Gestion des actifs Zendesk : Comment optimiser votre flux de travail grâce aux objets personnalisés

Gestion des actifs Zendesk : Comment optimiser votre flux de travail grâce aux objets personnalisés

La gestion efficace des actifs est essentielle pour optimiser les opérations et offrir un service client exceptionnel. Dans le monde trépidant du support client, un système bien organisé de suivi du matériel informatique, des logiciels et des produits clients peut considérablement améliorer l'efficacité et réduire les délais de résolution. Grâce aux objets personnalisés de Zendesk équipes de support un accès facile aux données critiques. Dans cet article, nous verrons comment tirer parti Zendesk , de la configuration aux bonnes pratiques, pour améliorer les flux de travail et les opérations de support de votre organisation. C'est parti !

Qu'est-ce que la gestion des actifs dans Zendesk?

La gestion des actifs dans Zendesk désigne le processus de suivi, d'organisation et de gestion efficaces des actifs physiques et numériques au sein de la plateforme Zendesk . Ces actifs peuvent inclure un large éventail de ressources essentielles aux opérations de service client, telles que le matériel informatique (ordinateurs, téléphones et serveurs, par exemple), les licences logicielles, les garanties et les produits appartenant aux clients (appareils électroniques ou électroménagers, par exemple).

En intégrant la gestion des actifs à votre Zendesk , les entreprises peuvent optimiser le traitement des demandes de service client relatives à ces actifs. Au lieu de s'appuyer sur des systèmes distincts et cloisonnés pour le suivi des articles physiques, toutes les informations sont stockées et organisées sur une plateforme unique, directement liée aux tickets et aux flux de travail du support client. Cette centralisation garantit aux agents un accès en temps réel aux informations essentielles, ce qui accélère la résolution des problèmes et réduit les erreurs.

Définition et avantages

La gestion des actifs dans Zendesk consiste à suivre et à organiser les actifs physiques ou numériques nécessaires au bon fonctionnement du service client. Ces actifs peuvent inclure du matériel informatique, des licences logicielles, des garanties ou des produits appartenant au client.

Avantages de la gestion des actifs dans Zendesk:

  • Amélioration de l'efficacité : La gestion des actifs permet aux équipes de support d'accéder rapidement aux informations détaillées des actifs directement depuis les tickets , réduisant ainsi le temps consacré à la recherche de détails ou à la confirmation du statut d'un actif. Il en résulte un flux de travail plus fluide pour l'équipe de support, améliorant les délais de réponse et de résolution.
  • Précision accrue : La centralisation des informations sur les actifs dans Zendesk garantit que toutes les équipes travaillent avec les mêmes données à jour. Cela réduit le risque d’erreurs dues à des informations obsolètes ou incohérentes, qui pourraient entraîner des retards ou des interventions inappropriées.
  • Meilleures informations et prise de décision : La capacité de collecter et d’analyser les données relatives aux actifs permet aux entreprises de prendre des décisions éclairées. Par exemple, savoir quand la garantie d’un actif arrive à expiration peut inciter à des actions proactives de renouvellement ou de maintenance. De plus, le suivi des tendances en matière d’actifs peut aider les entreprises à allouer leurs ressources plus efficacement ou à planifier leurs besoins futurs.

Par exemple, une entreprise de vente au détail possédant plusieurs points de vente peut utiliser Zendesk pour suivre l'état et le statut de ses terminaux de point de vente (TPV) dans chaque magasin. Grâce à un accès facile aux informations concernant la garantie, l'historique des réparations et la localisation des équipements, l'équipe d'assistance peut rapidement organiser les réparations ou les remplacements, minimisant ainsi les interruptions de service et garantissant la continuité des opérations. Dans le cas d'un service informatique, la gestion des actifs permet de suivre les serveurs et le matériel, évitant ainsi les problèmes tels que les pannes inattendues dues à un manque de suivi des plannings de maintenance.

En bref, la gestion des actifs dans Zendesk aide les entreprises à passer d'un processus réactif et manuel à une approche plus proactive et axée sur les données, garantissant ainsi que les équipes du service client et les clients disposent des outils nécessaires pour maintenir leurs opérations et résoudre rapidement les problèmes.

Comment Zendesk facilite la gestion des actifs

Zendesk propose une suite d'outils performants permettant aux entreprises de gérer efficacement leurs actifs, grâce à des fonctionnalités telles que les objets personnalisés , les relations de recherche et l'automatisation . Ces outils permettent aux organisations d'intégrer harmonieusement les données relatives aux actifs, les tickets d'assistance client et les autres flux de travail, facilitant ainsi le suivi, l'organisation et la résolution des problèmes liés aux actifs par les équipes.

Objets personnalisés pour le suivi des actifs

Au cœur des fonctionnalités de gestion des actifs de Zendesk Objets personnalisés , qui permet aux entreprises de définir et de stocker des données spécifiques à chaque actif, adaptées à leurs besoins organisationnels. Les objets personnalisés sont des champs de données flexibles et personnalisables, pouvant être créés pour différents types d'actifs, tels que le matériel, les logiciels, les contrats ou les garanties. Ces objets aident les entreprises à créer un enregistrement complet pour chaque actif, contenant des informations essentielles comme les numéros de série, les dates d'achat, les calendriers de maintenance ou les utilisateurs affectés.

Objets personnalisés Zendesk

Source : Zendesk

Par exemple, une entreprise pourrait créer un objet personnalisé pour le suivi des ordinateurs portables utilisés par ses employés. Chaque ordinateur portable aurait sa propre fiche, contenant des données telles que le modèle, le numéro de série, la date d'expiration de la garantie et l'employé qui l'utilise. Les agents du support technique pourraient alors associer directement les données pertinentes relatives aux équipements aux tickets d'assistance, établissant ainsi un lien direct entre l'équipement et le problème rencontré.

Rechercher les relations pour un suivi transparent

de relations de recherche de Zendesk permet aux entreprises de lier des objets personnalisés (actifs) à d'autres éléments clés de la Zendesk , tels que les tickets d'assistance et les fiches clients. Cette fonctionnalité améliore la visibilité et offre une vue d'ensemble plus complète des informations relatives aux actifs dans le contexte des interactions clients.

Relation personnalisée Zendesk

Source : Zendesk

Par exemple, si un employé signale un dysfonctionnement d'un ordinateur portable, le technicien du support peut utiliser la relation de recherche pour accéder à la fiche technique correspondante. Ce lien accélère non seulement la récupération des informations relatives à l'équipement, mais aide également le technicien à mieux comprendre le problème. Il peut ainsi consulter instantanément l'état de la garantie, l'historique des réparations et les précédents tickets d'assistance concernant l'ordinateur portable, ce qui lui permet de disposer de toutes les informations nécessaires pour résoudre efficacement le problème .

Automatisation pour rationaliser la gestion des actifs

d'automatisation de Zendesk , notamment les déclencheurs, les flux de travail et les macros, permettent aux entreprises d'automatiser leurs processus de gestion des actifs. L'automatisation de ces tâches réduit les interventions manuelles nécessaires à la gestion des actifs et contribue à garantir l'exactitude des données. Grâce à l'automatisation, les entreprises peuvent s'assurer que les informations relatives aux actifs sont mises à jour en temps réel, alertant ainsi les équipes des changements importants ou des actions à venir concernant les actifs.

Par exemple, si un agent de support met à jour le statut d'un équipement (en indiquant par exemple qu'un ordinateur portable est « en réparation »), un flux de travail peut automatiquement notifier les membres de l'équipe concernés et mettre à jour le statut dans tout le système. De plus, Zendesk peut envoyer automatiquement des rappels lorsque les garanties arrivent à expiration ou que des opérations de maintenance doivent être effectuées, permettant ainsi aux entreprises de gérer leurs équipements de manière proactive.

L'automatisation s'étend également aux actions déclenchées par des événements liés aux actifs. Par exemple, lorsqu'un client soumet un ticket concernant un actif spécifique, Zendesk peut automatiquement récupérer la fiche de cet actif et la présenter à l'agent du support. Cela permet de réduire les délais et de garantir que les agents travaillent toujours avec les données les plus récentes.

Exemple de cas d'utilisation : Assistance technique pour les équipements informatiques et la clientèle

L'un des moyens les plus efficaces dont Zendesk pour faciliter la gestion des actifs consiste à rationaliser les flux de travail des équipes informatiques et des équipes de support client .

Prenons l'exemple d'une entreprise gérant un parc de 500 ordinateurs portables et 200 appareils mobiles. Grâce à Zendesk , l'équipe informatique peut suivre l'état de chaque équipement, stocker des informations détaillées telles que les numéros de série et les détails de garantie, et lier ces données directement aux tickets d'assistance. Si un employé soumet un ticket pour signaler un problème avec un ordinateur portable, l'équipe informatique peut accéder rapidement à toutes les données pertinentes concernant cet équipement, comme l'historique des réparations ou l'état actuel de la garantie, directement depuis la fiche du ticket.

Côté support client, la même entreprise peut utiliser Zendesk pour suivre les équipements appartenant aux clients, tels que les imprimantes, les téléphones ou autres appareils. Lorsqu'un client contacte l'assistance, le conseiller peut accéder immédiatement à la fiche de l'équipement, vérifier l'état de la garantie ou du contrat de service et apporter une solution rapide et adaptée.

Exemple de scénario : Une entreprise technologique

Prenons l'exemple d'une entreprise technologique spécialisée dans la vente et la maintenance de matériel informatique haut de gamme. Elle utilise Zendesk pour suivre le cycle de vie de chaque équipement, de l'achat à la résolution du problème. Lorsqu'un client rencontre un problème avec un appareil, le technicien du support peut consulter la fiche technique de Zendesk , examiner l'historique des réparations et vérifier si le produit est toujours sous garantie. Ce flux de travail fluide permet au technicien d'offrir une assistance plus rapide et personnalisée, améliorant ainsi la satisfaction client et l'efficacité opérationnelle.

Transferts de données transparents avec Help Desk Migration

Lors de la configuration de votre gestion des actifs dans Zendesk, il est essentiel de garantir le transfert précis de toutes les données pertinentes. Help Desk Migration offre une solution fiable pour transférer des données vers ou depuis Zendesk. Que vous migrais depuis une autre plateforme ou que vous passiez à Zendesk, Help Desk Migration gère l'intégralité du processus sans interruption de service, assurant ainsi le transfert fluide de vos données d'actifs, de vos tickets d'assistance et des informations de vos clients.

Grâce à son approche automatisée et personnalisable, Help Desk Migration simplifie la migration de toutes vos données de gestion d'actifs directement vers Zendesk, réduisant ainsi les risques d'erreurs et optimisant le temps. Cette intégration permet aux entreprises d'être opérationnelles immédiatement grâce à un environnement Zendesk entièrement configuré, prêt à gérer efficacement leurs actifs dès le départ.

Guide étape par étape pour la gestion des actifs dans Zendesk

Planifiez votre flux de travail

Avant de mettre en œuvre la gestion des actifs, établissez un plan clair pour garantir une intégration et un fonctionnement optimaux. Les étapes clés sont les suivantes :

  • Identifiez les types d'actifs à gérer (par exemple, matériel, logiciels, contrats) en fonction des besoins de votre organisation.
  • Cartographier les relations entre les actifs, les clients et les tickets afin d'assurer des liens logiques.
  • Définir les rôles et les autorisations des membres de l'équipe qui gèrent les actifs afin de garantir l'intégrité des données et la responsabilité.

Création et configuration d'objets personnalisés

Pour configurer la gestion des actifs, suivez ces étapes :

  1. Accédez au Centre d'administration : naviguez jusqu'à la section « Objets personnalisés » du Centre d'administration de Zendesk
  2. Créer un nouvel objet : définissez des champs tels que le nom de l’actif, le numéro de série, la date d’achat et le statut.
  3. Établir les relations : Utilisez des champs de recherche pour établir des liens entre les actifs, les clients et les tickets afin d’obtenir un suivi complet.

Menu d'administration Zendesk

Source : Zendesk

Conseil de pro : Testez vos configurations d’objets personnalisés dans un environnement sandbox pour identifier et résoudre les problèmes sans impacter les flux de travail en production.

Importation et organisation des données d'actifs

Importez efficacement à l'aide d'outils comme Zendesk ou d'intégrations tierces afin de minimiser la saisie manuelle.

Étapes pour importer des données :

  • Préparez un fichier CSV contenant les détails des actifs, en veillant à une mise en forme cohérente pour des champs tels que l'identifiant de l'actif, le propriétaire et le statut.
  • Utilisez l’outil d’importation de Zendesk le mappage des champs .
  • Vérifiez l'exactitude des données après l'importation afin de garantir une liaison et une utilisation correctes au sein des flux de travail.
Exemple : Importez un CSV de 500 ordinateurs portables, détaillant les numéros de série, les dates d'achat et les utilisateurs affectés, permettant aux équipes informatiques de résoudre efficacement les tickets liés au matériel.

Cas d'utilisation et exemples de scénarios

Les fonctionnalités de gestion des actifs de Zendesksont polyvalentes et s'appliquent à de nombreux secteurs et services. Qu'il s'agisse de gérer du matériel informatique, des produits appartenant aux clients ou des contrats de service, Zendesk fournit des outils performants pour suivre, organiser et maintenir les données relatives aux actifs au sein de votre système de support client. Nous allons explorer ci-dessous deux cas d'utilisation clés où les fonctionnalités de gestion des actifs de Zendeskpeuvent apporter des avantages significatifs : la gestion des actifs informatiques et la gestion des actifs du support client.

Gestion des actifs informatiques

La gestion des actifs informatiques consiste à suivre et à maintenir le matériel, les logiciels et les autres ressources nécessaires à l'infrastructure informatique d'une organisation. Grâce à Zendesk , les équipes informatiques peuvent garantir l'exploitation, la conformité et l'utilisation optimale de tous les actifs. Les objets personnalisés, l'automatisation et les capacités d'intégration de Zendesken font la solution idéale pour gérer l'intégralité du cycle de vie des actifs informatiques, de l'acquisition à la mise hors service.

Scénario 1 : Gestion des actifs matériels et logiciels

Une entreprise de services informatiques utilise Zendesk pour gérer son parc d'ordinateurs portables, de serveurs, d'équipements réseau et de licences logicielles. L'équipe informatique utilise des objets personnalisés pour stocker des informations détaillées sur chaque actif : numéros de série, dates d'achat, expiration de la garantie, calendriers de maintenance et utilisateur ou emplacement attribué. Ces actifs sont liés aux tickets d'assistance client, permettant ainsi à l'équipe de support informatique de consulter rapidement leur historique lors du traitement des incidents.

Par exemple, lorsqu'un employé rencontre une panne matérielle avec son ordinateur portable, il soumet une demande d'assistance. Le technicien peut alors accéder immédiatement à l'historique de l'ordinateur, qui comprend des informations importantes telles que l'état de la garantie, les réparations précédentes et les problèmes connus. Grâce à ces informations, le technicien peut diagnostiquer efficacement le problème, réduire le temps de résolution et éviter toute escalade inutile .

De plus, l'équipe informatique peut automatiser les flux de travail pour gérer des éléments tels que le renouvellement des garanties et l'expiration des licences logicielles. Zendesk peut automatiquement avertir l'équipe lorsqu'une licence logicielle arrive à expiration ou qu'une garantie arrive à son terme, lui permettant ainsi d'intervenir avant que des ressources critiques ne soient compromises.

Scénario 2 : Gestion et reporting du cycle de vie des actifs

Pour les grandes organisations, le suivi des actifs répartis dans plusieurs services ou sites peut s'avérer complexe. Les fonctionnalités de gestion des actifs de Zendeskpermettent aux entreprises de gérer efficacement le cycle de vie de chaque actif, de son acquisition à sa mise hors service, en passant par son utilisation, sa maintenance et son utilisation après sa mise au rebut. Par exemple, une entreprise peut posséder des centaines d'ordinateurs portables utilisés dans plusieurs bureaux, chacun ayant une date d'expiration de garantie, un calendrier de maintenance ou un utilisateur attitré différents.

En intégrant Zendesk à des outils externes tels que les systèmes ERP ou de gestion des stocks , l'entreprise bénéficie d'une visibilité complète sur les données relatives aux actifs de tous les services. Les objets personnalisés de Zendesk permettent de créer des fiches détaillées pour chaque actif, tandis que les relations de recherche garantissent la centralisation de toutes les données pertinentes. Le service informatique peut ainsi facilement suivre l'état de fonctionnement d'un ordinateur portable : réparation nécessaire, expiration de la garantie imminente ou remplacement requis. Il en résulte une réduction des temps d'arrêt et une efficacité accrue.

Données clés : Selon une étude de Gartner, une gestion efficace des actifs informatiques peut réduire les coûts opérationnels jusqu'à 30 % sur une période de cinq ans.

Gestion des actifs du service client

Les fonctionnalités de gestion des actifs de Zendesksont tout aussi précieuses pour les équipes de support client qui gèrent les actifs appartenant aux clients, tels que les produits, les contrats de service ou les garanties. En liant directement les actifs clients aux tickets de support, les entreprises peuvent offrir un meilleur service et prendre des décisions plus éclairées pour résoudre les problèmes clients. Cela améliore non seulement l'efficacité du processus de support, mais aussi l'expérience client.

Scénario 3 : Suivi des produits et contrats de service des clients

Une entreprise de vente d'électronique utilise Zendesk pour suivre les produits de ses clients, tels que les téléviseurs, les réfrigérateurs ou les appareils électroménagers. Son équipe d'assistance associe directement les données des produits aux tickets d'assistance, ce qui lui permet d'offrir un service plus personnalisé.

Lorsqu'un client soumet une demande d'assistance concernant un produit défectueux, l'agent d'assistance accède rapidement à la fiche du produit, qui contient des informations telles que le modèle, la date d'achat, l'état de la garantie et l'historique des réparations. Grâce à ces informations, l'agent peut déterminer rapidement si le problème est couvert par la garantie et quelles sont les démarches à suivre pour la réparation ou le remplacement.

Par exemple, si un client signale un problème avec un réfrigérateur encore sous garantie, le technicien peut consulter le dossier de l'appareil pour vérifier son éligibilité à une réparation ou un remplacement gratuit. Il peut alors lancer la procédure nécessaire sans avoir à demander d'informations supplémentaires au client, ce qui simplifie et accélère la résolution du problème.

Scénario 4 : Gestion et renouvellement des contrats de service

De nombreuses entreprises proposent des contrats de service pour leurs produits, tels que des extensions de garantie ou des contrats de maintenance. Les outils de gestion des actifs de Zendeskaident les entreprises à suivre ces contrats et à s'assurer de leur renouvellement en temps voulu.

Par exemple, une entreprise fournissant du matériel informatique peut gérer des contrats de service pour chaque équipement vendu à ses clients. Les objets personnalisés de Zendeskpermettent de stocker les détails de ces contrats, notamment les dates de début et de fin, les modalités de renouvellement et la couverture du service. Les agents du support peuvent ainsi être alertés à l'approche de l'expiration des contrats, ce qui permet aux clients d'être prévenus à l'avance et de leur donner la possibilité de les renouveler.

Cette gestion proactive des contrats de service permet non seulement de réduire le taux de désabonnement, mais aussi de générer des opportunités de vente additionnelle. L'équipe d'assistance peut envoyer automatiquement des e-mails de suivi ou des rappels, incitant ainsi les clients à renouveler leur contrat ou à passer à une formule supérieure, ce qui améliore leur satisfaction et augmente le chiffre d'affaires.

Données clés : Une étude de Forrester indique que les organisations dotées de processus de gestion d'actifs robustes obtiennent une amélioration de 25 % de leurs scores de satisfaction client grâce à des délais de résolution plus rapides.

Considérations clés et meilleures pratiques

Lors de la mise en place d'une gestion des actifs dans Zendesk, plusieurs points clés et bonnes pratiques sont à prendre en compte pour garantir le succès du système et apporter des avantages durables à votre organisation. De la mise à jour régulière des données à l'intégration optimale du système à vos processus existants, ces considérations vous guideront vers la création d'un système de gestion des actifs rationalisé et efficace. Nous explorons ci-dessous les éléments essentiels à considérer pour la gestion des actifs et comment tirer pleinement parti des fonctionnalités de Zendesk.

1. Exactitude et intégrité des données

Pourquoi c'est important : Des données d'actifs précises sont essentielles à une gestion efficace des actifs. Si les enregistrements d'actifs sont incomplets, obsolètes ou mal liés aux tickets de support, les avantages de la gestion des actifs dans Zendesk seront compromis. Une mauvaise intégrité des données peut entraîner des délais de résolution plus longs, une augmentation des erreurs et, au final, une baisse de la satisfaction client.

Meilleures pratiques:

  • Audits réguliers : planifiez des audits réguliers pour garantir que vos données d’actifs sont à jour et exemptes de doublons. Ces audits peuvent être effectués manuellement ou à l’aide Zendesk pour signaler les incohérences dans les enregistrements d’actifs.
  • Saisie de données normalisée : Élaborez des directives claires pour la saisie de données, telles que des conventions de dénomination normalisées pour les identifiants d’actifs, les numéros de série et autres informations clés. Cela contribue à garantir la cohérence et facilite la recherche et la récupération des enregistrements d’actifs.
  • Automatisation des mises à jour : Utilisez Zendesk (workflows, déclencheurs et macros) pour maintenir à jour les informations relatives aux actifs. Par exemple, lorsqu’un ticket est clôturé ou qu’un produit est réparé, Zendesk peut mettre à jour automatiquement le statut de l’actif.
Exemple : Si une entreprise gère un parc d’ordinateurs portables, elle doit s’assurer que chaque appareil dispose de champs standardisés pour le numéro de série, la date d’achat, la période de garantie et l’historique des réparations. Cela permet aux agents du support technique de rechercher et de retrouver rapidement toutes les données pertinentes lors d’une interaction avec un client.

2. Définitions claires des rôles et des autorisations

Pourquoi c'est important : La gestion des actifs implique de nombreux acteurs, des équipes informatiques aux agents de support. Il est donc essentiel de définir clairement les rôles et les autorisations afin de garantir que les bonnes personnes aient accès aux bonnes informations. Cela contribue à maintenir l'intégrité des données, réduit les risques d'erreurs et garantit que les informations sensibles ne sont accessibles qu'à ceux qui en ont besoin.

Meilleures pratiques:

  • des autorisations par rôle : configurez des autorisations par rôle dans Zendesk pour contrôler qui peut consulter, modifier ou supprimer les informations relatives aux actifs. Par exemple, les administrateurs informatiques peuvent avoir un accès complet aux enregistrements des actifs, tandis que les agents de support peuvent n’avoir qu’un accès en lecture seule.
  • Responsabilisation et propriété des données : Attribuer les tâches de gestion des actifs à des personnes ou des équipes spécifiques afin de garantir la responsabilisation. Cela peut inclure des responsabilités telles que la vérification de l’exactitude des données, la tenue des registres d’actifs ou la production de rapports sur l’utilisation des actifs.
Exemple : Une équipe informatique peut être chargée d’ajouter de nouveaux actifs au système, tandis que les agents du support client sont chargés de lier ces actifs aux tickets d’assistance. Les autorisations basées sur les rôles permettent de garantir que chaque équipe n’a accès qu’aux données pertinentes pour ses tâches.

3. Intégration avec d'autres systèmes

Pourquoi c’est important : Zendesk doit s’intégrer parfaitement aux autres outils utilisés par votre organisation, tels que les systèmes ERP, les logiciels de gestion des stocks ou les plateformes CRM. L’intégration garantit un flux de données fluide entre les systèmes, réduit la saisie manuelle et améliore l’efficacité opérationnelle.

Meilleures pratiques:

  • Utilisez Zendesk ou des applications tierces : Zendesk propose diverses options d’intégration, notamment son API et des applications tierces disponibles sur la Zendesk Marketplace. Ces intégrations permettent de relier les données d’actifs à d’autres outils tels que les systèmes de gestion des stocks, les plateformes d’approvisionnement ou les logiciels financiers.
  • Plateforme de données centralisée : assurez-vous que toutes les données relatives aux actifs soient stockées dans un emplacement central afin d’éviter toute confusion et d’améliorer l’accessibilité. Par exemple, l’intégration Zendesk à un outil de gestion des stocks vous permet de suivre la disponibilité des pièces de rechange et l’état général de vos actifs.
Exemple : Une entreprise utilise un système ERP externe pour le suivi des stocks. L’intégration Zendesk à ce système permet de synchroniser en temps réel les données relatives aux actifs, comme la quantité de pièces détachées disponibles pour le matériel, garantissant ainsi l’accès à des informations toujours exactes pour les agents du support technique.

4. Flux de travail rationalisé et automatisation

Pourquoi c'est important : Les processus manuels peuvent ralentir la gestion des actifs et augmenter les risques d'erreurs humaines. Automatiser les tâches répétitives telles que les mises à jour de statut, les notifications et l'attribution des tickets permet à votre équipe de se concentrer sur des missions plus stratégiques, tout en garantissant efficacité et cohérence.

Meilleures pratiques:

  • Automatisez les tâches courantes : configurez des flux de travail automatisés pour des tâches telles que la notification de l’équipe informatique à l’expiration d’une garantie ou le déclenchement d’un rappel lorsqu’un équipement approche de sa date de renouvellement de service. Cela permet d’éviter de manquer des échéances critiques.
  • Utilisez les déclencheurs et les macros : Tirez parti Zendesk pour automatiser les actions courantes telles que l’envoi de notifications relatives aux actifs aux membres de l’équipe concernés ou la mise à jour des enregistrements d’actifs lorsqu’un ticket d’assistance est résolu.
Exemple : Une entreprise assure le suivi de son matériel informatique et utilise une macro pour mettre à jour les fiches d’actifs avec les informations issues des tickets d’assistance résolus. Lorsqu’un ticket relatif à un problème d’ordinateur portable est clôturé, le système met automatiquement à jour l’historique des réparations de l’actif et programme un rappel pour la maintenance future.

5. Formation et soutien des membres de l'équipe

Pourquoi c'est important : La gestion des actifs dans Zendesk exige que tous les membres de l'équipe impliqués dans le processus maîtrisent le système. Une formation adéquate garantit la saisie correcte des données, le respect des flux de travail et le suivi cohérent des actifs.

Meilleures pratiques:

  • Formation continue : Formez régulièrement vos collaborateurs à l’utilisation Zendesk , notamment à la création, la gestion et la mise à jour des fiches d’actifs. Cette formation peut être dispensée en présentiel ou via la base de connaissances et les tutoriels de Zendesk
  • Partage des connaissances : Favorisez une culture de partage des connaissances au sein de l’équipe afin d’encourager l’échange de bonnes pratiques, de conseils de dépannage et de leçons tirées de l’expérience. Cela peut contribuer à améliorer l’efficacité globale des opérations de gestion d’actifs.
Exemple : Une entreprise peut dispenser des formations périodiques à ses agents de support sur la manière de lier les ressources des clients aux tickets de support, afin de garantir que tous les agents maîtrisent Zendesk et peuvent traiter les tickets efficacement.

6. Maintenance proactive et gestion du cycle de vie

Pourquoi c'est important : La gestion des actifs ne se limite pas à leur suivi lorsqu'un problème survient ; il s'agit également d'une gestion proactive de leur cycle de vie. En assurant le suivi de l'intégralité du cycle de vie des actifs, de l'acquisition à la mise hors service, vous pouvez anticiper les problèmes potentiels, réduire les temps d'arrêt et prolonger leur durée de vie utile.

Meilleures pratiques:

  • Suivi du cycle de vie des actifs : Utilisez Zendesk pour suivre l’intégralité du cycle de vie d’un actif, de son acquisition à sa mise hors service, en passant par son utilisation et l’historique des réparations. Vous pourrez ainsi prendre des décisions éclairées quant au remplacement ou à la mise à niveau de vos actifs.
  • Automatisation des rappels : Configurez des rappels automatiques pour être averti(e) lorsque vos équipements approchent d’étapes clés de leur cycle de vie, comme l’expiration de la garantie ou la fin d’un contrat de service. Cela permet d’éviter les dépenses imprévues et les interruptions de service.
Exemple : Pour le matériel informatique, suivez les calendriers de garantie et de maintenance afin de garantir des réparations et des remplacements en temps voulu. En configurant des rappels automatiques, l’équipe informatique peut s’assurer que tout le matériel est entretenu à temps, évitant ainsi les pannes et les interruptions de service coûteuses.

7. Assistance clientèle et excellence du service

Pourquoi c'est important : La gestion des actifs ne se limite pas à l'efficacité interne ; elle vise également à offrir un excellent service client. En disposant d'enregistrements détaillés des actifs liés aux tickets d'assistance, vous pouvez proposer un service plus personnalisé, efficace et proactif à vos clients.

Meilleures pratiques:

  • Associer les ressources aux tickets : assurez-vous que les agents du support puissent facilement accéder aux fiches des ressources lors du traitement des tickets clients. Cela contextualise l’interaction, réduit les délais de résolution et améliore la satisfaction client.
  • Offrir une assistance personnalisée : En utilisant les données relatives aux actifs, les agents d’assistance peuvent proposer des recommandations personnalisées, par exemple en informant les clients de la couverture de la garantie ou en suggérant des options de maintenance proactive.
Exemple : L’ordinateur portable d’un client présente des signes de dysfonctionnement. Le technicien du support peut consulter la fiche de l’appareil dans Zendesk pour vérifier s’il est sous garantie, consulter l’historique des réparations et identifier d’éventuels problèmes connus. Grâce à ces informations, il peut proposer rapidement une solution et ainsi améliorer l’expérience client.

Conclusion

Les objets personnalisés de Zendesk des outils d'automatisation , les entreprises peuvent optimiser leurs flux de travail, réduire les erreurs et obtenir des informations précieuses. Élaborez dès aujourd'hui votre stratégie de gestion des actifs pour améliorer votre efficacité opérationnelle et optimiser l'expérience client.

FAQ : Les fondamentaux de la gestion d'actifs

La gestion d'actifs consiste à gérer les fonds de grands groupes, tels que des institutions, des fonds souverains, des fonds de pension, des entreprises, etc. Ces clients, appelés investisseurs institutionnels, confient leurs investissements à des gestionnaires d'actifs. Le gestionnaire d'actifs est alors désigné comme un gestionnaire d'actifs institutionnel.

La gestion de patrimoine, et notamment la gestion des biens d'une personne fortunée, en est un exemple. Compte tenu de la diversité des investissements et des propriétés à gérer, cela représente une responsabilité à temps plein, d'où le recours à un gestionnaire de patrimoine.

Les logiciels de gestion d'actifs regroupent toutes les tâches essentielles d'étiquetage et de suivi des actifs au sein d'une plateforme conviviale, souvent accessible via le web et des applications mobiles. Cet outil prend en charge différents types de gestion d'actifs : actifs fixes, d'entreprise, d'infrastructure, publics, informatiques et numériques.

La gestion des actifs se divise en trois grandes catégories : la gestion des actifs matériels, la gestion des actifs logiciels et la gestion des actifs cloud. Cet article explore chaque catégorie et explique comment elles peuvent contribuer à l’amélioration de votre activité.

Pour une gestion efficace des actifs, il est essentiel de suivre, gérer et optimiser vos ressources de différents types, comme le matériel, les logiciels et les ressources cloud. La mise en œuvre d'outils de gestion des actifs permet de rationaliser les opérations, de surveiller les performances des actifs et de prendre des décisions éclairées afin de maximiser leur valeur et de réduire les coûts.

L'élaboration d'un plan de gestion des actifs comprend plusieurs étapes clés. Premièrement, il convient d'identifier et de répertorier tous les actifs, en précisant leur valeur, leur état et leur emplacement. Ensuite, il faut définir les buts et objectifs de gestion de ces actifs, tels que l'amélioration de l'efficacité ou la réduction des coûts. Puis, il est nécessaire d'élaborer des stratégies de maintenance, de surveillance et de remplacement. Enfin, des systèmes de suivi doivent être mis en place et le plan doit être régulièrement revu afin de garantir son adéquation à l'évolution des besoins et des objectifs de l'entreprise.

Le taux de croissance des actifs sous gestion (AUM) reflète l'évolution de la taille des AUM sous l'effet des nouveaux investissements et des retraits des clients. Il se calcule en divisant les flux nets entrants par les actifs sous gestion initiaux.

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