegen und Ressourcen effektiv zuzuweisen.
#4 Unzureichende Ressourcenzuweisung
Ressourcenmangel ist ein häufiger Grund für das Scheitern von Softwareprojekten, und die Datenmigration bildet da keine Ausnahme. Die Balance zwischen Qualität und Kosten zu finden, kann insbesondere für größere Organisationen eine große Herausforderung darstellen.
Die Analyse der aktuellen Datenlandschaft und die Befolgung der zuvor genannten Empfehlungen tragen dazu bei, Ihr Projekt auf Kurs zu halten. Ebenso wichtig ist die Einbindung der richtigen Expertise; andernfalls sind kostspielige Fehler nahezu unvermeidlich. Sollte Ihrem internen Team die notwendigen Kenntnisse fehlen, ziehen Sie Schulungen, die Einstellung qualifizierter Fachkräfte oder die Zusammenarbeit mit externen Experten in Betracht.
Schließlich sollte man die Vorteile der Automatisierung nicht unterschätzen: Sie kann während des Migrationsprozesses erhebliche Zeit und Ressourcen sparen.
Praxisbeispiele für erfolgreiche Datenmigration
Die Wahl der richtigen Migrationslösung kann Ihren Datenmigrationsprozess erheblich vereinfachen und Ihre Erfolgschancen deutlich erhöhen. Als Anbieter von help desk migration haben wir selbst erlebt, wie entscheidend die richtige Lösung sein kann.
Fallstudie 1: Datenmigration im Helpdesk
Assignr, ein US-amerikanisches Unternehmen, das eine SaaS-Lösung für Schiedsrichterverbände und Sportligen anbietet, musste von Zendesk zu Intercommigrieren. Dieses Projekt war aus zwei wichtigen Gründen ein hervorragendes Beispiel für effektive Projektplanung.
Zunächst analysierte der Kunde seine Datenlandschaft gründlich und entfernte unnötige Daten, die sich im Laufe des Jahrzehnts vor der Migration angesammelt hatten. Dieser proaktive Schritt schuf die Grundlage für eine zügige Migration ohne Übertragung überflüssiger Daten.
Zweitens wählten sie Help Desk Migrationeine passende Lösung für den Migrationsprozess. Der Kunde profitierte insbesondere von der Demo-Migrationsfunktion, die er zweimal durchführte: vor und nach der Datenbereinigung. Dank des automatisierten Tools konnte er die Übertragung am Wochenende durchführen, als sein Support-Team weniger mit Kundenanfragen ausgelastet war. Während des Prozesses trat zwar ein Problem auf, das das Help Desk Migration Team jedoch schnell identifizierte und behob.
Dadurch verlief die Migration reibungslos, sodass Assignr problemlos von Zendesk zu Intercom wechseln konnte.
Fallstudie 2: ITSM-Datenmigration
Wealthsimple, ein führender kanadischer Online-Investmentdienstleister, migrierte seine Zendesk -Daten erfolgreich zu Jira Service Management. Ähnlich wie im Fall von Assignr lag der Schlüssel zum Erfolg darin, Help Desk Migration als technisches Werkzeug und Partner in den Datenmigrationsprozess einzubinden.
Der Kunde verfügte über eine umfangreiche Datenbank mit abgeschlossenen Tickets. Der Erhalt dieser Informationen war für seinen Betrieb unerlässlich, und Help Desk Migration ermöglichte dies. Besonders schätzte der Kunde die flexible Mapping-Funktion, die durch die nahtlose Übertragung kritischer Metadaten eine präzise Migration gewährleistete.
Wealthsimple hatte einen strikten Migrationsplan, und Help Desk Migration half ihnen, diesen einzuhalten, indem die Übertragung schnell und effizient durchgeführt wurde. Diese Zusammenarbeit ermöglichte einen reibungslosen und stressfreien Übergang von Zendesk zu Jira Service Management .
Warum benötigen Sie einen Datenmigrationsumfang?
Ein klar definierter Umfang für die Datenmigration ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang zu neuen Softwarelösungen. Wie erfolgreiche Beispiele wie Assignr und Wealthsimple zeigen, sichert ein gut geplantes Vorgehen nicht nur wichtige Daten, sondern steigert auch die Gesamteffizienz. Indem Sie Ihre Ziele festlegen und mit Ihren Geschäftszielen abstimmen, die notwendigen Daten und deren Qualitätsanforderungen identifizieren und die passenden Tools auswählen – und dabei frühzeitig die relevanten Stakeholder einbinden – schaffen Sie die besten Voraussetzungen für Ihren Erfolg.
Mit den in diesem Artikel beschriebenen Strategien sind Sie bestens gerüstet, Ihr Datenmigrationsprojekt souverän zu meistern und das volle Potenzial Ihrer neuen Systeme auszuschöpfen. Und falls Ihr Projekt Helpdesk-Daten umfasst, steht Ihnen Help Desk Migration gerne zur Verfügung.
Häufig gestellte Fragen zum Umfang der Datenmigration
- Speichermigration – Verschieben von Daten von einem Speichersystem auf ein anderes (z. B. Upgrade von HDD auf SSD).
- Database – Übertragung von Daten zwischen database, oft verbunden mit Formatänderungen oder Schema-Aktualisierungen.
- Anwendungsmigration – Wechsel von einer Softwareanwendung zu einer anderen, was die Übertragung und Anpassung von Daten erfordert.
- Cloud-Migration – Verschieben von Daten von lokalen Systemen in die Cloud oder von einer Cloud-Umgebung in eine andere.
Jeder Typ hat seine Eigenheiten, aber das Ziel ist immer dasselbe: Ihre Daten sicher und nahtlos zu übertragen.
- Umfang – Welche Daten werden übertragen und warum?
- Bestandsaufnahme – Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Systeme, Formate und Abhängigkeiten.
- Zuordnung – Quellfelder den Zielfeldern zuordnen.
- Zeitplan – Zeitpläne und Meilensteine festlegen.
- Testen – Planen Sie einen (oder drei) Probelauf.
- Validierung – Legen Sie fest, wie Sie die Genauigkeit überprüfen werden.
- Ausweichlösung – Halten Sie einen Plan B bereit, nur für den Fall der Fälle.
- Rollen – Wissen, wer was macht.
Formulieren Sie es klar und umsetzbar – Ihr zukünftiges Ich (und Ihr Team) werden es Ihnen danken.
- Die Datenmigration ist ein einmaliger Vorgang, bei dem die Daten von einem System in ein anderes übertragen werden.
- ETL ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem Daten aus verschiedenen Quellen abgerufen, transformiert und in ein Zielsystem geladen werden – in der Regel für Analyse- oder Berichtszwecke.
Wenn Sie also die Plattform wechseln, spricht man von Datenmigration. Wenn Sie ein Data Warehouse jede Nacht mit Daten versorgen, handelt es sich um ETL.
- Gewährleistet die Datenintegrität
- Minimiert Ausfallzeiten
- Unterstützt die Geschäftskontinuität
- Bereiten Sie Ihr Team auf den Erfolg auf der neuen Plattform vor
Letztendlich geht es darum, den Übergang so reibungslos und störungsfrei wie möglich zu gestalten.
- Definieren Sie Ihre Ziele – Warum migrieren Sie und welches Ergebnis erwarten Sie?
- Überprüfen Sie Ihre Daten – Bereinigen, deduplizieren und kategorisieren Sie sie.
- Wählen Sie Ihre Werkzeuge – Gehen Sie manuell vor, verwenden Sie Skripte oder arbeiten Sie mit einem Migrationsdienstleister wie Help Desk Migrationzusammen.
- Ordnen Sie Ihre Daten zu – Ordnen Sie Ihre Quell- und Zielsysteme einander zu.
- Testen Sie die Migration – Beginnen Sie mit einem Demolauf, um Probleme frühzeitig zu erkennen.
- Ausführen und überwachen – Starten Sie die Migration, verfolgen Sie den Fortschritt und beheben Sie bei Bedarf Probleme.
- Validieren und finalisieren – Ergebnisse prüfen, Vergleiche durchführen und die Freigabe einholen.
Profi-Tipp : Vor der Veröffentlichung immer testen.
