Lista de verificación para la migración de datos Zoho Desk

Migrar registros entre soluciones de soporte técnico no es fácil. Por eso, hemos compilado una lista de verificación de migración para ayudarte a importar datos de soporte técnico a Zoho Desk.

Antes de sumergirse en la lista de verificación de migración, preste atención a que el Asistente de migración no puede transferir dichos registros a Zoho Desk:

Usuarios de CC
Grupos
Imágenes en línea
Fecha 'Creado en' en los tickets: en su lugar, se mostrará el día y la hora de finalización de la migración.
Archivos adjuntos de la base de conocimientos
Autor del comentario (contacto o agente): dejamos una nota con el nombre del comentarista durante la migración.

Si aún está considerando migrar los registros enumerados, envíe un mensaje a nuestros expertos en migración .

Nota: Al importar su base de conocimientos a Zoho Desk , sus fechas cambiarán de las originales a las fechas de la migración de datos.

ANTES DE CONFIGURAR LA MIGRACIÓN

Nota : En la migración de demostración o la migración completa de datos, todos los datos de atención al cliente se migran de forma similar. Si algunos datos de clientes no se migraron o se transfirieron incorrectamente durante la demostración gratuita, se producirían los mismos errores de migración durante la migración completa.

Una vez finalizada la migración de demostración, revise cuidadosamente cada informe para ver si hay registros migrados, fallidos u omitidos y verifique que todo se haya migrado correctamente. Si surge algún problema, contacte con nuestro equipo de soporte.

1. ELIGE UNA FECHA PARA LA MIGRACIÓN

Al elegir una fecha para la importación Zoho Desk , déle a su equipo tiempo suficiente para prepararse para la migración.

2. HABLA CON TU EQUIPO

Informe a sus agentes sobre la migración de datos a Zoho Desk. Delegue ciertas responsabilidades si es necesario.

3. PREPARAR ZOHO DESK PARA LA MIGRACIÓN

1. Crear campos personalizados correspondientes.

Sus campos personalizados en Zoho Desk deben corresponder a sus campos de origen para ubicar sus datos después de la migración.

Para crear campos personalizados en Zoho Desk :

Vaya a Configuración → en Personalización, elija Diseños y campos → Lista de campos → Crear o editar campos → elija un departamento → seleccione el diseño → mueva un campo a la sección del módulo → presione el de engranaje → marque como requerido → establezca permisos → Guardar .

2. Agregar agentes.

Antes de migrar, cree agentes en Zoho Desk con los mismos correos electrónicos que su servicio de asistencia actual. Luego, tiene dos opciones:

1) Agregue los agentes faltantes en el Asistente de Migración mientras busca agentes. Créelos todos a la vez o solo algunos.
2) Cree agentes en Zoho Desk .

Vaya a Configuración → haga clic en Agentes en la Usuarios y control → presione Nuevo agente → complete los detalles → Agregar nuevo agente .

Nota : todos los agentes recibirán una notificación por correo electrónico donde deberán aceptar la invitación.

3. Crear equipos.

El Asistente de Migración no puede transferir sus equipos al migrar a Zoho Desk. Sin embargo, podemos agregar los agentes a los equipos correspondientes durante el proceso de migración de datos.

Para crear equipos , vaya a Configuración → seleccione Equipos en la categoría Usuarios y control Nuevo equipo → complete el Nombre y la Descripción → haga clic en Guardar .

Nota : active la configuración de Asignación de equipo después de crear los equipos requeridos.

4. CONSIDERE LAS PECULIARIDADES ZOHO DESK

Antes de la migración completa de datos a Zoho Desk, debes saber que:

Existen diferentes roles de usuario en Zoho Desk : Agente, Agente Light (no puede responder ni comentar públicamente en los tickets) y Administrador de Soporte (un agente que puede administrar y personalizar el servicio de asistencia). Preste atención a los roles que asigna a sus usuarios para evitar contratiempos.
El Asistente de Migración no puede migrar de "Creado en" a Zoho Desk de forma predeterminada. Sin embargo, con una personalización, puede migrarlas en el cuerpo del comentario junto con los comentarios del autor.
El Asistente de migración no puede transferir casos de agentes desactivados.
No puedes ordenar las entradas por fecha.
Los usuarios de CC no migran. Con la opción de personalización, puedes migrar sus correos a un campo personalizado.

5. CONSIDERE LA PERSONALIZACIÓN DE SU TRANSFERENCIA DE DATOS

Si tiene requisitos específicos para la migración de datos, contacte con nuestro equipo de soporte . Ofrecemos opciones como:

Filtrado de datos por diferentes criterios (fecha de creación, etiquetas, campos personalizados, organizaciones, asignados)
Cambio del proceso de migración predeterminado (migración de objetos de cambio y problema como tickets, migración de eventos de tickets como notas privadas, la "Fecha de creación" de un ticket como campo personalizado, migración de la información relacionada con usuarios inactivos, imágenes en línea como archivos adjuntos, migración de versiones de idioma para sus artículos de Knowledge Base)
Agregar información a los datos migrados (marcar los tickets con etiquetas adicionales, agregar un ID de ticket heredado al asunto del ticket)
Migrar campos personalizados de contactos y organizaciones

Pasar a un nuevo servicio de atención al cliente

Benefíciese de una demostración gratuita y vea una migración de prueba a la herramienta deseada.

ESTÁS CASI LISTO

1. DESACTIVAR LAS NOTIFICACIONES

Desactive las notificaciones por correo electrónico, la invitación al Portal de autoservicio del cliente y otros activadores, incluidas las reglas de validación y duplicadas.

Para desactivar las notificaciones por correo electrónico , vaya a Configuración → en Automatización busque Notificar → deshabilite de Contacto, Agente, Departamento y Equipo .

Para deshabilitar la invitación al Portal de autoservicio del cliente , abra Configuración → en Canales , seleccione Centro de ayuda → Configuración de acceso → En Permisos , deshabilite la invitación.

2. ENCONTRAR CREDENCIALES DE ACCESO

Al ejecutar una migración de demostración, necesita credenciales de acceso a la plataforma de origen y a Zoho Desk . Para conectar Zoho Desk con el Asistente de Migración, necesita autenticación OAuth : inicie sesión en su Zoho Desk .

3. EJECUTAR UNA MIGRACIÓN DE DEMOSTRACIÓN

Solicita la demo gratuita para ver cómo transfiere tus datos de soporte al cliente. Transfiere 20 tickets aleatorios desde tu herramienta de soporte actual a Zoho Desk . El proceso es sencillo:

Inicie sesión en su cuenta de Migration Wizard.
Conecte sus soluciones de origen y destino.
Define los datos que deseas importar.
Agentes y grupos de emparejamientos.
Mapa de ruta de billetes y artículos.
Seleccione las opciones automatizadas .
Ejecute su migración de demostración gratuita.

DESPUÉS DE LA MIGRACIÓN DEMO

CONSULTE LOS RESULTADOS EN ZOHO DESK

Lo primero que debe hacer después de la migración de demostración es verificar los resultados descargando informes sobre registros migrados, fallidos y omitidos.

Al revisar los registros migrados, considere lo siguiente:

Se migraron todos los comentarios y si los autores de los comentarios son los mismos
Los tickets se asignan a los agentes correctos
Se migraron todos los campos personalizados
Los clientes y empresas se migran correctamente
Los archivos adjuntos se migran

Nota : Verifique la integridad de los archivos adjuntos importados. Vaya a la plataforma de destino y descárguelos para verificar que se transfirieron correctamente.

Para obtener más información, lea la guía detallada sobre cómo consultar los resultados de la migración de demostración en Zoho Desk . Si encuentra algún registro omitido, contacte con nuestros representantes de soporte.

ANTES DE LA MIGRACIÓN COMPLETA DE DATOS

1. ELIGE TU FORMA DE MIGRACIÓN

Durante la migración completa de datos , puede usar la plataforma de soporte técnico de origen o de destino. Si decide trabajar con su soporte técnico actual durante la migración, tenga en cuenta que los registros nuevos y actualizados no se migrarán. Para importar estos registros, ejecute la migración delta . Esta opción está disponible en el plan de soporte Signature .

Mientras su migración de datos completa se ejecuta en la nube, puede verificar su progreso en cualquier momento que lo necesite o esperar a que nuestros expertos en migración se comuniquen con usted.

2. INICIAR LA MIGRACIÓN COMPLETA DE DATOS

La migración completa de datos comienza tras la confirmación de su pago . Pague por adelantado si tiene una fecha concreta. O programe la transferencia para que se ejecute automáticamente según esa fecha. Ha aceptado la lista de verificación proporcionada . Revise cada punto y marque la casilla correspondiente.

DESPUÉS DE REALIZARSE LA IMPORTACIÓN

1. EXAMÍNATE TODO

Tras la migración completa de datos , verifique que todo se haya migrado correctamente. Dispone de cinco días para comprobar los resultados hasta que se archive la migración.

Si no encuentra ningún registro, compruebe si ha configurado los filtros correctos para todos los tickets. Si el problema persiste, contacte con nuestro equipo de soporte.

2. CONFIGURAR UNA NUEVA PLATAFORMA

Redirigir todos sus canales de soporte entrantes a Zoho Desk
Habilita las notificaciones que antes tenías que desactivar
Actualice manualmente los enlaces internos en la Base de conocimiento (si migró uno)
Reenvíe sus correos electrónicos a la plataforma