Checkliste zur Datenmigration Help Scout

Die Datenmigration ist ein komplexer Prozess, der oft Aufwand erfordert. Um Ihre Migration zu Help Scout zu vereinfachen und den Prozess deutlich zu beschleunigen, haben wir eine umfassende Checkliste für die Datenmigration erstellt.

Hinweis : Der Migrationsassistent kann die folgenden Datensatztypen nicht automatisch in Help Scout :

• Inline-Bilder
• CC-Benutzer (Die E-Mail-Adressen der CC-Benutzer werden stattdessen in ein benutzerdefiniertes Feld migriert)
• benutzerdefinierte Kontakt- und Organisationsfelder

Falls Sie diese Datensätze dennoch migrieren möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team, um eine individuelle Lösung zu erhalten.

Beachten Sie außerdem, dass beim Import Ihrer Wissensdatenbank in Help Scoutdie Datumsangaben auf das Datum der Datenmigration aktualisiert werden und nicht mehr die ursprünglichen Daten.

BEVOR SIE DIE MIGRATION EINRICHTEN

Befolgen Sie diese Schritte, um die Effizienz zu optimieren, ohne die Datenintegrität zu beeinträchtigen:

Sowohl die Demo-Migration als auch die vollständige Datenmigration verarbeiten Datensätze auf dieselbe Weise. Daten, die während der Demo-Migration nicht erfolgreich übertragen wurden, werden nicht in die vollständige Migration einbezogen.

Laden Sie nach der Demo-Migration Berichte über erfolgreich migrierte, fehlgeschlagene und übersprungene Datensätze herunter. Überprüfen Sie anschließend sorgfältig, ob alle Daten korrekt übertragen wurden. Sollten Probleme auftreten, wenden Sie sich bitte an unsere Migrationsexperten.

1. Einen klaren Zeitplan festlegen

Der Erfolg Ihrer Datenmigration hängt maßgeblich von der Menge und Qualität Ihrer Daten ab. Eine gründliche Vorbereitung ist daher unerlässlich. Wählen Sie einen Tag mit möglichst wenigen Supportanfragen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

2. Kommunizieren Sie mit Ihrem Team

Informieren Sie Ihre Teammitglieder über die bevorstehende Datenmigration zu Help Scout. So können sie sich mit dem neuen Helpdesk-System vertraut machen. Verteilen Sie konkrete Aufgaben und senden Sie einen Tag vor der Migration eine Erinnerung.

3. Bereiten Sie Ihren neuen Helpdesk auf die Migration vor

Folgen Sie dieser Anleitung, um Help Scout für eine reibungslose Datenmigration vorzubereiten:

1. Postfächer erstellen . Um in Help Scout , müssen Sie Postfächer manuell erstellen.

Gehen Sie zu Verwalten → und wählen Sie im Dropdown-Menü Postfach Neues Postfach .

2. Erstellen Sie benutzerdefinierte Felder . Benutzerdefinierte Felder sind unerlässlich, um Ihre Datenstruktur beizubehalten und nach der Migration einen schnellen Zugriff zu ermöglichen.

Klicken Sie auf „Postfach“ und dann auf „Einstellungen“ . Wählen Sie im Dropdown-Menü „Benutzerdefinierte Felder“ „Neues benutzerdefiniertes Feld“ .

3. Agenten hinzufügen. Erstellen Sie vor der Migration Agenten in Help Scout mit denselben E-Mail-Adressen wie Ihr aktueller Helpdesk. Richten Sie mindestens ein Agentenprofil ein, um die Agentenzuordnung und die Option „ Dieselbe Agentengruppe in Help Scout “ zu aktivieren.

Navigieren Sie zu „Verwalten“ und wählen Sie „Benutzer“ . Klicken Sie auf „Neuer Benutzer“ .

4. BERÜCKSICHTIGEN SIE DIE EINSCHRÄNKUNGEN UND BESONDERHEITEN

Bevor Sie mit der vollständigen Datenmigration zu Help Scoutfortfahren, beachten Sie bitte Folgendes:

• Wählen Sie beim Übertragen Ihrer Daten zu Help Scoutnur ein Postfach für die Migration aus. Wenn Sie Datensätze in verschiedene Postfächer importieren möchten, müssen Sie für jedes Postfach in Ihrem Help Scout -Konto eine separate Migration konfigurieren. Wenn Sie Daten von Help Scout zu einem anderen Helpdesk übertragen, können wir die Migration mehrerer Postfächer über eine benutzerdefinierte Datenmigration unterstützen. Für eine Standardmigration müssen Sie jedoch für jedes Postfach eine separate Migration starten.
• Wenn Sie planen, Wissensdatenbankartikel zu migrieren , stellen Sie sicher, dass Sie die Dokumente im Voraus aktivieren oder erstellen.
• Beachten Sie, dass Tickets auf der Plattform nicht mehr als 100 Kommentare enthalten sollten. Sollten Sie mehr als 100 Kommentare haben, erstellt der Migrationsassistent ein zusätzliches Ticket, um die überzähligen Kommentare zu berücksichtigen.
• Es ist unerlässlich, Endbenutzer nicht zu deaktivieren, da wir ihre Fälle sonst nicht migrieren können.
• Bevor Sie mit der Migration beginnen, stellen Sie sicher, dass Sie sowohl für Ihre Quellplattform als auch für Help Scoutüber Administratorrechte verfügen.

5. BELIEBTE ANPASSUNGEN

Wenden Sie sich an unser Team, wenn Sie spezielle Anforderungen an Ihre Help Scout Migration haben, insbesondere wenn die verfügbaren automatisierten Optionen Ihren Bedürfnissen nicht gerecht werden.

• Migrieren Sie die benutzerdefinierten Kontaktfelder in die „Kontaktnotizen“, um die erforderlichen Daten zu erhalten.
• Inline-Bilder als Anhänge migrieren.
• Implementieren Sie eine Datenfilterung auf Basis verschiedener Kriterien, wie z. B. Erstellungsdatum, Tags, benutzerdefinierte Felder, Organisationen und Bearbeiter.

Help desk migration kann einfach durchgeführt werden

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DU BIST FAST FERTIG

1. BENACHRICHTIGUNGEN DEAKTIVIEREN

Vor der Migration sollten Sie Benachrichtigungen deaktivieren, um unerwünschte Unterbrechungen zu vermeiden. So geht's:

Klicken Sie auf das Profilsymbol . Gehen Sie zu „Ihr Profil“ und anschließend zu „Benachrichtigungen“ . Deaktivieren Sie die gewünschten Benachrichtigungen.

2. Zugangsdaten finden

Wenn Sie eine Demo-Migration durchführen, benötigen Sie Zugangsdaten sowohl für die Quellplattform als auch Help Scout.

Um Help Scout mit unserem Tool zu verbinden, befolgen Sie diese Schritte:

• Für die Docs API : Mein Profil -> Authentifizierung -> API-Schlüssel.
• Für die OAuth-Authentifizierung : Melden Sie sich mit Ihrem Help Scout Konto an.

3. DEMO-MIGRATION STARTEN

Richten Sie eine Demo-Migration ein, um das Ergebnis einer vollständigen Datenmigration vorab zu testen. Der Migrationsassistent überträgt 20 zufällig ausgewählte Tickets und 20 Artikel von Ihrer aktuellen Plattform zu Help Scout . Sie können Ihre Migrationseinstellungen bearbeiten und die Demo erneut ausführen.

Führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Melden Sie sich in Ihrem Konto an.
2. Verbinden Sie Ihre Quell- und Ziellösungen.
3. Wählen Sie die Daten aus, die Sie importieren möchten.
4. Vermitteln Sie Agenten und Gruppen.
5. Kartentickets und Artikel.
6. Automatisierte Optionen konfigurieren .
7. Starten Sie Ihre kostenlose Demo-Migration.

NACH DER DEMO-MIGRATION

1. ÜBERPRÜFEN SIE DIE ERGEBNISSE DER DEMO

Stellen Sie die Ergebnisse in einer Tabelle mit vier Spalten zusammen:

• alle verfügbaren Datensätze
• migrierte Datensätze
• fehlgeschlagene Datensätze
• übersprungene Datensätze

Laden Sie Berichte für migrierte, fehlgeschlagene und übersprungene Datensätze herunter, um die Ergebnisse zu überprüfen. Stellen Sie beim Prüfen der migrierten Datensätze Folgendes sicher:

• Die Kommentare wurden erfolgreich migriert und die Autoren korrekt beibehalten
• Alle Tickets werden den zuständigen Mitarbeitern zugewiesen
• Benutzerdefinierte Felder werden übertragen
• Kunden und Unternehmen werden korrekt migriert
• Anhänge und Etiketten bleiben erhalten

Eine ausführlichere Anleitung zum Überprüfen Help Scout Migrationsergebnisse finden Sie in unserem detaillierten Leitfaden .

2. DEMO MIT BENUTZERDEFINIERTEN DATEN AUSFÜHREN

Sie können unseren Migrationsassistenten auch mit einer benutzerdefinierten Demo-Migration testen. Wählen Sie dazu 20 Tickets anhand ihrer ID aus, beispielsweise solche mit vielen Antworten, Anhängen oder Notizen, und starten Sie Ihre Demo mit benutzerdefinierten Daten.

WÄHREND DES MIGRATIONSPROZESSES

1. Migrationsoptionen auswählen

Wählen Sie während der vollständigen Datenmigration zwischen Ihrem Quell- und Ziel-Helpdesk. Beachten Sie, dass Datensätze, die während des Prozesses erstellt oder aktualisiert werden, bei Verwendung eines Quell-Helpdesks nicht migriert werden. In solchen Fällen empfiehlt sich eine Delta-Migration , um diese später zu importieren.

Sobald die vollständige Datenmigration in die Cloud erfolgt, können Sie den Fortschritt auf einer Datenmigrationsseite überwachen.

2. VOLLSTÄNDIGE DATENMIGRATION STARTEN

Sie können Ihre vollständige Datenmigration starten, sobald zwei Bedingungen erfüllt sind:

• Die Zahlung wurde bestätigt . Bitte stellen Sie sicher, dass Sie die Zahlung im Voraus leisten.
• Bitte prüfen Sie die Migrationshinweise . Sie haben die Migrationshinweise in der Seitenleiste links gelesen.

3. VOLLSTÄNDIGE MIGRATIONSREGEL

Ändern Sie keine Einstellungen und löschen Sie keine Daten. Vermeiden Sie während der vollständigen Migration Änderungen an Einstellungen oder das Löschen von Daten auf der Zielplattform, um Migrationsprobleme oder das Überspringen von Datensätzen zu verhindern.

Sollten Sie bei Ihrem aktuellen Helpdesk auf Probleme stoßen, warten Sie bitte, bis der Datenimport abgeschlossen ist. Erst dann sollten Sie versuchen, die Probleme selbst zu beheben oder unser Support-Team kontaktieren.

NACHDEM DER IMPORT ABGESCHLOSSEN IST

1. ALLES SORGFÄLTIG ÜBERPRÜFEN

Prüfen Sie die Ergebnisse der vollständigen Datenmigration innerhalb von fünf oder zehn Tagen (abhängig von Ihrem Support-Plan), da Ihre Datenmigration anschließend archiviert wird. Bitten Sie Ihre Agenten um Unterstützung, um den Prozess zu beschleunigen. Sollten Sie Unstimmigkeiten oder fehlende Datensätze feststellen, kontaktieren Sie bitte unser Team .

2. AKTUALISIEREN SIE IHRE PLATTFORM

Aktivieren Sie Benachrichtigungen und andere deaktivierte Einstellungen wieder und aktualisieren Sie interne Links zu Artikeln der Wissensdatenbank. Leiten Sie außerdem Ihre E-Mails an Help Scoutum.