Checkliste für Salesforce -Datenmigration

Seien wir ehrlich: Die Migration Salesforce Daten ist ein komplexer Prozess. Das heißt aber nicht, dass Ihre Migration Salesforce Service Cloud nicht reibungslos verlaufen kann.

Um Sie bei der Datenmigration zu unterstützen, haben wir einen detaillierten Salesforce Migrationsleitfaden exklusiv für Service Cloud erstellt.

Wichtig: Der Migrationsassistent kann die folgenden Datensätze nicht in Salesforce Service Cloud importieren

• CC-Nutzer
• Gruppen (in Salesforce Service Cloudgibt es überhaupt keine Gruppen)
• Ticketanhänger

Falls Sie die oben genannten Entitäten dennoch migrieren möchten, fordern Sie eine benutzerdefinierte Datenmigration an , und unser Team wird eine Lösung erarbeiten.

BEVOR SIE DIE MIGRATION EINRICHTEN

1. Wähle den perfekten Zeitpunkt

Beginnen Sie den Tag mit möglichst wenig Helpdesk-Arbeit.

Da Sie den Help Desk Migration nutzen, der den unterbrechungsfreien Betrieb Ihrer bestehenden und neuen Helpdesk-Plattformen ermöglicht, lässt sich der Zeitpunkt der Datenmigration so planen, dass Störungen minimiert und ein reibungsloser Übergang für Ihr Team und Ihre Kunden gewährleistet wird. Im Folgenden finden Sie bewährte Strategien zur Wahl des optimalen Zeitpunkts in diesem Szenario:

Szenario 1: Nutzung des bestehenden Helpdesks während der Migration

• Zeiten außerhalb der Spitzenzeiten für den Start der Migration:

  Zeitpunkt: Beginnen Sie den Migrationsprozess außerhalb der Stoßzeiten, z. B. spät in der Nacht oder früh am Morgen, wenn die Anzahl der Supportanfragen in der Regel geringer ist.

  Grund: Dadurch wird sichergestellt, dass anfängliche Einrichtungsprobleme oder kleinere Störungen nur minimale Auswirkungen auf die laufenden Supportaktivitäten haben.

• Minimales Änderungsfenster:

  Zeitplanung: Legen Sie ein „Fenster für minimale Änderungen“ fest, in dem größere Aktualisierungen oder Änderungen an Tickets unerwünscht sind.

  Grund: Dadurch wird das Risiko von Dateninkonsistenzen zwischen dem alten und dem neuen System verringert und ein reibungsloserer Migrationsprozess gewährleistet.

• Überwachen und Anpassen:

  Zeitlicher Ablauf: Überwachen Sie den Migrationsfortschritt kontinuierlich und seien Sie bereit, Anpassungen außerhalb der Hauptsupportzeiten vorzunehmen.

  Grund: Dieser proaktive Ansatz ermöglicht eine schnelle Lösung etwaiger auftretender Probleme und gewährleistet so einen reibungslosen Betriebsablauf.

Szenario 2: Nutzung des neuen Helpdesks während der Migration

• Schrittweiser Teamübergang:

  Zeitlicher Ablauf: Die Mitarbeiter des Support-Teams sollen über einige Tage oder eine Woche hinweg schrittweise dazu übergehen, den neuen Helpdesk während ihrer Schichten zu nutzen.

  Grund: Dadurch kann sich das Team an das neue System anpassen und gleichzeitig weiterhin Zugriff auf das alte System haben, wodurch die Kontinuität des Dienstes gewährleistet wird.

• Abschließende Datensynchronisierung bei geringer Aktivität:

  Zeitpunkt: Planen Sie die abschließende Datensynchronisierung während einer Phase geringer Aktivität, um sicherzustellen, dass die neuesten Aktualisierungen erfasst werden, ohne den laufenden Support zu beeinträchtigen.

  Grund: Dadurch wird sichergestellt, dass das neue System vollständig auf dem neuesten Stand ist und mit minimalen Auswirkungen auf die Servicequalität uneingeschränkt genutzt werden kann.

• Nachbetreuung nach der Migration:

  Zeitlicher Ablauf: Planen Sie unmittelbar nach der Migration eine Nachbetreuungsphase ein, in der zusätzliche Unterstützung zur Verfügung steht, um eventuelle Probleme zu beheben.

  Grund: Dadurch wird sichergestellt, dass alle nach der Migration auftretenden Probleme schnell behoben werden und die Servicequalität erhalten bleibt.

Zusätzliche zeitliche Überlegungen für beide Szenarien

• Demo-Test und Trockenlauf:

  Zeitlicher Ablauf: Führen Sie eine Testdemo und einen Probelauf des Migrationsprozesses während einer kontrollierten Phase mit geringer Aktivität durch.

  Grund: Dies hilft, mögliche Probleme zu erkennen und den Migrationsplan zu verfeinern, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen.

• Kommunizieren Sie einen detaillierten Zeitplan:

  Zeitplanung: Stellen Sie Ihrem Support-Team rechtzeitig einen detaillierten Migrationszeitplan zur Verfügung.

  Grund: Klare Kommunikation stellt sicher, dass jeder weiß, was er wann zu erwarten hat, was eine bessere Koordination und Vorbereitung ermöglicht.

• Kundenbenachrichtigungen:

  Zeitpunkt: Informieren Sie die Kunden während der Phase geringer Aktivität vor der eigentlichen Migration über den Migrationsplan und mögliche Auswirkungen (falls vorhanden).

  Grund: Transparenz gegenüber Kunden hilft, deren Erwartungen zu steuern und das Vertrauen in Ihre Supportleistungen aufrechtzuerhalten.

2. INFORMIEREN SIE IHR TEAM

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Salesforce Datenimport. So haben sie genügend Zeit, a) sich mit dem neuen Helpdesk vertraut zu machen und b) Tickets zu bearbeiten. Delegieren Sie bei Bedarf Aufgaben. Richten Sie außerdem eine Erinnerung einen Tag vor Salesforce -Import ein.

3. SALESFORCE SERVICE CLOUD für die Migration vorbereiten

1. Erstellen Sie entsprechende benutzerdefinierte Felder

Richten Sie benutzerdefinierte Felder in Salesforce Service Cloudein. So können Sie nach der Migration alle Daten mühelos wiederfinden.

Um benutzerdefinierte Felder für Fälle zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf Setup > Objektmanager > suchen Sie in der Liste nach Case Felder > Beziehungen > Neu .

2. Agenten hinzufügen.

Erstellen Sie vor der Datenmigration alle erforderlichen Benutzer im Service. Alle Agenten müssen Folgendes besitzen:

1. Berechtigung zur Änderung aller Daten
2. dieselbe E-Mail-Adresse wie in Ihrer aktuellen Plattform

Um Benutzer hinzuzufügen, gehen Sie zu Setup > Administration > Benutzer > Benutzer > Neuer Benutzer .

3. Erstellen Sie die entsprechenden Kategorien und Abschnitte in der Wissensdatenbank.

Wenn Sie Ihre Quellwissensdatenbank in Salesforce Service Cloudmigrieren möchten, müssen Sie Folgendes beachten:

1. Aktivieren Sie die Wissensdatenbank für den Benutzer mit Systemadministratorrechten
2. Aktivieren Sie die Wissensdatenbank in Salesforce
3. Erstellen Sie Kategoriegruppen vor der Migration

dazu eine ausführliche Anleitung .

vor der Datenmigration über Administratorrechte für Ihre Konten sowohl in der Quellplattform als auch in Salesforce Service Cloud vollständige Datenmigration , können Sie beim Salesforce Salesforce Migration vorübergehend erhöht werden

4. BERÜCKSICHTIGEN SIE DIE BESONDERHEITEN DES MIGRATIONSFLUSSES SALESFORCE SERVICE CLOUD

Vor der vollständigen Datenmigration zu Salesforce Service Cloud sollten Sie Folgendes beachten:

• Der Migrationsassistent kann das Erstellungsdatum von Chattern migrieren.
• Salesforce Service Cloud beschränkt die Anzahl der kostenlos speicherbaren Anhänge. Wenn Sie Ihr Limit in Salesforceüberschreiten, müssen Sie für die Speicherung weiterer Anhänge bezahlen. Alternativ können Sie die vordefinierte Option „Alle Anhänge überspringen“ für Salesforce nutzen.
• Um die Felder „Erstellt am“, „Zuletzt geändert am“, „Geschlossen am“ und die Ersteller-ID zu migrieren, aktivieren Sie die Benutzeroberflächeneinstellungen .
• Deaktivieren Sie Endbenutzer nicht, da der Migrationsassistent ihre Fälle sonst nicht migrieren kann.

5. Optimieren Sie Ihren Migrationsworkflow mit beliebten Anpassungsmöglichkeiten

Sehen Sie sich die Liste der beliebten Anpassungen für die Salesforce Migration an.

• Datenfilterung nach verschiedenen Kriterien (Erstellungsdatum, Tags, benutzerdefinierte Felder, Gruppen, Organisationen, Bearbeiter)
• Änderung des Standardmigrationsprozesses (Migration von Änderungs- und Problemobjekten als Tickets, Migration von Ticketereignissen als private Notizen, Migration der Informationen zu inaktiven Benutzern, Name der Gruppe in das benutzerdefinierte Tickettextfeld)
• Ergänzen Sie die migrierten Daten um weitere Informationen (z. B. durch Kennzeichnung von Tickets mit zusätzlichen Tags und Hinzufügen der Legacy-Ticket-ID zum Ticketbetreff)
• Inline-Bilder als Ticketanhänge importieren
• Übertragen Sie CC-Benutzer in das mehrzeilige benutzerdefinierte Ticket-Textfeld
• Importieren Sie benutzerdefinierte Konten- und Kontaktfelder
• Beschreibungen als Beschreibungen migrieren
• CC als Mitarbeiter verschieben

Schreiben Sie unserem Team, wenn Sie spezielle Anforderungen an Salesforce Datenmigration haben.

Help desk migration kann einfach durchgeführt werden

Erfahren Sie mehr über help desk migration und führen Sie einen Testimport durch. Wünschen Sie eine personalisierte Demo?

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DU BIST FAST FERTIG

1. BENACHRICHTIGUNGEN DEAKTIVIEREN

Deaktivieren Sie Benachrichtigungen , Trigger, Validierungsregeln und Workflows vor Beginn der Salesforce Migration, um unerwünschte Benachrichtigungen zu vermeiden.

Gehen Sie zu Setup > PLATTFORM TOOLS > Prozessautomatisierung > Workflow-Aktionen > Workflow-Regeln > deaktivieren Sie alle Regeln.

2. Telefonduplizierung deaktivieren

Deaktivieren Sie die Regel zur Telefonduplizierung , um Fehler bei der Datenmigration zu vermeiden.

Um die Funktion zu deaktivieren, gehen Sie zu Setup > Administration > Daten > Duplikatverwaltung > Duplikatregeln > öffnen Sie die Regel für Telefonduplizierung > Deaktivieren.

3. DEMO-MIGRATION DURCHFÜHREN

Richten Sie zunächst die Demo-Migration , um den standardmäßigen Datentransferablauf zu überprüfen und einen Teil der Daten Ihres gewünschten Helpdesks zu sehen. Im Demo-Modus überträgt der Migrationsassistent 20 zufällig ausgewählte Tickets von Ihrem aktuellen Helpdesk zu Salesforce . Sie können außerdem Einstellungen bearbeiten und die Demo neu starten.

Beachten Sie, dass bei der Ausführung mehrerer Demos mit denselben Parametern die Ergebnisse in jedem Fall gleich wären.

1. Registrieren Sie sich oder melden Sie sich beim Migrationsassistenten an.
2. Verbinden Sie Ihre Quell- und Zielplattformen.
3. Wählen Sie die Daten aus, die Sie importieren möchten.
4. Datenzuordnung.
5. Datenmapping für Tickets und Wissensdatenbankartikel.
6. Wählen Sie automatisierte Optionen .
7. Vereinbaren Sie Ihre kostenlose Demo-Migration.

NACH DER DEMO-MIGRATION

ÜBERPRÜFEN SIE DIE ERGEBNISSE IN DER SALESFORCE SERVICE CLOUD

Überprüfen Sie eine Tabelle mit vier Spalten:

• alle verfügbaren Datensätze
• migrierte Datensätze
• fehlgeschlagene Datensätze
• übersprungene Datensätze

Laden Sie außerdem Berichte über migrierte, fehlgeschlagene und übersprungene Datensätze herunter. Beachten Sie Folgendes:

• wenn alle Kommentare migriert wurden und die Autoren der Kommentare dieselben sind
• wenn die Tickets den richtigen Agenten zugewiesen werden
• wenn alle benutzerdefinierten Felder zusammen mit den erforderlichen Anhängen migriert wurden
• wenn die Kunden und Unternehmen korrekt migriert werden

Weitere Informationen finden Sie im ausführlichen Leitfaden zur Überprüfung der Ergebnisse der Demo-Migration in Salesforce Service Cloud .

VOR DEM MIGRATIONSPROZESS

1. WÄHLEN SIE IHREN MIGRATIONSWORKFLOW

Falls Sie während der vollständigen Datenmigration mit einem Ihrer Helpdesks zusammenarbeiten müssen, können Sie Ihren Support-Service auf der Quell- oder Zielplattform betreiben.

Wenn Sie weiterhin mit einem bestehenden Helpdesk-System arbeiten möchten, beachten Sie, dass während des Prozesses erstellte oder aktualisierte Datensätze nicht migriert werden. Wählen Sie in diesem Fall die Delta-Migration , um sie später zu importieren.

Während die vollständige Datenmigration läuft, können Sie den Fortschritt jederzeit in unserem Tool überprüfen. Alternativ können Sie auch warten, bis sich unser Team bei Ihnen meldet.

2. VOLLSTÄNDIGE DATENMIGRATION STARTEN

Der Migrationsassistent überträgt jeden Datensatz einzeln. Je nach Anzahl der Entitäten auf Ihrer Quellplattform kann der Vorgang zwischen 20 Minuten und mehreren Tagen dauern.

Salesforce Datenmigration beginnt, sobald Ihre Zahlung bestätigt ist . Dies kann einige Zeit in Anspruch nehmen; führen Sie daher die Transaktion im Voraus durch oder planen Sie die Datenmigration.

Sie haben die Checkliste bearbeitet und ihr zugestimmt . Klicken Sie auf die entsprechende Checkliste mit der Kurzanleitung. Gehen Sie alle Schritte durch und setzen Sie ein Häkchen in das entsprechende Kontrollkästchen.

3. ÄNDERE NICHTS

Jede Änderung kann zum Fehlschlagen der Migration führen oder die Datenübertragung verlängern. Sollten Sie fehlerhafte oder unnötige Daten im Quellsystem feststellen, lassen Sie diese unverändert. Überprüfen Sie die migrierten Datensätze in Salesforce Service Cloud nach der Datenmigration sorgfältig.

NACHDEM DER IMPORT ABGESCHLOSSEN IST

1. ALLES UNTERSUCHEN

Sobald die vollständige Datenmigration abgeschlossen ist, prüfen Sie, ob Ihre Daten korrekt migriert wurden. Sie haben fünf Tage Zeit, die Ergebnisse zu überprüfen, bevor der Migrationsassistent Ihre Datenmigration archiviert.

Falls Sie etwas nicht finden, prüfen Sie, ob Ihre Suchfilter für alle Tickets jederzeit aktiviert sind. Besteht das Problem weiterhin, wenden Sie sich bitte an unsere Migrationsexperten.

2. EINE NEUE PLATTFORM EINRICHTEN

• Aktivieren Sie die zuvor deaktivierten Salesforce -Benachrichtigungen und nehmen Sie weitere erforderliche Einstellungen vor.
• Verknüpfen Sie Supportlinks und aktualisieren Sie interne Links in Wissensdatenbankartikeln .
• Leiten Sie Ihre E-Mails an Salesforce Service Cloudweiter.