Si votre entreprise est basée en Australie, collaborer avec une société étrangère peut s'avérer complexe. Le décalage horaire pose souvent problème, et il peut être difficile de déterminer la fiabilité de l'entreprise.
Récemment, nous avons eu l'opportunité de travailler sur un projet intéressant. Help Desk Migration se trouvait à l'autre bout du monde. Notre mission consistait à accompagner un fournisseur de services gérés basé dans le Queensland dans la migration de ses données.
Notre client souhaite rester anonyme pour des raisons contractuelles ; nous ne mentionnerons donc pas le nom de l’entreprise. Nous préférons partager son expérience de migration de données avec Help Desk Migration.
Pourquoi a-t-on migré le logiciel du service d'assistance ?
La raison de cette migration était simple : l’entreprise a été rachetée. Il leur fallait donc transférer leurs données vers le logiciel de l’autre entreprise afin de tout centraliser. Ils ont alors commencé à analyser leurs interactions avec les clients et à déterminer les données nécessaires pour continuer à les servir.
Quelle a été la conclusion de l'entreprise ? Elle a décidé de conserver toutes les données clients afin de garder une trace historique des interactions avec eux, tant au niveau de l'organisation que des agents individuels.
Quels ont été les défis de la migration des données ?
Le client doit prévoir les imprévus. Il a largement sous-estimé l'ampleur de la variabilité de ses données.
Par exemple, les catégories de la base de connaissances ont beaucoup évolué au cours des cinq dernières années. Ces variations importantes dans les enregistrements ont nécessité un nettoyage des données qui s'est avéré beaucoup plus complexe que prévu initialement.
Un conseil à tirer de cette affaire : la cohérence est souvent la clé d’une gestion efficace des données.
Pourquoi ont-ils recherché une solution automatisée ?
Le client avait deux raisons principales :
- un certain nombre de disques
- un délai serré
Au départ, l'entreprise avait envisagé de réaliser la migration elle-même . Elle a également contacté son fournisseur de logiciels pour obtenir de l'aide. Cependant, ce dernier n'a pas pu s'engager sur les délais fixés par le client. Mais cette solution s'est avérée bien plus complexe et a engendré ses propres difficultés.
Le client a donc fini par chercher un autre fournisseur avec les exigences suivantes :
- déplacer les données dans le délai imparti
- avoir le contrôle sur le moment et le lieu de la migration des données
Quels sont les critères de choix d'une solution de migration de données ?
L'entreprise a décomposé ses exigences en deux aspects.
- Un outil doit disposer des ressources nécessaires pour traiter un grand volume de données. Petite précision : ils devaient migrer plus d’un million d’enregistrements.
- Un prestataire de services de migration devait effectuer le transfert des données au sein de l'Australie. Le client était tenu de respecter des exigences strictes et de conserver les données sur le territoire australien autant que possible.
Comment Help Desk Migration a-t-elle permis de résoudre ces problèmes ?
Sans vouloir nous vanter, Help Desk Migration a été conçu pour gérer d'importants volumes de données. Parmi nos clients, on compte des entreprises qui ont migré avec succès plus de 12 millions d'enregistrements. Ces cas concrets ont démontré que notre service est capable de migrer de telles quantités de données, répondant ainsi à notre première exigence.
Le parcours client de ce client était différent de celui des autres entreprises. Dans le but de simplifier la migration des données, nous avons déployé des efforts supplémentaires et installé un serveur en Australie pour gérer la migration de ce client sur site.
Quelle a été votre première impression concernant l'outil ?
Voici le témoignage du client : « C’était très simple d’utilisation. C’était même un peu trop simple. Nous effectuions une migration CSV . Il suffisait de télécharger le fichier et de suivre quelques étapes pendant cinq minutes maximum. Ensuite, les données étaient importées dans notre environnement et nous pouvions les consulter. C’était extrêmement simple. C’est le principal avantage : la simplicité même. »
Quels étaient vos points faibles ?
Le décalage horaire entre l'Ukraine et l'Australie s'est avéré un peu difficile à surmonter.
L'équipe de Relokia a fait un travail remarquable en répondant à nos demandes en dehors de leurs heures de bureau habituelles. C'était le principal défi lié à la migration des données.
Relokia est basée en Europe, et c'était une autre préoccupation du client.
Ces craintes se sont rapidement dissipées après nos échanges avec l'équipe Help Desk Migration . Les professionnels qui la composent ont été formidables. Ils nous ont rassurés quant à la légitimité de l'organisation.
Conseil pratique de notre client en matière de migration de données
« Prenez le temps d'analyser vos données avant de vous pencher sur le processus de migration. Si nous avions consacré plus de temps à bien comprendre nos données, nous aurions probablement pu prévoir un délai plus long pour la migration. En sous-estimant l'ampleur des variations de données sur cinq ans, nous avons sans doute perdu beaucoup de temps à les réanalyser, les repenser et les retraiter avant de pouvoir les migrer. »
Expérience globale avec Help Desk Migration
« L'expérience a été fantastique. Je ne saurais trop vous remercier d'avoir été d'une aide précieuse pour notre organisation tout au long de ce processus. Votre service est absolument exceptionnel. Il nous a été d'un grand secours. Le fournisseur du logiciel n'a pas été d'une grande aide pour la migration des données. Collaborer avec votre organisation a été un véritable soulagement. Votre expertise en matière de migration de données nous a permis d'avoir pleinement confiance dans le service que vous nous avez proposé. »
