Für jedes Unternehmen sind Helpdesk-Daten wie Firmeneigentum: Sie müssen sicher aufbewahrt, sorgfältig gepflegt werden, um ihre Qualität zu gewährleisten, nur autorisierten Personen Zugriff darauf gewähren und sie bei einem Umzug mitnehmen. Anders als Firmeneigentum lassen sie sich jedoch nicht einfach einpacken und transportieren.
Mal abgesehen von der Metapher: Kundendaten, die Sie über den Kundensupport gesammelt haben, sind ein wichtiger Bestandteil Ihrer Unternehmensgeschichte und, sofern strukturiert, wertvolles Analysematerial. Doch wie lassen sie sich sichern und migrieren, wenn Ihre aktuelle Lösung mit dem Datenvolumen überfordert ist, Ihr Kundensupport-Team mit dem Datenchaos zu kämpfen hat oder Sie die Daten beispielsweise für eine Übernahme benötigen? Kurz gesagt: Wie können Sie Helpdesk-Daten bei Bedarf importieren und exportieren?
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wann eine Datenübertragung stattfinden kann, welche gängigen Lösungen Unternehmen einsetzen und wie Help Desk Migration dieses Problem angeht.
Wann muss ein Unternehmen seine Daten exportieren oder importieren?
Es gibt vier häufige Gründe, warum ein Unternehmen Helpdesk-Daten importieren oder exportieren möchte:
- Ihre bestehende Lösung (Gmail, Outlookoder andere gemeinsam genutzte Postfächer) kann das Volumen der Kundenanfragen nicht bewältigen
- Sie möchten zu einem effizienteren Helpdesk-Anbieter wechseln
- Sie möchten Ihre Daten sichern, um die gesetzlichen Bestimmungen zur Datenverarbeitung einzuhalten
- Sie müssen Helpdesk-Daten exportieren oder importieren, weil Sie ein anderes Unternehmen übernommen haben oder Ihr Unternehmen übernommen wurde
Ganz gleich, welcher Fall zutrifft, eines haben alle gemeinsam: Sie müssen alle vorhandenen Daten schnell, effizient und vollständig migrieren. Jedes Szenario hat jedoch seine Besonderheiten. Schauen wir sie uns an.
Begrenzter gemeinsamer Posteingangsspeicher
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ihren Kundenstamm erweitern und in ausländische Märkte expandieren, sehen sich zunehmend mit Kundenanfragen konfrontiert. Da E-Mail-Lösungen wie Gmail und Outlook Ticket- und Speicherbeschränkungen haben, suchen diese Unternehmen nach Möglichkeiten, die Daten aus den E-Mail-Diensten an ihre Helpdesks zu exportieren. So möchten sie ihren Kundensupport-Teams mehr Tools zur Verfügung stellen, um Anfragen effizienter zu bearbeiten und eine hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.
Ihre aktuelle Helpdesk-Lösung erfüllt die Anforderungen nicht
Kundensupport-Software wird ständig an die Bedürfnisse von Kundendienstmitarbeitern angepasst. Zendesk, Freshdesk, Jira Service Management, Freshworks, ServiceNowund Intercom sind nur einige der Anbieter, die Ihnen vielleicht bekannt sind, und weitere werden in naher Zukunft wahrscheinlich hinzukommen. Wie jedes andere Unternehmen konkurrieren auch sie um Kunden mit besseren Preisen, innovativen Funktionen und integrierter Software, die so überzeugend ist, dass ein Wechsel unumgänglich ist. Wenn Sie sich für einen Wechsel entscheiden, müssen Sie Ihre bestehenden Daten in das neue Helpdesk-System migrieren.
Die Notwendigkeit der Datensicherung
Die Sicherung von Kundendaten ist besonders nützlich, wenn Sie eine Kopie speichern möchten, bevor Sie diese an einen anderen Ort verschieben oder für andere geschäftliche Zwecke (Audits, gesetzliche Vorgaben usw.). Dazu müssen Sie die Daten jedoch aus der Originalquelle in einem Format exportieren, das mit der Ziel-Helpdesk-Datenstruktur kompatibel ist.
Datenmigration während Akquisitionen
Ob Sie ein Unternehmen erwerben oder selbst übernommen werden, der Austausch von Kundendaten ist unerlässlich. Dies muss jedoch so erfolgen, dass keine Datenschutzgesetze oder -richtlinien . Beispielsweise müssen in Australien registrierte Unternehmen sicherstellen, dass bestimmte Datensätze innerhalb der Landesgrenzen verbleiben. Dies kann den Datenaustausch erschweren, insbesondere wenn an der Unternehmensübernahme ein ausländisches Unternehmen beteiligt ist.
Nachdem wir die Hauptgründe für den Export und Import von Helpdesk-Daten behandelt haben, wollen wir uns nun ansehen, wie Unternehmen diesen Prozess üblicherweise handhaben.
Unabhängig von Ihrem Grund für den Datenimport bieten verschiedene Helpdesk-Anbieter Optionen zur Unterstützung des Migrationsprozesses. Ein bekanntes Beispiel ist Zendesk mit seinen Professional Services . Diese kundenorientierten Dienstleistungen umfassen Einrichtung, Optimierung, Onboarding und Modernisierung der CX-Prozesse. Die Preise beginnen bei 8.000 US-Dollar für die Einrichtung eines Kanals. Benötigen Sie außer der Datenmigration keine weiteren Dienstleistungen, wählen Sie die Help Desk Migration . Der Migrationspreis ist transparent: Sie zahlen nur für die übertragenen Datensätze. Der automatisierte Migrationsservice beschränkt sich nicht auf den Datenimport in Zendesk . Sie können damit auch Helpdesk- oder Servicedesk-Instanzen konsolidieren .
Die Zusammenführung Ihrer Zendesk Helpdesk-Instanzen mag zunächst wie eine Mammutaufgabe erscheinen, aber keine Sorge – Help Desk Migration vereinfacht den Prozess. Mit unserer Funktion zur Migration von Geschäftsregeln war der Import Zendesk -Makros und -Triggern
Für Unternehmen, die ihre Zendesk Helpdesk-Instanzen konsolidieren möchten, kann die Migration von Makros und Triggern eine Herausforderung darstellen. Mit der Funktion „Geschäftsregeln-Migration“ von Help Desk Migrationwird dieser Prozess jedoch vereinfacht und problemlos.
Diese neue Funktion ermöglicht es Unternehmen, ihre Zendesk Makros und -Trigger nahtlos während der Konsolidierung ihrer Zendesk Helpdesk-Instanzen zu importieren.
Datenmigration: Ansätze, Probleme, Lösungen
Traditionell führten Unternehmen die Datenmigration manuell durch. Dies bedeutete in der Regel, ein internes Team damit zu beauftragen oder die Migration an ein spezialisiertes Unternehmen auszulagern. Dieses Team erstellte ein Skript, um die aus den gemeinsamen Postfächern, database oder anderen Helpdesks abgerufenen Daten in das Format des Zielsystems zu konvertieren.
Die Nachteile dieses Ansatzes sind die zusätzlichen Kosten, lange Wartezeiten und mögliche Engpässe bei den Hauptaufgaben des Teams. Deshalb entschieden sich viele Unternehmen für automatisierte Lösungen, als diese verfügbar wurden.
Help Desk Migration ist eine dieser Lösungen. Sie ermöglicht den Datenimport oder -export innerhalb weniger Stunden oder Tage, je nach Datenmenge. Ein Migrationsassistent und eine schrittweise Bildschirmführung führen Sie automatisch durch den Datenexport von Helpdesk-Plattformen, database oder gemeinsamen Postfächern und den Import in CSV Dateien oder andere Helpdesk-Systeme.
Doch wie genau löst Help Desk Migration Probleme beim Datenimport und -export?
Problem Nr. 1: Die manuelle Datenverschiebung ist zu zeitaufwändig
Ob Sie Gmail oder Outlook Datensätze manuell in eine CSV exportieren oder von einem Helpdesk-System in ein anderes : Sie müssen die Quelldaten zunächst abrufen, in das benötigte Format konvertieren und anschließend auf die Zielplattform hochladen. Je mehr Daten Sie haben, desto aufwendiger ist der Import von CSV Dateien mit allen ursprünglich vorhandenen Labels und Tags. Klingt das schon zeitaufwendig? Keine Sorge – das ist es auch.
Problem Nr. 2: Datenformatchaos
Ein weiteres Problem beim Umzug ist der Aufwand mit den verschiedenen Formaten. Gmail, Outlookund alle anderen E-Mail-Lösungen verwenden jeweils eigene Exportformate – ebenso wie Helpdesk-Plattformen. Verfügt die jeweilige Plattform über ein integriertes Importtool, erledigt dieses das Problem automatisch. Andernfalls müssen Sie sich auf eine manuelle Migration einstellen, die wiederum zeitaufwändig ist.
Problem Nr. 3: Fehlermöglichkeiten
Die manuelle Migration großer Datenmengen erfordert viel Kopieren und Einfügen, was oft fehleranfällig ist und zu Datenchaos führt . Mehrere Kopien der Daten desselben Kunden, fehlende Struktur und das Übersehen einzelner Dateien sind unvermeidlich, wenn man die Datensätze im Zielsystem manuell überträgt und strukturiert. Und was sind die Folgen?
- Falsche Analysen
- Wertvolle Daten gehen verloren
- Rechtliche Verantwortung für den Verlust von Daten, die Sie sicher aufzubewahren verpflichtet waren
Problem Nr. 4: Strenge gesetzliche Anforderungen bezüglich der Datenmigration
Die Datenschutzrichtlinien variieren von Land zu Land. In manchen Fällen muss die Datenmigration innerhalb des Landes erfolgen, in dem das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit ausüben darf, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. Fälle mit internationaler Datenmigration können daher besonders komplex sein.
Problem Nr. 5: Besonderheiten des Target-Helpdesks
Die Datenmigration kann aufgrund spezifischer Funktionen Ihrer Zielplattform auf Hindernisse stoßen. Manche Helpdesks und Servicedesks verfügen in ihrer API nicht über eine integrierte Funktion zum Erstellen von Agenten/Gruppen, sodass diese manuell eingerichtet werden müssen. Andere Kundenservice-Tools und ITSM-Systeme erlauben keine doppelten Daten, was die Migration beeinträchtigen kann, wenn identische Kontakte oder Unternehmen auf Ihrer aktuellen und der zukünftigen Plattform vorhanden sind.
Warum lassen Sie nicht die Arbeit, für die Sie sonst Wochen bräuchten, von Software in wenigen Stunden erledigen?
Die Datenmigration entwickelt sich zunehmend in Richtung Automatisierung. Anstatt zusätzliche Zeit und Geld zu investieren und das IT-Team von seinen Kernaufgaben abzulenken, indem es das Rad neu erfinden muss, setzen viele Unternehmen auf sofort einsatzbereite Helpdesk-Lösungen für die Datenmigration, um die Arbeit innerhalb von Stunden oder Tagen zu erledigen.
Help Desk Migration unterstützt Ihr Unternehmen dabei, eine transparente und übersichtliche Kundenanfragehistorie zu pflegen und die Ihnen anvertrauten Kundendaten für ein besseres Kundenerlebnis zu nutzen. Vereinbaren Sie ein kostenloses Beratungsgespräch, um mehr darüber zu erfahren, wie unsere Lösung Ihnen helfen kann, Ordnung in Ihre Kundenservice-Aufzeichnungen zu bringen und Ihre Daten in eine passendere Helpdesk-Software zu migrieren.
