Os serviços de suporte técnico vão além do gerenciamento de chamados. Eles armazenam conversas importantes com clientes, facilitam o autoatendimento por meio de artigos da base de conhecimento e preservam dados históricos essenciais para relatórios e tomadas de decisão das empresas. A perda dessas informações durante uma mudança de plataforma ou fusão de empresas pode interromper as operações de suporte e impactar a experiência do cliente.
Quando organizações se fundem ou se reestruturam, muitas vezes precisam combinar várias instâncias de help desk em um único sistema. Help Desk Migration facilita a fusão de plataformas de help desk, preservando tickets, usuários, organizações, agentes e conteúdo da base de conhecimento. Todos os dados históricos são transferidos com segurança e precisão, sem tempo de inatividade e sem necessidade de programação.
Com uma ferramenta automatizada Help Desk Migration , as empresas podem consolidar seus sistemas de suporte rapidamente, evitar a entrada manual de dados e garantir a integridade dos dados durante todo o processo de migração. Teste a migração gratuitamente e transfira os dados do seu help desk com confiança.
Principais motivos para a fusão de instâncias de help desk
Por que as empresas unificam suas instâncias de help desk? Aqui estão alguns motivos comuns:
- Utilização do mesmo sistema: Equipes de suporte diferentes que usam o mesmo sistema podem agilizar o processo ao consolidar suas instâncias, mesmo que cada equipe dê suporte a um produto diferente. Por exemplo, consolidar Zendesk espalhados por várias instâncias permite que os agentes de suporte tenham todas as informações de interação com o cliente à mão.
- Aquisição de empresas: A fusão de instâncias permite que as empresas retenham dados valiosos dos serviços de suporte da empresa adquirida.
- Encerramento de uma agência ou linha de produtos: Quando um produto ou agência é descontinuado, as empresas podem migrar os registros para uma instância ativa de help desk para continuar prestando serviços pós-venda aos clientes.
Desafios da fusão de dados
Embora benéfica, a fusão de instâncias de help desk apresenta riscos. De acordo com um relatório da Gartner, 83% dos projetos de migração de dados falham ou ultrapassam os prazos e orçamentos previstos. Os desafios comuns incluem:
- Perda de dados: A probabilidade de corrupção de dados aumenta à medida que grandes partes de um database são migradas para uma nova plataforma.
- Tempo de inatividade prolongado: a migração de dados pode demorar mais do que o planejado, deixando o sistema inativo e suspendendo as atividades de suporte técnico.
- Registros duplicados: erros administrativos ou de sistema podem resultar em registros duplicados.
- Problemas de compatibilidade: Problemas de compatibilidade entre database podem complicar a transferência.
Mitigando riscos
Para garantir uma help desk migration , siga estas boas práticas:
- Planeje com cuidado: Elabore um roteiro do processo de migração e reserve tempo suficiente para cada etapa.
- Realize testes extensivos: Execute vários testes para identificar possíveis problemas.
- Utilize ferramentas confiáveis: Opte por ferramentas de migração de boa reputação para minimizar os riscos.
- Faça backup dos dados: Certifique-se de que todos os dados estejam salvos antes da migração.
- Comunique-se com clareza: Mantenha todas as partes interessadas informadas ao longo de todo o processo para gerenciar expectativas e resolver problemas prontamente.
Ao compreender esses desafios e seguir as melhores práticas, você pode mitigar os riscos e alcançar uma help desk migration.
Táticas específicas para mesclar instâncias de help desk
A fusão de contas Zendesk , por exemplo, geralmente exige táticas e estratégias específicas, pois cada caso de consolidação tem requisitos únicos. As empresas podem precisar mesclar informações específicas, como artigos da base de conhecimento ou tipos de tickets, e lidar com diferentes recursos da plataforma, como campos personalizados.
Para garantir uma fusão bem-sucedida, considere as seguintes estratégias:
- Identifique os objetos a serem mesclados: prepare uma lista abrangente: entenda o que você precisa transferir entre as contas de suporte técnico de origem e destino. Decida se você está mesclando apenas os dados do usuário final ou realizando uma consolidação completa. Essa clareza o guiará na seleção das ferramentas de migração adequadas.
- Escolha o momento ideal: minimize as interrupções agendando a mesclagem durante um período com o menor número de solicitações de usuários. Isso reduz o risco de mistura de dados e ajuda a manter o fluxo de trabalho interno e a experiência do usuário.
- Revisar campos personalizados: se diferentes equipes criaram campos personalizados em contas separadas, essas diferenças podem criar obstáculos durante a migração. Identifique e padronize esses campos sempre que possível para agilizar o processo.
- Selecione a ferramenta certa: utilize uma ferramenta de migração confiável: escolha uma ferramenta help desk migration que ofereça recursos de teste para que você possa avaliar suas funcionalidades antes de se comprometer com uma migração completa. Certifique-se de que a ferramenta seja compatível com suas necessidades e plataformas específicas.
Como mesclar várias instâncias de help desk
A Helpdesk ajuda você a simplificar o processo de fusão de várias contas sem esforço. Seja para consolidar três contas ou migrar dados entre diferentes instâncias, marcas, caixas de entrada, produtos ou grupos da mesma plataforma, nosso serviço de migração garante transições tranquilas e sem complicações.
Digamos que você precise migrar de duas contas separadas do mesmo fornecedor de help desk para uma terceira. Nossa abordagem envolve a configuração de migrações distintas para cada origem, meticulosamente organizadas para manter a clareza e a precisão. Por exemplo, para mesclar tickets no Zendesk .
Utilizar nossa opção de nomenclatura intuitiva no Assistente de Migração evita confusões, garantindo que cada migração seja claramente identificada e gerenciada.
Além disso, nossa opção personalizada pré-configurada "Adicionar etiqueta" permite a diferenciação precisa de tickets, o que é especialmente útil ao lidar com tickets de várias contas ou ao migrar dados para diferentes grupos, marcas, produtos ou caixas de entrada. Isso garante a organização e a recuperação perfeitas das informações após a migração.
Além disso, se a sua migração exigir a transferência apenas de subconjuntos de dados específicos da conta de origem, nossos recursos de filtragem personalizáveis entram em ação. Nossa equipe de suporte dedicada está pronta para ajudar a adaptar esses filtros às suas necessidades exatas, garantindo uma experiência de migração sob medida que atenda aos seus requisitos específicos.
A fusão de contas permite que as empresas consolidem tickets, usuários, organizações e artigos da base de conhecimento em um único espaço de trabalho, oferecendo aos agentes visibilidade completa do histórico do cliente e melhorando a eficiência do suporte. Com a Help Desk Migration , você pode executar uma migração de demonstração gratuita para testar, por exemplo, como Zendesk são mesclados, verificar o mapeamento de campos e garantir a precisão dos dados antes de iniciar a migração completa.
Experimente um processo de migração não apenas eficiente, mas também personalizado para as necessidades do seu negócio com Help Desk Migration. Entre em contato conosco hoje mesmo para descobrir como podemos simplificar seus esforços de consolidação de dados e garantir uma transição perfeita para suas operações de suporte.
lista de verificação para consolidação de instâncias do help desk
Antes da migração
- Otimize seus dados. Exclua artigos desatualizados da base de conhecimento, chamados não atribuídos, registros duplicados e outros dados que não têm valor para o seu negócio. Isso economizará consideravelmente seu tempo durante a migração.
- Crie perfis de agentes no software de help desk de destino e desative aqueles que não forem mais necessários.
- Verifique seus direitos de administrador na instância do help desk em questão.
- Crie novos campos personalizados onde for necessário e certifique-se de estar usando os campos corretos para seus objetos de dados.
- Faça uma migração de demonstração com conjuntos de dados menores e verifique os resultados cuidadosamente. Isso permitirá que você veja como é o processo de mesclagem, identifique erros no mapeamento de dados e saiba o preço da migração completa.
- Finalize seu cronograma para o processo de migração.
Durante a migração
- Evite fazer alterações de última hora. Adicionar ou excluir objetos durante a migração pode resultar em erros.
Após a migração
- Verifique se todos os dados necessários foram migrados corretamente.
- Conecte todos os seus canais de suporte à instância de help desk de destino.
- Ative seus recursos de automação e notificação.
- Monitore o sistema em busca de erros.
- Certifique-se de que sua equipe saiba qual instância usar.
Casos reais de clientes Help Desk Migration
UrbanYou
A UrbanYou, fundada em 2014 por Noga Edelstein e Elke Keeley, é uma empresa australiana líder no segmento de pequenas e médias empresas (PMEs) de serviços domésticos sob demanda. Ela conecta clientes a profissionais pré-selecionados e confiáveis para serviços de limpeza, jardinagem e manutenção de imóveis, permitindo reservas rápidas e seguras para pessoas ocupadas. A empresa expandiu-se pelas principais áreas metropolitanas da Austrália, incluindo Sydney, Melbourne, Brisbane, Adelaide e Gold Coast.
Em 2018, a UrbanYou foi adquirida pela plataforma australiana de serviços Oneflare. Seu portfólio de serviços inclui limpeza regular, pontual, de primavera e de fim de contrato, além de manutenção de jardins, como capina, poda e cuidados com o gramado. A UrbanYou atende clientes residenciais, clientes B2B e participantes do Plano Nacional de Seguro para Pessoas com Deficiência (NDIS).
Desafio: A UrbanYou precisava migrar dados históricos de uma conta antiga Zendesk para uma nova . A migração abrangia todos os dados críticos, incluindo tickets, contatos, agentes, empresas, anexos, notas e artigos da base de conhecimento.
Solução: Usando Help Desk Migration , a equipe preparou e organizou cuidadosamente o processo para garantir uma transição tranquila e totalmente automatizada. Como resultado, a UrbanYou lançou com sucesso sua nova Zendesk , preservando o acesso completo aos dados históricos dos clientes e aos registros de conversas.
Resultado: Noga Edelstein, cofundadora da UrbanYou, descreveu a migração de mais de 200.000 tickets com o Help Desk Migration como perfeita, apesar da complexidade do processo.
O gerente de suporte os orientou passo a passo, e uma demonstração gratuita da migração garantiu a integridade dos dados e a transferência bem-sucedida dos tickets. A migração foi necessária devido à aquisição da UrbanYou pela Oneflare, o que exigiu a consolidação de contas separadas Zendesk . Manter o acesso ao histórico de registros de suporte era crucial para a UrbanYou, já que seu negócio depende fortemente da prestação de um atendimento ao cliente de alta qualidade.
Para quem planeja uma migração semelhante, Edelstein sugere abordar o processo em duas fases. Primeiro, configure a nova Zendesk e certifique-se de que todos os gatilhos para solicitações recebidas estejam configurados e testados corretamente. Somente após confirmar que tudo está funcionando perfeitamente, você deve prosseguir com a preparação e migração do histórico de registros. Essa abordagem em fases garante uma transição tranquila e eficiente, minimizando as interrupções nas operações de atendimento ao cliente.
Noga Edelstein,
fundadora e cofundadora da UrbanYou
Estojo para esquis 4FRNT e J
A J Skis e a 4FRNT são marcas de esqui independentes, de pequeno e médio porte, voltadas para atletas e conectadas pelo pioneiro da indústria, Jason Levinthal. Levinthal, fundador da Line Skis e posteriormente da J Skis, adquiriu a 4FRNT em 2017 para estabilizar a marca e fazer a transição para um modelo de venda direta ao consumidor. Ele administrou a 4FRNT juntamente com a J Skis até vendê-la para novos proprietários em 2020. Ambas as marcas são renomadas por seus esquis inovadores e de alto desempenho para freeride e freestyle.
Uma conexão fundamental entre as duas reside no papel de Levinthal na modernização da 4FRNT, enquanto a operava em conjunto com a J Skis em Vermont. Ambas as pequenas e médias empresas compartilham uma filosofia comum: priorizar o relacionamento direto com os esquiadores, minimizar as margens de lucro tradicionais do varejo e manter altos padrões de design, fabricação e desempenho.
Desafio: O cliente precisava consolidar duas Help Scout em um único ambiente, o que exigia uma estrutura de dados personalizada e um alinhamento preciso dos campos.
Solução: Para resolver esse problema, a Help Desk Migration realizou uma migração totalmente personalizada, tanto do help desk quanto da base de conhecimento. Como resultado, todos os dados foram transferidos com sucesso de uma Help Scout para a outra, garantindo uma integração perfeita e total integridade dos dados.
Resultado: A migração para a 4FRNT e a J Skis transferiu com sucesso tickets, contatos, agentes, empresas, anexos, notas e artigos da base de conhecimento, com serviços adicionais incluindo mapeamento personalizado.
A experiência de migração de dados com Help Desk Migration (HDM) foi extremamente positiva. O suporte rápido e completo da HDM garantiu um processo tranquilo, tornando a configuração e a conclusão simples e diretas. A J Skis e a 4FRNT utilizaram a HDM para consolidar suas duas Help Scout em uma só, já que fazia mais sentido operar ambas as marcas em uma única conta, utilizando caixas de correio diferentes. Essa consolidação permitiu que a equipe de atendimento ao cliente compartilhada trabalhasse com mais eficiência.
Para empresas de e-commerce como as delas, manter o histórico de interações com o cliente é crucial para preservar o contexto no relacionamento com o cliente, mesmo com a rotatividade de membros da equipe. Essa retenção ajuda a fornecer um serviço personalizado e eficiente, evitando comunicações redundantes.
Para quem planeja uma migração de dados, é importante buscar orientação e informações ao longo do processo. O suporte da HDM pode fornecer a segurança e a confiança necessárias para garantir que a migração seja feita corretamente. Fazer perguntas, mesmo que você não esteja familiarizado com o processo, pode ajudar a garantir que todos os dados sejam transferidos com precisão para o local correto.
Andrew Cassano,
Gerente de Atendimento ao Cliente da J Skis e 4FRNT
AirByte
A Airbyte, fundada em 2020, é uma plataforma líder de integração de dados de código aberto para pequenas e médias empresas (PMEs), fundada por Michel Tricot e John Lafleur, com sede em São Francisco. A empresa se especializa na migração de dados de diversas APIs, databasee arquivos para data warehouses ou data lakes, utilizando uma abordagem ELT (Extração, Carga e Transformação). Em 2026, a Airbyte foi avaliada em US$ 1,5 bilhão e oferece soluções tanto hospedadas na nuvem quanto em servidores próprios. A Airbyte opera com um modelo baseado no consumo e orientado ao uso para seus serviços em nuvem. Possui certificação SOC 2 Tipo II e está em conformidade com GDPR e HIPAA, enfatizando a soberania e a segurança dos dados. A plataforma atende principalmente equipes de dados que buscam alternativas confiáveis, escaláveis e de código aberto às soluções tradicionais de ETL, frequentemente com suporte a aplicações de IA e geração aumentada por recuperação (RAG).
Desafio: A Airbyte precisava migrar dados de uma Zendesk para assumir o suporte anteriormente gerenciado por outra agência. A migração incluía tickets, contatos, agentes, empresas, anexos, notas e artigos da base de conhecimento.
Solução: Usando as ferramentas automatizadas do Help Desk Migration
Resultado: A migração foi perfeita, graças ao gerente de suporte dedicado que forneceu orientação personalizada em cada etapa. A Migração de Demonstração ajudou a gerar confiança no processo, garantindo uma transição tranquila e confiável.
Para quem está considerando uma solução de migração, o diretor recomenda o uso do Help Desk Migration, destacando que a ferramenta economizou horas de trabalho na elaboração de um roteiro de migração. A eficácia da ferramenta e o suporte prático oferecido tornaram o processo de migração tranquilo e eficiente.
Ross Beale,
Diretor Técnico da Airbyte
guru imobiliário OU
A Estate guru OU, fundada em Tallinn, Estônia, em 2013, é uma das principais plataformas europeias para empréstimos de curto prazo com garantia imobiliária para pequenas e médias empresas (PMEs). Opera como um mercado P2P digital e sem fronteiras, conectando investidores a PMEs que buscam empréstimos com garantia imobiliária, geralmente com prazo médio de 15 meses.
O modelo de negócios da empresa facilita empréstimos com garantia imobiliária em diversos países europeus, incluindo Estônia, Letônia, Lituânia, Espanha e Finlândia, permitindo que os investidores diversifiquem seus investimentos em dívida imobiliária. A segurança é um foco essencial: os empréstimos são geralmente protegidos por uma hipoteca de primeiro grau, e a plataforma realiza análises de risco rigorosas, com muitos projetos classificados de forma independente, inclusive pela Moody's Analytics.
Operando sob uma licença de crowdfunding da União Europeia, a Estate guru oferece uma alternativa ao financiamento bancário tradicional, priorizando rapidez, flexibilidade e acesso simplificado ao mercado de dívida imobiliária tanto para incorporadoras quanto para investidores.
Desafio: guru em imóveis , precisava migrar dados de um Intercom para outro . A migração incluía artigos da base de conhecimento, categorias e 48.000 contatos com seus respectivos campos personalizados.
Solução: Utilizando as ferramentas automatizadas da Help Desk Migration Intercom , garantindo uma transição tranquila e sem perda de dados.
Resultado: A migração transferiu com sucesso os artigos da base de conhecimento, as categorias e os 48.000 contatos, juntamente com todos os seus campos personalizados.
Para empresas que consideram a migração de dados, o uso de uma ferramenta automatizada como Help Desk Migration pode economizar tempo significativo e liberar recursos de desenvolvimento. Recomendações de plataformas confiáveis, como Intercom, podem orientar a seleção de soluções eficazes. Escolher um serviço com uma equipe de suporte ágil garante um processo de migração tranquilo e eficiente. Planejar para necessidades futuras e estar aberto à reutilização de soluções eficazes também pode aumentar a eficiência a longo prazo.
Roland
A história da Roland Corporation remonta a 1972, quando o engenheiro e empreendedor japonês Ikutaro Kakehashi fundou uma empresa que fabricava instrumentos musicais. Hoje, a Roland Corporation é uma empresa global e uma das principais fabricantes japonesas de instrumentos musicais eletrônicos, softwares e equipamentos de áudio. Com uma força de trabalho de quase 3.000 funcionários e uma avaliação superior a 100 bilhões de ienes no início de 2026, a Roland opera em grande escala em mercados internacionais, atendendo aos segmentos profissional, educacional e de consumo em todo o mundo.
Desafio: A Roland precisava consolidar suas operações de atendimento ao cliente em uma instância central Zendesk . A migração incluía tickets, contatos, empresas, agentes e grupos.
Solução: Para resolver esse problema, Help Desk Migration ofereceu uma combinação de serviços de migração automatizados e personalizados. Como resultado, a Roland concluiu uma sofisticada transferência de dados, consolidando todas as operações de atendimento ao cliente em uma única plataforma centralizada Zendesk .
Resultado: A Roland Corporation consolidou com sucesso seu atendimento ao cliente em uma instância central Zendesk , migrando tickets, contatos, empresas, agentes e grupos com migração de dados automatizada e personalizada. Paul McCabe, vice-presidente de Experiência Global do Cliente, elogiou o processo por ser intuitivo e contar com um serviço altamente ágil.
Para aqueles que consideram uma migração semelhante, McCabe enfatiza a importância de organizar os dados previamente. Garantir definições consistentes, limpar as visualizações e manter convenções de nomenclatura claras são etapas cruciais. Confiar na ferramenta de migração para lidar com a maior parte do trabalho pode agilizar o processo, com ajustes mínimos necessários após a migração. Além disso, um planejamento cuidadoso em relação ao cronograma é essencial para minimizar interrupções, especialmente em operações globais. A experiência de McCabe reforça o valor de uma preparação completa, do uso estratégico de ferramentas e de um cronograma meticuloso para o sucesso de projetos de migração de dados.
Paul McCabe,
Vice-Presidente de Experiência Global do Cliente na Roland Corporation.
Unifique os dados do seu help desk com o nosso Assistente Help Desk Migration
A ferramenta Help Desk Migration permite migrar dados em poucos passos simples, oferecendo orientação ao longo do processo para que você possa realizá-lo com facilidade. Ela inclui um Assistente de Migração, que associa os campos padrão e personalizados da origem aos disponíveis no help desk de destino. A ferramenta também oferece opções de personalização prontas para uso, permitindo que você ajuste a migração às suas necessidades específicas.
Uma demonstração gratuita permite que o Assistente de Migração selecione aleatoriamente 20 tickets e 20 artigos da base de conhecimento para migrar, possibilitando que você veja como eles se integram ao sistema de destino. Você também pode aproveitar a migração de demonstração personalizada, na qual trabalha com um conjunto específico de dados. Por exemplo, você pode optar por mesclar tickets de clientes que pertencem a um período específico. Além disso, Help Desk Migration oferece uma opção de agendamento que permite escolher o momento ideal para realizar a migração.
Perguntas frequentes sobre a fusão de instâncias
