Was ist Datenmigration? Strategie, Trends und Herausforderungen

Geschrieben von
Kateryna Butkovska

Februar 21, 2025

Copy-Paste ist eines der praktischsten Werkzeuge im Arsenal eines jeden Nutzers. Man wählt die Daten aus, drückt ein paar Tasten, und schon ist alles am richtigen Platz. Auf den ersten Blick scheint die Datenmigration ein ähnliches Konzept zu haben, doch hinter diesem Prozess verbergen sich viele Herausforderungen und Strategien, die den Datenimport beeinflussen können. Also, was steckt hinter einer erfolgreichen Datenmigration?

Werfen wir einen Blick auf Datenmigrationsstrategien und die zentralen Herausforderungen, mit denen Unternehmen während der Datenmigration konfrontiert sind, um den Cloud-Datenmigrationsprozess besser zu verstehen. Darüber hinaus beleuchten wir Brancheneinblicke zur Datenmigration sowie wichtige Trends, einschließlich der Auswirkungen neuer Technologien in diesem Bereich.

Warum Unternehmen Helpdesk-Lösungen migrieren

Unternehmensleiter neigen dazu, zu Helpdesk-Plattformen zu migrieren – und das aus verschiedenen Gründen. Gründer und CEOs streben nach optimierten Abläufen und strategischer Expansion. CTOs und CIOs wechseln zu fortschrittlicheren Plattformen, um Support-Prozesse zu optimieren und die Datensicherheit zu erhöhen. Kundenservice- und Abteilungsleiter möchten die Nutzererfahrung verbessern und die Servicequalität steigern. Gleichzeitig möchten DevOps-Teams die Zusammenarbeit fördern und die Systemstabilität sicherstellen.

Nachfolgend sind die häufigsten Gründe für den Wechsel von Helpdesk- und Kundenservice-Lösungen aufgeführt – unabhängig von der Unternehmensgröße.

• Steigerung der operativen Effizienz: Unternehmensleiter migrieren von veralteten Plattformen zu fortschrittlichen Helpdesk-Plattformen, die KI-gestützte Funktionen bieten, um Personalressourcen freizusetzen und die Produktivität zu steigern.
• Umstieg von End-of-Lifecycle (EOL)-Produkten: Ein Wechsel zu einer anderen Plattform wird notwendig, wenn die aktuelle Lösung keine regelmäßigen Updates mehr erhält oder sich dem EOL-Status nähert.
• Modernisierung der Kundeninteraktionen: Unternehmen wechseln von rein E-Mail-basiertem Support, wenn das Ticketvolumen zu groß wird oder die Arbeitsabläufe der Support-Agents nicht mehr effektiv nachverfolgt werden können.
• Ausrichtung an strategischen Zielen: Die Migration zu einer Helpdesk-Plattform kann helfen, spezifische Unternehmensanforderungen (wie individuelle Workflows und Omnichannel-Support) zu erfüllen, das Markenimage zu verbessern und das Serviceangebot zu erweitern.
• Priorisierung der Datensicherheit: Support-Plattformen, die Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften einhalten, minimieren das Risiko unerlaubter Zugriffe und Datenlecks.
• Integration neuer Technologien: Helpdesk-Systeme mit fortschrittlichen KI-gestützten Chatbots, Kollaborations-Tools, Analysefunktionen und Social-Media-Integration können den Kundenservice auf ein neues Level heben.
• Konsolidierung mehrerer Konten für eine einheitliche Kundenansicht: Unternehmen suchen nach Helpdesk-Systemen, die eine zentrale Ansicht aller Kundeninteraktionen über verschiedene Kanäle hinweg ermöglichen. Dies umfasst auch die Zusammenführung von zwei oder mehr Helpdesk-Konten, um eine übersichtliche Kundenhistorie zu gewährleisten.
• Förderung qualifizierter Helpdesk-Teams: Plattformen mit umfassenden Schulungsmodulen und Wissensdatenbanken können dazu beitragen, das Kompetenzniveau von Support-Teams zu verbessern.
• Implementierung einer Feedback-Schleife: Die Migration zu einer Helpdesk-Plattform mit KI-gestützter Analysefunktion kann helfen, wiederkehrende Probleme, zentrale Kundenanliegen und Engpässe im Arbeitsablauf zu identifizieren.
• Reaktion auf wirtschaftliche Unsicherheiten: Das Thema Rezession rückt immer mehr in den Fokus, und die Diskussion dreht sich nicht mehr darum, ob sie kommt, sondern wann. Unternehmen stehen vor der doppelten Herausforderung, sich in einem inflationären Umfeld zu behaupten und sich gleichzeitig auf wirtschaftlich schwierigere Zeiten vorzubereiten. Dies führt zu drastischen Budgetkürzungen – auch im Kundenservice.

Welche Geschäfts- und Technologietrends prägen die Zukunft?

Die aktuellen Trends im Bereich Helpdesk-Software und Datenmigration zeigen ein erhebliches Branchenwachstum, technologische Fortschritte und die sich wandelnde Natur des Kundenservice. Lassen Sie uns diese Trends genauer betrachten und ihren Einfluss auf Geschäftsstrategien sowie die Effektivität des Kundensupports hervorheben.

• Stetiges Marktwachstum. Der globale Markt für Helpdesk-Software wird laut dem Future Market Insights Report 2022 von etwa 10 Milliarden US-Dollar im Jahr 2021 auf 26,8 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 wachsen, mit einer CAGR von 9,4 %.
• Unternehmen setzen auf Innovationen der Tech-Branche für Helpdesk-Software. Helpdesk- und Kundensupport-Lösungen gehen über die traditionelle IT-Fehlerbehebung hinaus. Die erfolgreichsten Lösungen bieten Workflow-Automatisierung, proaktives Monitoring, Produktivitätsvorteile und datenbasierte Entscheidungsfindung.
• Kundenzufriedenheit hat Priorität. Bei der Wahl von Helpdesk-Software steht die Kundenzufriedenheit an erster Stelle. Studien zeigen, dass ein „vollständig zufriedener“ Kunde bis zu 17-mal mehr Umsatz generiert als ein „etwas unzufriedener“ Kunde.
• Fokus auf Multichannel-Helpdesks. Unternehmen setzen zunehmend auf automatisierte Helpdesk-Systeme für eine optimierte Multichannel-Kommunikation. Laut unserer Umfrage aus dem Jahr 2023 führt der kanalübergreifende Support zu einer 35%igen Steigerung der Kundenzufriedenheit in den Post-Migrationsphasen.
• Mobilfreundliche Optimierung. Unternehmen legen verstärkt Wert auf mobile Unterstützung im Kundenservice. Die Migration auf mobilfreundliche Versionen hat die Benutzerzufriedenheit um 40 % erhöht.
• Zusammenarbeit mit Anbietern von Datenmigrationsdiensten. Die Zusammenarbeit mit spezialisierten Help Desk Migration-Anbietern verbessert die Markenreputation um 27 %, die Kundenzufriedenheit um 21 % und senkt die Transferkosten um bis zu 88 %.

• Die Nutzung cloudbasierter Lösungen nimmt weiter zu. Die Einführung flexibler cloudbasierter Migrationsmethoden ist seit 2024 um 25 % gestiegen. Amazon Web Services (AWS) hält einen dominierenden Marktanteil von 40 % im Bereich Cloud-Datenmigration. Gleichzeitig zeichnet sich ein Trend zur hybriden Cloud-Strategie ab, der Unternehmen flexible Migrationsoptionen bietet.
• Kosteneffizienz durch Automatisierung. Die Automatisierung von Helpdesk-Prozessen reduziert oder eliminiert sogar die Kosten für die Bearbeitung von IT-Support-Tickets. Unternehmen berichten von einer 30%igen Verbesserung der Migrationsgeschwindigkeit und -genauigkeit durch KI-basierte Automatisierungstools.

• KI und maschinelles Lernen für proaktives Incident Management. Der Einsatz von maschinellen Lernalgorithmen für proaktives Incident Management in Datenmigrationsprozessen hat kritische Vorfälle um 25 % reduziert.
• Analyse und Monitoring während der Migration. Der Einsatz KI-gestützter prädiktiver Analysen bei der Datenmigration hat unerwartete Datenanomalien um 30 % reduziert, während Echtzeit-Monitoring-Lösungen zu einer 22%igen Reduzierung der Systemausfallzeiten während der Migration beigetragen haben.
• Investitionen in IT-Schulungsinitiativen. Umfassende Schulungsprogramme für Helpdesk-Tools führen zu 35 % weniger Migrationsfehlern. Zudem verbessern kontinuierliche Helpdesk-Schulungen die Anpassungsfähigkeit von IT-Teams an neue Technologien um 40 %.

Haben Sie eine Datenmigrationsstrategie implementiert, um sich an die sich wandelnde digitale Landschaft anzupassen?

Welche sind die wichtigsten Datenmigrationstrends in verschiedenen Branchen?

Datenmigrationstrends zeigen, dass Unternehmen Helpdesk-Plattformen bevorzugen, die ihre bestehenden Workflows ergänzen. Wir haben die wichtigsten Erkenntnisse für mehrere Branchen aufgedeckt. Lassen Sie uns diese besprechen.

Technologietrends in der Softwareentwicklung & IT-Beratung

• Self-Service-Funktionalität: Unternehmen implementieren Self-Service-Optionen wie KI-gestützte Chatbots und FAQs, um die Arbeitslast von Support-Teams zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
• Skalierbare Speicherlösungen: Selbst kleine und mittelständische IT-Unternehmen suchen nach Plattformen, die große Datenmengen effizient verarbeiten können.

• Management- und Kollaborationstools: Unternehmen bevorzugen Service-Desk-Systeme, PSA oder ITSM, die Aufgabenmanagement, Dateifreigabe und Kommunikation für eine effiziente IT-Beratungsstrategie ermöglichen.
• Robuste Datensicherheitstechnologien: Technische Unternehmen migrieren zu Plattformen mit ausgefeilten Verifizierungsmechanismen, verschlüsselter Kommunikation und rollenbasierter Zugriffskontrolle.

Technologietrends im Bildungsbereich

• Interaktion zwischen Studierenden und Lehrkräften: Bildungseinrichtungen wechseln zu Systemen, die die Abgabe von Aufgaben erleichtern.
• Einhaltung von Datenschutzstandards: Der Fokus liegt auf Plattformen, die Datensicherheit gewährleisten und Bildungs-Datenschutzgesetze einhalten.
• Integration von Learning-Management-Systemen: E-Learning-Plattformen wünschen sich eine Integration mit bestehenden Bildungstools sowie Video- und Audio-Streaming-Funktionen.

Haben Sie künstliche Intelligenz und Automatisierungstechnologien in Ihrem Kundenservice genutzt?

Technologietrends in der Immobilienbranche

• Kundenbeziehungsmanagement: Immobilienunternehmen setzen ITSM-Systeme ein, um ihre IT-Dienste effizient zu verwalten und eine bessere Servicebereitstellung zu gewährleisten.
• Dokumentenmanagement-Tools: Unternehmen bevorzugen Plattformen mit Dokumentenverwaltung und E-Signatur-Funktionen zur Handhabung rechtlicher Dokumente.
• Schutz von Kundendaten: Der Fokus liegt auf Helpdesk-Plattformen, die eine sichere und vertrauliche Verarbeitung sensibler Kundendaten gewährleisten.

Technologietrends im Gesundheitswesen

• HIPAA-konforme Systeme: Gesundheitsdienstleister benötigen Helpdesk-Plattformen, die die Vertraulichkeit von Patientendaten sicherstellen und die Einhaltung von Gesundheitsvorschriften gewährleisten.
• Bestellmanagement und -verfolgung: Unternehmen verlangen Plattformen, die Details zu Abrechnung, medizinischen Rückrufen und Systemaktualisierungen nachverfolgen und mit IoT-Geräten verbunden sind.
• Effiziente Verwaltung von Patientenakten: Die beliebtesten IT-Lösungen für den Kundensupport im Gesundheitswesen ermöglichen es nicht-technischem Personal, Patientenakten zuzugreifen und zu aktualisieren.

Technologietrends im eCommerce und Einzelhandel

• Hochvolumige Kundeninteraktion: eCommerce- und Einzelhandelsunternehmen setzen Systeme ein, die in der Lage sind, groß angelegte Kundenanfragen während Stoßzeiten zu bewältigen.
• Bestellmanagement: Einzelhändler konzentrieren sich auf Lösungen, die Software für Bestellmanagement und -verfolgung integrieren.
• Kundenanalyse: Unternehmen benötigen Funktionen zur Kundensegmentierung, um den Support individuell anzupassen und nach Möglichkeit gezielte Marketingmaßnahmen durchzuführen.
• Sichere Zahlungsabwicklung: Helpdesk- und Kundensupport-Plattformen müssen mit zuverlässigen Zahlungslösungen kompatibel sein.

Wie hoch war Ihre Erfolgsquote bei der Durchführung Ihres Datenmigrationsprojekts?

Welche versteckten Herausforderungen gibt es bei der Datenmigration?

Datenmigration bringt eine Vielzahl an Überlegungen und Herausforderungen mit sich – von Datenintegrität und Kompatibilität bis hin zu Compliance und Datenschutz. Diese Herausforderungen können zu unerwarteten Ausfallzeiten, zeitaufwendigen Nachbesserungen und zusätzlichen Kosten führen. Wir skizzieren die häufigsten Probleme, mit denen Unternehmen in allen Branchen konfrontiert sind.

Umgang mit Geschäftsunterbrechungen

Helpdesk-Systeme sind während der Datenmigration häufig nicht verfügbar, um Datenprobleme zu vermeiden. Das Erstellen neuer Tickets oder das Aktualisieren der Wissensdatenbank während der Migration kann zu Datenverlust, Duplikaten oder Inkonsistenzen führen. Beispielsweise kann es erforderlich sein, den Betrieb oder den Kundensupport vorübergehend zu pausieren, was zu Umsatzeinbußen führt.

Jede Migrationsunterbrechung oder fehlerhafte Datenfeldzuordnung kann ebenfalls problematisch sein. Sie erfordern zusätzliche Anpassungen, eine erneute Zuordnung der Daten oder sogar eine erneute Migration. Um solche Probleme zu vermeiden, bieten wir eine unbegrenzte Test-Demo sowie eine erneute Migration abgeschlossener Vollmigrationen innerhalb von 5 oder 10 Tagen (je nach gewähltem Support-Paket) an, sodass Kunden diese Funktionen nutzen können.

Unsere Umfrage aus dem Jahr 2024 ergab, dass 37 % der Unternehmen Unterbrechungen minimieren konnten, indem sie unsere Optionen zur Bewältigung dieses Aspekts der Datenmigration nutzten – Delta-Migration, Intervall-Migration und die zeitliche Planung der Datenmigration (d. h. der Start in weniger ausgelasteten Zeiten für den Support-Service).

Unternehmen, die Delta-Migration in ihre Migrationsstrategie integriert haben, konnten ihre Daten erfolgreich übertragen. Zudem verbesserten Unternehmen ihre Geschäftskontinuität nach der Migration um 23 % durch effektive Migrationsinitiativen.

Beschleunigung der Helpdesk-Migration

Eine schnelle Datenmigration reduziert Geschäftsunterbrechungen, unnötige Software-Abonnementkosten und den Zeitaufwand des IT-Personals für die Überwachung des Prozesses – falls die Migration intern durchgeführt wird. Allerdings beeinflussen die Datenmenge, Quell- und Zielsysteme, APIs und deren Einschränkungen maßgeblich die Geschwindigkeit der Migration.

Während die Datenmenge durch Filterung oder das Überspringen von Anhängen reduziert werden kann, lassen sich die Spezifikationen der gewählten Plattformen nicht ändern. API-Grenzen können jedoch angepasst werden – dies muss beim Helpdesk- oder Servicedesk-Anbieter angefordert werden.

In jedem Fall überträgt der automatisierte Help Desk Migration-Service Daten schneller als viele andere Lösungen. 48 % der Unternehmen stellten fest, dass der Migration Wizard ihre Daten bis zu viermal schneller überträgt als einige andere Optionen auf dem Markt.

Verwaltung der Datenmigrationskosten

Die Kosten einer Helpdesk-Migration hängen von der Datenmenge, der Übertragungsmethode, den Quell- und Zielplattformen sowie möglichen Ausfallzeiten während der Migration ab. Die Kosten steigen, wenn Anpassungen erforderlich sind, um bestimmte Daten oder Datenfelder an neue Systeme anzupassen.

Die Help Desk Migration-Serviceanbieter halfen Unternehmen, die gesamte Implementierungszeit um durchschnittlich 39 % zu reduzieren, wodurch betriebliche Ausfallzeiten und Folgekosten gesenkt wurden.

Aufrechterhaltung der Datenqualität

Bei großen Datenübertragungen sind Datenkorruption und doppelte Datensätze häufige Probleme. Noch schlimmer ist es, wenn Unternehmen fehlende Datensätze manuell identifizieren oder unnötige Einträge löschen müssen.

Unsere Umfrage aus dem Jahr 2024 ergab, dass Unternehmen 15 % weniger Datenverluste verzeichneten als 2023, nachdem sie Risikominderungsmaßnahmen implementiert hatten. Beispielsweise können Unternehmen Risiken minimieren, indem sie ihre Daten vorab sichern, Testläufe mit kleinen Datensätzen durchführen, um Probleme vor einer vollständigen Migration zu identifizieren, und einen Notfallplan für einen möglichen Migrationsfehler haben.

Unterstützung mehrsprachiger Wissensdatenbanken

Unternehmen sollten Support-Artikel, FAQs und Self-Service-Portale in mehreren Sprachen bereitstellen. Die Nutzung von Self-Service-Optionen und Wissensdatenbanken steigt nach einer erfolgreichen Migration in der Regel um 30 %. Daher hilft mehrsprachiger Support dabei, ein globales Publikum zu bedienen und das Ticketvolumen zu reduzieren.

Zusätzlich unterstützen mehrsprachige Wissensdatenbanken das Support-Team. Unternehmen können Mitarbeiter in Regionen, in denen Englisch nicht die Hauptsprache ist, mit wichtigen Support-Materialien und Anleitungen in ihrer Muttersprache versorgen. Im Jahr 2024 nutzten 31 % unserer Kunden die Option zur Inhaltsübersetzung während der Migration.

Gewährleistung von Datenschutz und Compliance

Helpdesk-Systeme speichern personenbezogene Daten (PII) von Kunden. Datenschutzbestimmungen erschweren zusätzlich den Umgang mit diesen Daten. Daher stoßen einige Unternehmen während der Migration auf Datenschutzprobleme und erfüllen die Compliance-Standards nicht.

Unzureichende Sicherheitsmaßnahmen während der Migration können sensible Daten gefährden, wodurch diese Daten offengelegt werden und finanzielle sowie reputative Schäden entstehen können. Es ist daher notwendig, strenge Sicherheitsmaßnahmen und Richtlinien für die Datenverwaltung zu implementieren.

Mit Help Desk Migration bleiben Kundendaten sicher, da das Migrationstool die Daten nicht verändert, sondern lediglich repliziert. Zudem haben Kunden die volle Kontrolle darüber, wer Zugriff auf ihre Migrationsprojekte hat. Die Sicherheitsrichtlinie entspricht den Industriestandards und wird kontinuierlich verbessert.

Welche bewährten Datenmigrationsstrategien gibt es?

Unternehmen, die in strategische Datenmigrationen investieren, erzielen nach der Migration eine Kapitalrendite (ROI) von 29 %. Darüber hinaus haben solche strategischen Ansätze zu einer 14%igen Verbesserung der Erstkontaktlösungsraten in Helpdesk-Systemen geführt, was sich direkt auf die Kundenzufriedenheit und die Serviceeffektivität auswirkt.

Die wichtigsten Arten von Datenmigrationsstrategien für Helpdesks sind:

1. Der Big-Bang-Ansatz. Bei dieser Methode werden alle Daten in einem einzigen, umfassenden Vorgang von der Quelle auf das Ziel übertragen. Sie zeichnet sich durch ihre Unmittelbarkeit aus und erfordert während der Migration keine Ausfallzeiten.
2. Der Trickle-Ansatz. Bei diesem Ansatz wird die Migration in kleinere, überschaubare Teilmigrationen unterteilt. Jede Phase hat klar definierte Ziele, Fristen und einen festgelegten Umfang, wodurch Störungen minimiert werden und der Fokus auf den Geschäftsprozessen bleibt. Allerdings besteht die Gefahr von Dateninkonsistenzen und Duplikaten im Zielsystem nach Abschluss aller Migrationsprojekte.
3. Der kontinuierliche (Zero-Downtime-)Ansatz. Diese Methode repliziert Daten von der Quelle auf das Ziel und führt nach Abschluss eine Delta-Migration durch. So bleibt das System während der Migration betriebsbereit, und während der Delta-Migration überträgt der Migration Wizard nur aktualisierte oder neue Datensätze von der Quellplattform. Es ist eine schnelle und sichere Methode, die keine Ausfallzeiten verursacht und gleichzeitig die Datenkonsistenz gewährleistet.

Eine umfassende Vorbereitung und Planung sind entscheidend, um die am besten geeignete Migrationsstrategie für ein Unternehmen zu identifizieren.

Fazit

Die Datenmigration ist ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Planung, die Implementierung der geeignetsten Migrationsstrategie und das Bewusstsein für potenzielle Herausforderungen erfordert. Eine gut strukturierte Datenmigrationsstrategie steigert die Serviceeffektivität, die Kundenzufriedenheit und den langfristigen ROI.

Wenn Unternehmen die spezifischen Herausforderungen einer Migration verstehen und automatisierte Migrationssoftware wie Help Desk Migration nutzen, können sie Störungen minimieren und den Datenübertragungsprozess beschleunigen. Testen Sie unser Migrationstool in einer kostenlosen Testversion und entdecken Sie, was uns auszeichnet.