En matière de migration Salesforce , plusieurs options s'offrent à vous. Salesforce propose des outils d'importation natifs comme l'Assistant d'importation de données et le Service d'exportation de données. Mais lequel choisir : Help Desk Migration ou l'outil de migration Salesforce ?
Entrons dans les détails.
Help Desk Migration vs outil de migration Salesforce : aperçu
Auparavant, Salesforce proposait à ses clients un outil gratuit de migration des requêtes, permettant de transférer tous les enregistrements importants vers Service Cloud Lightning. Mais que faire si une autre solution de support technique vous intéresse ?
Vous pouvez utiliser Help Desk Migration pour transférer tous les enregistrements de Desk vers une nouvelle plateforme. Voici un comparatif rapide des deux outils pour plus de clarté :
| HDM | Salesforce | |
| Prix | Payé | Gratuit |
| Démo | Oui | Non |
| options de migration | Migrer vers n'importe quel service d'assistance | Migrer uniquement vers Service Cloud Lightning |
| utilisabilité | Intuitif | La mise en place et l'utilisation peuvent s'avérer complexes |
En ce qui concerne les objets pouvant être déplacés, il n'y a pas de différence majeure entre HDM et de migration Salesforce :
| Disponible pour la migration | HDM | Outil de migration Salesforce |
| Billets | Oui | Oui |
| Personnel | Oui | Oui |
| Groupes | Oui | Oui |
| Entreprises | Oui | Oui |
| Contacts | Oui | Oui |
| Notes | Oui | Oui |
| Pièces jointes | Oui | Oui |
| Champs personnalisés | Oui | ? |
| Articles de la base de connaissances | Oui | Non |
Comment migrer depuis et vers Salesforce ?
La mise en place d'une migration de données Salesforce est une tâche courante pour les administrateurs Salesforce. Qu'il s'agisse d'importer de petites listes de contacts ou un vaste ensemble de données provenant de systèmes externes, le processus d'importation de données vers et depuis Salesforce exige une planification et une réflexion approfondies.
Comme de nombreuses plateformes de support technique, Salesforce inclut plusieurs options prédéfinies : assistant d’importation de données, service d’exportation de données, outil de migration de base de connaissances Lightning et Dataloader.io.
Examinons chaque outil.
Assistant d'importation de données et chargeur de données
Cet outil est spécialement conçu pour importer des données externes dans Salesforce. L'assistant d'importation de données vous permet de transférer des données dans des objets standard courants tels que :
- Contacts
- Conduit
- Comptes
- Données dans les objets personnalisés
L'outil d'importation peut migrer jusqu'à 50 000 enregistrements simultanément. Les sources de données compatibles incluent tout programme capable d'exporter des données au formatcsv. Lors de l'utilisation de l'Assistant d'importation de données, vous devez spécifier les paramètres de configuration et les sources de données. De plus, vous devez définir les correspondances entre les noms de champs de votre fichier CSV et ceux de Salesforce.
Vous pouvez utiliser l'outil d'importation de données à plusieurs reprises :
- Le fichier d'importation contient moins de 50 000 enregistrements.
- L'assistant d'importation de données prend en charge les objets que vous devez importer.
- Vous n'avez pas besoin d'une importation de données automatisée.
Outre l'Assistant d'importation de données, Salesforce propose Data Loader, une application de bureau dédiée à l'importation de données. Cette application peut transférer simultanément jusqu'à 5 000 000 d'enregistrements, quel que soit leur type, à partir de fichiers ou d'une connexion à une database données. Data Loader est accessible via la ligne de commande ou l'interface utilisateur. Dans ce dernier cas, il est nécessaire de définir les sources de données, les correspondances de champs et d'autres paramètres via des fichiers de configuration. Vous pouvez ainsi automatiser le processus d'importation grâce à des appels d'API.
Cependant, l'assistant d'importation de données et le chargeur de données présentent certaines limitations qui peuvent ralentir la migration de vos données ou créer des données dupliquées :
- Cet outil vous permet uniquement de faire correspondre un seul champ lors d'une même importation.
- Vous ne pouvez utiliser que le nom, l'adresse e-mail ou l'identifiant comme identifiant unique dans le mappage des champs, en fonction de l'objet que vous importez.
- Vous ne pouvez pas vérifier si l'objet importé existe déjà en tant que contact ou autre objet.
- L'identifiant unique doit correspondre à une occurrence nulle. La moindre variation dans les données entraînera la création de doublons.
Service d'exportation de données
Cet outil est principalement conçu pour exporter des fichiers CSV depuis Salesforce, manuellement ou automatiquement. Vous pouvez l'utiliser pour obtenir une copie de vos données Salesforce afin de les importer dans un autre système de support technique ou pour effectuer une sauvegarde.
Tout comme l'Assistant d'importation de données, il s'agit d'un service intégré au navigateur accessible via la Configuration. Le service d'exportation de données vous permet d'exporter les objets du centre d'assistance une fois par semaine ou tous les 29 jours. Vous pouvez également transférer les données automatiquement à intervalles mensuels ou hebdomadaires. Toutefois, ces options ne sont disponibles que si :
- Vous disposez des éditions Enterprise, Performance ou Unlimited de Salesforce. Dans ce cas, vous pouvez générer des rapports hebdomadaires.
- Vous possédez l'édition Professionnelle ou Développeur. Vous ne pouvez donc générer des fichiers de sauvegarde que tous les 29 jours.
En ce qui concerne les limitations, le service d'exportation de données comprend les éléments suivants :
- Les fichiers CSV volumineux sont divisés en fichiers plus petits, ce qui vous fait perdre plus de temps lors de leur importation dans le système d'assistance requis.
- Une fois l'exportation des données terminée, vous trouverez dans l'e-mail un lien vous permettant de télécharger les fichiers ZIP. Sachez toutefois que ces fichiers s'effacent automatiquement après l'envoi de l'e-mail.
Outil de migration des connaissances Lightning
Salesforce propose également un outil distinct, Lightning Knowledge Migration Tool. Cet outil a pour principal objectif de vous aider à migrer votre base de connaissances classique vers Lightning Knowledge. Son fonctionnement diffère selon que vous ayez une seule organisation ou plusieurs types d'articles.
Lors de la configuration d'une migration de base de connaissances , tout le contenu disponible dans votre base de connaissances Classic est transféré vers Lighting Knowledge. Cette importation vous permet de bénéficier des fonctionnalités et des futures améliorations de Lighting Knowledge.
Vous pouvez migrer des articles individuels ou plusieurs types d'articles. Dans Lightning Knowledge, vos articles sont unifiés dans un seul objet de connaissances. Lightning Knowledge utilise les types d'enregistrement standard pour différencier les types d'articles.
Pourquoi choisir Help Desk Migration?
Help Desk Migration n'est pas qu'un simple outil cloud ; c'est un automatisé de migration de données qui transfère les données des services d'assistance entre plusieurs services compatibles. De plus, vous pouvez importer vos données au CSV , database ou fusionner les comptes des services d'assistance.
Quels sont les autres avantages Help Desk Migration ? La liste est longue.
Cartographie des champs de tickets et d'articles :
Un outil de migration automatisé vous permet de mapper les champs par défaut et personnalisés disponibles sur les plateformes source et cible. Ainsi, les champs sont correctement mappés dans le système de destination, garantissant la correspondance des valeurs.
Créez des agents, des groupes ou des champs personnalisés lors du mappage.
Si certains agents ou groupes sont absents de votre plateforme cible, vous pouvez les créer lors de la mise en correspondance. Cette fonctionnalité est disponible pour la plupart des services d'assistance pris en charge. Concernant les champs personnalisés, vous pouvez créer ceux nécessaires directement dans l'assistant de migration. Cette option est disponible si vous migrez vers Zendesk , Freshdesk et Jira Service Management .
Personnalisation prête à l'emploi
Selon la plateforme de support technique que vous utilisez lors de la migration Salesforce, Help Desk Migration vous permet de personnaliser vous-même votre migration de données grâce à des options automatisées telles que :
- Ajoutez une nouvelle étiquette aux données migrées afin de distinguer les nouvelles données des données existantes
- Migration des images intégrées en tant que pièces jointes aux billets
- Ignorez les pièces jointes pour accélérer la migration de vos données
- Transférer les enregistrements d'appels en tant que pièces jointes aux tickets
- Démonstration unique avec des données personnalisées pour les tickets et les articles
Planifiez la migration des données.
Lors d'une migration de démonstration , vous pouvez lancer une migration complète immédiatement ou la planifier ultérieurement. Le transfert de données vers différents logiciels de support technique pendant les heures de pointe peut entraîner des interruptions de service. En planifiant votre migration, vous pouvez choisir une date et une heure qui vous conviennent.
Migration delta :
Si vous obtenez de nouveaux tickets ou articles, ou si des mises à jour apparaissent pendant votre migration, utilisez la migration delta. Elle vous permet de transférer uniquement les enregistrements nouveaux et mis à jour créés pendant la migration. Ainsi, vous n'aurez pas besoin de migrer à nouveau vos données et vous éviterez les doublons.
migration
de données complète, vous pouvez tester l'outil grâce à une migration de démonstration gratuite. Cet essai vous permet d'importer 20 tickets et 20 articles de la base de connaissances choisis aléatoirement, afin de vérifier que vos données sont correctement migrées. Vous pouvez également demander une démonstration personnalisée pour transférer des tickets spécifiques.
Help Desk Migration vs outil de migration Salesforce
Il est juste de dire que Help Desk Migration et Salesforce adoptent des approches différentes en matière de migration de données. Si notre outil est entièrement axé sur l'automatisation, tous les outils de migration Salesforce, à l'exception de Data Export Service, proposent une approche manuelle incluant les fichiers CSV .
Examinons les différences à l'échelle mondiale.
Reproduction
Si vous choisissez de migrer vers Salesforce, l'Assistant d'importation de données ne peut garantir l'absence de doublons. Cet outil ne vérifie pas si les fichiers CSV contiennent des données déjà présentes dans votre compte Salesforce.
En revanche, lorsque vous connectez votre compte cible à Migration Wizard, vous autorisez notre application à modifier les attributs de données, les utilisateurs, les entreprises, les conversations et les étiquettes. Ainsi, lors d'une migration complète, notre application s'assure de ne pas migrer les données transférées lors d'une migration de démonstration. Il en va de même pour une migration différentielle.
Cartographie limitée
Les outils de migration Salesforce vous permettent uniquement de mapper un seul champ, en utilisant le nom, l'adresse e-mail ou l'identifiant comme identifiant unique. En revanche, avec Help Desk Migration, vous pouvez :
- Faire correspondre les agents et groupes sources et cibles
- Cartographie des champs de tickets par défaut et personnalisés. Les champs par défaut incluent le statut, le type, la priorité, etc. Les champs personnalisés comprennent la date, le nombre, la case à cocher, la liste déroulante, le texte unique et le texte multiple
- faire correspondre les champs d'article, principalement les statuts et les valeurs constantes
Objets pris en charge pour la migration
Salesforce propose un outil de migration distinct pour les objets de support technique et de base de connaissances. Cependant, l'outil de migration de la base de connaissances Lightning ne prend en charge que le transfert vers un autre compte Salesforce. Concernant la migration des objets de support technique, les outils d'importation et d'exportation ne transfèrent que les contacts, les prospects, les comptes et les données des objets personnalisés.
Concernant Help Desk Migration, vous pouvez transférer depuis ou vers Salesforce des données telles que :
- Utilisateurs
- Contacts
- Comptes
- Groupes (importation uniquement)
- Dossiers avec pièces jointes, images intégrées, champs personnalisés, notes privées et publiques
- Solutions intégrant images, balises et pièces jointes
- Catégories de niveau supérieur
- Catégories de deuxième niveau
Vous pouvez migrer des objets individuellement ou tous en même temps. Si vous choisissez de migrer les requêtes , l'assistant de migration déplace automatiquement les autres objets du service d'assistance. Il en va de même pour la base de connaissances : si vous transférez les solutions, les catégories principales et secondaires sont également exportées.
Volume de données migrées limité
L'assistant d'importation de données et le service d'exportation de données permettent d'importer jusqu'à 50 000 enregistrements. Parallèlement, Data Loader permet de transférer jusqu'à 5 000 000 d'objets du service d'assistance. De son côté, Help Desk Migration permet de transférer simultanément d'importants volumes de données.
En résumé
Alors, quel outil choisir pour la migration Salesforce : Help Desk Migration ou Salesforce Migration Tool ? La réponse n’est pas évidente, car elle dépend principalement de vos besoins.
Si vous n'avez besoin d'importer qu'une petite quantité de données ou de créer une copie de sauvegarde gratuite, choisissez un outil natif disponible. Si l'automatisation de votre migration de données ne vous est pas nécessaire, mais que vous souhaitez importer toutes les données clients, y compris les objets du service d'assistance et de la base de connaissances, dans Salesforce, alors Help Desk Migration est la solution idéale. L'assistant de migration automatise, sécurise et fluidifie votre transfert de données.
Foire aux questions
Help Desk Migration est l'outil idéal pour la migration de données. Il permet de transférer automatiquement vos données d'un helpdesk à un autre. Plus besoin de manipuler de fichiers CSV ou XL. En quelques étapes seulement, configurez une migration de démonstration gratuite, sans écrire une seule ligne de code.
Salesforce propose trois outils de migration de données prédéfinis : l’Assistant d’importation de données, le Service d’exportation de données et l’outil de migration de la base de connaissances Lightning. Chaque outil a une finalité différente. L’outil de migration de la base de connaissances Lightning transfère les données de la base de connaissances entre différents comptes Salesforce. L’Assistant d’importation de données, quant à lui, permet d’importer des données à partir de fichiers CSV dans Salesforce. Enfin, le Service d’exportation de données sauvegarde vos données client dans une archive ZIP de fichiers CSV .
La migration de données Salesforce peut consister en : a) le processus de transfert des données clients de Salesforce vers un autre service d'assistance, le cas échéant ; b) le processus d'importation des données du service d'assistance vers Salesforce
Cela dépend de plusieurs facteurs, notamment : le volume de données à transférer, le nombre et la taille des pièces jointes, les limites d'API des deux services d'assistance, les spécifications d'API et le service d'assistance cible. Soyez patient : mieux vaut consacrer plus de temps à la migration des données qu'à une interruption de service.
Vous avez deux options : les importateurs natifs ou les outils tiers. Si vous choisissez un outil prêt à l'emploi, vous obtiendrez des fichiers CSV que vous devrez importer vous-même sur la nouvelle plateforme. Quant aux applications tierces, comme Help Desk Migration, elles vous permettent de transférer automatiquement les données essentielles d'une plateforme à l'autre.
