Zendesk -Checkliste für die Datenmigration

Für eine reibungslose Zendesk -Datenmigration benötigen Sie zwei wichtige Dinge:

1. Eine übersichtliche Checkliste mit Schritt-für-Schritt-Anleitung , die jede Phase der Migration abdeckt.
2. Ein zuverlässiger Drittanbieterdienst wie Help Desk Migration , um den Prozess zu automatisieren und zu vereinfachen.

Phase 1: Was muss ich vor der Einrichtung einer Zendesk -Migration tun?

Eine sorgfältige Planung ist unerlässlich. Rund 60 % des Migrationsaufwands fallen an, bevor die Datenübertragung beginnt. Bevor Sie starten, sollten Sie folgende wichtige Schritte beachten:

1. Wie erstelle ich eine Zendesk -Migrationsstrategie?

Für eine erfolgreiche Zendesk -Migration folgen Sie diesem einfachen Plan:

• Wählen Sie den besten Zeitpunkt für die Migration, um Störungen zu minimieren.
• Kommunizieren Sie den Zeitplan klar und deutlich an Ihr Team.
• Entscheiden Sie, ob das Quellsystem während der Migration aktiv bleiben soll.
• Bereiten Sie Ihr Zendesk Ziel vor, indem Sie benutzerdefinierte Felder, Makros und Einstellungen konfigurieren.

Dieser Ansatz trägt dazu bei, einen reibungslosen und gut koordinierten Migrationsprozess zu gewährleisten.

2. Wie sollte ich mein Team auf Zendesk -Migration vorbereiten?

Halten Sie Ihr Support-Team informiert und einsatzbereit. So geht's:

• Teilen Sie einen klaren Migrationszeitplan mit.
• Weisen Sie die Mitarbeiter darauf hin, wann sie die Arbeit im alten Helpdesk einstellen sollen.
• Geben Sie dem Team Zeit, sich an Zendeskzu gewöhnen.

3. Wie bereite ich Zendesk auf die Datenmigration vor?

Bevor Sie Daten zu Zendeskmigrieren, richten Sie Ihr Konto so ein, dass alle Felder, Agenten und Artikel korrekt übertragen werden. So gehen Sie vor:

Wie erstelle ich benutzerdefinierte Felder in Zendesk?

Um Ihre Datensätze korrekt zuzuordnen, erstellen Sie benutzerdefinierte Felder, die Ihren Quelldatentypen entsprechen. Zendesk unterstützt benutzerdefinierte Felder für Tickets , Benutzer und Organisationen .

Sie haben zwei Möglichkeiten:

Option 1 : Benutzerdefinierte Felder manuell in Zendesk

• Gehen Sie zu Admin → Verwalten → wählen Sie Benutzer- , Organisations- oder Ticketfelder .
• Klicken Sie auf „Feld hinzufügen“ .
• Wählen Sie den richtigen Feldtyp ( Text, Dropdown-Liste, Kontrollkästchen usw.).

Option 2 : Benutzerdefinierte Felder im Migrationsassistenten erstellen

• Beim Zuordnen von Feldern wählen Sie das Quellfeld aus.
• Klicken Sie auf „Das gleiche Feld in Zendesk .
• Warten Sie einige Sekunden, während das Feld erstellt wird.
• Ordnen Sie die Feldwerte zu, sobald sie angezeigt werden.

Soll ich Makros (gespeicherte Antworten) in Zendeskeinrichten?

Ja. Überprüfen und erstellen Sie alle Makros (auch bekannt als gespeicherte Antworten), die Sie in Zendeskweiterhin verwenden möchten. Insbesondere gemeinsam genutzte Makros (die vom gesamten Team verwendet werden) sollten neu erstellt werden.

So fügen Sie Makros in Zendesk : Gehen Sie zu Admin → Makros → Makro hinzufügen

Was muss ich während der Migration über Agentenprofile wissen?

Der Migrationsassistent richtet die Agentenprofile während der Migration ein und verwendet dabei nur die in Ihrem Konto verfügbaren Slots.

Falls Sie nicht zugewiesene, inaktive oder gelöschte Agenten haben:

• in Zendesk beim Zuordnen von Agentenprofilen einen Standardagenten
• Dadurch wird sichergestellt, dass alle Tickets korrekt einem Agenten zugeordnet werden.

Muss ich das Hilfecenter aktivieren, bevor ich Artikel importieren kann?

Ja. Wenn Sie Wissensdatenbankartikel importieren möchten, muss das Hilfecenter aktiv sein.

Nur der Kontoinhaber kann es aktivieren:

• Gehe in der Seitenleiste zu Leitfaden → Einstellungen .
• Klicken Sie auf Aktivieren .

4. Welche Einschränkungen sollte ich vor der Migration zu Zendeskbeachten?

Zendesk hat spezifische Regeln und Systemverhalten, die Sie vor der Datenmigration beachten sollten. Nachfolgend finden Sie eine Liste der wichtigsten Einschränkungen und wie Sie damit umgehen können:

1. Bei der Migration zu Zendeskändert sich der Status Ihrer gesperrten Kontakte in „nicht gesperrt“; gesperrte Kontakte können in Zendesknicht die Anfragenden sein.
2. Tickets können nicht ohne Kontakte, Organisationen und Agenten migriert werden. Diese Felder müssen ausgefüllt werden.
3. Nach 28 Tagen werden Tickets, die als „Gelöst“ markiert sind, automatisch auf „Geschlossen“ gesetzt. Nach weiteren 120 Tagen im Status „Geschlossen“ werden Tickets automatisch archiviert. Dies geschieht aufgrund bestimmter Automatisierungseinstellungen. Sie können die Anzahl der Tage bis zum Status „Geschlossen“ verkürzen, aber Tickets bleiben nicht automatisch „Gelöst“, bis Sie sie manuell schließen.
4. Zendesk zeigt im Hauptmenü nicht standardmäßig alle Ticketstatus an. Um alle Tickets anzuzeigen, geben Sie * in die Suchleiste ein und drücken Sie die Eingabetaste. Nur so finden Sie archivierte Tickets.
5. Die Tickets erhalten von Zendesk automatisch die passenden Tags basierend auf den benutzerdefinierten Feldoptionen.
6. Für den Zendesk Guide wird standardmäßig nur die Standardsprache migriert.
7. Die Agentenrollen in Zendesk hängen von Ihrem Abonnement ab. Beispielsweise umfasst die Rolle „Administrator“ alle Zugriffsrechte auf Ihr Konto. Agenten mit eingeschränkten Rechten können private Kommentare zu Tickets hinterlassen, aber keine Tickets schließen usw. Wenn Sie einen Enterprise-Plan nutzen, stellen Sie sicher, dass alle Ihre Agenten die Rolle „Mitarbeiter“ erhalten, um Tickets bearbeiten zu können.
8. Jeder Abonnementplan beinhaltet eine begrenzte Anzahl an Agenten. Erwägen Sie ein Upgrade, wenn Sie die gleiche Anzahl an Agenten wie in Ihrem bisherigen Helpdesk beibehalten möchten. Falls Sie bestimmte Agenten nicht zu Zendesk , kontaktieren Sie unser Team, um deren Tickets neu zuzuweisen.
9. Tickets ohne Agenten werden in Zendeskeinem Standardagenten zugewiesen. Wählen Sie beim Zuordnen von Agentenprofilen einen Standardagenten aus.
10. Wissensdatenbankartikel können nicht in Kategorien, sondern nur in Ordnern gespeichert werden. Falls auf dem Quellsystem keine Ordner vorhanden waren, werden die Artikel automatisch in einen vom Migrationstool erstellten Standardordner migriert. Stellen Sie außerdem sicher, dass Zendesk Guide aktiviert ist.
11. Wenn Sie Artikel einer bestimmten Marke zuordnen möchten, geben Sie deren Link im URL-Feld an, während Sie Ihr Zendesk -Konto verbinden.
12. Zendesk ist standardmäßig so konfiguriert, dass unsichere HTML-Tags und -Attribute blockiert werden, damit Ihre Kunden Ihre Wissensdatenbank sicher durchsuchen können. Beispielsweise gelten Videos, die als Teil von Wissensdatenbankartikeln migriert wurden, als unsichere Inhalte. Um diese anzuzeigen, gehen Sie zu Einstellungen > Leitfadeneinstellungen, wählen Sie Sicherheit und aktivieren Sie die Option „Unsichere Inhalte anzeigen“.
13. Es gibt verschiedene Ticketarten, die unterschiedlich migriert werden. Zusammengeführte Tickets werden beispielsweise als separate Tickets mit privaten Nachrichten migriert. Folge-Tickets werden als ein Ticket übertragen. Bei der benutzerdefinierten Migration können Sie Folge-Tickets, die eine ID enthalten, in ein benutzerdefiniertes Feld oder eine private Notiz übertragen.
14. Das CC-Feld des Tickets wird nicht migriert, aber alle Antworten der anderen Personen werden im Ticket angezeigt. Sie können diese Datensätze von folgenden Systemen nach Zendesk übertragen: FreeScout, Freshdesk, Freshservice, Help Scout, SupportPal.
15. Die Reihenfolge der Tickets während der Migration hängt von Ihrer Helpdesk-API ab. Diese steuert den Prozess und legt fest, ob neue oder alte Tickets zuerst übertragen werden. Unser Service migriert zuerst die Benutzer und anschließend die Tickets, um die Zuordnung zwischen Benutzer und Ticket zu gewährleisten.
16. Richten Sie Pflichtfelder und reguläre Ausdrücke nach der Datenmigration ein. Zendesk unterstützt für reguläre Ausdrücke nur Formate wie das Datumsformat JJJJ-MM-TT, URL-Validierung, fünfstellige Postleitzahlen und Sozialversicherungsnummern im Muster 3-2-4, jeweils durch einen Bindestrich getrennt.

5. Welche Daten werden nicht standardmäßig an Zendeskübertragen?

Manche Datentypen werden nur übertragen, wenn Sie während der Einrichtung zusätzliche Optionen aktivieren. Hier ist die Liste der verfügbaren Datensätze, wenn Sie die automatisierten Optionen wählen:

• Inline-Bilder
• Anrufaufzeichnungen
• Nebengespräche
• Inhaltsübersetzungen
• Verknüpfungen zwischen Wissensdatenbankartikeln

Um diese Daten zu übertragen, müssen Sie diese Funktionen während der Migrationseinrichtung aktivieren.

6. Kann ich meine Zendesk -Datenmigration anpassen?

Ja. Sie können Ihre Zendesk -Migration mithilfe vordefinierter Optionen und erweiterter Anpassungsmöglichkeiten vollständig individualisieren. So behalten Sie die Kontrolle über die Datenübertragung und stellen sicher, dass sie Ihren spezifischen Geschäftsanforderungen entspricht.

Welche Anpassungsmöglichkeiten gibt es?

Nutzen Sie diese vordefinierten Funktionen im Migrationsassistenten:

• Zuerst die neuesten Datensätze migrieren;
• Fügen Sie migrierten Tickets Tags hinzu;
• Inline-Bilder als Anhänge migrieren;
• Anhänge überspringen, um die Migration zu beschleunigen;
• Datensätze für die Demo-Migration auswählen, verfügbar für Tickets und Artikel;
• Inhaltsübersetzungen migrieren;
• Gespräche am Rande des Transfertickets als private Notizen;
• Anrufaufzeichnungen als MP3-Anhänge migrieren;

Welche erweiterten Anpassungsmöglichkeiten kann ich anfordern?

Unser Team kann Ihre Migration weiter anpassen:

• Daten nach Tags, Datum, Feldern, Gruppen usw.
• Standardverhalten ändern , z. B. Änderungs-/Problemobjekte in Tickets umwandeln.
• Migrierte Datensätze werden mit den ursprünglichen Ticket-IDs oder zusätzlichen Tags angereichert.

Wenden Sie sich an unsere Supportmitarbeiter, um eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Migration einzurichten.

Kann ich historische Daten filtern, bevor ich zu Zendeskmigriere?

Ja. Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, nur die relevanten Datensätze zu migrieren. Sie können:

• Alte oder bereits abgeschlossene Tickets ausschließen.
• Spam oder irrelevante Konversationen überspringen.
• Nur Daten aus einem bestimmten Datumsbereich migrieren.

Nutzen Sie benutzerdefinierte Filter , um sie an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen. Kontaktieren Sie unser Team, um festzulegen, welche Filter ein- oder ausgeschlossen werden sollen.

Bleiben die Artikeldaten in Zendeskunverändert?

Nein. Beim Import von Artikeln in Zendeskersetzt das System die ursprünglichen Erstellungs- und Aktualisierungsdaten durch das Migrationsdatum.

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Phase 2: Was sollte ich unmittelbar vor dem Start der Demo-Migration zu Zendesktun?

Bevor Sie mit der Demo-Migration beginnen, sollten Sie einige kurze Schritte unternehmen, um Fehler oder unerwünschte Änderungen zu vermeiden.

1. Sollte ich Zendesk -Automatisierungen vor der Migration deaktivieren?

Ja. Deaktivieren Sie alle aktiven Automatisierungen in Zendesk , um zu vermeiden, dass Aktualisierungen oder Benachrichtigungen für importierte Tickets ausgelöst werden.

So geht's:

• Gehen Sie zu Admin → Geschäftsregeln → Automatisierungen.
• Bewegen Sie den Mauszeiger über eine Automatisierung.
• Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü.
• Wählen Sie „Deaktivieren“.
• Wiederholen Sie dies für alle Automatisierungen.

2. Wie deaktiviere ich die Pflichtfeldbedingungen in Zendesk?

Um Fehler während der Migration zu vermeiden, deaktivieren Sie alle Bedingungen , die Felder in Ticketformularen als Pflichtfelder festlegen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Gehen Sie zum Admin Center .

2. Klicken Sie auf das Symbol „Objekte und Regeln“.

3. Navigieren Sie zu Tickets → Formulare .

4. Öffnen Sie das Ticketformular und klicken Sie auf das Optionsmenü.

5. Bedingungen .

6. Wählen Sie den Benutzertyp ( Agenten oder Endbenutzer ).

7. Klicken Sie auf das Stiftsymbol , um die einzelnen Bedingungen zu bearbeiten.

8. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Erforderlich“ die Option „ Nie .

9. Klicken Sie auf „Aktualisieren“ , um zu speichern.

Nach Abschluss Ihrer vollständigen Migration kehren Sie zu den Ticketformularen zurück und aktivieren Sie gegebenenfalls die erforderlichen Bedingungen erneut.

3. Welche Zugangsdaten benötige ich, um die Migration einzurichten?

Für die Durchführung einer Demo-Migration benötigen Sie Anmeldeinformationen sowohl für Ihre Quellplattform als auch für Zendesk. Für Zendeskbereiten Sie Folgendes vor:

• URL – Die URL Ihres Zendesk -Kontos.
• OAuth-Authentifizierung – Melden Sie sich bei Zendesk , wenn Sie dazu aufgefordert werden.

4. Wie führe ich eine kostenlose Demo-Migration zu Zendeskdurch?

Um Ihre Konfiguration vor der vollständigen Migration zu testen, führen Sie eine kostenlose Demo-Migration . Dabei werden 20 zufällig ausgewählte Tickets und 20 Hilfeartikel zu Zendesk .

So führen Sie Ihre kostenlose Demo-Migration durch:

1. Melden Sie sich im Migrationsassistenten .
2. Verbinden Sie Ihre Quellplattform mit Zendesk.
3. Wählen Sie die Daten aus, die Sie importieren möchten.
4. Kartenfelder für Kontakte, Unternehmen, Tickets und Artikel.
5. Wählen Sie automatisierte Optionen (z. B. neueste Datensätze zuerst migrieren, Anhänge überspringen).
6. Starten Sie die kostenlose Demo-Migration.

Funktioniert die Demo-Migration genauso wie die vollständige Migration?

Ja. Der Migrationsassistent behandelt Demo- und vollständige Migrationen auf die gleiche Weise.

Sollten in der Demo Ticketdaten fehlen oder fehlerhaft sein, tritt dasselbe Problem auch bei der vollständigen Migration auf.

Wie man prüft:

• Demo-Migrationsberichte herunterladen.
• Überprüfung migrierter, fehlgeschlagener und übersprungener Datensätze.
• Wenden Sie sich an den Support, falls Sie vor dem Start der vollständigen Migration Probleme feststellen.

Phase 3: Was sollte ich nach der Demo-Migration zu Zendesküberprüfen?

Überprüfen Sie nach Ihrer kostenlosen Demo-Migration die Ergebnisse in Zendesk , um sicherzustellen, dass alles korrekt übertragen wurde. Die Demo simuliert eine vollständige Migration anhand eines kleinen Beispiels – 20 Tickets und 20 Artikel – der Ablauf ist jedoch identisch.

So überprüfen Sie Ihre Demo-Migration :

1. Rufen Sie das Dashboard Ihres Migrationsassistenten auf und überprüfen Sie die Ergebnistabelle:

• Alle verfügbaren Datensätze;
• Migrierte Datensätze;
• Fehlgeschlagene Datensätze;
• Übersprungene Datensätze;

2. Laden Sie Berichte herunter, um tiefergehende Einblicke zu erhalten

3. Überprüfen Sie in ZendeskFolgendes:

• Alle Kommentare wurden den korrekten Autoren zugeordnet;
• Die Tickets werden den richtigen Mitarbeitern zugewiesen;
• Die Werte der benutzerdefinierten Felder bleiben erhalten;
• Kunden und Organisationen migrierten;
• Anhänge und Etiketten sind vorhanden;
• Die Kategorien der Wissensdatenbank sind korrekt;
• Keine Automatisierungen haben die Demodaten verändert;

Kann ich eine benutzerdefinierte Demo-Migration zu Zendeskdurchführen?

Ja. Wenn Sie bestimmte Datensätze testen möchten, wählen Sie Optionen „Datensätze für Demo auswählen“ separat für Tickets und Artikel .

• Geben Sie bis zu 20 Ticket-IDs und 20 Artikel-IDs ein.
• Diese Option steht nur einmal pro Migration zur Verfügung.
• Benötigen Sie mehr als eine individuelle Demo? Kontaktieren Sie unser Support-Team.

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Phase 4: Was muss ich bei der Durchführung einer vollständigen Datenmigration zu Zendeskbeachten?

Sobald Sie Ihre vollständige Datenmigration starten, läuft der Prozess in der Cloud – Ihr Browser muss nicht mehr geöffnet bleiben. Sie können weiterhin in Ihrem Quell-Helpdesk arbeiten, aber denken Sie daran:

• Neue oder aktualisierte Datensätze, die nach der vollständigen Migration hinzugefügt werden, werden nicht automatisch übertragen.
• Um diese späteren Änderungen zu übernehmen, führen Sie eine Delta-Migration durch (verfügbar im Signature-Supportpaket).

Was Sie sonst noch beachten sollten:

• Verfolgen Sie den Fortschritt im Dashboard „Vollständige Migration“.
• Unser Team wird Sie benachrichtigen, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.
• Die Migrationsgeschwindigkeit Zendesk 2.000 Tickets pro Stunde .
• Um den Vorgang zu beschleunigen, bitten Sie Zendesk und Ihr Quelltool, die API-Limits zu erhöhen , und benachrichtigen Sie uns, bevor die Migration beginnt.

Kann ich während der vollständigen Migration Änderungen vornehmen?

Nein, vermeiden Sie Änderungen während der vollständigen Datenmigration. Das Bearbeiten von Datensätzen, das Entfernen von Duplikaten oder das Ändern von Feldern während des Vorgangs kann Ihre Migration unterbrechen oder verzögern. Wenn Sie unnötige Daten entdecken, lassen Sie diese migrieren und bereinigen Sie sie anschließend in Zendesk .

Wie starte ich eine vollständige Datenmigration zu Zendesk?

Um mit Ihrer vollständigen Datenmigration zu beginnen, stellen Sie Folgendes sicher:

• Zahlung bestätigt.
• Die Checkliste zur Vorbereitung der Migration wird in der rechten Seitenleiste genehmigt.

Sobald beides abgeschlossen ist, beginnt der Migrationsassistent mit der Übertragung der Datensätze in die Cloud – Sie müssen den Tab nicht geöffnet lassen. Sie können den Fortschritt auf der Seite „Vollständige Migration“ verfolgen oder auf eine Nachricht von unserem Team warten.

Migrationen dauern in der Regel zwischen 20 Minuten und einigen Tagen, abhängig vom Datenvolumen.

Letzte Phase: Was sollte ich nach der vollständigen Zendesk -Datenmigration überprüfen?

Auch wenn Ihre vollständige Migration fehlerfrei verlaufen ist, ist es wichtig, alles zu überprüfen:

1. Gehen Sie zu Admin > Verwalten > Ansichten > Offen, um Tickets nach Kategorie aufzurufen.

2. Geben Sie * in die Zendesk Suchleiste ein, um alle Tickets anzuzeigen.

3. Überprüfen Sie die Ticketanzahl, Feldwerte, Anhänge und Agentenzuordnungen.

4. Stellen Sie sicher, dass die Daten lesbar, vollständig und am richtigen Ort sind.

Wie schließe ich die Einrichtung in Zendeskab?

Schließen Sie Ihre Konfiguration ab, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten:

• Verbinden Sie Ihren E-Mail-Anbieter mit Zendesk.
• Aktivieren Sie die erforderlichen Benachrichtigungen.
• Automatisierungen, Trigger und Ticketformulare überprüfen und anpassen.
• Aktualisieren Sie die internen Links in Ihrer Wissensdatenbank.
• Richten Sie eine E-Mail-Weiterleitung ein, damit neue Anfragen in Zendesklanden.

Was kommt als Nächstes?

Führen Sie Test-Tickets durch, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert.

Haben Sie Fragen oder möchten Sie, dass unser Team Ihre Konfiguration überprüft? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen gerne.