HubSpot Service Hub-Migrationsanleitungen
Wie man die automatische Zuordnung von Kontakten und Unternehmen im HubSpot Service Hub deaktiviert?
Erfahren Sie, wie Sie die automatische Zuordnung von Kontakten und Unternehmen in HubSpot in unserem Video-Leitfaden deaktivieren, um Überraschungen nach der Migration und Daten-Duplikation zu vermeiden. Befolgen Sie einfache Schritte, um eine reibungslose Migration zu gewährleisten.
Wenn die Einstellung Unternehmen automatisch erstellen und mit Kontakten verknüpfen aktiviert ist, überprüft HubSpot die Domains der E-Mail-Adressen von Kontakten und erstellt Unternehmen, wenn es keinen bestehenden Treffer findet. Mit dieser aktivierten Einstellung werden Sie nach der Migration neue Unternehmen sehen, die HubSpot automatisch erstellt hat.
So deaktivieren Sie die Einstellung "Unternehmen automatisch erstellen und zuordnen"
Schritt 1. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke Einstellungen.
Schritt 2. Gehen Sie unter Einstellungen zu Datenverwaltung (Data Management).
Schritt 3. Öffnen Sie ein Dropdown-Menü und klicken Sie auf Unternehmen (Companies).
Schritt 4. Suchen Sie Unternehmen automatisch erstellen und Kontakten zuordnen (Automatically create and associate companies with contacts) und schalten Sie den Umschalter aus (Sie wissen, dass er ausgeschaltet ist, wenn er grau ist).
HubSpot speichert Ihre Änderungen automatisch. Jetzt können Sie mit Ihrer Datenmigration fortfahren.
So deaktivieren Sie Automatisierungen für den Ticketstatus im HubSpot Service Hub
Der HubSpot Service Hub verfügt über mehrere Automatisierungen, die die Status aller Tickets auf „Warten auf Kontakt“ (Waiting on contact) ändern können, wenn sie aktiviert sind. Um den ursprünglichen Ticketstatus bei der Migration zu HubSpot beizubehalten, deaktivieren Sie diese Automatisierungen, bevor Sie mit der Datenmigration beginnen.
Hier ist die Anleitung zum Deaktivieren dieser Automatisierungen:
1. Melden Sie sich bei Ihrem HubSpot Service Hub-Konto an.
2. Gehen Sie in der Hauptnavigationsleiste zu Einstellungen (Settings).
3. Wählen Sie in der linken Seitenleiste Tickets unter Objekte (Objects) aus.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Pipelines.
5. Wählen Sie im Abschnitt Pipeline auswählen (Select a pipeline) die gewünschte Ticket-Pipeline aus.
6. Gehen Sie dann zur Registerkarte Automatisieren (Automate).
7. Klicken Sie auf Zusätzliche Statusautomatisierung (Additional status automation), um weitere Automatisierungseinstellungen zu erweitern.
8. Überprüfen Sie alle Auslöseaktionen, wenn ein Ticket einen bestimmten Status erreicht (trigger actions when a ticket reaches a certain status).
9. Klicken Sie dann unter einer bestimmten Auslöseaktion auf In Workflows öffnen (Open in Workflows).
10. Wählen Sie den Workflow-Namen aus.
11. Deaktivieren Sie dann den Schalter "Workflow ist EIN" (Workflow is ON), der sich in der oberen rechten Ecke befindet.
12. Wiederholen Sie diesen Vorgang für jede Auslöseaktion und den zugehörigen Workflow.
Jetzt können Sie mit Ihrer Datenmigration zu HubSpot fortfahren.
So berechnen Sie Kontakte im HubSpot Service Hub
HubSpot Service Hub ermöglicht es Ihnen, die Gesamtzahl der Kontakte zu verfolgen und Filter sowie Ansichten anzuwenden, um bestimmte Kontakte zu zählen.
1. Öffnen Sie das Dropdown-Menü Kontakte (Contacts) und wählen Sie Kontakte (Contacts) aus.
2. Suchen Sie nach „Kontakte im Datenmodell anzeigen“ (View contacts in the Data Model).
3. Klicken Sie und öffnen Sie das Datenmodell (Data Model).
4. Klicken Sie auf Kontakte (Contacts) und finden Sie die Gesamtzahl der Kontakte.
5. Verwenden Sie Ansichten (views) und Filter, um spezifische Kontakte zu berechnen.
So berechnen Sie Konversationen im HubSpot Service Hub
Sobald Sie Konversationen nach Status, Kanal, Kontakt, Zuständigem oder Datum filtern, zählt HubSpot diese für Sie.
1. Gehen Sie zu CRM und wählen Sie Posteingang (Inbox).
2. Wenden Sie Filter an, um bestimmte Konversationen zu finden.
3. Überprüfen Sie die Anzahl der Konversationen über der Konversationsliste.
Wie man das Ergebnis der Demo-Migration im HubSpot Service Hub überprüft?
Nachdem die Demo-Migration zum HubSpot Service Hub abgeschlossen ist, sehen Sie eine Tabelle mit den Berichten für alle migrierten Datentypen. Diese enthalten die IDs der übertragenen Entitäten in der Quellplattform und dem HubSpot Service Hub. Zum Beispiel können die verfügbaren Berichte für migrierte, fehlgeschlagene oder übersprungene Daten sein.
Sobald Sie auf die Schaltfläche neben einem bestimmten Datentyp klicken, wird eine CSV-Datei geöffnet. Versuchen Sie, jede Aufzeichnung in Ihrem neuen Helpdesk zu finden und zu überprüfen. Der Bericht sollte wie folgt aussehen:
Die Demo-Migration und die vollständige Datenmigration migrieren alle Aufzeichnungen auf die gleiche Weise. Das bedeutet, dass wenn die Demo-Migration einige Daten nicht migrieren kann, die vollständige Migration dies auch nicht tun wird.
Deshalb müssen Sie jedes Ticket durchgehen und überprüfen, ob alles, einschließlich Typ, Status, Priorität, Quelle und benutzerdefinierte Felder, Anforderer, Agent und Tags, korrekt ist.
Ähnliche Berichte werden auch nach der vollständigen Datenmigration angezeigt, also stellen Sie sicher, dass Sie diese ebenfalls durchsehen.
Warum kann ich Tags im HubSpot Service Hub nicht sehen?
Wenn Sie von Ihrer Quellplattform zum HubSpot Service Hub migrieren, müssen Sie Ticket-Tags für Ihre Pipelines einrichten. Auf diese Weise kann der Migrations-Assistent (Migration Wizard) die Quell-Tags in Ihrem HubSpot-Konto beibehalten.
Beachten Sie die folgenden Besonderheiten:
- Um Ticket-Tags zu erstellen, benötigen Sie ein Service Hub-Abonnement. Starter-Abonnements erlauben Tags, die für alle Pipelines gelten, während Professional- oder Enterprise-Abonnements die Erstellung von Tags für einzelne Pipelines ermöglichen.
- Jedes Konto kann maximal 10 Tags pro Objekte haben, und zur Erstellung oder Bearbeitung von Objekt-Tags sind Super-Admin-Berechtigungen erforderlich.
So erstellen Sie Ticket-Tags in HubSpot:
1. Fahren Sie mit der Maus über das Einstellungen-Symbol (Settings) in der Hauptnavigationsleiste.
2. Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu Objekte > Tickets (Objects > Tickets).
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Pipelines.
4. Wählen Sie Ticket-Tags anpassen (Customize ticket tags).
5. Klicken Sie auf Tag hinzufügen (Add tag), um einen neuen Objekt-Tag zu erstellen.
6. Richten Sie im rechten Bereich die Einstellungen für das Objekt-Tag ein:
- Geben Sie einen Namen und eine optionale Beschreibung für das Objekt-Tag ein.
- Wählen Sie eine Farbe aus dem Dropdown-Menü, um sie dem Objekt-Tag zuzuweisen.
- Standardmäßig gilt ein Objekt-Tag für alle Pipelines. Für bestimmte Pipelines (nur Professional oder Enterprise) wählen Sie Spezifische Pipelines aus und aktivieren die Kontrollkästchen für die Pipelines, in denen das Objekt-Tag angezeigt werden soll.
7. Klicken Sie auf Nächster Schritt: Filter hinzufügen.
8. Richten Sie Filter ein, wann das Objekt-Tag auf einer Ticketkarte erscheinen soll:
- Klicken Sie auf +Filter hinzufügen, um die erste Filtergruppe hinzuzufügen.
- Durchsuchen Sie eine Eigenschaft und wählen Sie sie aus, und legen Sie dann die Kriterien basierend auf dieser Eigenschaft fest.
- Klicken Sie auf +Filter hinzufügen, um zusätzliche Kriterien innerhalb einer Gruppe hinzuzufügen. Alle Kriterien in einer Gruppe müssen erfüllt sein, damit das Objekt-Tag erscheint (UND-Logik).
- Drücken Sie +Filtergruppe hinzufügen, um eine neue Gruppe mit eigenen Kriterien zu erstellen. Mindestens eines der Kriterien einer Gruppe muss erfüllt sein, damit das Objekt-Tag erscheint (ODER-Logik).
9. Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert. Um Änderungen rückgängig zu machen, klicken Sie auf Änderungen verwerfen. Für neue Objekt-Tags werden alle Filter zurückgesetzt, und für bestehende Objekt-Tags wird zu den zuvor festgelegten Filtern zurückgekehrt.
10. Klicken Sie auf Nächster Schritt: Tag überprüfen.
11. Vorschau, wie das Objekt-Tag auf einer Deal- oder Ticketkarte erscheinen wird, überprüfen Sie die Einstellungen und Filter.
12. Klicken Sie schließlich auf Speichern, um die Änderungen anzuwenden.
Wie erstellt man Benutzer im HubSpot Service Hub?
Um neue Benutzer im HubSpot Service Hub zu erstellen, stellen Sie zunächst sicher, dass Sie über die erforderliche Berechtigung Benutzer hinzufügen und bearbeiten (Add and Edit users) verfügen. Admins haben diese Berechtigung standardmäßig. Allen anderen Benutzern muss diese Berechtigung erteilt werden, um neue Benutzer hinzufügen zu können. Wenn Sie also kein Admin sind, erfahren Sie hier, wie Sie die Berechtigung Benutzer hinzufügen und bearbeiten erteilen:
1. Gehen Sie zu Einstellungen (Settings).
2. Gehen Sie zur Registerkarte Benutzer & Teams (Users & Teams) und klicken Sie auf den Namen des Benutzers, dem Sie die Berechtigung erteilen möchten.
3. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste Aktionen (Actions) die Option Bearbeiten (Edit).
4. Wählen Sie Zum Super-Admin machen (Make Super Admin) und klicken Sie auf Speichern (Save).
Jetzt verfügen Sie über die notwendigen Admin-Berechtigungen, um neue Benutzer zu Ihrem Service Hub hinzuzufügen.
Sehen wir uns nun an, wie Sie einen neuen Benutzer zum System hinzufügen:
1. Gehen Sie erneut in Ihrem HubSpot-Konto zu Einstellungen (Settings) und dann zu Benutzer & Teams (Users & Teams).
2. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Benutzer erstellen (Create user).
3. Sie können manuell eine oder mehrere E-Mail-Adressen für alle Benutzer eingeben, die Sie zu Ihrem Service Hub hinzufügen möchten. Oder Sie können mehrere Benutzer gleichzeitig mit einer *CSV-Datei* importieren, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie auf Weiter (Next).
4. Gewähren Sie in diesem Schritt den Zugriff und die Berechtigungen, die Sie diesem Benutzer erteilen möchten.
Sie können eine vollständige Übersicht über die HubSpot-Berechtigungen hier nachlesen. Wenn Sie bereit sind, klicken Sie erneut auf Weiter (Next).
5. Klicken Sie abschließend auf der letzten Seite auf Senden (Send), um den Benutzern eine Willkommens-E-Mail zu senden und ihnen Zugriff auf Ihr Konto zu gewähren. Jede E-Mail sollte ihr HubSpot-Passwort enthalten. Jetzt können sich die Benutzer bei HubSpot anmelden und ihre Konten einrichten.
Kann ich Tickets und Konversationen aus dem HubSpot Service Hub in ein Ticket migrieren?
Der Wechsel der Helpdesk-Plattform sollte nicht bedeuten, wertvolle Kundeninteraktionen hinter sich zu lassen. Mit Help Desk Migration können Sie Tickets und Gespräche aus dem HubSpot Service Hub in eine einzelne Ticket-Einheit migrieren – ganz ohne Kopfschmerzen.
Jede Anfrage, Nachverfolgung und historische Konversation bleibt verbunden, sodass Ihr Support-Team ab dem ersten Tag ein vollständiges Bild hat. Keine chaotische Datenzusammenführung. Kein verlorener Kontext. Einfach eine reibungslose, strukturierte Migration, die alles genau dort behält, wo Sie es brauchen.
Und weil Help Desk Migration den gesamten Transfer automatisiert, entfällt die manuelle Arbeit, Fehler werden reduziert und Stunden an Aufwand eingespart. Egal, ob Sie zu einem neuen Helpdesk wechseln, um bessere Funktionen zu nutzen, oder für das Wachstum skalieren – diese Funktion macht die Migration schneller, einfacher und stressfrei.
Bereit, es in Aktion zu sehen? Probieren Sie eine kostenlose Demo-Migration aus und sehen Sie, wie mühelos Sie Tickets und Gespräche aus dem HubSpot Service Hub übertragen können.