Das Thema Rezession steht im Mittelpunkt, und die Diskussion verlagert sich von der Frage, ob es dazu kommt, zu der Frage, wann . Warnzeichen sind bereits erkennbar: Die Preise sind in über 90 % der Produkt- und Dienstleistungskategorien gestiegen. Das bedeutet, dass die Inflation Unternehmen und Verbraucher so stark trifft wie seit den 1970er-Jahren nicht mehr.
Unternehmen stehen heute vor einer doppelten Herausforderung: Sie müssen in einem inflationären Umfeld überleben und sich gleichzeitig auf potenziell schwierigere Zeiten vorbereiten. Viele Unternehmen kürzen ihre Budgets, was zu weitreichenden Einsparungen führt – auch im Kundenservice. Kostensenkungen können die Mitarbeitermotivation, die betriebliche Effizienz und die Kundenzufriedenheit beeinträchtigen, was wiederum das Wachstum bremsen kann.
Inflationsdruck und die drohende Gefahr schwieriger Zeiten stellen Unternehmen vor eine doppelte Herausforderung. Kostensenkungsmaßnahmen, insbesondere im Kundenservice, mögen zwar notwendig erscheinen, können aber die Mitarbeitermotivation, die betriebliche Effizienz und die Kundenzufriedenheit – allesamt entscheidende Wachstumsfaktoren – beeinträchtigen. Doch es gibt gute Nachrichten: Automatisierung ist die Lösung. Durch die Umstellung auf ein leistungsstarkes Helpdesk-System mit automatisierten Funktionen können Unternehmen auch in unsicheren Zeiten gleichzeitig die Mitarbeitermotivation, die Effizienz und die Kundenzufriedenheit steigern.
Wie lassen sich Mitarbeitermotivation, Effizienz und Kundenzufriedenheit gleichzeitig steigern? Automatisierung kann hier eine hervorragende Lösung sein. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Migration zu einem robusten Helpdesk-System mit automatisierten Funktionen Ihnen in unsicheren Zeiten zugutekommt. Wir erläutern Ihnen plain einzelnen Schritt des Migrationsprozesses. Doch zunächst gehen wir darauf ein, wie sich das aktuelle wirtschaftliche Klima auf Ihren Kundenservice auswirken könnte.
Die Auswirkungen der Rezession auf Kundenservice und -betreuung
Die Lehren aus der Rezession von 2008 zeigen, dass Kunden in wirtschaftlich schwierigen Zeiten verstärkt auf ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis achten. Das bedeutet, dass Unternehmen ihren Kundenservice verbessern müssen, selbst wenn sie sparen müssen. Wird sich die Geschichte wiederholen? Die Zeit wird es zeigen.
Doch schauen wir uns an, was wir aus den aktuellen Konsumgewohnheiten lernen können und was Sie während eines Abschwungs erleben könnten (oder bereits erlebt haben):
- Reduzierte Einnahmen und Ressourcen . In den nächsten sechs Monaten planen fast 96 % der Verbraucher, Gewohnheiten anzunehmen, die ihnen helfen, Geld zu sparen. Dies kann sich auf die Umsätze von Unternehmen auswirken, und Unternehmen könnten gezwungen sein, ihre Betriebskosten zu senken.
- Begrenzte Verfügbarkeit von Kundensupportkanälen . Eine Möglichkeit für Unternehmen, Betriebskosten zu senken, besteht darin, die Anzahl oder Verfügbarkeit von Supportkanälen zu reduzieren. Dies kann kürzere Öffnungszeiten oder die Abschaffung bestimmter Hilfeoptionen wie Telefon oder Chat bedeuten. Beides führt zu längeren Reaktionszeiten für Kunden.
- Sinkende Mitarbeitermotivation und Produktivität . Supportkanäle sind nur ein Bereich, in dem Kosteneinsparungen vorgenommen werden. Ein weiteres offensichtliches Ziel ist die Belegschaft. Unternehmen frieren möglicherweise Gehälter ein oder kürzen Sozialleistungen, ganz zu schweigen von Entlassungen. Solche Maßnahmen senken jedoch die Mitarbeitermotivation; weniger motivierte Mitarbeiter arbeiten möglicherweise nicht so engagiert an der Lösung von Kundenproblemen. Das Endergebnis ist ein schlechtes Kundenerlebnis .
- Zunehmende Kundenbeschwerden plain Da die Verbraucher preissensibler werden, erwarten sie mehr für ihr Geld und beschweren sich, plain sie dies nicht erhalten. Die Reduzierung von Supportkanälen kann die Situation verschlimmern, da Kunden länger warten müssen und die Warteschlangen immer länger werden. Eine sinkende Servicequalität aufgrund geringer Mitarbeitermotivation trägt zusätzlich zur angespannten Lage bei.
Letztendlich ist die Situation folgende: Kunden wollen Geld sparen und einen exzellenten Service erhalten.
| Wichtigste Punkte | Implikationen |
| In wirtschaftlich schwierigen Zeiten suchen Kunden nach einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis | Unternehmen müssen ihren Kundenservice verbessern und gleichzeitig Kosten sparen |
| Fast 96 % der Verbraucher planen, Gewohnheiten anzunehmen, die ihnen helfen, Geld zu sparen | Unternehmen könnten mit geringeren Einnahmen und Ressourcen konfrontiert werden |
| Verringerung der Anzahl oder Verfügbarkeit von Supportkanälen | Eine eingeschränkte Verfügbarkeit von Kundensupportkanälen kann zu längeren Reaktionszeiten für Kunden führen |
| Kostensenkungsmaßnahmen wie Gehaltsstopp, Kürzung von Sozialleistungen oder Entlassung von Mitarbeitern | Verminderte Mitarbeitermotivation und Produktivität führen zu einem schlechten Kundenerlebnis |
| Zunehmendeplainaufgrund gestiegener Preissensibilität und dem Wunsch nach mehr Leistung für ihr Geld | Die Kürzung von Unterstützungskanälen könnte die Situation verschärfen, und eine sich verschlechternde Servicequalität trägt zusätzlich zur Verschärfung der Lage bei |
| Unternehmen müssen sich entscheiden, ob sie Ressourcen und Qualität reduzieren oder höhere Preise verlangen | Ein leistungsstarkes Helpdesk-System kann Unternehmen dabei helfen, das optimale Gleichgewicht zwischen Kosteneinsparungen und Kundenservice zu finden |
Unternehmen stehen daher vor der Entscheidung, ob sie Ressourcen und damit die Qualität reduzieren oder höhere Preise verlangen. Wie lässt sich dieses Dilemma vermeiden?
Ein leistungsstarkes Helpdesk-System könnte der Schlüssel zum Erfolg sein. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wie das richtige Helpdesk-System Ihnen helfen kann, die optimale Balance zwischen Kosteneinsparungen und Kundenservice zu finden.
Die Bedeutung von Helpdesk-Systemen und ihre Vorteile
Ob es um die Entwicklung einer automatisierten Kundensupportlösung von Grund auf oder den Ersatz bestehender Software geht – die Wahl des richtigen Helpdesk-Systems gewährleistet folgende Ergebnisse:
- Höhere Produktivität . Ein Helpdesk-System, das viele Routineaufgaben automatisiert, ermöglicht es Ihrem Team, sich auf Aufgaben zu konzentrieren , die menschliche Interaktion erfordern. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben hat Ihr Team mehr Zeit, Kunden, die es benötigen, einen individuellen Service zu bieten. Zudem reduziert die Automatisierung das Fehlerrisiko. Kein Wunder also, dass fast 50 % der Befragten im Gartner -Bericht „Software Market Insights“ in Helpdesk- und IT-Support-Software investiert haben, um ihre Produktivität zu steigern .
- Höhere Mitarbeitermotivation . Durch mehr Zeit für strategische, wertschöpfende Aufgaben fühlen sich Mitarbeiter gefordert und inspiriert, anstatt durch monotone, sich wiederholende Tätigkeiten auszubrennen. Eine höhere Mitarbeitermotivation führt zu besserer Servicequalität. Und was vielleicht noch wichtiger ist: Gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten tragen zufriedene Mitarbeiter dazu bei, die Fluktuation zu senken: 86 % der Arbeitnehmer, die die Mitarbeitermotivation in ihrem Unternehmen als „ausgezeichnet“ bewerteten, glauben, dass ihr Unternehmen eine Rezession überstehen wird, während nur 42 % derjenigen, die die Motivation als „schlecht“ bewerteten, dieser Ansicht waren.
- Kosteneinsparungen . Der Einsatz eines Helpdesk-Systems zur Abwicklung wiederkehrender Aufgaben spart Personalkosten und steigert die betriebliche Effizienz. Tatsächlich 59 % der befragten IT- und Entwicklungsleiter an, dass die Automatisierung die Arbeitskosten für manuelle Aufgaben um 11–30 % gesenkt hat.
- Kundenbindung . Dank schneller Reaktionszeiten und, wo nötig, einer individuellen Betreuung werden Sie von Ihren Kunden als Anbieter mit einem hervorragenden Preis-Leistungs-Verhältnis wahrgenommen. Zudem können Sie Ihre Preise erschwinglich halten und gleichzeitig die Qualität Ihres Kundenservice verbessern.
Die Automatisierung Ihres Helpdesk-Systems kann eine hervorragende Möglichkeit sein, sich an die veränderten Anforderungen anzupassen. Vor der Umstellung sollten Sie jedoch einige Punkte beachten. Diese Punkte werden wir im Folgenden besprechen.
| Ergebnis | Vorteile |
| Gesteigerte Produktivität | - Ermöglicht dem Team, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, die menschliche Interaktion erfordern - Mehr Zeit für persönlichen Kundenservice - Reduziert das Fehlerrisiko - Steigert die Produktivität |
| Bessere Mitarbeitermotivation | - Mehr Zeit für strategische, wertschöpfende Aufgaben - Höhere Mitarbeitermotivation führt zu besserer Servicequalität - Hilft, die Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren |
| Kosteneinsparungen | - Spart Personalkosten - Steigert die betriebliche Effizienz - Hilft, die Arbeitskosten für manuelle Tätigkeiten um 11-30 % zu senken |
| Kundenbindung | - Schnellere Reaktionszeiten und ein personalisierter Ansatz – Verbessert die Qualität des Kundenservice – Trägt zur Kundenbindung bei, indem ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis geboten wird |
Umstellung des Helpdesk-Systems: 4 wichtige Punkte, die Sie beachten sollten
Es gibt zahlreiche Helpdesk-Systeme auf dem Markt, und es ist wichtig, dass Sie eines auswählen, das Ihren aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht wird. Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:
- Kompatibilität mit bestehenden Systemen . Bevor Sie auf ein neues Helpdesk-System umsteigen, stellen Sie sicher, dass es sich nahtlos in Ihre bestehende Infrastruktur integrieren lässt. So sparen Sie Zeit und Geld, da Sie keine anderen Teile Ihrer Infrastruktur austauschen müssen.
- Einfache Migration . Achten Sie auf eine Lösung, die benutzerfreundliche Migrationstools, eine klare Dokumentation und dedizierten Support bietet (oder sich mit diesen integrieren lässt), um Serviceunterbrechungen während Ihrer help desk migration .
- Reibungslose Einrichtung und Schulung . Eine problemlose Implementierung ist unerlässlich, um Datenverlust zu vermeiden und die Datensicherheit zu gewährleisten . Ihr Anbieter sollte zudem umfassende Schulungsunterlagen bereitstellen, damit Ihre Mitarbeiter die neuen Helpdesk-Tools sicher bedienen können.
- Flexibilität und Skalierbarkeit sind für Unternehmen in einer Rezession unerlässlich. Dasselbe gilt für Helpdesk-Systeme. Unter anderem kann sich der Bedarf an Kundenservice verändern. Daher ist ein System wichtig, das die Servicequalität aufrechterhält und gleichzeitig flexibel skalierbar ist, um Schwankungen im Anfragevolumen zu bewältigen .
Bei der Abwägung dieser Aspekte sollten Sie stets Ihre Branche, ihre Trends und die Herausforderungen im Kundenservice berücksichtigen. Nach der Auswahl eines neuen Helpdesk-Systems bereiten Sie sich auf die wichtigste Implementierungsphase vor – die Migration.
Die Kunst der Migration zu einem neuen Helpdesk-System meistern
Eine solide help desk migration ist unerlässlich für einen reibungslosen Ablauf. Beginnen Sie damit, die zu migrierenden Daten zu identifizieren, z. B. Kundendatensätze, Support-Tickets und Wissensdatenbankartikel . Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten korrekt und aktuell sind. Berücksichtigen Sie außerdem mögliche Risiken wie Datenbeschädigung oder Serverausfälle. Entwickeln Sie einen Backup-Plan und halten Sie einen Remigrationsprozess bereit, falls etwas schiefgeht.
Für die Durchführung einer Migration haben Sie drei Möglichkeiten: Sie können sie selbst durchführen (was nicht die einfachste Wahl ist) oder ein Tool wie .
Help Desk Migration ermöglicht Ihnen eine reibungslose Migration mit minimalen Ausfallzeiten und Unterbrechungen. Es unterstützt über siebzig gängige Helpdesk-Systeme wie Zendesk, Freshdesk, Salesforceund Jira Service Desk. Und das Beste daran? Sie benötigen keinerlei Programmierkenntnisse. So holen Sie das Beste aus diesem Tool heraus:
- Testen Sie die benutzerdefinierte Demo . Bevor Sie sich für die vollständige Migration entscheiden, probieren Sie es doch einfach mal aus! Nutzen Sie Help Desk Migration oder testen Sie eine benutzerdefinierte Demo mit Ihren komplexesten Beispieldaten, um sich einen Eindruck von den Möglichkeiten Ihres neuen Helpdesk-Systems zu verschaffen. So erkennen Sie Probleme und Einschränkungen frühzeitig front können eine fundiertere Entscheidung treffen.
- Passen Sie Ihre Migration individuell an . Neben den help desk migration , wie Datenabgleich und -zuordnung, Migration benutzerdefinierter Felder und mehr, Help Desk Migration die Feinabstimmung des Prozesses. Zu den Anpassungsoptionen gehören das Migrieren von eingebetteten Bildern als Anhänge, das Überspringen von Anhängen (der Migrationsassistent verschiebt sie standardmäßig), das Hinzufügen von Tags zur besseren Sortierung alter und neuer Ticker sowie das Übertragen von Anrufaufzeichnungen und Wissensdatenbankübersetzungen.
- Deaktivieren Sie Benachrichtigungen . Während einer help desk migration können Benachrichtigungen und Trigger eine Vielzahl von E-Mails an Ihre Mitarbeiter senden. Um dies zu vermeiden, deaktivieren Sie vor der vollständigen Migration die Benachrichtigungen und Trigger im neuen System.
- Nutzen Sie die Delta-Migration . Wenn Sie während der Migration weiterhin mit Ihrem alten System arbeiten müssen, verwenden Sie die Delta-Migration. Diese Option stellt sicher, dass Ihr neues System alle Änderungen des alten Systems enthält und keine wichtigen Daten verloren gehen.
- Nutzen Sie unseren Concierge-Migrationsservice help desk migration nicht selbst durchführen möchten, übernehmen wir das gerne für Sie. Unsere Migrationsspezialisten unterstützen Sie bei der Einrichtung, Zuordnung und dem Abgleich von Datensätzen, führen eine Demo durch und überprüfen die Ergebnisse. Anschließend müssen Sie nur noch auf „Vollständige Migration starten“ klicken. Geben Sie uns einfach alle notwendigen Informationen und lehnen Sie sich zurück, während wir uns um den Rest kümmern.
Sobald die Migration abgeschlossen ist und Sie mit dem neuen System zufrieden sind, können Sie Ihr altes Helpdesk-System außer Betrieb nehmen und die Benutzer auf das neue System umleiten.
| Zu ergreifende Maßnahmen | Warum ist das wichtig? |
| Bedeutung der Help Desk Migration | Eine solide help desk migration ist entscheidend für ein sicheres Vorgehen. Ermitteln Sie die zu migrierenden Daten und planen Sie mögliche Risiken ein. Entwickeln Sie einen Backup-Plan und halten Sie einen Remigrationsprozess für den Fall von Problemen bereit . |
| Optionen für die Umsetzung | Für die Durchführung einer Migration gibt es drei Möglichkeiten: Sie können sie selbst durchführen, ein Tool wie Help Desk Migrationverwenden oder Fachleute hinzuziehen. |
| Funktionen Help Desk Migration | Help Desk Migration unterstützt über siebzig gängige Helpdesk-Systeme und erfordert keine Programmierkenntnisse. Mit einer benutzerdefinierten Demo und komplexen Beispieldaten können Sie das Tool testen, bevor Sie die vollständige Migration durchführen. Zu den Anpassungsoptionen gehören die Migration von Bildern direkt im System, das Überspringen von Anhängen, das Hinzufügen von Tags, Anrufaufzeichnungen und Übersetzungen der Wissensdatenbank. |
| Benachrichtigungen deaktivieren | Benachrichtigungen und Auslöser können während einer help desk migrationzu Störungen führen. Daher ist es wichtig, diese im neuen System vor der vollständigen Migration zu deaktivieren. |
| Delta-Migration | Mithilfe der Delta-Migration kann die Arbeit im alten System fortgesetzt werden, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass das neue System die aktualisierten Daten erhält. Dadurch wird der Verlust wichtiger Daten verhindert. |
| Concierge-Migrationsservice | Der Concierge-Migrationsservice steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie die Migration nicht selbst durchführen möchten. Unsere Migrationsspezialisten unterstützen Sie bei der Einrichtung, Zuordnung und dem Abgleich der Datensätze, führen eine Demo durch und überprüfen die Ergebnisse. Um die Migration zu starten, müssen alle erforderlichen Angaben gemacht und die Schaltfläche „Vollständige Migration“ angeklickt werden. |
| Nach der Migration | Sobald die Migration abgeschlossen ist und das neue System zufriedenstellend funktioniert, kann das alte Helpdesk-System außer Betrieb genommen werden und die Benutzer können zum neuen System weitergeleitet werden. |
Erfolgreiche Datenmigrationen: Praxisbeispiele mit dem Migrationsassistenten
Wie Sie sehen, bietet Help Desk Migration eine nahtlose Datenübertragung, egal wie komplex Ihr Anwendungsfall ist.
Herausforderung : Migration einer großen Datenmenge von Outlook zu Freshdesk zur Bearbeitung von Anfragen des technischen Supports.
Nehmen wir beispielsweise Seneca Hill , ein Bildungsmanagementunternehmen in Toronto, das vor einer großen Herausforderung stand: die Migration riesiger Datenmengen von Outlook zu Freshdesk . Ihre neue Plattform für Fernunterricht war mit technischen Supportanfragen überlastet und benötigte ein stärker automatisiertes System. Mit unserer Unterstützung gelang Seneca Hill der Wechsel zu Freshdesk . Nun können sie Supportanfragen effizienter bearbeiten und Dozenten und Studierenden Self-Service-Funktionen anbieten.
Ergebnis : Reibungsloser Wechsel zu Freshdesk , verbesserte Bearbeitung von Supportanfragen und Self-Service-Funktionen für Dozenten und Studierende
Herausforderung : Migration der Supportdaten von Freshdesk zu Zendesk unter Beibehaltung eines reibungslosen Kundenservice
Das SaaS-Unternehmen Cidi Labs ist eine weitere Erfolgsgeschichte. Sie mussten ihre Supportdaten von Freshdesk zu Zendesk und dabei einen reibungslosen Kundenservice gewährleisten. Wir haben sie bei der Implementierung eines erstklassigen Services unterstützt, der die Erwartungen ihrer Kunden übertraf.
Ergebnis : Erstklassige Serviceumsetzung, die die Erwartungen der Kunden übertraf.
Herausforderung : Komplexe Wissensdatenbankeinträge und Supporttickets zwischen Zendesk Instanzen
Lenovo, ein chinesischer Hardware-Riese, ist ein Paradebeispiel für die Bedeutung eines soliden Migrationsplans. Angesichts der Herausforderung, komplexe Wissensdatenbankeinträge und Support-Tickets zwischen Zendesk Instanzen , wandte sich Lenovo an einen spezialisierten IT-Support-Anbieter. Dank dessen Unterstützung konnte Lenovo den Wechsel reibungslos und effizient, selbst innerhalb eines engen Zeitrahmens, realisieren.
Ergebnis : Reibungsloser und effizienter Wechsel innerhalb eines engen Zeitrahmens
Herausforderung : Migration der Kundensupportaktivitäten von Oracle Cloud zu Zendesk mit einer kundenspezifischen Lösung zur Verarbeitung einzigartiger Geschäftslogik
Ein weiteres hervorragendes Beispiel für eine erfolgreiche Migrationsstrategie ist die Thule Group, eine schwedische Marke für Sportartikel. Als sie ihre Kundensupport-Aktivitäten von Oracle Cloud zu Zendesk , setzte sie auf einen durchdachten Plan, um einen zeitnahen und kostengünstigen Übergang zu gewährleisten. Sie schafften den Wechsel nicht nur termingerecht und im Budgetrahmen, sondern entwickelten auch eine maßgeschneiderte Lösung, die ihre individuelle Geschäftslogik optimal abbildete.
Ergebnis : Ein zeitgerechter und kostengünstiger Übergang sowie eine maßgeschneiderte Lösung zur Bewältigung individueller Geschäftslogik.
Mit der richtigen Migrationsstrategie können auch Sie Ihre Datenübertragung erfolgreich abschließen – mit unkompliziertem Kundensupport und weniger Sorgen um wirtschaftliche Aspekte.
Wie die Migration Ihres Helpdesk-Systems die Geschäftseffizienz während einer Rezession maximieren kann
Selbst wenn Sie von einer Rezession überrascht werden, können Sie die Kundennachfrage nach qualitativ hochwertigem Service mit Ihren Gewinnzielen in Einklang bringen. Help Desk Migration kann Ihnen dabei helfen. Ein umfassendes Helpdesk-Tool dient als wertvolle Verbindung zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden. Dank zentralisierter und automatisierter Daten können Sie jeden Kundensupportprozess optimieren und die Zufriedenheit Ihres Teams und Ihrer Kunden sicherstellen.
