Checkliste für die Datenmigration Jira Service Management

Datenmigration kann eine Herausforderung sein, aber wir haben sie Ihnen erleichtert. Wir haben eine umfassende Checkliste für die Datenmigration exklusiv für Jira Service Managementerstellt. Legen Sie gleich los und vereinfachen Sie Ihren Migrationsprozess!

Bevor wir ins Detail gehen, beachten Sie bitte, dass unser Tool Datensätze wie die folgenden nicht migrieren kann:

• CC-Benutzer (CC-Benutzer stattdessen in ein benutzerdefiniertes Feld migrieren)
• Gruppen
• Inline-Bilder

Falls Sie die oben genannten Daten dennoch importieren möchten, fordern Sie eine individuelle Migration an. Kontaktieren Sie unser Team , um die Details zu besprechen.

BEVOR SIE DIE MIGRATION EINRICHTEN

Führen Sie die oben genannten Schritte durch, um den Import in Jira Service Management vorzubereiten:

1. Legen Sie ein Datum fest

Sie benötigen ausreichend Zeit, um die Umstellung gründlich vorzubereiten (z. B. durch das Schließen von Tickets und das Filtern Ihrer Daten). Wählen Sie daher einen Tag mit möglichst wenig Helpdesk-Arbeit.

2. INFORMIEREN SIE IHR TEAM

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig über die Migration zu Jira Service Management damit sie bereits vor dem Datenübertragungstermin Tickets abschließen können. So haben sie genügend Zeit, sich mit der neuen Plattform vertraut zu machen.

3. JIRA SERVICE MANAGEMENT für den Import vorbereiten

Bevor Sie die Datenmigration selbst einrichten, führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Benutzer manuell einrichten

Vor der Datenmigration müssen Sie alle Benutzer dem entsprechenden Projekt in Jira Service Management . Deren E-Mail-Adressen sollten für alle sichtbar sein. Lesen Sie dazu zunächst einen ausführlichen Artikel zum Hinzufügen von Benutzern in Jira Service Management .

2. Erstellen Sie passende benutzerdefinierte Felder

Dies wird Ihnen helfen, die benötigten Daten nach der vollständigen Datenmigration .

Sie können diese beim Zuordnen von Ticketfeldern im Migrationsassistenten erstellen. Wählen Sie den gewünschten Feldwert aus und klicken Sie „Dasselbe Feld in Jira Service Management “. Um Kontakte zu migrieren, aktivieren Sie die Einstellungen für die öffentliche Registrierung. Eine detaillierte Anleitung finden Sie hier .

Falls Sie dennoch benutzerdefinierte Felder erstellen möchten, befolgen Sie die folgenden Schritte:

Gehen Sie zu Einstellungen > Probleme > Felder (Benutzerdefinierte Felder) > Benutzerdefinierte Felder erstellen .

3. Erhöhung der Größenbeschränkung für Anbauteile

Um alle Anhänge erfolgreich in Jira Service Managementzu importieren, müssen Sie die Größenbeschränkungen entsprechend anpassen.

4. Aktivieren Sie die Einstellungen für die öffentliche Registrierung zur Kontaktmigration

Um Ihre Kontakte zu migrieren, müssen Sie die Einstellungen für die öffentliche Registrierung aktivieren. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie in unserem ausführlichen Leitfaden oder in unserem leicht verständlichen Video-Tutorial .

5. Überprüfen Sie die Administratorrechte vor der Datenmigration

Bevor Sie mit der Datenmigration beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie über Administratorrechte für die Quelle und Jira Service Managementverfügen. Dieser Zugriff ist für einen reibungslosen und erfolgreichen Migrationsprozess unerlässlich.

6. E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren

Um E-Mail-Benachrichtigungen in Jira Service Managementzu deaktivieren, befolgen Sie diese Schritte:

Gehen Sie zu Jira Service Management Projekt > Projekteinstellungen .

Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf „ Benachrichtigungen “. Dort sehen Sie das Benachrichtigungsschema, das mit Ihrem Projekt verknüpft ist. Klicken Sie auf „ Aktionen “ und wählen Sie dann „ Benachrichtigungen bearbeiten “.

Entfernen Sie für jedes Ereignis die Empfängertypen (z. B. Alle Beobachter, Melder), um Benachrichtigungen zu deaktivieren. Die Benachrichtigungen bleiben konfiguriert, werden aber nicht mehr empfangen. Speichern Sie Ihre Änderungen, nachdem Sie die Empfänger für alle benötigten Ereignisse entfernt haben.

Um Kundenbenachrichtigungen in Jira Service Managementzu deaktivieren, befolgen Sie diese Schritte:

Navigieren Sie zu Jira Service Management Projekt > Projekteinstellungen .

Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „ Kundenbenachrichtigungen “. Deaktivieren Sie für jede Regel die Option „ Aktivieren “.

So deaktivieren Sie vorübergehend alle ausgehenden E-Mails in Jira Service Management über die globalen Einstellungen:

Rufen Sie das Jira Service Management . Klicken Sie auf das Zahnradsymbol (⚙️) in der oberen rechten Ecke, um das Einstellungsmenü zu öffnen. Wählen Sie im Dropdown-Menü „ System “ aus, um auf die Systemeinstellungen zuzugreifen.

Scrollen Sie in der linken Seitenleiste nach unten zu „ Ausgehende E-Mails “ und klicken Sie darauf, um auf die globalen E-Mail-Einstellungen zuzugreifen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche „ Ausgehende E-Mails deaktivieren “. Bestätigen Sie die Aktion gegebenenfalls im angezeigten Dialogfeld. Nach der Deaktivierung ändert sich der Status zu „ Deaktiviert Jira Service Management keine E-Mails mehr versendet werden, bis diese Einstellung wieder aktiviert wird.

7. Automatisierungen deaktivieren

Um alle aktiven Automatisierungen in Jira Service Managementzu deaktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

Navigieren Sie zu dem Projekt , in dem Sie die Automatisierungen deaktivieren möchten. Klicken Sie auf „ Projekteinstellungen “ in der unteren linken Ecke.

Wählen Sie im Menü „Projekteinstellungen“ die Option „ Automatisierung “. Daraufhin wird eine Liste aller dem Projekt zugeordneten Automatisierungsregeln angezeigt. Identifizieren Sie die aktuell aktiven Regeln. Ändern Sie für jede aktive Automatisierungsregel den Status von „ Aktiviert “ auf „ Deaktiviert “. Bestätigen oder speichern Sie die Änderungen gegebenenfalls, um sicherzustellen, dass die Automatisierungsregeln deaktiviert sind.

Wiederholen Sie diesen Vorgang für alle aktiven Regeln und überprüfen Sie die Liste, um sicherzustellen, dass keine Regeln mehr aktiviert sind.

4. BERÜCKSICHTIGEN SIE DIE BESONDERHEITEN UND EINSCHRÄNKUNGEN

Bei der Migration zu Jira Service Managementsollten Sie folgende Besonderheiten beachten:

• In Jira gibt es zwei Projekttypen : Classic und Next-Gen. Unser Tool migriert ausschließlich Classic-Projekte. Wenn Sie Daten in ein Next-Gen-Projekt importieren möchten, finden Sie eine Anleitung mit Video .
• Standardmäßig kann pro Migration, die auf alle Vorgänge angewendet wird, nur ein Vorgangstyp festgelegt werden. Wenn Sie mehrere Vorgangstypen übertragen möchten, teilen Sie die Datenmigration in mehrere Teile auf. Migrieren Sie anschließend die Vorgänge jedes Vorgangstyps separat.
• Organisationen können standardmäßig zu Jira Service Management migriert werden, allerdings werden sie nicht mit Tickets verknüpft.
• Die Jira-API unterstützt den direkten Import von benutzerdefinierten Feldern für Organisationseinheiten nicht. Es gibt jedoch einen Workaround: Sie können Organisationen in einer separaten Datenmigration per CSV Datei migrieren. Jira aktualisiert dann automatisch die Daten der benutzerdefinierten Felder für die bestehenden Unternehmen. Für die Unternehmen, die noch nicht im System vorhanden sind, füllt Jira die benutzerdefinierten Felder mit den Daten aus Ihrer importierten CSV Datei.

• Deaktivieren Sie keine Endbenutzer, da unser Tool deren Fälle nicht migriert.
• Wenn ein Kontakt in Jira SM über eine private E-Mail-Adresse verfügt, erstellt unser Tool automatisch einen neuen Kontakt; der Migrationsassistent fügt der ursprünglichen E-Mail-Adresse +1 hinzu.
• Wird ein Kontakt in Jira Service Managementgelöscht, erstellt der Migrationsassistent einen neuen Kontakt, indem er der ursprünglichen E-Mail-Adresse +1 hinzufügt. Beachten Sie, dass Jira Service Management die ursprüngliche E-Mail-Adresse nach der Löschung 30 Tage lang speichert. Während dieses Zeitraums kann unser Tool keinen neuen Kontakt mit derselben E-Mail-Adresse anlegen.

5. PRÜFEN SIE, OB SIE ANPASSUNGEN BENÖTIGEN

Bei der Migration zu Jira Service Managementkönnen Sie einige vorgefertigte Anpassungen anwenden:

• Fügen Sie den migrierten Tickets ein Tag hinzu
• Anhänge überspringen
• Verschieben Sie die Ticket-Seitengespräche
• Neueste Datensätze zuerst migrieren
• Anrufaufzeichnungen migrieren (wenn Zendesk die einzige Quellplattform ist)
• Demo mit benutzerdefinierten Daten

Bei der Migration zu Jira Service Management können Sie Tags hinzufügen , um die migrierten Daten zu identifizieren. Sie können auch eingebettete Bilder als Anhänge migrieren . Beachten Sie, dass diese Option die Datenmigration verlängern kann.

Außerdem können Sie Anrufaufzeichnungen migrieren, wenn Ihr Quell-Helpdesk Zendesk . Alternativ Anhänge überspringen , um die Datenmigration zu beschleunigen. Um unseren Migrationsassistenten mit einem bestimmten Datensatz zu testen, wählen Sie schließlich „Demo mit benutzerdefinierten Daten“ für Tickets und Artikel.

Wenn Sie Ihre Datensatzübertragung anpassen möchten, fordern Sie eine benutzerdefinierte Datenmigration an. Zu den gängigen Anpassungsmöglichkeiten gehören:

• Inline-Bilder migrieren
• Datenfilterung nach verschiedenen Kriterien (Erstellungsdatum, Tags, benutzerdefinierte Felder, Gruppen, Organisationen, Bearbeiter) und Migration in verschiedene Projekte
• Änderung des Standardmigrationsprozesses (Migration von Änderungs- und Problemobjekten als Tickets, Migration von Ticketereignissen als private Notizen, Migration der Informationen zu inaktiven Benutzern)
• Migration der Informationen aus den Integrationen (Migration der verknüpften Jira -Aufgaben-ID oder URL)
• Hinzufügen von Informationen zu den migrierten Daten (Kennzeichnung von Tickets mit zusätzlichen Tags, Hinzufügen der alten Ticket-ID zum Ticketbetreff)

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Profitieren Sie von einer kostenlosen Demo und sehen Sie sich eine Testmigration zu einem gewünschten Tool an.

Demo einrichten

DU BIST FAST FERTIG

1. Zugangsdaten finden

Für die Durchführung einer Demo-Migration benötigen Sie Zugangsdaten zur Quellplattform und zu Jira Service Management.

Um Jira Service Management mit unserem Tool zu verbinden, benötigen Sie Folgendes:

• URL Jira Service Management Ihres Unternehmens .
• Benutzername : Gehen Sie zu Symbol > Profil; Ihren Benutzernamen finden Sie unter Kontakt.
• API-Token : Gehen Sie zu https://id.atlassian.com/manage/api-tokens > API-Token erstellen > klicken Sie auf „ Erstellen “ > Kopieren Sie den Token in die Zwischenablage. Speichern Sie den API-Token unbedingt, da er später nicht mehr angezeigt wird.
• Wählen Sie anschließend das Projekt aus, in das Sie Daten importieren oder aus dem Sie Datensätze exportieren möchten.

2. DIE DEMO-MIGRATION EINLEITEN

Führen Sie eine Demo-Migration , um das mögliche Ergebnis der vollständigen Datenmigration zu testen. Während der kostenlosen Demo migriert unser Tool 20 zufällig ausgewählte Tickets und Artikel aus Ihrer aktuellen Lösung zu Jira Service Management . Führen Sie die Demo so oft wie nötig durch.

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Migrationsassistenten an oder erstellen Sie ein Konto.
2. Verbinden Sie Ihre Quell- und Ziellösungen.
3. Wählen Sie ein Projekt aus, um Jira Service Managementzu verbinden.
4. Wählen Sie die Daten aus, die Sie importieren möchten.
5. Vermittler einstellen.
6. Karte, Tickets und Artikelroute.
7. Wählen Sie automatisierte Optionen .
8. Führen Sie Ihre kostenlose Demo-Migration durch.

NACH DER DEMO-MIGRATION

1. ÜBERPRÜFEN SIE DIE ERGEBNISSE IN JIRA SERVICE MANAGEMENT SORGFÄLTIG

Nach einer kostenlosen Demo-Migration sehen Sie sich eine Tabelle mit vier verschiedenen Spalten oder Datensätzen an:

• alle verfügbaren Datensätze
• migrierte Datensätze
• fehlgeschlagene Datensätze
• übersprungene Datensätze

Laden Sie Berichte über migrierte, fehlgeschlagene und übersprungene Datensätze herunter, um die Ergebnisse zu analysieren. Achten Sie bei der Überprüfung der migrierten Daten besonders auf Folgendes:

• Alle Kommentare wurden migriert, und wenn die Autoren der Kommentare dieselben sind
• Die Tickets werden den richtigen Mitarbeitern zugewiesen
• Alle benutzerdefinierten Felder wurden migriert
• Die Kunden und Unternehmen wurden korrekt migriert
• Die Anhänge und Etiketten wurden migriert (laden Sie die Anhänge von Ihrer Zielplattform herunter, um zu überprüfen, ob alles korrekt übertragen wurde)

Lesen Sie einen exklusiven Leitfaden zur Überprüfung Jira Service Management um detailliertere Informationen zu erhalten.

2. Fordern Sie eine individuelle Demo an

Falls die benutzerdefinierte Demo Ihre Anforderungen nicht erfüllt, können Sie eine solche anfordern. Kontaktieren Sie unser Team vorab, um alle Details zu besprechen.

WÄHREND DER VOLLSTÄNDIGEN DATENMIGRATION

1. WÄHLEN SIE IHRE MIGRATION: STANDARD ODER MIT DELTA

vollständigen Datenmigration einen Ihrer Helpdesks benötigen , sollten Sie Ihre Optionen prüfen:

• Arbeiten Sie während der vollständigen Datenmigration mit dem Quell-Helpdesk zusammen. Die erstellten oder aktualisierten Datensätze werden jedoch nicht in Jira Service Management . Führen Sie daher die Delta-Migration , um diese Daten nicht zu verlieren.
• Setzen Sie Ihre Arbeit am Ziel-Helpdesk fort.

Da die vollständige Datenmigration in der Cloud durchgeführt wird, können Sie Folgendes tun:

• Überprüfen Sie im Migrationsassistenten, wie Ihre Datenmigration verläuft
• Bitte warten Sie, bis sich unser Support-Team bei Ihnen meldet

2. NEHMEN SIE KEINE ÄNDERUNGEN IN LETZTER MINUTE VOR

Jede Änderung kann die Datenmigration verzögern oder sie sogar unterbrechen. Falls Sie doppelte oder unnötige Daten im Quellsystem des Helpdesks gefunden haben, lassen Sie die Migration durchführen. Überprüfen Sie die migrierten Datensätze anschließend in Jira Service Management .

Wenn neue Tickets in Ihrem Quell-Helpdesk eingehen, können Sie die Delta-Migration , um diese zu Jira Service Management .

3. VOLLSTÄNDIGE DATENMIGRATION STARTEN

Der Migrationsassistent importiert jeden Datensatz einzeln in das ausgewählte Projekt. Je nach Anzahl der Entitäten kann dieser Vorgang zwischen 20 Minuten und einigen Tagen dauern.

Die vollständige Datenmigration beginnt, wenn:

• Ihre Zahlung wurde bestätigt . Es kann einige Zeit dauern, daher empfiehlt es sich, die Transaktion im Voraus durchzuführen oder die Datenmigration zu planen.
• Sie haben der Checkliste zugestimmt . Klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag, um eine Kurzanleitung mit den wichtigsten Schritten vor dem Transfer zu öffnen. Sobald Sie alle Schritte abgeschlossen haben, setzen Sie ein Häkchen in das entsprechende Kästchen.

NACHDEM DER IMPORT ABGESCHLOSSEN IST

1. NOCH EINMAL PRÜFEN

Ihre vollständige Datenmigration ist abgeschlossen. Prüfen Sie nun, ob alle Daten korrekt migriert wurden. Sie haben fünf Tage Zeit, die Ergebnisse zu überprüfen, bevor der Migrationsassistent Ihre Datenmigration archiviert.

Falls Sie etwas nicht finden können, stellen Sie sicher, dass die Suchfilter für alle Tickets und jeden Zeitraum aktiviert sind. Sollte das Problem weiterhin bestehen, kontaktieren Sie bitte unser Support-Team.

2. Aktualisieren Sie Ihre neue Plattform

• Wenn Sie Artikel der Wissensdatenbank migriert haben, aktualisieren Sie die internen Links manuell.
• Schalten Sie alle Kommunikationskanäle ein.
• Leiten Sie Ihre E-Mails an Jira Service Managementweiter.