No mundo moderno, as informações de saúde exigem alto nível de proteção e segurança. E é aí que o sistema de suporte frontcompatível com HIPAAse torna útil. Ele ajuda a manter todos os dados pessoais identificáveis dos pacientes protegidos: seja apenas um nome com endereço ou um prontuário completo contendo informações de contato, fotos e números de seguro social.
Então, como escolher o melhor serviço de suporte técnico compatível HIPAA ? Vamos analisar a lista de requisitos essenciais.
O que é HIPAA?
HIPAA ou Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde, foi estabelecida em 1996. Além de diversos direitos e proteções, ela prevê o tratamento confidencial de PHI (informações de saúde protegidas), juntamente com direitos e proteções adicionais. Isso significa que as disposições legais de privacidade HIPAA obrigam as organizações de saúde e seus parceiros comerciais a seguirem os procedimentos relevantes. Além disso, essas regulamentações garantem a confidencialidade e a segurança das informações de saúde protegidas durante sua transferência, recebimento, manuseio ou compartilhamento.
Em relação aos serviços de suporte, um sistema adequado ajuda a manter a conformidade contínua com as normas HIPAA . Ao mesmo tempo, permite o processamento, a manutenção e o armazenamento de informações de saúde protegidas (PHI) para as diferentes entidades mencionadas nessas normas.
Em conformidade com HIPAA : o que isso significa?
Se a sua organização de saúde hospeda informações usando o provedor de serviços de atendimento ao cliente HIPAA , você deve fornecer salvaguardas administrativas, físicas e técnicas.
Por exemplo, as medidas de segurança físicas envolvem o acesso limitado às instalações, utilizando apenas as autorizações necessárias. Portanto, todas as entidades abrangidas precisam implementar políticas de uso e acesso relacionadas a estações de trabalho e mídias eletrônicas. Uma parte fundamental do esforço de proteção relevante abrange os padrões para transferência, remoção, descarte e reutilização de mídias eletrônicas e informações de saúde protegidas (PHI).
Quanto às medidas de segurança técnicas, elas estabelecem restrições ao acesso às informações de saúde protegidas (PHI). Em outras palavras, é necessário ser um usuário autorizado para acessar os registros de saúde necessários. Essa forma de proteção exige a utilização de um ID de usuário e procedimentos de acesso de emergência. Além disso, as medidas de segurança técnicas incluem criptografia e descriptografia de informações.
Quem deve cumprir as normas HIPAA ?
Empresas do setor de saúde desse tipo devem comprovar sua conformidade com HIPAA:
- Planos de saúde : Medicare, Medicaid, seguradoras de saúde, organizações de manutenção da saúde (HMOs), planos de saúde empresariais.
- Prestadores de serviços de saúde : Os prestadores que administram um negócio relevante eletronicamente, incluindo médicos, clínicas, hospitais ou casas de repouso.
- Centros de informações de saúde : Essas entidades traduzem informações de saúde não padronizadas recebidas de outras entidades para um formato padrão.
Quanto aos sócios comerciais, a lista inclui o seguinte:
- Pessoas que não são funcionárias das entidades mencionadas têm acesso aos dados de saúde dos pacientes enquanto prestam serviços a essas entidades. Isso pode incluir empresas de faturamento, advogados, departamentos de TI, contadores, etc.
Quem não precisa seguir as regras HIPAA ?
Essas empresas se enquadram na lista de exceções:
- seguradoras de vida
- Pessoal que lida com registros de emprego (não de saúde)
- seguradoras de indenização de funcionários
- Quase todas as escolas e distritos escolares
- Diversas agências estaduais, incluindo os serviços de proteção à criança
- A maioria das agências de aplicação da lei
- Diversos escritórios municipais
Quais são os custos da não conformidade?
As diretrizes federais HIPAA visam proteger os dados médicos das pessoas. No entanto, médicos, hospitais e diversos prestadores de serviços de saúde terceirizados conhecem os custos da violação dessas regras. Por exemplo, profissionais da saúde podem perder suas licenças para exercer a medicina; enquanto organizações podem ter sua reputação prejudicada, receber multas elevadas ou perder seus negócios
- As multas para profissionais de saúde podem variar de US$ 50.000 a US$ 1.500.000 por registro;
- Inúmeras infrações podem levar à perda da certificação ou até mesmo à prisão.
É claro que é difícil mensurar os custos reais da não conformidade. Mas especialistas afirmam que o custo total médio de uma violação de dados é de US$ 3,8 a 4 milhões. Além disso, o preço médio de cada registro de saúde perdido ou roubado, contendo dados sensíveis e confidenciais, é de cerca de US$ 158.
No entanto, as penalidades por descumprimento estabelecidas pelo governo são apenas o começo. Por exemplo, os clientes das empresas afetadas podem entrar com ações judiciais e exigir milhões de dólares. Portanto, determinar os custos reais do descumprimento pode ser uma tarefa extremamente complexa. Afinal, rastrear violações de dados também é complicado, pois as organizações são cobradas por registros médicos, não por atos negligentes.
Quais são os benefícios de uma plataforma de help desk compatível com HIPAA?
Implementar um compatível com HIPAA HIPAA estrutura operacional de TI da organização facilita os processos de negócios. Também ajuda a reagir rapidamente e a agir de forma proativa para evitar falhas de segurança. Aqui estão as quatro principais áreas em que um software de help desk pode auxiliar uma organização em conformidade com HIPAA
- Medidas de segurança físicas. As organizações devem restringir o acesso a cada sistema e instalação de armazenamento de dados de saúde para manter HIPAA . Graças à função de colaboração, o software permite reconhecer e relatar todas as restrições ou falhas de acesso.
- Segurança adicional. As empresas podem controlar o acesso aos dados com medidas de segurança para o usuário e ferramentas relevantes de validação de entrada. Os sistemas de help desk SaaS cooperam com os departamentos de TI para implementar fluxos de trabalho.
- Controle de gerenciamento de ativos. Alguns aplicativos de emissão de tickets podem incluir funcionalidades de gerenciamento de ativos . Isso ajuda a rastrear ativos de TI e monitorar o ciclo de vida dos dispositivos. As principais partes interessadas são informadas sobre o estado de seus dispositivos valiosos.
- Políticas de dispositivos e redes. A integração do seu software de help desk com aplicativos de servidor ou monitoramento ajuda a evitar possíveis falhas em dispositivos. Graças a metodologias predefinidas de gerenciamento de problemas, sua organização pode reconhecer ameaças rapidamente e tomar medidas preventivas.
Como escolher um software de help desk compatível com HIPAA?
O momento mais crítico na aquisição de um sistema de help desk é documentar todas as necessidades e requisitos de funcionalidades. Abaixo, indicaremos alguns passos eficientes para começar.
Passo 1. Solicite informações
Reúna feedback sobre os requisitos de todas as pessoas que trabalharão com o novo sistema. Isso permite considerar todas as partes interessadas envolvidas no processo de compra, para que se sintam responsáveis pelo software mais recente. Além disso, analise os requisitos de segurança das soluções de help desk, principalmente ao selecionar um fornecedor baseado em nuvem.
Etapa 2. Priorize sua lista de requisitos do sistema
Pode ser que você não encontre um fornecedor com o conjunto de recursos necessário dentro do seu orçamento. Portanto, uma lista priorizada como essa permite entender as vantagens e desvantagens e os diferentes compromissos que seus stakeholders estão dispostos a fazer.
Passo 3. Apresente seu caso
Após concluir o processo de priorização, você deve compartilhar uma lista relevante com seus líderes seniores. Isso ajuda a garantir que eles compreendam corretamente os resultados dessa tarefa.
Passo 4. Crie um sistema de classificação
É claro que o processo de levantamento de requisitos pode ser uma tarefa desafiadora. Mas, em última análise, ele permite a criação de um sistema de avaliação adequado. Por sua vez, isso ajuda a escolher o software de help desk certo para sua empresa, de acordo com as necessidades do seu negócio.
Conclusão
De modo geral, um help desk em conformidade com HIPAAé um elemento essencial para o trabalho produtivo. Se sua organização utiliza esse tipo de software para gerenciar processos, seus funcionários contam com a segurança e a proteção de dados adequadas. Além disso, a implementação de um help desk HIPAA está entre as abordagens mais eficazes para prevenir violações e perdas de informações.
Sua empresa pode sempre integrar soluções relevantes de help desk com diferentes funções de monitoramento de rede e servidor. Isso permite que seu departamento de TI identifique falhas potenciais em dispositivos a tempo. Afinal, oferecer suporte e assistência de alta qualidade ao cliente significa que sua empresa pode aumentar a fidelização sem complicações.
Perguntas frequentes
HIPAA garante a segurança e a privacidade das informações eletrônicas de saúde protegidas (PHI). Embora sejam conceitos distintos, eles funcionam em conjunto.
A privacidade especifica os direitos que os indivíduos têm de controlar a forma como suas informações de saúde protegidas (PHI, na sigla em inglês) são utilizadas. Portanto, as organizações precisam manter as PHI confidenciais e protegê-las de acordo com o desejo do paciente. A privacidade abrange diferentes formatos, como eletrônico, em papel e em conversas. Ao mesmo tempo, garantir a segurança física das PHI é um componente crítico dessa norma.
Por outro lado, segurança significa especificar as salvaguardas administrativas, técnicas e físicas relacionadas às informações eletrônicas de saúde protegidas (ePHI). Essas salvaguardas devem manter as informações de saúde do paciente protegidas contra acesso não autorizado. Frequentemente, as organizações armazenam ePHI em discos rígidos, cartões de memória ou dispositivos removíveis.
Empresas do setor de saúde devem fornecer aos pacientes ou seus representantes acesso facilitado às suas Informações de Saúde Protegidas (PHI). Isso também permite a visualização e obtenção de uma cópia das PHI durante um período de 30 dias corridos após o recebimento de uma solicitação pertinente. Quando os pacientes acessam suas PHI, podem cuidar melhor de seus problemas de saúde por meio do automonitoramento. Além disso, isso permite que acompanhem seu progresso de acordo com os planos de tratamento e corrijam erros em seus registros de saúde.
- Dados que médicos, enfermeiros ou outros profissionais de saúde mencionam em seu prontuário médico
- Conversas que seus médicos têm sobre seus cuidados e tratamento
- Dados que sua seguradora de saúde possui sobre você
- Dados de faturamento
A Lei de Tecnologia da Informação em Saúde para a Saúde Econômica e Clínica (HITECH, na sigla em inglês) foi criada em 2009. Ela promove a adoção e o uso significativo da tecnologia da informação em saúde nos EUA.
A Lei HITECH contém o Subtítulo D, que aborda as preocupações com a privacidade e a segurança relativas à transmissão eletrônica de Informações de Saúde Protegidas (PHI). Em particular, isso envolve diversas disposições que reforçam a aplicação das normas HIPAA nas esferas civil e criminal.
O serviço de suporte técnico adequado pode realizar uma autoavaliação para comprovar sua conformidade com as normas HIPAA . Isso inclui também exigir que todos os parceiros comerciais da organização sigam os mesmos altos padrões.
