Bevor Sie die vollständige Migration Ihrer Helpdesk-Daten starten, ist ein solider Plan unerlässlich. Proaktive Risikominimierungs- und Notfallstrategien sind hierbei entscheidend. Sie helfen Ihnen, Unterbrechungen zu vermeiden und einen reibungslosen Datentransfer . Wir begleiten Sie durch alle Schritte, um eine erfolgreiche Datenmigration sicherzustellen.
Schritte, die vor dem Start Ihrer Testdatenmigration durchzuführen sind
Die Planung umfasst die Analyse der spezifischen Anforderungen des Helpdesk-Systems unter Berücksichtigung von Faktoren wie Datenvolumen, Systemkomplexität und dem Bedarf an Anpassungsleistungen. Sie beinhaltet außerdem die Bewertung der Kapazität des Unternehmens, potenzielle Ausfallzeiten zu bewältigen, eine präzise Zuordnung und gründliche Tests vor der vollständigen Migration.
Schritt 1. Bewertung der Bereitschaft für die help desk migration
Die Entscheidung, wann das helpdesk, Service-Desk- oder ITSM-System gewechselt werden sollte, ist ein entscheidender Schritt, der mehrere Überlegungen erfordert:
- Prüfen Sie, ob das neue System bereits einsatzbereit ist und ob es mit den Bedürfnissen der aktuellen Supportteams, den Kundenerwartungen und den Arbeitsabläufen des Unternehmens übereinstimmt.
- Planen Sie eine umfassende Schulung, um das Support-Team mit den neuen Funktionen vertraut zu machen.
- Beurteilen Sie die potenziellen Auswirkungen auf die Kundenservicequalität bei der Vorbereitung und Durchführung des Plattformwechsels.
Schritt 2. Bewertung der Helpdesk-Plattform der Quelle
Eine gründliche Analyse der Quell- und Zielsysteme bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Datentransfer . In dieser Phase werden die benötigten und kundenspezifischen Daten im Quellsystem identifiziert und die entsprechenden Datenfelder im Zielsystem überprüft. Dies hilft dabei, die Datensätze korrekt zuzuordnen und abzugleichen.
- Identifizieren und kategorisieren Sie die zu migrierenden Daten , einschließlich der Daten, die verworfen oder geändert werden sollen, und der Daten, die gegebenenfalls auf benutzerdefinierte Weise migriert werden sollen.
- Prüfen Sie Art, Umfang und Komplexität der Daten und achten Sie dabei besonders auf Relevanz und Genauigkeit. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Daten auf die Anforderungen GDPR / CCPA , Duplikate zu entfernen und Sicherungskopien zu erstellen.
- Prüfen Sie Format und Struktur Ihrer Daten auf Kompatibilität mit dem neuen System. Falls Ihre Pflichtfelder nicht übereinstimmen oder Felder im Zielsystem fehlen, im Quellsystem aber vorhanden sind, wenden Sie sich bitte an unser Technikteam, um eine individuelle Anpassung zu fordern.
Schritt 3. Wissensdatenbank und Kundensupport-Aufzeichnungen organisieren (überspringen, falls Sie keine Wissensdatenbank haben)
Durch die Aufbereitung wird sichergestellt, dass die Daten den Qualitätsstandards entsprechen und auch mit den Kompatibilitätsanforderungen des Zielsystems übereinstimmen. Wenn Sie beispielsweise eine mehrsprachige Wissensdatenbank betreiben, müssen Sie möglicherweise das Hilfecenter aktivieren oder Sprachen hinzufügen.
- Bereinigen Sie die Daten , indem Sie redundante, veraltete und doppelte Informationen entfernen.
- Kartendaten nach Bedarf erstellen und eine URL-Liste erstellen, um sie in die neue Wissensdatenbank einzufügen.
- Prüfen Sie die Speichergrenzen und entscheiden Sie, ob Sie Anhänge beibehalten oder überspringen möchten, um die Migrationseffizienz und den Speicherplatz zu optimieren.
Schritt 4. Team und Stakeholder koordinieren
Klare Ziele, effektive Teamkommunikation und kontinuierliche Unterstützung helfen bei jedem Schritt der Migration.
- Die Ziele und den Umfang der Migration definieren und allen Beteiligten kommunizieren.
- Stellen Sie detaillierte Unterstützungsmaterialien und Checklisten für einen reibungslosen Migrationsprozess .
- unter Berücksichtigung der Arbeitsbelastung des Helpdesks einen optimalen Migrationstermin
Wie man eine erfolgreiche Teststrategie für die Datenmigration implementiert
Wir empfehlen ein kontinuierliches Vorgehen (ohne Ausfallzeiten), bei dem die Gemeinsamkeiten und Unterschiede beider Plattformen geprüft und alle erforderlichen Vorbereitungen und Einstellungen für die Migrationstests vorgenommen werden. Die Ergebnisse der Migrationstests dienen dazu, die Parameter anzupassen oder die restlichen Helpdesk-Daten zu übertragen.
1. Vorbereitung der Helpdesk-Plattform
Die Vorbereitungen umfassen eine Überprüfung der Systemleistungsfähigkeit und der Kompatibilität mit den Konfigurationen der Quellplattform. Organisationen, die effiziente Verfahren zur Sicherstellung der Datenintegrität eingeführt haben, konnten bei der Migration ihrer Helpdesk-Systeme eine Erfolgsquote von 98 % erzielen.
- Ermitteln Sie die Systemanforderungen. Funktionalität und die technischen Einschränkungen Ziel-Helpdesk-Systems sicher
- Stellen Sie einheitliche Agentenprofile sicher. Gleichen Sie die Agentenrollen und -berechtigungen zwischen Quell- und Zielplattform ab, um betriebliche Inkonsistenzen zu vermeiden.
- Bereiten Sie die Systemkonfiguration vor. Überprüfen und passen Sie Makros, Ticketstatus, Wissensdatenbankkategorien sowie HTML-Tags und -Attribute an, um die Integrität der Webinhalte zu gewährleisten.
- Benutzerdefinierte Ticketfelder beibehalten. Die ursprüngliche Struktur der benutzerdefinierten Ticketfelder beibehalten, um Datenverlust oder falsch ausgerichtete Datensätze zu vermeiden.
- Überprüfen Sie die Zugangsdaten. Prüfen Sie den erforderlichen API-Schlüssel, das Token, die E-Mail-Adresse, das Passwort und die URL für den Systemzugriff.
- Überarbeiten Sie die Support-Workflows. Aktualisieren Sie die Ticketweiterleitung, Eskalations- und Lösungsprozesse entsprechend den Funktionen des Zielsystems.
2. Vorbereitung auf den Migrationsprozess
Prozessoptimierung trägt dazu bei, Störungen zu minimieren und die Datenintegrität während der Übertragung zu gewährleisten.
- Die Kommunikation mit der Zielplattform wird unterbrochen. Benachrichtigungen und Auslöser werden deaktiviert, um zu verhindern, dass während der Datenübertragung Automatisierungen und Benachrichtigungen aktiviert werden.
- Bereiten Sie sich auf die Besonderheiten der jeweiligen Plattform vor. Passen Sie die Einrichtung an die individuellen Anforderungen verschiedener Systeme an. Wir bieten eine umfassende Liste mit Checklisten für die Datenmigration gängiger Plattformen.
- Überprüfen und konfigurieren Sie die bevorzugten Zugriffsrechte für Ihr Migrationsprojekt. Der Migrationsassistent bietet Ihnen ein Dashboard mit Informationen zum Aktivitätsverlauf, zur Zwei-Faktor-Authentifizierung, zum Zahlungsverlauf und zur Möglichkeit, bei Bedarf den Zugriff auf Plattformen zu widerrufen.
3. Durchführung einer Testmigration
Eine Testmigration mit einem Beispieldatensatz ermöglicht es Organisationen, vorherzusehen, wie ihre Zuordnung funktioniert und potenzielle Herausforderungen vor der vollständigen Migration zu minimieren.
Wichtig zu beachten: Erstens bietet die Demo-Migration den vollen Funktionsumfang des Migrationsassistenten, und zweitens verläuft die vollständige Migration genauso wie Ihre Demo.
- Verbinden Sie die Quell- und Zielplattformen für eine Testdatenübertragung.
- Wählen Sie die zu migrierenden Datenobjekte aus. Wählen Sie die Datensatztypen aus, die Sie übertragen möchten.
- Daten zuordnen und abgleichen. Ordnen Sie die Quelldatenfelder den Zieldatenfeldern zu. Achten Sie dabei auf die Pflichtfelder, benutzerdefinierten Felder und fehlende Datensatztypen im Ziel.
- Wählen Sie die integrierte Automatisierung. Sie können Ihre Testmigration anpassen, indem Sie migrierten Tickets zusätzliche Tags hinzufügen, eingebettete Bilder verschieben, Anhänge überspringen, Anrufaufzeichnungen verschieben oder Inhaltsübersetzungen vornehmen.
- Führen Sie eine Testmigration mit benutzerdefinierten Daten durch. Testen Sie die Migration bestimmter Tickets, indem Sie diese Option auswählen. Erfassen Sie die Ticket-IDs und tragen Sie sie in das entsprechende Feld ein. Dasselbe gilt für Wissensdatenbankartikel. Bis zu 20 Datensätze für Helpdesk- und Wissensdatenbankobjekte.
- Sie eine Testmigration durch. Testen Sie die Ergebnisse: Vergleichen Sie Quell- und Zielgruppen, Agenten, Organisationen, Kunden und Tickets anhand ihrer IDs. Sie können die Demo beliebig oft wiederholen, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Alternativ können Sie die Demo zurücksetzen und die migrierten Daten löschen.
- Analysieren Sie die Datensätze. Führen Sie eine detaillierte Analyse der migrierten, fehlgeschlagenen und übersprungenen Datensätze durch, um Diskrepanzen zu verstehen.
- Prüfen Sie die vorkonfigurierten Automatisierungen und Supportpläne. Nutzen Sie die angebotenen Optionen und Tools, um die migrierten Daten zwischen Quell- und Zielsystem zu vergleichen. Falls Sie Anpassungen benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Supportteam.
- Prüfen Sie die Preisaufschlüsselung. Nach Abschluss Ihrer Demo können Sie die detaillierten Preise für Datensätze und alle vorkonfigurierten Optionen einsehen. Die transparente Preisgestaltung ist standardmäßig verfügbar.
4. Weiter zur vollständigen Migration
Eine gründliche Auswertung der Ergebnisse hilft dabei, Anpassungen für die vollständige Migration vorzunehmen.
- Wählen Sie das Migrationsdatum. Berücksichtigen Sie den idealen Zeitpunkt für die Migration.
- Zahlungsschritt. Help Desk Migration ist ein Prepaid-Service. Ihre Zahlung muss daher bis zum gewählten Datum bestätigt sein; andernfalls können Sie Ihre vollständige Migration nicht starten.
Wie lassen sich risikofreie Datenübertragungen gewährleisten?
Die Vorbereitung einer Datenmigration ist oft zeitaufwendiger als die Datenübertragung selbst. Sorgfältige Planung, individuelle Anpassungen und Compliance-Prüfungen minimieren potenzielle Probleme.
Dennoch sollten Organisationen auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet sein. Unsere Erfahrung zeigt, dass proaktive Risikominderungs- und Notfallplanungsstrategien Störungen in den meisten Szenarien verhindern.
Wir empfehlen ein strategisches, iteratives Vorgehen bei der Datenmigration. Am besten testet man die Migration mit repräsentativen Datensätzen. Durch die Überwachung des Übertragungsprozesses und der Ergebnisse können Unternehmen die Migration optimieren und Prioritäten für eine groß angelegte Migration neu festlegen.
Unser automatisierter Help Desk Migration vereinfacht den Prozess durch eine benutzerfreundliche Oberfläche und vielfältige Anpassungsmöglichkeiten. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt und über sichere Rechenzentren. Darüber hinaus erfüllt unser Migrationstool alle relevanten Datenschutzbestimmungen .
Darüber hinaus ermöglicht der Migrationsassistent Unternehmen die Migration ihres Kundensupports und Helpdesks ohne Betriebsunterbrechungen. Wir bieten außerdem einen Concierge-Migrationsservice und technischen Support in verschiedenen Stufen an, um spezifischen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um mehr über unsere Datenmigrationslösung zu erfahren. Oder noch besser: Fordern Sie eine personalisierte Demo an .
Schlussgedanken
Eine reibungslose Datenmigration erfordert sorgfältige Planung, Tests und kontinuierliche Verbesserung. Mit einer Testdatenmigration können Unternehmen die Komplexität des Übertragungsprozesses sicher bewältigen und die Datenintegrität gewährleisten.
Letztendlich trägt die Fokussierung auf Migrationstests dazu bei, Kundenservicedaten zu sichern und einen reibungslosen Helpdesk-Wechsel zu gewährleisten. Help Desk Migration sind auf die Übertragung von Helpdesks ohne Betriebsunterbrechungen spezialisiert. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen zu unserer Datenmigrationslösung. Oder starten Sie Ihre Datenmigration mit unserer kostenlosen Testversion .
