Checkliste für die Datenmigration HubSpot Service Hub

Für eine reibungslose Datenmigration HubSpot Service Hub ist die Zuverlässigkeit eines vertrauenswürdigen Drittanbieters entscheidend. Mit einer speziell für HubSpot Service Hub Nutzer entwickelten Checkliste lässt sich der Migrationsprozess jedoch optimieren.

Gruppen: Unser Migrationstool unterstützt die Migration von Gruppen nicht.
Inline-Bilder: Leider können Inline-Bilder nicht migriert werden.
Wissensdatenbankdaten: Für Wissensdatenbankdaten empfehlen wir die Verwendung des vorkonfigurierten HubSpot Importers um einen reibungsloseren Übergang zu gewährleisten.
CC in Tickets: Die CC-Funktion in Tickets ist nicht in der Migration enthalten.
Benutzerkonversationen: Konversationen mit Benutzern werden nicht automatisch in den HubSpot Service Hub

Falls Sie die Migration einzelner Datensätze benötigen, bieten wir Ihnen individuelle Datenmigrationsdienste an. Zögern Sie nicht, uns für weitere Unterstützung zu kontaktieren .

BEVOR SIE DIE MIGRATION EINRICHTEN

Gehen Sie die untenstehende Checkliste durch, um sicherzustellen, dass Ihre HubSpot -Datenmigration erfolgreich verläuft.

Hinweis : Bei der Demo-Migration werden Tickets und zugehörige Daten auf dieselbe Weise importiert wie bei der vollständigen Datenmigration. Alle während der Demo-Migration auftretenden Probleme, wie z. B. nicht übertragene oder fehlerhaft migrierte Daten, werden voraussichtlich auch bei der vollständigen Datenmigration bestehen bleiben.

Nach Abschluss der Demo-Migration führen Sie bitte folgende Schritte durch:

Berichte herunterladen: Sie erhalten Berichte, die detailliert die erfolgreich migrierten Datensätze, die übersprungenen Datensätze und alle Datensätze, deren Migration fehlgeschlagen ist, auflisten.
Überprüfen Sie die Datensatztypen: Prüfen Sie jeden Datensatztyp sorgfältig, um sicherzustellen, dass die Migration korrekt und wie erwartet durchgeführt wurde. Laden Sie nach Abschluss der Demo-Migration Berichte über migrierte, übersprungene und fehlgeschlagene Datensätze herunter. Stellen Sie anschließend sicher, dass alle Datensatztypen korrekt migriert wurden.

1. WÄHLEN SIE IHR STICHDATUM MIT WISSENSCHAFTLICH

Starten Sie den HubSpot -Datenmigrationsprozess, wenn die Arbeitsbelastung Ihres Teams minimal ist.

2. Informieren Sie Ihr Support-Team

Informieren Sie Ihr Support-Team unbedingt über die Umstellung auf HubSpot Service Hub. Verteilen Sie gegebenenfalls die Aufgaben entsprechend. Erinnern Sie außerdem alle Mitarbeitenden an die bevorstehende Datenmigration.

3. HUBSPOT FÜR DIE MIGRATION VORBEREITEN

Für eine erfolgreiche Datenmigration zu HubSpotist die korrekte Vorbereitung Ihrer HubSpot Umgebung unerlässlich. Beachten Sie daher die folgenden Schritte genau:

1) Erstellen Sie entsprechende benutzerdefinierte Felder . Es ist wichtig, benutzerdefinierte Felder zu erstellen, die den Typen in Ihrem bestehenden System entsprechen. So gehen Sie vor:

Gehen Sie zu Einstellungen > Eigenschaften > Eigenschaftentyp auswählen > Eigenschaft erstellen .

Hinweis: HubSpot bietet verschiedene Eigenschaftstypen an, daher ist es wichtig, das richtige Modul sorgfältig auszuwählen.

2) Agenten hinzufügen. Damit das Migrationstool Tickets den richtigen Benutzern zuweisen kann, ist es wichtig, Ihre Agenten im HubSpot Service Hub . Zusätzlich können Sie deren Zugriffsrechte festlegen. So fügen Sie einen Agenten hinzu:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Benutzer und Teams > Benutzer erstellen .

Wichtig: Agentenprofile sollten die gleiche E-Mail-Adresse wie die Quellplattform enthalten.

3) Passen Sie Ihre HubSpot Startseite . Gestalten Sie Ihre HubSpot Startseite so, dass sie den Feldern (sowohl Standard- als auch benutzerdefinierten) und deren Reihenfolge entspricht und dem entspricht, was Sie von Ihrem vorherigen Helpdesk-System gewohnt sind. So passen Sie die Startseite an:

Navigieren Sie zu Einstellungen > Eigenschaften > Datensatzanpassung > Aktionen > Bearbeiten .

4. Lerne die Unterschiede kennen

Vor der vollständigen Datenmigration zu HubSpotsollten Sie Folgendes wissen:

Ticketdaten im Servicemodul	HubSpot Service Hub speichert Ticketdaten im Servicemodul, das über das Untermenü „Tickets“ zugänglich ist. Dies umfasst den gesamten Ticketverlauf und stellt ihn verschiedenen Teams zur Verfügung.
Ticket erstellt am Datum	Das Erstellungsdatum von Tickets wird auf das Migrationsdatum gesetzt. Die Datumsangaben von Konversationen und Notizen werden jedoch korrekt migriert und behalten ihre ursprünglichen Daten aus dem alten Helpdesk. Daher ist es unter Umständen nicht möglich, Tickets im HubSpot Service Hub nach Datum zu sortieren.
Benutzerdefiniertes Feld für Erstellungsdaten	Um die Erstellungsdaten von Tickets korrekt zu migrieren, erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld vom Typ „Datum“. Tags können ebenfalls in ein benutzerdefiniertes Textfeld migriert werden.
CC-Nutzer	Eine direkte Migration von CC-Benutzern wird nicht unterstützt, Sie können jedoch deren E-Mail-Adressen in ein benutzerdefiniertes Feld importieren.
Tags-Migration	Tags können nicht direkt migriert werden, aber Sie haben die Möglichkeit, sie in ein benutzerdefiniertes Feld zu importieren.
Beschränkungen des Ticketinhalts	HubSpot Service Hub unterliegt Inhaltsbeschränkungen, weshalb manche Tickets aufgrund dieser Regeln übersprungen werden können. Der Migrationsassistent kann diese Regeln nicht umgehen, aber er kann solche Tickets bei Bedarf trotzdem ohne ihren HTML-Inhalt migrieren.
Anbaugerätehandhabung	Anhänge werden standardmäßig als „Ausgeblendet“ migriert. Sie können den Import jedoch so anpassen, dass alle Anhänge in einem separaten Ordner abgelegt werden, wenn Sie die ID des Ordners angeben.
Erstellung eines Kontaktdatensatzes	Wird in HubSpot Service Hub über die API ein Kontaktdatensatz erstellt, kopiert der Migrationsassistent sowohl den Vor- als auch den Nachnamen. Fehlt eines dieser Felder in der Quellplattform, wird es während der HubSpot -Migration mit „Leer“ aufgefüllt.
Ticket-Pipelines	Im Rahmen der HubSpot -Migration werden alle Tickets in eine einzige Pipeline migriert. Falls Sie Ihre Quellgruppen verschiedenen HubSpot Pipelines zuordnen müssen, ist möglicherweise eine benutzerdefinierte Migration erforderlich.

Das Verständnis dieser Nuancen trägt zu einem reibungsloseren Datenmigrationsprozess in HubSpot Service Hubbei.

Bevor Sie mit der Datenmigration fortfahren, vergewissern Sie sich, dass Sie über die erforderlichen Administratorrechte für Ihre Konten sowohl in der Quellplattform als auch HubSpot Service Hub verfügen. Administratorzugriff ist unerlässlich, um Einstellungen zu konfigurieren, notwendige Änderungen vorzunehmen und eine erfolgreiche Migration zu gewährleisten.

Expertentipp

Bei der Anpassung Ihrer Datenmigration sollten Sie einige gängige Optionen in Betracht ziehen, um Ihre spezifischen Bedürfnisse zu erfüllen:

Inline-Bilder als Anhänge migrieren: Um die Integrität Ihrer Daten zu gewährleisten, sollten Sie erwägen, Inline-Bilder von Ihrer Quellplattform als Anhänge in HubSpot
Benutzerdefinierte Kontenfelder: Falls Sie benutzerdefinierte Felder für Konten benötigen, beachten Sie bitte, dass die Preise von der Anzahl der zu migrierenden Felder abhängen können.
Benutzerdefinierte Kontaktfelder: Wenn benutzerdefinierte Felder für Kontakte erforderlich sind, kann der Preis je nach Anzahl der zu migrierenden Felder variieren.
Datenfilterung: Passen Sie Ihre Migration an, indem Sie Filter anhand verschiedener Kriterien wie Erstellungsdatum, Tags, benutzerdefinierte Felder, Gruppen, Organisationen oder Bearbeiter anwenden. So können Sie nur die Daten migrieren, die für Ihre spezifischen Anforderungen relevant sind.

Durch die Nutzung dieser Optionen können Sie Ihren Datenmigrationsprozess präzise auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Präferenzen abstimmen. Sollten Sie spezielle Anforderungen an die Datenmigration haben, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team .

DU BIST FAST FERTIG

1. Integrationen deaktivieren

Um eine reibungslose und organisierte Datenmigration zu gewährleisten, ist es unerlässlich, Integrationen sowohl vor als auch während der Übertragung zu deaktivieren. So deaktivieren Sie Integrationen in HubSpot:

Gehen Sie zu Einstellungen → Integrationen → Verbundene Apps .

2. AUTOMATISCHE VERknüpfUNG VON KONTAKTEN UND UNTERNEHMEN DEAKTIVIEREN

Um die automatische Verknüpfung von Kontakten und Unternehmen und doppelte Einträge während Ihrer Datenmigration zu vermeiden, befolgen Sie diese Schritte:

Gehen Sie zu Einstellungen > Kontakte & Unternehmen > Unternehmen > Unternehmen > Unternehmen automatisch erstellen und Kontakten zuordnen und deaktivieren Sie den Schalter.

3. Deaktivieren Sie die Ticketstatus-Automatisierung vor der Migration zum HUBSPOT SERVICE HUB

HubSpot Service Hub enthält mehrere Automatisierungen, die den Status aller Tickets auf „ Warten auf Kontaktaufnahme “ aktualisieren können, sofern diese Funktion aktiviert ist. Wenn Sie den ursprünglichen Ticketstatus bei der Migration von Ihrer Quellplattform zu HubSpot , deaktivieren Sie die Automatisierungen vor der Datenmigration.

Um die Auslöser „ Eine E-Mail wird an einen Kunden gesendet “ und „ Ein Kunde antwortet auf eine E-Mail “ zu deaktivieren, lesen Sie die detaillierte Anleitung .

Experten-Tipp : Um eine reibungslose Migration zu HubSpot Service Hub , empfiehlt es sich, alle relevanten Automatisierungen zu deaktivieren, die den Datenmigrationsprozess beeinträchtigen könnten – nicht nur die Ticketstatus-Automatisierungen. So lassen sich Unterbrechungen oder Probleme während der Migration vermeiden.

4. Zugangsdaten finden

Für die kostenlose Demo benötigen Sie Zugangsdaten sowohl für die Quellplattform als auch für HubSpot Service Hub . Die OAuth-Authentifizierung ist erforderlich, um HubSpot Service Hub mit unserem Datenmigrationstool verbinden

5. DEMO DURCHFÜHREN

Bevor Sie mit der vollständigen Datenmigration fortfahren, empfehlen wir Ihnen einen wichtigen Schritt: die kostenlose Demo- Übertragung. Mit dieser Testversion können Sie 20 zufällig ausgewählte Tickets von Ihrem alten Helpdesk zu HubSpot Service Hub . So geht's:

Melden Sie sich bei Ihrem Migration Wizard-Konto an oder erstellen Sie gegebenenfalls ein neues.
Verbinden Sie Ihre Quell- und Ziellösung: Stellen Sie Verbindungen zwischen Ihrer Quellplattform und HubSpot Service Hubher.
Wählen Sie die Daten aus, die Sie importieren möchten.
Agentenzuordnung: Wählen Sie die passenden Agenten aus.
Tickets und Artikel kartieren: Routen für Tickets und Artikel definieren.
Automatisierte Optionen: Wählen Sie automatisierte Optionen .
Starten Sie Ihre kostenlose Demo-Migration, um sich einen Überblick über den Prozess zu verschaffen.

Sie können diese kostenlose Demo-Migration so oft wiederholen, wie nötig, um einen reibungslosen Übergang zum HubSpot Service Hubzu gewährleisten.

Help desk migration kann einfach durchgeführt werden

Erfahren Sie mehr über help desk migration und führen Sie einen Testimport durch. Wünschen Sie eine personalisierte Demo?

Vereinbaren Sie eine persönliche Demo

NACH DER DEMO-MIGRATION

1. ÜBERPRÜFEN SIE DIE ERGEBNISSE IM HUBSPOT SERVICE HUB

Nachdem Ihre kostenlose Demo-Migration abgeschlossen ist, überprüfen Sie die Ergebnisse im HubSpot Service Hub. Dort finden Sie eine Tabelle mit vier verschiedenen Spalten oder Datensatzkategorien:

alle verfügbaren Datensätze
migrierte Datensätze
fehlgeschlagene Datensätze
übersprungene Datensätze

Um die Ergebnisse der Migration gründlich zu beurteilen, befolgen Sie diese Schritte:

Berichte herunterladen: Sie können Berichte über migrierte, fehlgeschlagene und übersprungene Datensätze abrufen, um die Ergebnisse gründlich auszuwerten.
Überprüfung der migrierten Daten: Achten Sie besonders auf die folgenden Aspekte der migrierten Daten.

Alle Tickets, einschließlich Typ, Status, Priorität, Quelle und benutzerdefinierten Feldern
Agentenzuweisungen
Tags (falls während der Demo angepasst)
Prüfen Sie, ob Automatisierungen ausgelöst wurden, und prüfen Sie, ob E-Mail-Benachrichtigungen versendet wurden
Überprüfen Sie die Integrität der importierten Anhänge, indem Sie diese von Ihrer Zielplattform herunterladen, um eine korrekte Migration sicherzustellen

Hinweis : Es ist wichtig zu beachten, dass Daten oder Komponenten, die während der Demo-Migration nicht erfolgreich migriert wurden, bei der vollständigen Datenmigration wahrscheinlich nicht korrekt übertragen werden.

Für detailliertere Informationen konsultieren Sie bitte den umfassenden Leitfaden , der vom HubSpot Service Hub , um spezifische Bedenken oder Fragen zum Migrationsprozess zu beantworten.

2. Fordern Sie eine individuelle Demo an

Wenn Sie Tickets mit ungewöhnlichen Merkmalen wie zahlreichen Antworten, Anhängen oder Notizen haben und sehen möchten, wie diese zu HubSpot Service Hub , können Sie eine individuelle Demo anfordern. Wir unterstützen Sie dabei, indem wir bestimmte Ticket-IDs Ihrer Wahl übertragen. Kontaktieren Sie unser Team im Voraus, um die Details dieser individuellen Demo zu besprechen und zu planen.

WÄHREND DER VOLLSTÄNDIGEN DATENMIGRATION

1. WÄHLEN SIE DEN MIGRATIONSFLUSSTYP

Falls Sie einen Ihrer Helpdesks nutzen müssen, sollten Sie Ihre Optionen prüfen:

Quell-Helpdesk während der vollständigen Datenmigration nutzen: Sie können Ihren Quell-Helpdesk während der vollständigen Datenmigration weiterhin nutzen. Beachten Sie jedoch, dass unser Datenmigrationstool keine Daten migriert, die während der Übertragung aktualisiert oder neu erstellt werden. Um diese Datensätze zu importieren, müssen Sie eine Delta-Migration .
Zusammenarbeit mit dem Target-Helpdesk: Alternativ können Sie während des Migrationsprozesses ausschließlich mit Ihrem Target-Helpdesk zusammenarbeiten.

Während der vollständigen Datenmigration , die in der Cloud stattfindet, können Sie regelmäßig den Fortschritt überprüfen oder warten, bis sich unser Team mit Ihnen in Verbindung setzt.

Hinweis : Die Delta-Migration, mit der Sie aktualisierte oder neu erstellte Datensätze importieren können, ist im Rahmen eines Signature-Supportplans .

2. NEHMEN SIE KEINE ÄNDERUNGEN IN LETZTER MINUTE VOR

Vermeiden Sie jegliche Änderungen an Ihren Daten kurz vor der vollständigen Datenmigration, da diese den Migrationsprozess gefährden können. Sollten Sie in Ihrer Quelllösung doppelte oder unnötige Datensätze finden, nehmen Sie keine Änderungen daran vor. Führen Sie stattdessen nach Abschluss der Datenmigration eine gründliche Prüfung Ihrer Daten im HubSpot Service Hub durch, um deren Genauigkeit und Konsistenz sicherzustellen. Änderungen kurz vor der Migration können den Prozess verkomplizieren und seinen Erfolg beeinträchtigen.

3. VOLLSTÄNDIGE DATENMIGRATION STARTEN

Ihre vollständige Datenmigration beginnt erst dann, wenn:

Zahlungsbestätigung: Bitte prüfen Sie, ob Ihre Zahlung bestätigt wurde. Es empfiehlt sich, Zahlungen im Voraus zu leisten, insbesondere wenn Sie einen bestimmten Zeitpunkt im Auge haben. Alternativ können Sie die Migration so planen, dass sie automatisch zum gewünschten Zeitpunkt ausgeführt wird.
Migrationshinweise prüfen: Bevor Sie die vollständige HubSpot -Datenmigration starten, überprüfen Sie bitte die „Migrationshinweise“ in der linken Seitenleiste. Dieser Schritt hilft Ihnen, informiert zu bleiben und sich optimal auf eine erfolgreiche Datenmigration vorzubereiten.

NACH DER VOLLSTÄNDIGEN DATENMIGRATION

1. DETAILLIERTE INSPEKTION

Unmittelbar nach der vollständigen Datenmigration sollten Sie die migrierten Daten sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass alles korrekt übertragen wurde. Sie haben fünf Tage Zeit, die Ergebnisse zu überprüfen, bevor Ihre Datenmigration archiviert wird.

Falls etwas zu fehlen scheint:

Überprüfen Sie, ob die Suchfilter für alle Tickets und alle bestimmten Zeiträume korrekt konfiguriert sind
Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

2. HUBSPOT SERVICE HUB EINRICHTEN

Nach der Datenmigration können Sie HubSpot Service Hub umfassend für die Ticketerstellung, -lösung und das Geschäftsmanagement nutzen.
Vor Beginn des Vorgangs stellen Sie sicher, dass alle Benachrichtigungen aktiviert sind und konfigurieren Sie alle notwendigen Einstellungen, die Sie zuvor während des Migrationsprozesses deaktiviert hatten.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, sind Sie bestens gerüstet, um HubSpot Service Hub und seine Funktionen optimal zu nutzen.