Lista de verificación para la migración de datos HubSpot Service Hub

Para garantizar una migración de datos fluida HubSpot Service Hub , su éxito depende en gran medida de la fiabilidad de un servicio externo de confianza. Sin embargo, es posible llevar su proceso de migración de datos al siguiente nivel con una lista de verificación diseñada específicamente para los usuarios HubSpot Service Hub .

Grupos: Nuestra herramienta de migración no admite la migración de grupos
Imágenes en línea: Lamentablemente, las imágenes en línea no se pueden migrar
Datos de la base de conocimientos: para los datos de la base de conocimientos, recomendamos utilizar el Importador HubSpot prediseñado para una transición más fluida.
CC en tickets: La función CC en tickets no está incluida en la migración
Conversaciones de usuario: Las conversaciones que involucran a los usuarios no se migrarán automáticamente a HubSpot Service Hub

Si necesita migrar alguno de estos registros, ofrecemos servicios de migración de datos personalizados. No dude en contactarnos para obtener más ayuda .

ANTES DE CONFIGURAR LA MIGRACIÓN

Revise la lista de verificación que se proporciona a continuación para asegurarse de que su migración de datos HubSpot esté destinada al éxito.

Nota : Durante la migración de demostración, los tickets y los datos relacionados se importan de la misma manera que durante la migración completa. Cualquier problema que surja durante la migración de demostración, como la falta de transferencia o la migración incorrecta de datos, probablemente persistirá en la migración completa.

Una vez finalizada la migración de demostración, realice los siguientes pasos:

Descargar informes: obtenga informes que detallen los registros que se han migrado exitosamente, aquellos que se omitieron y cualquier registro que no se pudo migrar.
Verificar los tipos de registro: Revise minuciosamente cada tipo de registro para confirmar que se haya migrado correctamente y según lo previsto. Una vez finalizada la migración de demostración, descargue los informes de los registros migrados, omitidos o con errores. A continuación, asegúrese de que todos los tipos de registro se hayan migrado correctamente.

1. ELIGE TU FECHA LÍMITE CON SABIDURIA

Inicie el proceso de migración de datos HubSpot cuando la carga de trabajo de su equipo sea mínima.

2. INFORME A SU EQUIPO DE SOPORTE

Asegúrese de informar a su equipo de soporte sobre la transición a HubSpot Service Hub. Si es necesario, delegue responsabilidades según corresponda. Además, envíe un recordatorio a todos los empleados sobre el próximo proceso de migración de datos.

3. PREPARAR HUBSPOT PARA LA MIGRACIÓN

Para garantizar una migración de datos exitosa a HubSpot, es fundamental preparar adecuadamente su entorno HubSpot . Preste especial atención a los siguientes pasos:

1) Cree los campos personalizados correspondientes . Es importante recrear campos personalizados que coincidan con los tipos que tiene actualmente en su sistema. A continuación, le explicamos cómo hacerlo:

Vaya a Configuración > Propiedades > Seleccionar tipo de propiedad > Crear propiedad .

Nota: HubSpot ofrece varios tipos de propiedades, por lo que es esencial elegir cuidadosamente el módulo correcto.

2) Agregar agentes. Para garantizar que la herramienta de migración pueda asignar tickets correctamente a los usuarios adecuados, es fundamental agregar a tus agentes a HubSpot Service Hub . Además, puedes especificar sus niveles de acceso. A continuación, te explicamos cómo agregar un agente:

Vaya a Configuración > Usuarios y equipos > Crear usuario .

Importante: Los perfiles de agente deben contener el mismo correo electrónico que en la plataforma de origen.

3) Personaliza tu página de inicio HubSpot . Adapta tu HubSpot para que coincida con los campos (tanto predeterminados como personalizados) y su orden, tal como estabas acostumbrado en tu sistema de soporte técnico anterior. Así es como puedes personalizarla:

Vaya a Configuración > Propiedades > Personalización de registros > Acciones > Editar .

4. APRENDE SOBRE LAS DIFERENCIAS

Antes de la migración completa de datos a HubSpot, debes saber que:

Datos del ticket en el módulo de servicio	HubSpot Service Hub almacena los datos de los tickets en el módulo de Servicio, accesible desde el submenú "Tickets". Esto incluye todo el historial de tickets, poniéndolo a disposición de diferentes equipos.
Fecha de creación del ticket	La fecha de creación de los tickets se establecerá en la fecha de migración. Sin embargo, las fechas de las conversaciones y notas se migrarán correctamente, conservando las fechas originales del servicio de asistencia anterior. Por lo tanto, es posible que no sea posible ordenar los tickets por fecha en HubSpot Service Hub .
Campo personalizado para fechas de creación	Para migrar correctamente las fechas de creación de tickets, cree un campo personalizado de tipo "Fecha". Las etiquetas también se pueden migrar a un campo de texto personalizado.
Usuarios de CC	No se admite la migración directa de usuarios de CC, pero puedes importar sus direcciones de correo electrónico en un campo personalizado.
Etiquetas Migración	Las etiquetas no se pueden migrar directamente, pero tienes la opción de importarlas a un campo personalizado.
Restricciones de contenido de los tickets	HubSpot Service Hub tiene restricciones de contenido, y algunos tickets podrían omitirse debido a estas reglas. El Asistente de Migración no puede omitir estas reglas, pero sí puede migrar dichos tickets sin su contenido HTML si es necesario.
Manejo de archivos adjuntos	Los archivos adjuntos se migran como "Ocultos", pero puede personalizar su importación para colocar todos los archivos adjuntos en una carpeta separada si proporciona el ID de la carpeta.
Creación de registros de contacto	Al crear un registro de contacto en HubSpot Service Hub mediante la API, el Asistente de Migración copiará tanto el nombre como el apellido. Si alguno de estos campos falta en la plataforma de origen, se completará con la palabra "Vacío" durante la migración HubSpot .
Canalizaciones de tickets	Durante el proceso de migración HubSpot , todos los tickets se migran a un único pipeline. Si necesita asignar sus grupos de origen a diferentes pipelines HubSpot , podría requerir una migración personalizada.

Comprender estos matices ayudará a garantizar un proceso de migración de datos más fluido a HubSpot Service Hub.

Verifique que tenga derechos o privilegios administrativos para sus cuentas en la plataforma de origen y en HubSpot Service Hub antes de continuar con el proceso de migración de datos. El acceso administrativo es crucial para configurar los ajustes, realizar los cambios necesarios y garantizar una migración exitosa.

Consejo de experto

Al personalizar su migración de datos, explore algunas opciones populares para satisfacer sus necesidades específicas:

Migrar imágenes en línea como archivos adjuntos: considere migrar imágenes en línea desde su plataforma de origen como archivos adjuntos en HubSpot para mantener la integridad de sus datos.
Campos personalizados de la cuenta: si necesita campos personalizados para las cuentas, tenga en cuenta que el precio puede depender de la cantidad de campos que necesite migrar.
Campos personalizados de contacto: de manera similar, si son necesarios campos personalizados para los contactos, el precio puede variar según la cantidad de campos que desee migrar.
Filtrado de datos: Personalice su migración aplicando filtros basados en diferentes criterios, como fecha de creación, etiquetas, campos personalizados, grupos, organizaciones o usuarios asignados. Esto le permite migrar solo los datos relevantes para sus necesidades específicas.

Al aprovechar estas opciones, puede ajustar su proceso de migración de datos para alinearlo con sus necesidades y preferencias únicas. Si tiene requisitos específicos para la migración de datos, comuníquese con nuestro equipo de soporte .

ESTÁS CASI LISTO

1. DESACTIVAR LAS INTEGRACIONES

Para garantizar una migración de datos fluida y organizada, es fundamental desactivar las integraciones antes y durante la transferencia. Así es como puedes desactivar las integraciones en HubSpot:

Vaya a Configuración → Integraciones → Aplicaciones conectadas .

2. DESACTIVAR LA ASOCIACIÓN AUTOMÁTICA DE CONTACTOS Y EMPRESAS

Para evitar la asociación automática de contactos y empresas y evitar entradas duplicadas durante la migración de datos, siga estos pasos:

Vaya a Configuración > Contactos y empresas > Empresas > Empresas > Crear y asociar empresas con contactos automáticamente y desactive la opción.

3. DESACTIVAR LAS AUTOMATIZACIONES DEL ESTADO DE LOS TICKETS ANTES DE LA MIGRACIÓN A HUBSPOT SERVICE HUB

HubSpot Service Hub incluye varias automatizaciones que pueden actualizar el estado de todos los tickets a " En espera de contacto " si está activado. Si desea conservar el estado original del ticket al migrar desde su plataforma de origen a HubSpot , desactive las automatizaciones antes de la migración de datos.

Para deshabilitar los activadores “ Se envía un correo electrónico a un cliente ” y “ Un cliente responde a un correo electrónico ”, siga leyendo para obtener una guía detallada .

Consejo de experto : Para garantizar una migración fluida y sin contratiempos a HubSpot Service Hub , se recomienda desactivar todas las automatizaciones relevantes que puedan afectar el proceso de migración de datos, no solo las automatizaciones de estado de tickets. Esto ayudará a evitar interrupciones o contratiempos durante la migración.

4. ENCONTRAR CREDENCIALES DE ACCESO

Para la demostración gratuita, necesitará credenciales de acceso tanto para la plataforma de origen como para HubSpot Service Hub . Se requiere autenticación OAuth para conectar HubSpot Service Hub con nuestra herramienta de migración de datos.

5. EJECUTAR UNA DEMOSTRACIÓN

Antes de proceder con la migración completa de datos, recomendamos realizar un paso esencial: la . Esta prueba te permite transferir 20 tickets seleccionados al azar de tu antiguo servicio de asistencia a HubSpot Service Hub . Aquí te explicamos cómo empezar:

Inicie sesión en su cuenta de Migration Wizard o cree una si es necesario.
Conecte su solución de origen y destino: establezca conexiones entre su plataforma de origen y HubSpot Service Hub.
Seleccione los datos que desea importar.
Coincidencia de agentes: combine a sus agentes de forma adecuada.
Mapa de tickets y artículos: Define rutas para tickets y artículos.
Automatizar opciones: elija opciones automatizadas .
Comience su migración de demostración gratuita para obtener una vista previa del proceso.

Puede repetir esta migración de demostración gratuita tantas veces como sea necesario para garantizar una transición sin problemas a HubSpot Service Hub.

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DESPUÉS DE LA MIGRACIÓN DEMO

1. CONSULTA LOS RESULTADOS EN HUBSPOT SERVICE HUB

Una vez completada la migración de demostración gratuita, revise los resultados en HubSpot Service Hub, donde encontrará una tabla con cuatro columnas o categorías de registros distintas:

todos los registros disponibles
registros migrados
registros fallidos
registros omitidos

Para evaluar exhaustivamente el resultado de la migración, siga estos pasos:

Descargar informes: obtenga informes de registros migrados, fallidos y omitidos para evaluar exhaustivamente los resultados.
Revisar los datos migrados: Preste especial atención a los siguientes aspectos dentro de los datos migrados

Todos los tickets, incluidos su tipo, estado, prioridad, origen y campos personalizados
Asignaciones de agentes
Etiquetas (si se personalizan durante la demostración)
Verifique si se activaron automatizaciones y verifique las notificaciones por correo electrónico enviadas
Confirme la integridad de los archivos adjuntos importados descargándolos desde su plataforma de destino para garantizar una migración correcta

Nota : Es fundamental tener en cuenta que es poco probable que los datos o componentes que no se migraron exitosamente durante la migración de demostración se transfieran correctamente durante la migración de datos completa.

Para obtener información más detallada, considere consultar una guía completa , proporcionada por HubSpot Service Hub para abordar inquietudes o preguntas específicas sobre el proceso de migración.

2. SOLICITE UNA DEMOSTRACIÓN PERSONALIZADA

Si tiene tickets con características inusuales, como numerosas respuestas, archivos adjuntos o notas, y desea observar cómo se migran a HubSpot Service Hub , puede solicitar una demostración personalizada. Le ayudaremos a transferir los ID de ticket específicos que elija. Contacte con nuestro equipo con antelación para hablar sobre los detalles de esta demostración personalizada.

DURANTE LA MIGRACIÓN COMPLETA DE DATOS

1. SELECCIONE EL TIPO DE FLUJO DE MIGRACIÓN

Si necesita utilizar uno de nuestros servicios de asistencia, considere sus opciones:

Usar el Centro de Ayuda de Origen durante la Migración Completa de Datos: Puede optar por seguir usando el Centro de Ayuda de Origen durante la Migración Completa de Datos. Sin embargo, tenga en cuenta que nuestra herramienta de migración de datos no migrará los datos que se actualicen o creen durante la transferencia. Para importar estos registros, deberá ejecutar una Migración Delta .
Trabajar con la mesa de ayuda de destino: como alternativa, puede elegir trabajar exclusivamente con su mesa de ayuda de destino durante el proceso de migración.

Durante la migración completa de datos , mientras se ejecuta en la nube, puede verificar periódicamente su progreso o esperar a que nuestro equipo se ponga en contacto con usted.

Nota : Delta Migration, que le permite importar registros actualizados o recién creados, está disponible como parte de un plan de soporte Signature .

2. NO HAGAS CAMBIOS DE ÚLTIMA HORA

Evite realizar cambios de última hora en sus datos justo antes de la migración completa, ya que estos cambios podrían provocar un fallo en el proceso. Si encuentra registros duplicados o innecesarios en su solución de origen, absténgase de realizar modificaciones. En su lugar, realice una auditoría exhaustiva de sus datos en HubSpot Service Hub una vez finalizada la migración para garantizar su precisión y consistencia. Realizar cambios justo antes de la migración puede generar complejidad y dificultar el éxito del proceso.

3. INICIAR LA MIGRACIÓN COMPLETA DE DATOS

Su migración completa de datos solo comienza cuando:

Confirmación de pago: Asegúrese de que su pago esté confirmado. Se recomienda realizar los pagos por adelantado, especialmente si tiene un plazo específico en mente. También puede programar la migración para que se ejecute automáticamente según el plazo que prefiera.
Revisar las notas de migración: Antes de iniciar la migración completa HubSpot , revise las "Notas de migración" en la barra lateral izquierda. Este paso le ayudará a mantenerse informado y preparado para una migración de datos exitosa.

DESPUÉS DE LA MIGRACIÓN COMPLETA DE DATOS

1. INSPECCIÓN DETALLADA

Inmediatamente después de la migración completa de datos, inspeccione cuidadosamente los datos migrados para asegurarse de que todo se haya transferido correctamente. Tiene cinco días para revisar los resultados antes de archivar la migración de datos.

Si parece que falta algo:

Verifique si los filtros de búsqueda están configurados correctamente para todos los tickets y cualquier período de tiempo específico
Si el problema persiste, envíe un mensaje a nuestro equipo de soporte.

2. CONFIGURAR HUBSPOT SERVICE HUB

Ahora que sus datos están migrados, puede utilizar completamente HubSpot Service Hub para la creación, resolución y gestión empresarial de tickets.
Antes de comenzar, asegúrese de que todas las notificaciones estén habilitadas y configure los ajustes necesarios que haya deshabilitado previamente durante el proceso de migración.

Si sigue estos pasos, estará bien preparado para aprovechar al máximo HubSpot Service Hub y sus capacidades.