Lista de verificação para migração de dados eDesk
Planejando migrar os dados dos seus clientes para eDesk ? Nós cuidamos disso para você. Help Desk Migration é uma ferramenta automatizada de migração de dados que transfere tickets, contatos, anexos e muito mais de forma integrada. Sem interrupções, apenas alguns cliques para uma migração segura dos dados para o eDesk . Basta garantir que você tenha direitos de administrador nas suas contas de origem e eDesk , e pronto!
O que o Assistente de Migração fará para transferir para eDesk:
1. Bilhetes
- Criado em datas
- Atualizado em datas
- Requerentes
- Comentários (Autor, Datas de criação e Visibilidade)
- Notas públicas
- Notas particulares
2. Contatos
3. Agentes*
Considere as peculiaridades
- Anexos de tickets com tamanho superior a 10 MB não podem ser transferidos para o eDesk.
- A ferramenta de migração pode transferir campos personalizados em uma nota privada usando uma abordagem personalizada.
- Você só pode importar para o eDesk com um período de teste gratuito ou um plano Enterprise.
- Se um ticket tiver dois solicitantes, todas as respostas serão atribuídas ao solicitante original.
- Se um contato for excluído na plataforma de origem, a ferramenta de transferência de dados moverá seu nome +without-email.com para eDesk.
Que dados não serão replicados?
Nosso aplicativo automatizado de migração de dados não consegue importar grupos, organizações, imagens embutidas, tags, campos personalizados, macros, gatilhos, automação e outras configurações.
Antes de iniciar a migração de dados
Para garantir uma replicação de dados eDesk bem-sucedida, vamos analisar algumas etapas essenciais de preparação.
Planejamento do processo de migração de dados
Cada processo de migração de dados de help desk depende das plataformas de origem e destino. Portanto, não existe uma abordagem universal que funcione para todas as transferências de dados. Com base em nossa experiência com ELT (Extended Lifetime Technology), identificamos dois métodos principais:
1. Migração automatizada ou personalizada
A abordagem automatizada é uma migração de dados do tipo "faça você mesmo", na qual você mapeia e transfere os registros compatíveis usando o Assistente de Migração. Você também pode personalizar a replicação de dados com opções automatizadas.
A abordagem personalizada é a opção ideal para quem tem necessidades especiais de migração. Nossa equipe de suporte desenvolve uma solução sob medida para adaptar o processo às necessidades específicas da sua empresa. Você pode solicitar filtros personalizados, desduplicação de dados ou correspondência com dados preexistentes na sua plataforma de destino.
2. Abordagem combinada
A combinação de migração de dados automatizada + migração Delta. Você executa a migração Delta após a movimentação principal dos dados e transfere apenas os registros novos e atualizados — para obter dados limpos e consistentes em seu novo helpdesk.
Considere o volume de dados e a complexidade do sistema de suporte ou atendimento ao cliente para encontrar a melhor abordagem para a transferência de seus dados.
Configurações de pré-migração na conta eDesk
Para uma transferência de dados tranquila eDesk , siga estes passos:
- Para conectar sua conta eDesk , insira o e-mail e a senha. Certifique-se de ter acesso à conta de administrador.
- Adicione todos os perfis de agentes de origem que você precisa migrar para eDesk e certifique-se de que eles aceitaram o convite da equipe. Acesse Configurações → Configurações da empresa → Usuários → + Convidar usuários .
Se tiver alguma dúvida sobre estes passos, entre em contato com nossa equipe de suporte — estamos aqui para ajudar.
Configurando a migração de dados para eDesk
Com o serviço Help Desk Migration , a transferência de dados começa com uma demonstração gratuita para você testar a ferramenta de migração e ver como seus registros de atendimento ao cliente podem ser importados. Uma migração de demonstração é uma ótima maneira de experimentar diferentes configurações antes da migração completa. Você pode executar a demonstração quantas vezes forem necessárias.
Veja como iniciar a migração dos seus dados para eDesk:
Passo 1. Cadastre-se para obter uma conta do Assistente de Migração
Crie uma conta do Assistente de Migração com o Google, a Microsoft ou seu e-mail corporativo. Se escolher o e-mail corporativo, você precisará confirmá-la seguindo as instruções enviadas para o seu e-mail.
Etapa 2. Conecte suas plataformas de origem e destino
Diferentes centrais de atendimento e help desks exigem diferentes credenciais de acesso. Isso pode ser um URL, um token de API ou o login com sua conta na plataforma de origem e, em seguida, a concessão de permissões de acesso.
O Assistente de Migração oferece dicas práticas para aprimorar o processo de conexão da plataforma.
Para conectar eDesk como sua plataforma de destino, forneça seu endereço de e-mail e senha.
Etapa 3. Configurar o canal eDesk
Selecione o canal eDesk para o qual deseja mover os dados da sua plataforma de origem.
Por padrão, você pode transferir um espaço de trabalho/caixa de correio/caixa de entrada em uma única Migração Completa. Para algumas plataformas de help desk de origem, é necessário filtrar os dados na conta de origem e enviar lotes de dados distintos para caixas de entrada diferentes. Portanto, se você tiver várias caixas de correio, configure uma Migração Completa para cada uma.
Se a sua plataforma de origem tiver uma caixa de correio unificada, você pode solicitar a filtragem de dados personalizada para classificar seus tickets em cada canal.
Etapa 4. Escolha qual objeto de dados transferir
Selecione os registros do help desk que deseja importar para eDeske, em seguida, associe os usuários e mapeie os campos dos tickets.
Etapa 5. Encontrar usuários correspondentes
Selecione " Correspondência de itens " para mapear os perfis de agentes entre as plataformas de origem e destino. Se houver tickets não atribuídos, agentes excluídos ou inativos, você pode escolher um agente padrão para esses registros.
Clique em ' Salvar correspondência ' para prosseguir para a próxima etapa. Use a opção 'Correspondência automática' para usuários caso execute novamente sua demonstração gratuita.
Etapa 6. Mapear entidades de bilhetes
Selecionar a caixa de seleção do ticket abre uma janela para mapear os campos do ticket. Os campos do sistema: assunto, responsável, contato, comentários e datas são mapeados automaticamente. Acesse a seção de mapeamento de campos de status e tipo do ticket. Quando terminar, clique em " Salvar mapeamento " para prosseguir.
O mapeamento de campos personalizados está disponível para importação eDesk . No entanto, esses campos só podem ser replicados em notas privadas. Você mantém todas as informações de atendimento ao cliente em comentários internos no seu eDesk.
Etapa 7. Opções de personalização prontas para uso
A lista de personalizações pré-configuradas disponíveis depende do seu par de migração de dados. Digamos que você esteja migrando do Zendesk para eDesk; nesse caso, suas opções de personalização são:
- Mova imagens embutidas como anexos de tickets . Mantenha todos os detalhes do histórico de comunicação com seus clientes, mesmo se a plataforma de origem estiver indisponível.
- Ignorar anexos . Por padrão, o Assistente de Migração transfere todos os anexos. No entanto, se você quiser economizar espaço de armazenamento ou acelerar a migração de dados, escolha esta opção.
- Migre suas gravações de chamadas como anexos, tornando-as facilmente acessíveis para referência futura.
- Use o recurso " Demonstração com dados personalizados " para mover os 20 registros selecionados. Você pode escolhê-los por IDs e verificar como esses registros aparecerão no eDesk .
- Transfira as conversas paralelas para anotações privadas para manter o contexto das conversas com o cliente.
Após concluir o mapeamento de dados, clique em " Continuar ". Se houver algum mapeamento não salvo ou detalhes correspondentes, o Assistente de Migração exibirá a janela de mapeamento para você revisar.
O que fazer após a migração de dados da demonstração
Após concluir sua demonstração gratuita do eDesk , siga os passos abaixo.
Avaliando os resultados da demonstração
É crucial analisar os resultados da migração de demonstração, pois o processo de migração de dados da demonstração é o mesmo da migração completa. Se alguns registros não foram importados na demonstração, eles não serão replicados na migração completa.
Abra cada relatório de registros migrados, ignorados e com falha e verifique cada um deles conferindo os IDs na plataforma de origem e eDesk.
O que observar ao verificar registros migrados
- Todos os comentários foram transferidos, desde que os autores sejam os mesmos.
- Os bilhetes são atribuídos aos utilizadores corretos.
- Os contatos foram migrados corretamente.
- Os anexos foram movidos conforme o esperado.
- As regras de automação não alteraram nenhum dado de demonstração.
Gerenciando demonstrações suspensas
Se a migração da sua conta de demonstração for suspensa, tenha paciência e aguarde nossa equipe de suporte para resolver o problema. Certifique-se de ter concedido acesso à nossa equipe de suporte para a sua transferência eDesk .
Se você encontrar algum relatório com falha, verifique os IDs dos registros para descobrir o que deu errado. Se possível, corrija o problema, marque a caixa "Corrigi erros" e reinicie a demonstração.
Escolha o pacote de suporte
Cada processo de migração de dados é individual; algumas transferências de dados funcionam bem com o suporte básico, enquanto outras exigem recursos adicionais, como migração Delta, remigração de dados ou migração por intervalo. Selecione o plano de suporte que melhor atenda às suas necessidades ao migrar para eDesk .
Confira mais detalhes sobre os recursos adicionais disponíveis nos planos Premium e/ou Signature:
Remigração de dados : Transfira seus dados novamente dentro de 10 dias após a Migração Completa.
Interrompa a migração durante a semana de trabalho e retome-a nos fins de semana ou em um horário que lhe seja conveniente.
Atualize ou adicione tickets criados após a Migração Completa. Tenha cuidado com possíveis duplicatas se continuar trabalhando na plataforma de origem.
Verificação de registros ignorados/com falha : Útil para uma migração personalizada completa.
Detalhamento de preços e pagamento
Consulte a discriminação detalhada de preços para obter uma explicação clara do custo total da migração.
Quando estiver tudo pronto, insira seus dados de faturamento e clique em ' Enviar pedido ' para concluir o pagamento.
Conceda acesso aos seus colegas de equipe e personalize o nome da migração
A etapa de mapeamento pode ser complicada, portanto, se precisar da ajuda de um colega, use a opção de compartilhar sua migração eDesk .
Você pode controlar o nível de acesso. Conceda acesso total ou restrito, ou revogue o acesso.
Se você tiver várias migrações de dados, dê um nome a cada uma delas para facilitar o reconhecimento.
Iniciar Migração Completa de Dados
Após a confirmação do pagamento, você retornará ao Assistente de Migração. Lembre-se: evite alterações de última hora para que tudo corra bem.
Se você estiver pronto para iniciar sua Migração Completa, prossiga. Ou, agende-a para o horário desejado e clique em Salvar agendamento .
O tempo de migração de dados depende da quantidade de registros que você deseja transferir. A média de transferência de dados é de cerca de 2.000 registros por hora. Para uma migração mais rápida, você pode solicitar aos seus fornecedores o aumento dos limites da sua API. Basta nos informar sobre quaisquer alterações antes de iniciar a sua Migração Completa de Dados.
Se precisar de ajuda ou tiver alguma dúvida durante o processo de migração de dados, nossa equipe de suporte está à sua disposição. Sua experiência de transferência tranquila para eDesk é importante para nós.