Seja para migrar para o Jira Service Management para aumentar a escalabilidade ou porque sua solução antiga ficou sem recursos, o processo não é rápido nem fácil. A migração completa é um processo complexo que, mesmo que você quisesse acelerar, não conseguiria. Leva dias para se preparar e ainda mais tempo para migrar tudo corretamente. No entanto, isso não significa que você não possa agilizar o processo e reduzir o tempo médio pela metade.
Isso mesmo, hoje vamos nos aprofundar um pouco mais, pois não falaremos apenas sobre como migrar seus dados, mas também sobre os desafios que você pode encontrar e como superá-los. Mostraremos ainda como preparar seus dados para a migração. Então, sem mais delongas, vamos ao plano de migração Jira .
As dificuldades da migração - em resumo
Antes de abordarmos os desafios, precisamos primeiro falar sobre o processo de migração e por que ele pode ser tão difícil às vezes. De forma geral, a migração é um processo no qual os dados são transferidos entre dois sistemas, a origem e o destino. Normalmente, esses dois sistemas são diferentes, apesar de serem capazes de realizar as mesmas funções.
As diferenças geralmente não são perceptíveis na superfície, mas sim no seu interior. Cada ferramenta é criada usando técnicas de programação, linguagens e plataformas diferentes. A razão para essas diferenças reside na originalidade do código . Isso mesmo, desenvolvedores de software, assim como artistas, músicos e outros criativos, devem seguir diretrizes de originalidade. Seu trabalho precisa ser 100% único. Caso contrário, não podem patenteá-lo e outras empresas podem entrar com ações judiciais por plágio.
Outro motivo pelo qual as ferramentas diferem entre si é que cada uma delas possui características únicas que exigem diferentes tipos de estruturação de arquivos , processamento de dados, entre outras coisas. Tudo isso nos impede, enquanto usuários, de mover arquivos livremente de uma ferramenta para outra.
Principais desafios dos projetos de migração
Agora que entendemos por que pode ser difícil migrar para outra ferramenta , vamos analisar os principais desafios da maioria dos projetos de migração. Esses desafios geralmente surgem tanto do lado técnico quanto do lado comercial, então, em vez de agrupá-los, vamos dividi-los em duas subcategorias para facilitar a leitura.
Desafios técnicos
Vamos começar com as questões técnicas. Como já mencionamos, as ferramentas são diferentes internamente e não podem mover dados livremente, mas isso é apenas metade da história. Às vezes, ambos os sistemas conseguem importar e exportar dados em formatos de arquivo comuns, como XML e CSV . Alguns de vocês podem estar se perguntando onde está o problema, então? A resposta é simples: formatação de arquivo .
Se a sua solução gera arquivos usando uma estrutura que as plataformas de destino entendem, mas interpretam incorretamente, você terá muitos problemas. Isso significa que o sistema de destino pode atribuir determinados campos às caixas erradas, resultando em dados misturados. A situação piora ainda mais se a sua ferramenta atual enviar arquivos não editáveis.
Outro problema que você provavelmente encontrará é que, mesmo que ambos os arquivos tenham a mesma estrutura e possam ser lidos, você poderá encontrar funcionalidades ausentes na ferramenta de origem, o que significa que os dados não podem ser migrados (pelo menos não facilmente). Você precisará recriar os mesmos dados manualmente na solução de destino ou converter os valores para um formato compatível com o destino. De qualquer forma, essa não é a solução ideal e exigirá muito trabalho de preparação, o que nos leva à próxima seção.
Desafios Empresariais
O trabalho de preparação é simplesmente essencial. Se você negligenciá-lo, acabará tendo uma série de problemas. E é aqui que surge o primeiro desafio empresarial. Você precisa realizar o trabalho de preparação, o que pode ser dispendioso, pois exige que as pessoas se afastem de suas funções habituais e sejam solicitadas a coletar dados, cumprir prazos, concluir o trabalho com antecedência, entre outras coisas.
Este não é o único problema. Você também precisará interromper o trabalho em sua plataforma de help desk atual, o que significa que o trabalho não será realizado de forma alguma. O tempo de inatividade pode ser custoso, especialmente se você considerar que uma parte significativa do seu negócio ficará simplesmente "esperando". Para pequenas empresas que dependem de receita recorrente, isso é uma sentença de morte, enquanto as maiores sofrerão grandes perdas.
Por último, mas certamente não menos importante, dependendo do tamanho da empresa, o processo de migração pode ser demorado, pois exige a limpeza de dados . Decidir o que é útil e o que não é de forma rápida e eficaz é praticamente impossível, já que requer muita tomada de decisão e muita persuasão da diretoria. Tudo isso leva a uma enorme perda de tempo, e tempo é dinheiro.
Como se preparar para migrar para o Jira Service Management
Embora existam muitos desafios, nem todos são sombrios e complexos, e, de muitas maneiras, uma mudança de ferramentas pode trazer mais benefícios do que desvantagens. Há muitas maneiras de otimizar processos, acelerar o andamento e muito mais. Vamos analisar algumas das ações que você pode tomar para acelerar sua migração sem comprometer a precisão e a integridade dos dados.
Comunique suas intenções
Esta é a etapa mais importante em todo o processo de migração, pois não informar seus funcionários e clientes (caso sua solução atual os auxilie) sobre a migração pode resultar em diversos problemas, incluindo danos à reputação. É fundamental que todas as partes envolvidas na plataforma de suporte estejam cientes das próximas mudanças. Isso lhes permitirá concluir os chamados mais rapidamente e ajustar sua carga de trabalho de acordo. Além disso, isso também ajudará seus clientes a entenderem o motivo da indisponibilidade do serviço.
Defina um orçamento
Todo projeto de migração envolve custos, portanto, criar um orçamento é essencial para o sucesso do projeto. Normalmente, a migração não é muito cara, desde que todo o processo seja planejado corretamente. Caso contrário, os custos podem ser excessivos. Sugerimos que você calcule quantas horas de trabalho serão necessárias para concluir o processo antes do início da migração e adicione uma margem de segurança para imprevistos.
Avalie seus dados
Esse processo envolve uma infinidade de pequenas tarefas que podem ser divididas em duas categorias: análise do tamanho dos dados e análise da complexidade dos dados. Saber o tamanho dos seus registros e a complexidade da sua estrutura permitirá que você determine quanto espaço de armazenamento precisará e se poderá compactar ou otimizar determinados registros.
Limpe seus dados
Esse processo pode ser longo ou curto. Como? Depende da quantidade de dados que você possui e se você realiza auditorias de dados regularmente. Limpar sua base de registros, removendo duplicatas, perfis desatualizados ou entradas irrelevantes, permitirá um início mais limpo para a nova solução, além de reduzir a quantidade de dados transferidos, o que resultará em maior agilidade.
Monte uma equipe
Este processo é crucial para o sucesso da fase de preparação. A regra geral é que, quando todos são responsáveis, ninguém é responsável. Ao contar com um conselho de especialistas, você praticamente dobra a taxa de sucesso. Isso porque cada especialista pode acompanhar o que cada divisão está fazendo e quanto é necessário para atingir as metas. Outro benefício dessa abordagem é que você terá relatórios de progresso mais precisos, o que permitirá tomar decisões mais acertadas.
Prepare a fonte e o alvo
Cada ferramenta é única e certamente você precisará fazer algumas configurações. Isso é inevitável e você certamente não encontrará uma ferramenta que faça isso automaticamente. Geralmente, recomenda-se desativar todas as notificações e automações de entrada/saída. Isso garantirá que os dados não sejam atualizados durante a migração e que nenhum erro ocorra posteriormente. Não desativar esses recursos quase certamente resultará em uma migração delta (quando você mover os registros atualizados).
Quando você precisa de um parceiro?
Há momentos em que você tem tanta coisa para fazer que simplesmente não sabe se consegue lidar com tudo sozinho.
Para ajudar você a identificar isso, veja a seguinte lista de critérios:
- Se você tiver uma quantidade limitada de recursos internos
- Precisa de ajuda se tiver dúvidas que estejam fora da jurisdição do detentor da plataforma (avaliação de dados, complexidade da migração, gestão de projetos, planejamento, etc.)?
- Deseja migrar aplicativos e extensões personalizados complexos?
- Necessidade de seguir requisitos específicos de segurança e conformidade
- Deseja migrar um grande número de usuários (mais de 1.000)?
- Não tenho tempo suficiente para fazer a mudança sozinho
- Fazendo isso pela primeira vez sem nenhuma ajuda externa
Se alguma dessas situações lhe parecer familiar, considere usar um aplicativo de terceiros que possa ajudá-lo a realizar todas elas.
Prepare o trabalho a ser feito ao usar nosso serviço
O que discutimos acima pressupõe que você esteja realizando o processo de migração por conta própria. Se você não quiser lidar com tudo isso e precisar de um processo mais simplificado, pelo qual esteja disposto a pagar um valor adicional, esta seção é para você.
Dados de preparação
Este processo é o mesmo descrito acima, mas com uma diferença importante: você não precisa percorrer os itens indesejados, pois pode desmarcá-los posteriormente durante o mapeamento de dados. O que é mapeamento de dados? Bem, nossa ferramenta permite mapear os registros que você deseja mover para campos específicos. Se não quiser movê-los, basta não marcá-los. Bem simples.
Garantir a paridade de níveis
Isso é muito importante porque, ao migrar dados de um plano superior para um inferior (ou vice-versa), você pode se deparar com uma situação em que não saberá onde armazená-los. Se você estiver reduzindo o plano de forma intencional, considere armazenar esses dados em um arquivo CSV para uso posterior, utilizando nosso serviço.
Configure as plataformas
Assim como no processo manual, você também precisará configurar suas plataformas antes de migrar os dados. Isso inclui configurações, automações, notificações, relatórios etc. É recomendável também realizar esses preparativos para evitar erros
- Configure todos os campos personalizados nos projetos necessários.
- Crie todos os perfis de Agente e adicione-os aos Projetos necessários com a função de Equipe de Suporte Técnico na sua conta de destino para garantir a atribuição correta dos chamados. Além disso, certifique-se de que os endereços de e-mail nos sistemas de origem e destino sejam exatamente iguais.
- Ative o recurso de Cadastro Público para habilitar a migração de perfis de clientes.
- Certifique-se de migrar apenas para Jira Service Management Clássico (veja aqui as peculiaridades da migração para projetos de próxima geração ).
Agora que você concluiu todos os preparativos necessários para a importação para o Jira Service Management, pode prosseguir com o processo em si. Para migrar para o Jira Service Management com o nosso serviço:
1. Cadastre-se em nosso site, acesse o e inicie uma nova migração de dados .
2. Selecione sua plataforma antiga e forneça as credenciais necessárias para conectá-la à nossa ferramenta.
3. Da mesma forma, conecte o Jira Service Management como sua plataforma de destino.
4. Assim que a ponte entre os sistemas for estabelecida, você poderá selecionar os objetos para migração de dados e também associar usuários e alterar o mapeamento dos campos do ticket (se necessário).
5. Agora que tudo está pronto, inicie a migração de demonstração gratuita . Este processo consiste em migrar um pequeno grupo de seus tickets para o novo sistema para garantir que tudo ocorra sem problemas.
6. Se você estiver satisfeito com os resultados, é hora de iniciar o processo completo.
Fase de lançamento
Após concluir a migração dos seus registros para a nova plataforma, não comemore ainda. Você ainda não está oficialmente na fase de lançamento. Esta é a última fase do Jira . E ela tem seus próprios preparativos e detalhes importantes a serem observados e acompanhados, então vamos dar uma olhada em alguns dos mais vitais.
Facilitação de Equipe
Após a conclusão da migração, sua prioridade número um será facilitar a adaptação dos seus funcionários aos seus respectivos espaços de trabalho. Sua equipe estará perdida e certamente terá dificuldades para se adaptar à nova plataforma. A melhor estratégia seria formar uma pequena equipe de liderança que você possa treinar pessoalmente. Essas pessoas poderão, então, transmitir o conhecimento adquirido para o restante do departamento.
Período de estabilização
Este é um período que você deve acompanhar com extrema atenção, pois é aqui que todas as coisas "ruins" acontecem. Novas ferramentas, novos erros, novos prazos perdidos, você entendeu a ideia. Recomendamos que você crie uma equipe de monitoramento se sua empresa tiver muitos funcionários. Essa equipe identificará os erros e lhe informará para que você possa resolvê-los com mais eficácia.
Celebração
Parabéns, você chegou ao fim e conseguiu transportar todas as suas coisas. Hora de tomar um drinque ou dois!
Notas finais
E pronto! Isso conclui nosso plano de migração para Jira . O processo de migração pode ser complexo, mas vale muito a pena. Embora nosso plano não seja perfeito, ele pode servir como um guia para a sua migração. Cada empresa é única e nem todas as etapas se aplicam, portanto, certifique-se de fazer os ajustes necessários. E se precisar de ajuda, entre em contato conosco e garantiremos que tudo ocorra conforme o planejado.
