Das Zeitalter der Selbstbedienung hat begonnen. Ganze 81 % der Kunden wünschen sich mehr Möglichkeiten, Probleme selbstständig zu lösen, ohne einen Unternehmensmitarbeiter kontaktieren zu müssen. Darüber hinaus benötigen auch Mitarbeiter Selbstbedienungstools , um ihre Leistung zu steigern und ihre überlasteten Vorgesetzten nicht länger mit Routineanfragen zu belästigen.
Hier kommt eine Wissensdatenbank ins Spiel – eine der beliebtesten Methoden, um das Unternehmenswissen zentral zu bündeln und allen zugänglich zu machen. Doch wie stellen Sie angesichts der Fülle an Informationen, die geteilt werden müssen, sicher, dass Ihre Wissensdatenbank leicht zugänglich, sicher und verwaltbar ist?
Wissensmanagement-Software ist die Lösung. In diesem Beitragplain wir, was Wissensmanagement-Software ist, wie Sie die richtige Wissensmanagement-Plattform für Ihr Unternehmen auswählen und stellen Ihnen einige Beispiele führender Wissensmanagement-Lösungen vor, um Ihre Suche zu beginnen.
Fangen wir mit den Grundlagen an.
Was ist Wissensmanagement-Software?
Wissensmanagement-Software (auch bekannt als Wissensdatenbank-Software oder Wissensmanagement-Plattform) ist eine Lösung, die Sie beim Erstellen, Verwalten, Teilen und Organisieren einer Wissensdatenbank unterstützt. Die Informationen in Ihrer Wissensdatenbank können extern – für Kunden (um Probleme zu lösen, ohne den Kundendienst kontaktieren zu müssen) – oder intern – für für die Erledigung ihrer Aufgaben – bestimmt sein .
Kurz gesagt, eine Wissensmanagementplattform speichert all diese Informationen an einem Ort. Beispiele für Informationen, die Sie dort einbeziehen können, sind:
- Allgemeine Informationen über Ihr Unternehmen und seine Produkte , wie z. B. Ihre Unternehmensgeschichte, Mission und Vision, Schlüsselpersonen, Projekte, Produkte und Ziele.
- Detaillierte Produkt-/Dienstleistungsbeschreibungen und -merkmale , wie z. B. Produktdokumentation, Lizenzen, Richtlinien, Preise und Produktbeschränkungen.
- Benutzerhandbücher , wie z. B. FAQ-Seiten, Benutzerhandbücher, Anleitungen zur Fehlerbehebung und Installationsanleitungen
- Personaldokumentation , wie z. B. Mitarbeiterhandbücher, Geschäftshandbücher, Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Prozessdokumentationen, Verhaltenskodex und Richtlinieninformationen
Dies sind lediglich Richtlinien: Der Inhalt Ihrer Wissensdatenbank hängt von Ihren Bedürfnissen ab. Unabhängig von Ihrer Auswahl ist Ihre Wissensdatenbank jedoch nur dann effektiv, wenn sie relevante, nützliche und aktuelle Informationen bereitstellt, die von den vorgesehenen Nutzern leicht zugänglich sind. Genau dabei unterstützt Sie eine Wissensmanagement-Plattform.
Nachdem Sie nun ein grundlegendes Verständnis von Wissensmanagement-Software erlangt haben, schauen wir uns die verschiedenen Arten von Wissensmanagement-Lösungen an, die es gibt.
Welche Arten von Wissensmanagement-Software gibt es?
Software für Wissensmanagement lässt sich auf vielfältige Weise klassifizieren:
- Nach Endnutzer : extern (für Kunden) oder intern (für Mitarbeiter)
- Nach Hosting-Typ : Cloud-basiert (auf entfernten Servern) oder On-Premise (auf physischen Servern in den Räumlichkeiten des Unternehmens)
- Nach Eigentumsart : Eigenentwicklungen (Tools, die Ihr Unternehmen selbst entwickelt hat) oder Drittanbieterlösungen (fertige Tools, die zum Kauf oder als Dienstleistung erhältlich sind)
- Lizenzpflichtig : proprietär (im Besitz und unter der Aufsicht eines Herausgebers oder Entwicklers) oder Open Source (von jedem zugänglich und veränderbar).
- Nach Betriebskontext : eigenständige Wissensmanagement-Software (z. B. HappyFox ) oder Teil einer umfassenderen Helpdesk-Plattform oder eines CRM (z. B. Zendesk Wissensdatenbank als Teil der Zendesk Kundendienstlösung).
Die richtige Wahl der Wissensmanagement-Software hängt in jedem Einzelfall von geschäftlichen und rechtlichen Faktoren ab, auf die wir später eingehen werden. Zunächst konzentrieren wir uns darauf, warum Sie überhaupt in eine solche Software investieren sollten.
Warum benötigen Sie eine Wissensdatenbank-Software?
Unternehmen, die Wissensmanagementlösungen eingeführt haben, profitieren in vielerlei Hinsicht – von Zeit- und Kostenersparnis im Kundenservice bis hin zu verbesserter Kundenbindung und vielem mehr. Schauen wir uns die häufigsten Gründe für die Integration einer Wissensmanagementplattform in Ihre IT-Infrastruktur an.
Selbstbedienungs-Kundensupport
Wie wir bereits festgestellt haben, wünschen sich Kunden mehr Self-Service-Optionen. Daher überrascht es nicht, dass Self-Service immer beliebter wird: 60 % der befragten Kunden gaben 2021 an, ihre Probleme lieber selbst online lösen zu wollen, im Vergleich zu 50 % im Jahr 2020.
Ein Wissensmanagement-Softwaresystem eignet sich ideal, um Ressourcen zu sammeln und verfügbar zu halten . Da 44 % der Kunden die Wartezeit auf eine Antwort als Hauptgrund für Frustration angeben, ist ein solcher permanenter Zugriff eine Möglichkeit, das Kundenerlebnis – und damit den Umsatz – zu verbessern.
Teamzusammenarbeit und Wissensaustausch
erfolgreiche Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Teammitglieder setzt ein fundiertes Verständnis neuer Prozesse und Abläufe voraus. Eine Wissensmanagement-Lösung hilft Ihnen, alle relevanten Informationen für neue Mitarbeiter zentral zu verwalten und zu teilen. Nach der Einrichtung kann Ihr Unternehmen schneller auf Veränderungen reagieren, Wissen abteilungsübergreifend austauschen und das Wissen der Mitarbeiter über relevante Arbeitsabläufe verbessern.
Mitarbeiterproduktivität
Wird eine Wissensdatenbank mithilfe einer benutzerfreundlichen Informationsmanagement-Software verwaltet, können Kundendienstmitarbeiter und IT-Support-Teams Probleme schneller lösen, da ihnen alle benötigten Ressourcen sofort zur Verfügung stehen. Zudem reduziert Self-Service die Arbeitsbelastung im Contact Center Zeit mehr mit der Bearbeitung häufiger Probleme verschwenden müssen, die Kunden selbst lösen können.
Kundenbindung
Kundenbindung ist schwierig und kostspielig, aber nicht so sehr wie die Neukundengewinnung. Deshalb ist Kundenbindung so wichtig, und exzellenter Service ist einer der besten Wege, Kunden langfristig an sich zu binden.
Gartner-Studien belegen, dass exzellenter Kundenservice die Wahrscheinlichkeit eines Wiederkaufs um unglaubliche 82 % erhöht. Indem Sie Ihre Serviceteams mit den richtigen Ressourcen zur Bearbeitung von Kundenanfragen ausstatten und Ihren Kunden die gewünschten Self-Service-Tools zur Verfügung stellen, steigern Sie Ihre Chancen auf qualitativ hochwertigen Support und eine stärkere Markenbindung .
Analysen und Erkenntnisse
Wissensmanagement-Plattformen liefern Ihnen Analysen, mit denen Sie nachverfolgen können, welche Informationen Kunden oder Mitarbeiter am häufigsten suchen. Sie können diese Ergebnisse nutzen, um das Kundenerlebnis zu verbessern und Probleme mit Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung zu beheben. Wenn Sie beispielsweise einen Anstieg der Anfragen zu einer bestimmten Funktion feststellen, sollten Sie deren korrekte Funktionsweise überprüfen.
Analysen können Ihnen auch Hinweise darauf geben, wo Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung verbessert werden könnte, und Ihnen Einblicke in neue Möglichkeiten eröffnen.
All diese Funktionen sind wünschenswert, doch jede Plattform bietet sie auf unterschiedliche Weise – und vor allem zu unterschiedlichen Preisen. Daher lohnt es sich, verschiedene Angebote zu vergleichen und sicherzustellen, dass die gewählte Wissensmanagement-Software Ihren Bedürfnissen und Ihrem Budget entspricht.
Hier ist, worauf Sie standardmäßig achten sollten.
Auf welche Funktionen einer Wissensdatenbank-Software sollten Sie achten?
Leistungsfähige Wissensdatenbank-Software bietet eine Reihe von Funktionen, die Benutzerfreundlichkeit, Zugänglichkeit und Zusammenarbeit verbessern. Hier sind die wichtigsten:
- Robustes Content-Management ist wichtig . Achten Sie besonders auf Tools mit Funktionen wie Suchen, Verlinken und Zitieren von Inhalten in Tickets . Bedenken Sie, dass Ihre Wissensdatenbank verschiedene Dateitypen enthalten wird. Stellen Sie daher sicher, dass unterschiedliche Formate unterstützt werden.
- Eine benutzerfreundliche Oberfläche und eine fortschrittliche Suchfunktion . Wenn Ihre Wissensdatenbank-Software über zahlreiche Filter verfügt und Dateien so organisieren kann, dass sie leicht gefunden werden können, dann erzielt sie den höchsten ROI.
- Individualisierung und Branding . Ihre Wissensdatenbank ist ein wesentlicher Bestandteil Ihres Unternehmens. Wählen Sie ein Wissensdatenbank-Managementsystem, das individuelle Anpassungen ermöglicht, um die Nutzer an Ihre Marke zu erinnern.
- Analyse und Berichtswesen . Wie wir gesehen haben, helfen Ihnen diese Funktionen dabei, die häufigsten Probleme Ihrer Nutzer zu identifizieren und diese proaktiv zu lösen.
- Berechtigungen und rollenbasierter Zugriff . Nicht alle Dokumente sollten öffentlich zugänglich sein, insbesondere in großen Unternehmen. Wenn Sie nach einer zuverlässigen Wissensmanagement-Software für Ihr Unternehmen suchen, achten Sie darauf, dass diese über Berechtigungen und rollenbasierte Zugriffsrechte für verschiedene Ressourcen verfügt.
- Nutzerfeedback und Bewertung . Diese Funktion hilft Ihnen, Ihre Wissensdatenbank anhand der Nutzerbewertungen zur Nützlichkeit Ihrer Inhalte zu verbessern.
- Integrationen und APIs . Sie nutzen wahrscheinlich mehrere Tools und Lösungen für die Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und internen Teams. API- und Integrationsfunktionen ermöglichen Ihnen die einfache Integration Ihrer Wissensdatenbank und gewährleisten so weiterhin optimalen Support .
- Datenmigration . Stellen Sie sicher, dass Ihre Wissensmanagement-Software eine Datenimportfunktion bietet oder sich in ein automatisiertes Datenmigrationstool wie Help Desk Migration .
Diese Funktionen helfen Ihnen, Wissen effizient zu erstellen, zu verwalten und zu teilen und gleichzeitig eine reibungslose Benutzererfahrung für Ihre Mitwirkenden und Benutzer zu gewährleisten. Doch wie wählen Sie das beste Wissensmanagementsystem für Ihr Unternehmen aus?
Wie wählt man die beste Wissensmanagement-Software aus?
Das beste Wissensmanagementsystem für Sie ist dasjenige, das in erster Linie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens eingeht.
Eine der ersten Entscheidungen betrifft die Wahl zwischen einer selbst erstellten Wissensdatenbank und einer fertigen Lösung. Kleine Unternehmen mit begrenzten Ressourcen und einem entsprechenden Budget, die dennoch Wert auf ein besseres Kundenerlebnis legen, können ihre Wissensdatenbank selbst in WordPress erstellen. Benötigen Sie jedoch eine Wissensdatenbank, die verschiedene Ressourcenformate unterstützt, empfehlen wir Ihnen, eine Drittanbieter-Software zu verwenden, um Zeit und Entwicklungskosten zu sparen.
Nachdem diese Wahlmöglichkeit geklärt ist, gibt es noch einige weitere Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
Worauf sollte man bei der Auswahl des besten Wissensmanagementsystems achten?
Bedenken Sie, dass nicht jede Wissensmanagement-Software gleichermaßen gut für Ihr Unternehmen geeignet ist und Sie verschiedene Faktoren berücksichtigen müssen. Hier sind einige mögliche Situationen.
- Ihre Wissensdatenbank enthält sensible Informationen, die besondere Speicher- und Verarbeitungsvorschriften erfordern . Bestimmte Bestimmungen wie HIPAA und GDPR stellen strenge Anforderungen an die Speicherung und Übertragung von Daten. Wenn Ihre Wissensdatenbank sensible Daten auf lokalen Servern speichert, ist eine lokale Lösung wahrscheinlich die einfachste Verwaltungsoption.
- Ihre Wissensdatenbank ist umfangreich und basiert auf KI, ML oder anderen Technologien . In diesem Fall ist ein Cloud-basiertes Tool sinnvoller, da es die Datenverarbeitung vereinfacht, ohne die Benutzerfreundlichkeit zu beeinträchtigen.
- Sie nutzen bereits Lösungen eines Anbieters von Wissensmanagement-Software . In diesem Fall empfehlen wir Ihnen, ein Tool desselben Anbieters zu verwenden, da die Integration einfacher, schneller und kostengünstiger ist. Möglicherweise erhalten Sie auch einen Paketpreisrabatt.
Jetzt können Sie eine fundierte Entscheidung hinsichtlich der für Sie optimalen Wissensdatenbank-Management-Software treffen. Es ist an der Zeit, sich das Angebot anzusehen.
Hier sind 11 Beispiele für Wissensdatenbank-Management-Tools, die hervorragend zu Ihren Bedürfnissen passen könnten.
Die 11 besten Wissensmanagement-Lösungen, die Ihre Aufmerksamkeit verdienen
eine Liste erstklassiger Lösungen für unterschiedliche Budgets und Unternehmensgrößen zusammengestellt
Zendesk
Zendesk integrierte Wissensmanagement-Software ist eine leistungsstarke und benutzerfreundliche Plattform, mit der Unternehmen ihre Wissensdatenbanken effektiv erstellen und verwalten können. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche und der erweiterten Suchfunktion Zendesk -Software bietet zudem umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, Analysefunktionen und Kollaborationsfunktionen und ist somit eine umfassende Kundenservice-Lösung für den Self-Service.
Quelle : Zendesk
HubSpot
HubSpot bietet zudem eine eigene Wissensmanagement-Software , die Unternehmen ein vielseitiges System zur Verwaltung ihrer Wissensdatenbank bereitstellt. Die nahtlose Integration in das HubSpot Ökosystem ermöglicht eine einheitliche Plattform für die Verwaltung von Kundensupport, Vertrieb und Marketinginhalten. Diese Wissensdatenbank zeichnet sich durch intelligente Suchfunktionen, detaillierte Analysen und Anpassungsmöglichkeiten aus, die es Unternehmen erlauben, personalisierte und effektive Self-Service-Erlebnisse zu bieten.
Quelle : HubSpot
LiveChat
LiveChat zählt zu den beliebtesten Wissensmanagement-Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen, die von Anfang an exzellenten Self-Service und Kundensupport bieten möchten. Dieses funktionsreiche Tool unterstützt Unternehmen dabei, die interne Kommunikation zu verbessern, die Reaktionsfähigkeit zu erhöhen und Kosten zu senken.
Quelle : LiveChat
ServiceNow
ServiceNow Knowledge Management ist eine Plattform für Unternehmen, die die Produktivität von Mitarbeitern durch kontextbezogenes Wissen steigert. Ihr Vorteil liegt in der kontextbasierten Wissensarchitektur, die Organisationen dabei unterstützt, Wissen effektiv zu organisieren, zu sammeln und teamübergreifend zu verteilen. Eine detaillierte Fallstudie zeigt, dass der Einsatz von ServiceNow die Reaktionszeit für Kunden 52 % verkürzt
Quelle : ServiceNow
Confluence
Dank der nahtlosen Integration mit anderen Atlassian-Tools Confluence Teams die Erstellung und den Austausch von Wissensressourcen und fördert so eine Kultur der Transparenz und Zusammenarbeit. Es handelt sich dabei nicht um eine sofort einsatzbereite Wissensmanagement-Software, sondern um eine Plattform, auf der Sie Ihre Wissensdatenbank erstellen können. Daher ist Confluence besonders für Einsteiger geeignet. Durch die Zentralisierung von Informationen und die Bereitstellung einer Plattform für die Echtzeit-Zusammenarbeit Confluence die Teameffizienz und beschleunigt die Entscheidungsfindung, um Unternehmenswachstum und Innovation voranzutreiben.
Quelle : Atlassian
Jira Service Management
Jira Service Management Software verfügt über eine Wissensdatenbank , die die Verwaltung von Ressourceninhalten für Unternehmen vereinfacht. Sie bietet Self-Service-Funktionen, eine KI-gestützte Suche sowie vielfältige Formatierungs- und Bearbeitungsfunktionen für kontinuierliches Lernen und Verbesserungen.
Quelle : Atlassian
Zoho Desk
Zoho Desk ist Wissensmanagement-Software, die Lern- und Selbstbedienungsressourcen teilt und integriert. Mit automatischer Suchvervollständigung und Feedback, direkter Ticket-Einreichung, Anpassungsmöglichkeiten und Analysefunktionen Zoho Desk Unternehmen eine einfache Möglichkeit, Wissen zu sammeln, zu analysieren und wiederzuverwenden.
Quelle : Zoho
Salesforce Kenntnisse
Salesforce Service Cloud verfügt über eine Wissensmanagement-Funktion Salesforce einsetzen .
HappyFox
HappyFox ist eine weitere Wissensmanagementlösung , die in eine Helpdesk-Plattform integriert ist. Sie ermöglicht die Suche nach Fragen, bietet automatische Vorschläge und erlaubt das Teilen in sozialen Medien sowie das Einholen von Nutzerfeedback. HappyFox eignet sich gut für Startups und kleine bis mittelständische Unternehmen, die Nutzerfeedback zur Produktverbesserung sammeln möchten.
Quelle : HappyFox
Help Scout
Die Entwickler von Help Scout behaupten, ihre Wissensdatenbank-Software könne die Anzahl der Kundenanfragen um mindestens 30 % reduzieren. Und sie bieten alle dafür notwendigen Funktionen, wie die Erstellung mehrerer Wissensdatenbanken, einen Website-Baukasten für Wissenszentren, Unterstützung für die teamübergreifende Zusammenarbeit und eine vielseitige API.
Quelle : HelpScout
Live Agent
Live Agent Helpdesk bietet eine Plattform, auf der Kunden mithilfe anpassbarer Tools ihre eigene Wissensdatenbank . Diese Wissensdatenbank-Management-Lösung ist die günstigste und am einfachsten zu implementierende in unserer Liste und daher eine hervorragende Option für Startups und kleine Unternehmen. Sie bietet grundlegende Anpassungsmöglichkeiten, verschiedene Inhaltskategorien und -architekturen sowie eine einfache Verwaltung.
Quelle : LiveAgent
Zusammenfassung
Wissensmanagement-Software ist ein unverzichtbares Werkzeug zur Verbesserung des Self-Service-Supports. Dies optimiert die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit, steigert die teamübergreifende Produktivität, senkt die Supportkosten und führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
Wenn Sie überlegen, auf eine neue Wissensdatenbank-Managementlösung umzusteigen oder einen Wissensdatenbank-Manager von Grund auf neu zu erstellen, nutzen Sie unseren Migrationsassistenten, um Ihre interne und externe Wissensdatenbank mühelos und ohne Serviceunterbrechung auf Ihre neue Lösung zu übertragen.
Häufig gestellte Fragen
Wissensmanagement-Tools sind Softwareanwendungen oder Plattformen, die Organisationen dabei unterstützen, Wissen zu erfassen, zu organisieren, zu speichern, abzurufen und zu teilen. Beispiele hierfür sind Dokumentenmanagementsysteme, Wikis, Content-Management-Systeme, Suchmaschinen für Unternehmen, Kollaborationstools, soziale Netzwerke, Expertenverzeichnisse und Lernmanagementsysteme. Diese Tools verbessern den Wissensaustausch, die Zusammenarbeit und die Entscheidungsfindung innerhalb von Organisationen.
- Dokumenten- und Wissensdatenbanken: Erstellung zentraler Repositories für Artikel, FAQs und Handbücher zur Speicherung und Weitergabe von Wissen.
- Lessons-Learned database: Analyse vergangener Projekte zur Unterstützung der Entscheidungsfindung und zur Vermeidung wiederkehrender Fehler.
- Praxisgemeinschaften: Die Förderung von Gruppen, in denen Mitarbeiter mit gemeinsamer Expertise zusammenarbeiten und Wissen austauschen können.
- Schulungs- und Einarbeitungsprogramme: Entwicklung strukturierter Materialien zur Wissensvermittlung an neue Teammitglieder.
- Mentoring und Coaching: Erfahrene Mitarbeiter werden mit weniger erfahrenen Mitarbeitern zusammengebracht, um Wissen auszutauschen und Anleitung zu geben.
- Innovationsplattformen: Mitarbeiter werden ermutigt, Ideen und Verbesserungsvorschläge einzubringen, um Prozesse und Produkte zu optimieren.
- Veranstaltungen zum Wissensaustausch: Organisation von Workshops und Präsentationen zur Förderung des Wissensaustauschs unter den Mitarbeitern.
- Expertenverzeichnisse: Erstellung von database, um Fachexperten innerhalb der Organisation leicht zu finden.
| Eigenschaften | Beschreibung |
| Benutzerfreundliche Oberfläche | Benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche für schnellen Zugriff und einfache Mitarbeit. |
| Zentralisierte Organisation | Bietet einen zentralen Ort zum Speichern und Organisieren von Wissen. |
| Leistungsstarke Suchfunktionen | Robuste Suchfunktion mit Filtern und erweiterten Optionen. |
| Kollaborationsfunktionen | Ermöglicht gemeinsames Bearbeiten, Kommentieren und Diskutieren. |
| Versionskontrolle | Verfolgt Änderungen und verwaltet den Revisionsverlauf. |
| Integration mit anderen Tools | Nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und Tools. |
| Sicherheit und Zugangskontrolle | Strenge Sicherheitsmaßnahmen, Authentifizierung und Zugriffskontrolle. |
| Skalierbarkeit und Flexibilität | Fähigkeit zur Skalierung und Anpassung an wachsende Repositories und Arbeitsabläufe. |
| Analyse und Berichterstattung | Bietet Einblicke durch Analyse- und Berichtsfunktionen. |
| Kontinuierliche Verbesserung | Regelmäßige Updates und Nutzerfeedback für kontinuierliche Verbesserungen. |
Wissensmanagement ist ein integraler Bestandteil des Kundenbeziehungsmanagements (CRM). Es umfasst das Erfassen, Organisieren und Teilen von Wissen über Kunden, Produkte und Prozesse. Dies ermöglicht den schnellen Zugriff auf relevante Informationen und verbessert Kundenservice und -support. Wissensdatenbanken, FAQs und Dokumentationen werden gepflegt, um Interaktionen zu personalisieren, Anfragen zu beantworten und konsistente Informationen bereitzustellen. Integriertes Wissensmanagement in Slack CRM verbessert das Kundenerlebnis und stärkt die Kundenbeziehungen.
| Schritte | Beschreibung |
| Bedarf ermitteln | Die aktuellen Praktiken des Wissensmanagements verstehen und Verbesserungspotenziale identifizieren. |
| Strategie definieren | Formulieren Sie klare Ziele, die mit den Zielen und Prioritäten der Organisation übereinstimmen. |
| Identifizieren Sie kritische Wissensbereiche | Ermitteln Sie die Schlüsselthemen, die für den Erfolg der Organisation und einen effektiven Wissensaustausch entscheidend sind. |
| Wählen Sie geeignete Werkzeuge | Wählen Sie Tools wie Dokumentenmanagementsysteme oder Wissensdatenbanken aus, die den Anforderungen entsprechen. |
| Erstellen Sie ein Gerüst | Richtlinien und Prozesse zur Erfassung, Organisation und Weitergabe von Wissen entwickeln. |
| Fördern Sie eine Kultur des Teilens | Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, ihr Fachwissen einzubringen, und würdigen Sie ihre Leistungen. |
| Wissen erfassen | Implementieren Sie Prozesse, um Erkenntnisse von Experten und Projektteams zu sammeln. |
| Wissen organisieren | Erstellen Sie eine logische Struktur und Taxonomie für einen einfachen Zugriff. |
| Barrierefreiheit gewährleisten | Nutzen Sie Wissensdatenbanken und aktivieren Sie effektive Suchfunktionen für einen schnellen Zugriff. |
| Kontinuierliche Verbesserung | Sammeln Sie Feedback, messen Sie die Effektivität und passen Sie den Ansatz gegebenenfalls an. |
- Anforderungen definieren: Ermitteln Sie die gewünschten Funktionalitäten und Merkmale, wie z. B. Inhaltsverwaltung, Suchfunktionen, Zusammenarbeit und Integration.
- Architektur planen: Entwerfen Sie die Struktur und den Technologie-Stack unter Berücksichtigung der database, der APIs und der Benutzeroberfläche.
- Entwicklung des Backends: Implementierung der database, der APIs und der Geschäftslogik zum Speichern und Abrufen von Wissensressourcen.
- Benutzeroberfläche gestalten: Eine intuitive und benutzerfreundliche Oberfläche für einfache Navigation und Mitarbeit entwickeln.
- Implementieren Sie eine Suchfunktion: Entwickeln Sie eine robuste Suchfunktion mit Stichwortsuche und Filteroptionen.
- Zusammenarbeit ermöglichen: Funktionen für Dokumentenversionierung, Kommentierung, Verschlagwortung und benutzergenerierte Inhalte integrieren.
- Gewährleisten Sie Sicherheit: Implementieren Sie Benutzerauthentifizierung, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung und Datensicherungen.
- Testen und optimieren: Führen Sie gründliche Tests durch, sammeln Sie Nutzerfeedback und nehmen Sie iterative Verbesserungen vor.
- Bereitstellung und Einführung: Hosten Sie das Tool und stellen Sie Dokumentation und Schulungsmaterialien bereit.
- Kontinuierliche Verbesserung: Feedback einholen, Nutzung überwachen und Aktualisierungen basierend auf den Bedürfnissen der Nutzer implementieren.
Unternehmen wie Microsoft, IBM, Google, GE, P&G, Siemens, Accenture und Deloitte setzen auf Wissensmanagementsysteme. Microsoft nutzt SharePoint, IBM das IBM Knowledge Center und Google den Knowledge Graph. Diese Systeme ermöglichen einen effizienten internen Wissensaustausch, die Zusammenarbeit und den Zugriff auf Expertenwissen. Solche Tools befähigen Mitarbeiter, fundierte Entscheidungen zu treffen, Innovationen voranzutreiben und wertvolle Dienstleistungen für Kunden zu erbringen.
Jira und Confluence, beide von Atlassian entwickelt, dienen unterschiedlichen Zwecken. Jira eignet sich ideal für Projektmanagement und Problemverfolgung, während Confluence den Fokus auf Zusammenarbeit und Dokumentation legt. Die Wahl zwischen den beiden Tools hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Benötigen Sie ein umfassendes Projektmanagement, wählen Sie Jira. Für Wissensaustausch und Zusammenarbeit ist Confluencedie richtige Wahl. Manche Organisationen nutzen beide Tools aufgrund ihrer sich ergänzenden Funktionen. Analysieren Sie Ihre Anforderungen, um das optimale Tool zu finden.
Die Wahl einer Alternative zu Confluence hängt von Ihren individuellen Bedürfnissen ab. Es gibt jedoch einige alternative Tools, die Sie in Betracht ziehen können: Notion, SharePoint, Google Workspace, Quip und andere.
Google bietet Google Sites an, ein Tool ähnlich wie Confluence. Mit Google Sites können Sie Webseiten erstellen und teilen, was es ideal für den Aufbau von Wikis, Dokumentationsseiten und Wissensdatenbanken macht. Es verfügt über eine einfache Benutzeroberfläche, unterstützt die Zusammenarbeit und lässt sich nahtlos in andere Google Workspace-Tools integrieren. Obwohl Google Sites nicht so viele Funktionen wie Confluencebietet, ist es eine komfortable Möglichkeit, Inhalte innerhalb von Organisationen zu erstellen und zu teilen.
Die Alternative von Microsoft zu Confluence ist SharePoint. Es handelt sich um eine Kollaborations- und Content-Management-Plattform, mit der Teams Informationen erstellen, organisieren und teilen können. SharePoint bietet Funktionen wie Wikis, Dokumentbibliotheken und Intranetportale. Es ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit, Versionskontrolle und Suche und lässt sich in andere Microsoft-Tools integrieren. SharePoint wird in Unternehmen häufig für Wissensaustausch und Dokumentenmanagement eingesetzt.
