Se você precisa mudar para o Jira Service Management para escalar ou talvez tenha ficado sem recursos em sua antiga solução, este processo não é rápido nem fácil. A migração em si é um processo complexo que, mesmo que você quisesse se apressar, não poderia. Leva dias para se preparar e ainda mais tempo para mover tudo corretamente. No entanto, isso não significa que você não possa acelerar as coisas que lhe cortaria a metade do tempo médio.
Isso mesmo, hoje estamos levando as coisas um pouco mais fundo, pois não apenas falaremos sobre como você pode mover suas coisas, mas quais desafios podem esperar por você e como você pode enfrentá-los. Também lhe mostraremos como você deve preparar seus dados para a mudança. Portanto, sem mais delongas, vamos nos aprofundar no plano de migração para o Jira.
As Dificuldades da Migração - Em Resumo
Agora, antes de começarmos com os desafios, devemos primeiro falar sobre o ato de migração e por que as coisas são tão difíceis às vezes. Assim, de modo geral, a migração é um processo onde os dados estão sendo movidos entre dois sistemas, a fonte e o destino. Normalmente, ambos os sistemas são diferentes, apesar do fato de serem capazes de fazer as mesmas coisas.
Como eles diferem geralmente não podem ser rastreados por cima, mas sim por dentro. Cada ferramenta é feita usando diferentes técnicas de programação, linguagens e plataformas. A razão pela qual eles são feitos de forma tão diferente é a originalidade do código. Isso mesmo, os desenvolvedores de software, assim como artistas, músicos e outros criativos, devem seguir guias de originalidade. Seu trabalho deve ser 100% único. Caso contrário, eles não podem patenteá-lo, e outras empresas podem tomar medidas legais contra eles por roubo de trabalho.
Outra razão pela qual as ferramentas diferem umas das outras é que cada uma delas tem características únicas que requerem diferentes tipos de estruturação de arquivos, processamento de dados, entre outras coisas. Tudo isso nos incapacita, usuários, a mover livremente as coisas de uma ferramenta para outra.
Principais Desafios dos Projetos de Migração
Agora que aprendemos porque pode ser difícil migrar as coisas para outra ferramenta, vamos dar uma olhada nos principais desafios da maioria dos projetos de migração. Estes geralmente vêm dos dois lados, técnico e comercial das coisas, por isso, em vez de os mascararmos juntos, vamos dividi-los em duas subcategorias para clareza de leitura.
Desafios Técnicos
Vamos começar com questões técnicas. Como já mencionamos, as ferramentas são diferentes do interior e não podem mover dados livremente, mas isso é apenas a metade da história. Às vezes ambos os sistemas podem importar e exportar dados em formatos de arquivos comuns, como XML e CSV. Alguns de vocês podem se perguntar então onde está o problema? A resposta é simples, a formatação do arquivo.
Se a sua solução soltar os arquivos usando uma estrutura que suas plataformas de destino compreendem, mas interpretam mal, você terá muitas dores de cabeça. O que queremos dizer é que seu destino pode atribuir certos campos nas caixas erradas, o que resultará em uma confusão de dados. Isto se agravará ainda mais se sua ferramenta atual carregar em arquivos não editáveis.
Outro problema que você provavelmente encontrará é que mesmo que ambos os arquivos sejam da mesma estrutura e possam ser lidos, você pode encontrar funcionalidades que não estão presentes na ferramenta de origem, o que significa que os dados não podem ser migrados (pelo menos facilmente). Você precisará recriar os mesmos dados na solução de destino manualmente ou converter os valores em algo que você possa ajustar no destino. De qualquer forma, isto não é o ideal e exigirá muito trabalho de preparação, o que nos leva à próxima seção.
Desafios comerciais
O trabalho de preparação é simplesmente essencial. Se você não o fizer, acabará tendo muitos problemas. E é aqui que chega o primeiro desafio empresarial. Você precisa fazer um trabalho de preparação que pode ser caro, pois você precisa tirar as pessoas de suas tarefas habituais e pedir que elas coletem dados, sigam prazos, terminem o trabalho com antecedência, entre outras coisas.
Esta não é a única questão. Você também precisará parar de trabalhar em sua plataforma atual de help desk, o que significa que o trabalho não será feito de forma alguma. O tempo de inatividade pode ser caro, especialmente se você considerar o fato de que uma parte significativa de seu negócio estará apenas "esperando". Para as pequenas empresas que dependem de renda incremental, isto é uma sentença de morte, enquanto as maiores perderão muito.
Por último, mas não menos importante, dependendo do tamanho da empresa, o processo de migração pode ser longo, pois você precisa fazer a limpeza de dados. Decidir o que é útil e o que não é de maneira rápida e eficaz é virtualmente impossível, pois é preciso muita tomada de decisão e muita persuasão da diretoria. Tudo isso leva a uma enorme perda de tempo, e tempo é dinheiro.
Como Preparar-se para Migrar para o Jira Service Management
Embora haja uma tonelada de desafios, nem todos são difíceis e tenebrosos e, em muitos aspectos, uma mudança nas ferramentas pode gerar mais benefícios do que inconvenientes. Há muitas maneiras de pegar atalhos, acelerar as coisas, entre outras coisas. Vamos dar uma olhada em algumas das coisas que você pode fazer para acelerar sua migração, tudo isso sem perder nenhuma precisão e integridade de dados.
Comunicar Suas Intenções
Este é o passo mais importante em todo o processo de migração, pois não contar ao seu pessoal e clientes (se sua solução atual os ajudar) sobre a migração pode resultar em uma série de problemas, incluindo uma reputação danificada. É vital que todas as partes que estão envolvidas na plataforma de suporte saibam sobre as próximas mudanças. Isto lhes dará a capacidade de fechar seus tickets mais rapidamente e ajustar sua carga de trabalho de acordo com as mudanças. Além disso, isto também ajudará seus clientes a entender porque há tempo de inatividade em primeiro lugar.
Definir um Orçamento
Todo projeto de migração é uma despesa, portanto, criar um orçamento é apenas natural para o sucesso do projeto. Tipicamente, a migração não é muito cara, desde que se tenha planejado todo o processo corretamente. Caso contrário, você irá além dos limites. Sugerimos que você conte quantas horas-homem seriam necessárias para fazer as coisas antes do processo de migração e depois acrescente algumas para se proteger de problemas inesperados.
Avaliar Seus Dados
Este processo envolve uma infinidade de pequenas tarefas que podem ser divididas em duas categorias, análise do tamanho dos dados e análise da complexidade dos dados. Saber o tamanho de seus registros e a complexidade de sua estrutura lhe permitirá saber quanto armazenamento você precisará e se você pode comprimir ou otimizar certos registros.
Limpar Seus Dados
Este processo pode ser longo e curto. Como? Depende de quantos dados você tem e se você tem feito auditorias de dados regulares. Limpar sua base de registros a partir de duplicatas, perfis desatualizados ou entradas irrelevantes permitirá que você tenha um início mais limpo na nova solução, assim como você terá que mover menos dados de um lado para o outro, o que resultará em coisas mais rápidas.
Montar uma Equipe
Este processo é fundamental para o sucesso da fase de preparação. A regra geral é que quando todos são responsáveis, ninguém é responsável. Ao ter um conselho de especialistas, a taxa de sucesso aumenta quase o dobro. Isso porque cada especialista pode acompanhar que departamento está fazendo o que e quanto é preciso para completar os objetivos. Outro benefício desta abordagem é que você terá relatórios de progresso mais precisos, o que lhe permitirá tomar decisões mais precisas.
Preparar a Fonte e o Destino
Agora cada ferramenta é única e você certamente precisará fazer algumas configurações. Isto é inevitável e você certamente não encontrará uma ferramenta que possa fazer isto automaticamente. Geralmente, é recomendável que você desligue todas as notificações e automatizações de entrada/saída. Isto garantirá que os dados não serão atualizados durante a migração e que nenhum erro ocorrerá posteriormente. Não desligar as coisas, portanto, quase certamente resultará em uma Migração Delta (quando você move os registros atualizados).
Quando Você Precisa de um Parceiro?
Há momentos em que você tem tantas coisas na mão que simplesmente não sabe se pode lidar com elas por conta própria ou não.
Para ajudá-lo a identificar isto, veja a seguinte lista de critérios:
- Se você tem um estoque limitado de recursos internos
- Precisa de assistência se tiver dúvidas que estejam fora da jurisdição do detentor da plataforma (avaliação de dados, complexidade de migração, gerenciamento de projetos, planejamento, etc.)
- Deseja migrar aplicações e extensões personalizadas complexas
- Necessidade de seguir necessidades exclusivas de segurança e conformidade
- Quer mover uma grande quantidade de usuários (mais de mil)
- Não tenha tempo suficiente para mover as coisas por conta própria
- Está fazendo isso pela primeira vez sem ajuda externa
Se qualquer uma destas coisas for verdade para você, considere o uso de uma aplicação de terceiros que o ajudaria a fazer tudo o que foi dito acima.
Prepare o Trabalho a Fazer ao Usar Nosso Serviço
Agora, o que discutimos acima foi assumir que você está fazendo o processo de migração por conta própria. Se você não quer lidar com tudo o que foi dito acima e precisa de um processo mais simplificado que você está disposto a pagar um extra, esta é a seção para você.
Preparar Dados
Este é o mesmo processo que o anterior, mas aqui vai outra coisa. Você não precisa percorrer as coisas indesejadas, pois pode desmarcá-las mais tarde ao fazer o processo de mapeamento de dados. O que é mapeamento de dados? Bem, nossa ferramenta permite que você mapeie registros que gostaria de mover para campos específicos. Se você não quiser que eles se movam, você não precisa marcá-los. É bastante simples.
Garantir a Paridade de Níveis
Isto é muito importante porque se você estiver passando de um plano superior para um plano inferior (ou vice versa), você encontrará uma situação em que terá dados que não terá onde armazenar. Se você estiver conscientemente reduzindo, talvez queira considerar o armazenamento desses dados em um arquivo CSV para uso posterior, utilizando nosso serviço.
Configurar as Plataformas
Assim como no processo manual, você também precisará configurar suas plataformas antes de mover as coisas. Isto inclui configurações, automatizações, notificações, relatórios, etc. Você também pode querer ter certeza de que estes preparativos ocorram para evitar qualquer erro:
- Configurar todos os campos personalizados nos projetos necessários.
- Criar todos os perfis de agentes e adicioná-los aos Projetos necessários com um papel de Equipe de Atendimento em sua conta de destino para garantir a atribuição correta dos tickets. Além disso, certifique-se de que seus e-mails nos sistemas de origem e destino sejam exatamente os mesmos.
- Ative o recurso de Assinatura Pública para permitir a migração de perfis de Clientes.
- Certifique-se de que você está migrando apenas para projetos do Jira Service Management Classic (as peculiaridades de migrar para projetos da Próxima Geração aqui).
Agora que você já fez todos os preparativos necessários para sua importação para o Jira Service Management, você pode passar para o próprio processo. Para migrar para o Jira Service Management com nosso serviço:
1. Cadastre-se em nosso site, vá ao Assistente de Migração e inicie uma nova migração de dados.
2. Selecione sua antiga plataforma e forneça as credenciais necessárias para conectá-la com nossa ferramenta.
3. Da mesma forma, conecte o Jira Service Management como sua plataforma alvo.
4. Assim que a ponte entre os sistemas for estabelecida, você poderá escolher os objetos para migração de dados e, também, combinar usuários e alterar o mapeamento dos campos de tickets (se necessário).
5. Agora, quando tudo estiver pronto, inicie a migração gratuita de demonstração. Este é o processo de migração de um pequeno grupo de seus tickets para o novo sistema para garantir que tudo corra bem.
6. Se você estiver satisfeito com os resultados, é hora de começar o processo completo.
Fase de Lançamento
Depois de terminar de transferir seus registros para a nova plataforma, não comemore ainda. Você ainda não está oficialmente na fase de lançamento. Esta é a última fase do plano de migração do Jira. E tem seu próprio conjunto de preparativos e coisas para conhecer e seguir, então vamos dar uma olhada em alguns dos mais vitais.
Facilitação da Equipe
Depois que você estiver pronto para a migração, sua prioridade número um seria facilitar seus funcionários para seus respectivos espaços. Sua equipe estará perdida e certamente terá dificuldades para se adaptar à nova plataforma. O melhor curso de ação seria formar uma pequena equipe de liderança que você possa ensinar pessoalmente. Essas pessoas poderão então passar o conhecimento adquirido para o resto do departamento.
Período de Estabilização
Este é um período que você deve seguir com extrema atenção, pois é aqui que todas as coisas "ruins" acontecem. Novas ferramentas, novos erros, novos prazos perdidos, você tem a ideia. Aconselhamos que você crie uma equipe de monitoramento se sua empresa tiver muitos funcionários. Esta equipe aprenderá sobre os erros e lhe informará para que você possa resolvê-los de forma mais eficaz.
Comemoração
Parabéns, você conseguiu chegar ao fim e mudou todas as suas coisas. Hora de uma bebida ou duas!
Reflexões Finais
E pronto. Isso é tudo para o plano de migração do Jira. O processo de migração pode ser difícil, mas vale totalmente a pena. Embora nosso plano não seja perfeito, ele pode ser usado como um plano que você pode usar para migrar as coisas. Cada empresa é única e nem todas as etapas se aplicam, portanto, certifique-se de fazer os ajustes adequados. E se você precisar de ajuda para fazer isso, basta entrar em contato conosco e nos certificaremos de que tudo corra conforme o planejado.
