Dans le monde moderne, les informations de santé exigent un niveau élevé de protection et de sécurité. C'est là qu'un service d'assistance frontà la HIPAAs'avère indispensable. Il vous aide à protéger toutes les données personnelles identifiables des patients : qu'il s'agisse d'un simple nom et d'une adresse ou d'un dossier complet contenant les coordonnées, les photos et les numéros de sécurité sociale.
Alors, comment choisir le meilleur service d'assistance conforme à HIPAA ? Passons en revue la liste des critères indispensables.
Qu'est-ce que HIPAA?
La loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) a été établie en 1996. Outre divers droits et protections, elle encadre la gestion confidentielle des informations de santé protégées (ISP) et confère des droits et protections supplémentaires. Concrètement, les dispositions légales de la loi HIPAA relatives à la confidentialité obligent les organismes de santé et leurs partenaires à respecter les procédures en vigueur. De plus, cette réglementation garantit la confidentialité et la sécurité des ISP lors de leur transfert, réception, traitement ou partage.
Concernant les services d'assistance, un système approprié permet de garantir une conformité continue aux règles HIPAA . Parallèlement, il permet le traitement, la conservation et le stockage des données de santé protégées pour les différentes entités mentionnées dans cette réglementation.
Conformité à la loi HIPAA : qu’est-ce que cela signifie ?
Si votre organisme de soins de santé héberge des informations en utilisant le fournisseur de services clients HIPAA , vous devez fournir des mesures de protection administratives, physiques et techniques.
Par exemple, les mesures de protection physique impliquent un accès limité aux installations, réservé aux personnes autorisées. Ainsi, toutes les entités concernées doivent mettre en œuvre des politiques d'utilisation et d'accès relatives aux postes de travail et aux supports électroniques. Un volet essentiel de cette démarche de protection concerne les normes de transfert, de suppression, d'élimination et de réutilisation des supports électroniques et des données de santé protégées.
En ce qui concerne les mesures techniques de protection, elles imposent des restrictions d'accès aux informations de santé protégées. Autrement dit, seul un utilisateur autorisé peut accéder aux dossiers médicaux nécessaires. Ce système de protection exige l'utilisation d'un identifiant utilisateur et des procédures d'accès d'urgence. De plus, les mesures techniques de protection incluent le chiffrement et le déchiffrement des informations.
Qui est tenu de se conformer à la réglementation HIPAA ?
Ces entreprises du secteur de la santé doivent prouver leur conformité à la HIPAA:
- Régimes de santé : Medicare, Medicaid, compagnies d’assurance maladie, organismes de gestion de la santé, régimes de santé d’entreprise.
- Prestataires de soins de santé : Les prestataires qui exercent une activité pertinente par voie électronique, notamment les médecins, les cliniques, les hôpitaux ou les maisons de retraite.
- Centres de traitement des données de santé : Ces entités traduisent les informations de santé non standardisées reçues d'autres entités en une norme.
Quant aux partenaires commerciaux, la liste comprend les éléments suivants :
- Les personnes extérieures aux entités mentionnées ont accès aux données de santé des patients lorsqu'elles fournissent des services à ces entités. Il peut s'agir notamment des sociétés de facturation, des avocats, des services informatiques, des comptables, etc.
Qui n'est pas tenu de respecter les règles HIPAA ?
Ces entreprises figurent parmi les exceptions :
- assureurs vie
- Personnel chargé des dossiers d'emploi (et non de santé)
- Les assureurs en matière d'indemnisation des employés
- Presque toutes les écoles et tous les districts scolaires
- De nombreuses agences étatiques, y compris les services de protection de l'enfance
- La majorité des forces de l'ordre
- Plusieurs bureaux municipaux
Quels sont les coûts de la non-conformité ?
Les directives fédérales HIPAA visent à protéger les données médicales des patients. Cependant, les médecins, les hôpitaux et divers prestataires de soins de santé tiers connaissent les conséquences d'une violation de ces règles. Par exemple, le personnel médical peut perdre son droit d'exercer la médecine ; quant aux organisations, elles peuvent voir leur réputation ternie, se voir infliger de lourdes amendes, voire perdre leur activité
- Les amendes pour les prestataires de soins de santé peuvent aller de 50 000 $ à 1 500 000 $ par dossier ;
- De nombreuses infractions peuvent entraîner la perte de la certification, voire une peine d'emprisonnement.
Bien sûr, il est difficile de mesurer précisément le coût du non-respect des règles. Cependant, les experts estiment que le coût total moyen d'une violation de données s'élève à 3,8 à 4 millions de dollars. Par ailleurs, le prix moyen de chaque dossier médical perdu ou volé, contenant des données sensibles et confidentielles, est d'environ 158 dollars.
Cependant, les sanctions prévues par le gouvernement ne sont qu'un point de départ. Par exemple, les clients des entreprises concernées peuvent intenter des poursuites civiles et réclamer des millions de dollars. Ainsi, évaluer le coût réel de la non-conformité peut s'avérer extrêmement complexe. En effet, le suivi des violations de données est également délicat, car les organisations sont facturées pour les dossiers médicaux, et non pour des actes de négligence.
Quels sont les avantages d'une plateforme de support technique conforme à HIPAA?
La mise en place d'un système de support technique conforme à la loi HIPAA HIPAA sein de l'infrastructure informatique de l'organisation facilite les processus métier. Elle permet également de réagir rapidement et d'agir de manière proactive afin d'éviter les failles de sécurité. Voici les quatre principaux domaines dans lesquels un logiciel de support technique peut aider une organisation à se conformer à HIPAA
- Mesures de protection physique. Les organismes doivent restreindre l'accès à chaque système et installation de stockage de données de santé afin de se HIPAA . Grâce à sa fonction de collaboration, le logiciel permet d'identifier et de signaler toutes les restrictions ou défaillances d'accès.
- Sécurité renforcée. Les entreprises peuvent contrôler l'accès aux données grâce à des mécanismes de contrôle d'accès utilisateur et des outils de validation des entrées. Les systèmes d'assistance SaaS collaborent avec les services informatiques pour mettre en œuvre des flux de travail.
- Gestion des actifs informatiques. Certaines applications de gestion des tickets intègrent des fonctionnalités de gestion des actifs . Celles-ci permettent de suivre le parc informatique et de contrôler le cycle de vie des appareils. Les principaux acteurs sont ainsi informés de l'état des équipements critiques.
- Politiques relatives aux appareils et au réseau. L'intégration de votre logiciel de support technique avec les applications serveur ou de surveillance permet d'éviter les pannes potentielles des appareils. Grâce à des méthodologies de gestion des problèmes prédéfinies, votre organisation peut identifier rapidement les menaces et prendre des mesures préventives.
Comment choisir un logiciel de service d'assistance conforme à HIPAA?
L'étape la plus cruciale lors de l'achat d'un système de support technique est la documentation exhaustive des fonctionnalités requises. Vous trouverez ci-dessous quelques étapes efficaces pour bien démarrer.
Étape 1. Demander des avis
Recueillez les avis de toutes les personnes qui utiliseront le nouveau système. Cela vous permettra de prendre en compte tous les acteurs impliqués dans le processus d'achat et de les impliquer davantage dans le développement du logiciel. Par ailleurs, analysez les exigences de sécurité des solutions d'assistance technique, notamment lors du choix d'un fournisseur de solutions cloud.
Étape 2. Hiérarchisez votre liste des exigences du système
Il est possible que vous ne trouviez pas de fournisseur offrant toutes les fonctionnalités requises dans votre budget. C'est pourquoi une liste priorisée permet de comprendre les compromis et les solutions que vos parties prenantes sont prêtes à accepter.
Étape 3. Exposez votre cas
Une fois le processus de priorisation terminé, vous devez partager une liste pertinente avec vos supérieurs. Cela permet de s'assurer qu'ils comprennent correctement les résultats de cette tâche.
Étape 4. Créer un système de notation
Bien sûr, le processus de recueil des besoins peut s'avérer complexe. Mais au final, il permet de créer un système d'évaluation pertinent. Ce système facilite ensuite le choix du logiciel de support technique le mieux adapté à votre entreprise, en fonction de vos besoins spécifiques.
Conclusion
De manière générale, un service d'assistance conforme à HIPAAest essentiel à la productivité. Si votre organisation utilise un tel logiciel pour la gestion des processus, votre personnel bénéficie d'une sécurité et d'une protection des données optimales. Par ailleurs, la mise en place d'un centre d'assistance conforme à la HIPAA figure parmi les solutions les plus efficaces pour prévenir les violations et les pertes d'informations.
Votre entreprise peut intégrer à tout moment des solutions d'assistance technique pertinentes à différentes fonctions de surveillance réseau et serveur. Votre service informatique peut ainsi détecter rapidement les pannes potentielles des équipements. En effet, offrir un support client de qualité permet à votre entreprise de fidéliser sa clientèle en toute simplicité.
Foire aux questions
HIPAA garantit la sécurité et la confidentialité des informations de santé électroniques protégées. Bien qu'il s'agisse de concepts distincts, ils sont complémentaires.
La protection de la vie privée garantit aux individus le contrôle de l'utilisation de leurs données de santé protégées (DSP). Par conséquent, les organisations doivent assurer la confidentialité des DSP et les conserver conformément aux souhaits du patient. La protection de la vie privée s'applique à différents supports, tels que les documents électroniques, papier et les conversations. La sécurité physique des DSP est par ailleurs un élément essentiel de cette réglementation.
Par ailleurs, la sécurité implique de définir les mesures de protection administratives, techniques et physiques relatives aux données de santé électroniques. Ces mesures doivent empêcher tout accès non autorisé aux informations de santé des patients. Souvent, les organismes conservent ces données sur des disques durs, des cartes mémoire ou des supports amovibles.
Les entreprises du secteur de la santé devraient offrir aux patients ou à leurs représentants un accès facile à leurs données de santé protégées. Cela permettrait également de consulter et d'obtenir une copie de ces données dans un délai de 30 jours calendaires suivant la réception d'une demande. L'accès à ces données permettrait aux patients de mieux gérer leur santé grâce à l'autosurveillance. De plus, cela leur permettrait de suivre leur évolution en fonction de leur plan de traitement et de corriger les erreurs dans leur dossier médical.
- Données mentionnées par les médecins, les infirmières ou d'autres professionnels de la santé dans votre dossier médical
- Conversations que vos médecins ont concernant vos soins et votre traitement
- Les données que votre compagnie d'assurance maladie possède à votre sujet
- Données de facturation
La loi HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health) a été créée en 2009. Elle encourage l'adoption et l'utilisation pertinente des technologies de l'information en santé aux États-Unis.
La loi HITECH comprend un sous-titre D qui traite des questions de confidentialité et de sécurité liées à la transmission électronique des informations de santé protégées. Ce sous-titre comporte notamment plusieurs dispositions renforçant les mécanismes de contrôle civil et pénal relatifs à la réglementation HIPAA .
Le service d'assistance compétent peut procéder à une auto-évaluation afin de prouver sa conformité aux règles HIPAA . Cela implique également d'exiger de tous les partenaires commerciaux de l'organisation le même niveau d'exigence.
