Lista de verificação para migração de dados Zoho Desk

Migrar registros entre soluções de help desk não é algo que muitos considerariam fácil. Por isso, compilamos uma lista de verificação de migração para ajudar você a importar dados do help desk para o Zoho Desk.

Antes de começar a analisar a lista de verificação da migração, observe que o Assistente de Migração não consegue transferir esses registros para o Zoho Desk:

Usuários de CC
Grupos
Imagens embutidas
A data de "criação" nos tickets será exibida em vez disso, mostrando o dia e a hora de término da migração.
Anexos da Base de Conhecimento
Comentário do autor (contato ou agente) - Deixamos uma nota com o nome do autor do comentário durante a migração.

Se você ainda estiver considerando migrar os registros listados, entre em contato com nossos especialistas em migração .

Observação: ao importar sua base de conhecimento para o Zoho Desk , as datas serão alteradas das originais para as datas da própria migração de dados.

ANTES DE CONFIGURAR A MIGRAÇÃO

Observação : Na Migração de Demonstração ou na Migração Completa de Dados, todos os dados de atendimento ao cliente são migrados de forma semelhante. Se alguns dados do cliente não forem migrados e/ou forem transferidos incorretamente durante a Demonstração Gratuita, os mesmos erros de migração também ocorrerão durante a Migração Completa.

Após a conclusão da Migração de Demonstração, verifique cuidadosamente cada relatório para identificar os registros migrados, com falha ou ignorados, a fim de confirmar se tudo foi migrado corretamente. Caso encontre algum problema, entre em contato com nossa equipe de suporte.

1. ESCOLHA UMA DATA PARA A MIGRAÇÃO

Ao escolher uma data para a importação Zoho Desk , dê à sua equipe tempo suficiente para se preparar para a migração.

2. FALE COM SUA EQUIPE

Informe seus agentes sobre a migração de dados para o Zoho Desk. Delegue algumas responsabilidades, se necessário.

3. PREPARE ZOHO DESK PARA A MIGRAÇÃO

1. Crie os campos personalizados correspondentes.

Os campos personalizados no Zoho Desk devem corresponder aos campos de origem para que você possa localizar seus dados após a migração.

Para criar campos personalizados no Zoho Desk :

Acesse Configuração → em Personalização, escolha Layouts e Campos → Lista de campos → Criar ou editar campos → escolha um departamento → selecione o layout → mova um campo para a seção do módulo → clique no de engrenagem → marque como obrigatório → defina as permissões → Salvar .

2. Adicionar agentes.

Antes da migração, crie agentes no Zoho Desk com os mesmos endereços de e-mail da sua central de atendimento atual. Em seguida, você tem duas opções:

1) Adicione os agentes ausentes no Assistente de Migração, fazendo a correspondência entre os agentes. Crie todos de uma vez ou apenas alguns específicos.
2) Crie os agentes no Zoho Desk .

Acesse Configuração → clique em Agentes na Usuários e Controle → pressione Novo Agente → preencha os detalhes → Adicionar Novo Agente .

Observação : todos os agentes receberão uma notificação por e-mail na qual precisarão aceitar o convite.

3. Criar equipes.

O Assistente de Migração não consegue transferir suas equipes ao migrar para o Zoho Desk. No entanto, podemos adicionar os agentes às equipes relevantes durante o processo de migração de dados.

Para criar equipes , acesse Configuração → selecione Equipes na Usuários e Controle → Nova Equipe → preencha o Nome e a Descrição → clique em Salvar .

Observação : Ative a configuração de Atribuição de Equipe após criar as equipes necessárias.

4. CONSIDERE AS PECULIARIDADES ZOHO DESK

Antes de migrar todos os seus dados para o Zoho Desk, você deve saber que:

Existem diferentes funções de usuário no Zoho Desk : Agente, Agente Light (que não pode responder ou comentar publicamente em tickets) e Administrador de Suporte (um agente que pode gerenciar e personalizar a central de ajuda). Preste atenção às funções que você atribui aos seus usuários para evitar problemas.
O Assistente de Migração não consegue migrar as datas de "Criado em" Zoho Desk por padrão. No entanto, com uma personalização, você pode migrá-las para o corpo do comentário junto com os comentários do autor.
O Assistente de Migração não consegue transferir casos de agentes desativados.
Não é possível ordenar os bilhetes por data.
Os usuários em cópia oculta (CC) não são migrados. Usando a opção de personalização, você ainda pode migrar os e-mails dos usuários em CC para um campo personalizado.

5. CONSIDERE A PERSONALIZAÇÃO DA SUA TRANSFERÊNCIA DE DADOS

Se você tiver requisitos específicos para a migração de dados, entre em contato com nossa equipe de suporte . Oferecemos uma opção como:

Filtragem de dados por diferentes critérios (data de criação, etiquetas, campos personalizados, organizações, responsáveis)
Alteração do processo de migração padrão (migração de objetos de mudança e problema como tickets, migração de eventos de tickets como notas privadas, a "Data de criação" de um ticket como um campo personalizado, migração das informações relacionadas a usuários inativos, imagens embutidas como anexos, migração de versões de idioma para seus artigos da base de conhecimento)
Adicionando informações aos dados migrados (marcando tickets com tags extras, adicionando o ID do ticket antigo ao assunto do ticket)
Migrar campos personalizados de contato e organização

Mudar para um novo serviço de atendimento ao cliente

Aproveite uma demonstração gratuita e veja uma migração de teste para a ferramenta desejada.

VOCÊ ESTÁ QUASE PRONTO

1. DESATIVE AS NOTIFICAÇÕES

Desative as notificações por e-mail, o convite para o portal de autoatendimento do cliente e outros gatilhos, incluindo regras de validação e de duplicidade.

Para desativar as notificações por e-mail , acesse Configuração → em Automação, encontre Notificações → desative de Contato, Agente, Departamento e Equipe .

Para desativar o convite para o Portal de Autoatendimento do Cliente , abra Configuração → em Canais , selecione Central de Ajuda → Configurações de Acesso → em Permissões , desative o convite.

2. ENCONTRAR CREDENCIAIS DE ACESSO

Ao executar uma Migração de Demonstração, você precisa de credenciais de acesso à plataforma de origem e Zoho Desk . Para conectar Zoho Desk ao Assistente de Migração, você precisa da autenticação OAuth : faça login na sua Zoho Desk .

3. EXECUTE UMA MIGRAÇÃO DE DEMONSTRAÇÃO

Configure a demonstração gratuita para ver como transfere os dados do seu suporte ao cliente. Transfira 20 tickets aleatórios da sua ferramenta de help desk atual para o Zoho Desk . O processo é simples:

Faça login na sua conta do Assistente de Migração.
Conecte suas soluções de origem e destino.
Defina os dados que deseja importar.
Agentes e grupos de correspondência.
Mapa de bilhetes e percurso de artigos.
Selecione as opções automatizadas .
Execute sua migração de demonstração gratuita.

APÓS A MIGRAÇÃO DE DEMONSTRAÇÃO

CONFIRA OS RESULTADOS NO ZOHO DESK

A primeira coisa que você precisa fazer após a migração de demonstração é verificar os resultados baixando os relatórios de registros migrados, com falha e ignorados.

Ao analisar os registros migrados, considere o seguinte:

Todos os comentários foram migrados e, se os autores dos comentários forem os mesmos,
Os bilhetes são atribuídos aos agentes corretos
Todos os campos personalizados foram migrados
Os clientes e as empresas foram migrados corretamente
Os anexos foram migrados

Nota : Verifique a integridade dos anexos importados. Acesse a plataforma de destino e faça o download dos arquivos para verificar se foram transferidos corretamente.

Para obter mais informações, leia o guia detalhado sobre como verificar os resultados da Migração de Demonstração no Zoho Desk . Caso algum registro tenha sido ignorado, entre em contato com nossa equipe de suporte.

ANTES DA MIGRAÇÃO COMPLETA DE DADOS

1. ESCOLHA SUA FORMA DE MIGRAÇÃO

Durante a Migração Completa de Dados , você pode usar a plataforma de help desk de origem ou de destino. Se optar por trabalhar com sua plataforma de help desk atual durante a migração, esteja ciente de que os registros atualizados e novos não serão migrados. Para importar esses registros, execute a Migração Delta . Essa opção está disponível no plano de suporte Signature .

Como a sua Migração Completa de Dados é executada na nuvem, você pode verificar o progresso sempre que precisar ou aguardar o contato de nossos especialistas em migração.

2. INICIAR MIGRAÇÃO COMPLETA DE DADOS

A migração completa dos dados começa após a confirmação do seu pagamento . Pague antecipadamente se tiver uma data e hora definidas. Ou agende a transferência para que seja executada automaticamente de acordo com esse horário. Você concordou com a lista de verificação fornecida . Analise cada item e marque a caixa correspondente.

APÓS A IMPORTAÇÃO SER CONCLUÍDA

1. EXAMINE TUDO

Após a migração completa dos dados , verifique se tudo foi migrado corretamente. Você tem cinco dias para conferir os resultados antes que a migração seja arquivada.

Se não encontrar nenhum registro, verifique se configurou os filtros corretos para todos os tickets. Se o problema persistir, entre em contato com nossa equipe de suporte.

2. CONFIGURAR UMA NOVA PLATAFORMA

Redirecione todos os seus canais de suporte recebidos para Zoho Desk
Ative as notificações que você precisou desativar anteriormente
Atualize manualmente os links internos na Base de Conhecimento (caso tenha migrado alguma)
Redirecione seus e-mails para a plataforma