Guías de migración de Help Scout

¿Cómo acceder a todos los buzones de correo en Help Scout?

Antes de importar sus datos a Help Scout a través de la Asistente de migración , deberá verificar las dos cosas siguientes:

• Asegúrese de ser administrador o propietario de su Help Scout .
• Verifique que tenga acceso a todos los buzones de correo de su Help Scout . Esto es fundamental para evitar fallos en la migración de datos.

Para realizarlo siga estos pasos:

1. Inicia sesión en tu cuenta Help Scout y ve a tu perfil.

2. Abra “Permisos”.

3. Asegúrate de ser propietario de la cuenta o administrador.

4. Verifique que haya una marca de verificación junto a cada buzón en una lista.

Después de realizar los pasos mencionados anteriormente, regrese a la Asistente de migración y continúe transfiriendo datos desde su fuente actual a Help Scout .

¿Cómo migrar de una cuenta Help Scout a otra?

Cómo autorizar ambas cuentas Help Scout

Para evitar un error durante la autorización en la etapa de DESTINO del Asistente de Migración, debe hacer clic en "Usar otro inicio de sesión". En la etapa de ORIGEN, debía completar la misma autorización solo con su cuenta de origen Help Scout . Por lo tanto, ahora debe seleccionar su otra cuenta para evitar errores.

Aquí te explicamos cómo hacerlo:

1. Conecte la cuenta Help Scout desde la cual desea migrar y autorice a Help Desk Migration a acceder a su cuenta.

2. Especifique las credenciales para la nueva Help Scout y haga clic en "Continuar" .

3. Durante la autorización haga clic en “Usar otro inicio de sesión” .

4. Inicie sesión en su cuenta Help Scout de destino y luego autorice nuestro servicio.

5. Ahora, puedes continuar con tu migración.

Cómo evitar la restricción de correo electrónico

Para poder usar el mismo correo electrónico para las cuentas de agente en la nueva cuenta, hay una cosa sencilla que debe hacer:

1. Primero, cambie temporalmente los correos electrónicos del agente en el Help Scout (aquel desde el que desea migrar).

Correo electrónico antiguo: admin@ejemplodominio.com => Correo electrónico nuevo: admin+1@ejemplodominio.com

2. Luego, cree agentes con correos electrónicos correctos en el Help Scout (el sistema al que desea migrar).

¿Cómo calcular el número de conversaciones, clientes y documentos en Help Scout?

Puedes determinar el número de conversaciones en Help Scout en todos los buzones simultáneamente. Además, puedes estimar el número de clientes y documentos.

1. Vaya a Buscar.

2. Escriba Todo y haga clic en la tecla "Entrar".

3. Encuentra los números en los resultados de la búsqueda:

Nota: Puede determinar rápidamente el número de su conversación y estimar el costo de la transferencia de datos durante nuestra migración de demostración gratuita .

Los informes son útiles cuando necesita analizar la productividad del equipo de soporte, la carga de soporte, los días ocupados, etc. Con los datos del informe, también puede verificar la cantidad de conversaciones en su cuenta Help Scout para obtener una cotización de migración.

Vaya a Informes > Todos los canales :

Elige el rango de tiempo para filtrar las conversaciones:

Luego verás el total de conversaciones durante el período de tiempo elegido:

¿Cómo ver los artículos de la base de conocimientos en Help Scout?

Nuestros clientes suelen preocuparse por los resultados de la migración de los datos de su base de conocimientos a Help Scout. En concreto, no pueden encontrar todos los artículos de su base de conocimientos después de importarlos a Help Scout . En este artículo,plain dónde encontrarlos y cómo visualizarlos.

En Help Scout , los artículos se dividen en colecciones . Normalmente, los usuarios consultan la disponibilidad de las colecciones a través de la "Documentos" . Sin embargo, en esta pestaña solo se puede ver una parte de las colecciones disponibles; es muy útil para buscar una colección de artículos específica.

Para ver y administrar todos los artículos de un sitio específico, siga esta ruta:

1. Cuando haya iniciado sesión en su Help Scout , haga clic en la Administrar y luego seleccione Documentos .

2. Verás todos los sitios activos que has conectado a tu Help Scout . Aquí, selecciona la Base de Conocimiento del sitio que deseas consultar.

3. Haga clic en la Colecciones para ver la lista de todas las colecciones de este sitio. Seleccione cualquier colección de la lista.

En la sección Administración de colecciones que se abrirá, haga clic en Abrir colección .

4. Verás la lista completa de artículos que pertenecen a esta colección.

Realice el mismo proceso con todas sus colecciones para verificar la disponibilidad de los artículos de su Base de conocimientos.

¿Cómo comprobar el resultado de la migración de demostración en Help Scout?

Una vez finalizada la migración de demostración, la herramienta de migración muestra una tabla resumen con los informes de cada tipo de registro migrado. Estos incluyen los ID de las entidades transferidas en la plataforma de origen y Help Scout . Por ejemplo, los informes disponibles podrían corresponder a datos migrados, fallidos u omitidos .

Haga clic en el botón " Ver registros " para buscar y comprobar si todas las entidades se transfirieron correctamente. El informe se ve así:

La migración de demostración o la migración completa de datos migran todos los registros de forma similar. Si algunos datos no se migraron durante la migración de demostración, no se moverán durante la migración completa.

Por lo tanto, debe asegurarse de que la migración de demostración haya movido los tickets junto con su tipo, origen, estado, prioridad, campos personalizados, solicitante, agente y etiquetas .

Además, si importa los datos de la base de conocimientos, verifique el estado, la ubicación y la categoría de los artículos. Una vez revisado todo, ejecute la migración completa de datos.

Además, después de la migración completa, recibirás informes similares para comprobar los resultados. Por lo tanto, asegúrate de revisarlos detenidamente.