Zoho Desk Datenmigration Checkliste

Die Migration von Datensätzen zwischen Helpdesk-Lösungen ist nicht etwas, das viele als einfach bezeichnen würden. Deshalb haben wir eine Migrationscheckliste erstellt, um Ihnen zu helfen, Helpdesk-Daten nach Zoho Desk zu importieren.

Bevor Sie sich in die Migrationscheckliste stürzen, beachten Sie bitte, dass der Migration Wizard folgende Datensätze nicht nach Zoho Desk übertragen kann:

• CC-Benutzer
• Gruppen
• Inline-Bilder
• „Erstellt am“-Datum in Tickets – Stattdessen wird das Datum und die Uhrzeit des Endes der Migration angezeigt.
• Anlagen der Wissensdatenbank
• Kommentarautor (Kontakt oder Agent) – Wir hinterlassen eine Notiz mit dem Namen des Kommentators während der Migration.

Wenn Sie dennoch in Erwägung ziehen, die aufgeführten Datensätze zu migrieren, kontaktieren Sie unsere Migrations-Experten.

BEVOR SIE DIE MIGRATION EINRICHTEN

1. WÄHLEN SIE EIN DATUM FÜR DIE MIGRATION

Bei der Auswahl eines Datums für den Import in Zoho Desk geben Sie Ihrem Team genügend Zeit, sich auf die Migration vorzubereiten.

2. SPRECHEN SIE MIT IHREM TEAM

Informieren Sie Ihre Agenten über die Datenmigration nach Zoho Desk. Weisen Sie gegebenenfalls bestimmte Verantwortlichkeiten zu.

3. BEREITEN SIE ZOHO DESK FÜR DIE MIGRATION VOR

1. Erstellen Sie entsprechende benutzerdefinierte Felder.

Ihre benutzerdefinierten Felder in Zoho Desk sollten mit Ihren Quellfeldern übereinstimmen, um Ihre Daten nach der Migration zu finden.

Um benutzerdefinierte Felder in Zoho Desk zu erstellen:

Gehen Sie zu Setup → unter Anpassung wählen Sie Layouts und Felder → Feldliste → Felder erstellen oder bearbeiten → wählen Sie eine Abteilung → wählen Sie das Layout → verschieben Sie ein Feld in den Modulbereich → drücken Sie auf das Zahnrad-Symbol → als erforderlich markieren → Berechtigungen festlegen → Speichern.

2. Fügen Sie Agenten hinzu.

Vor der Migration sollten Sie Agenten in Zoho Desk erstellen, die die gleichen E-Mails wie Ihr aktueller Helpdesk haben. Dann haben Sie zwei Optionen:

1) Fügen Sie fehlende Agenten im Migration Wizard hinzu, während Sie die Agenten abgleichen. Erstellen Sie alle auf einmal oder spezifische.
2) Erstellen Sie Agenten in Zoho Desk.

Gehen Sie zu Setup → klicken Sie auf Agenten in der Kategorie Benutzer und Steuerung → drücken Sie auf Neuer Agent → füllen Sie die Details aus → Neuen Agenten hinzufügen.

3. Teams erstellen.

Der Migration Wizard kann Ihre Teams bei der Migration nach Zoho Desk nicht übertragen. Wir können jedoch die Agenten während des Datenmigrationsprozesses zu den entsprechenden Teams hinzufügen.

Um Teams zu erstellen, gehen Sie zu Setup → wählen Sie Teams in der Kategorie Benutzer und Steuerung → Neues Team → füllen Sie den Namen und die Beschreibung aus → klicken Sie auf Speichern.

4. BEACHTEN SIE DIE BESONDERHEITEN VON ZOHO DESK

Vor der vollständigen Datenmigration nach Zoho Desk sollten Sie wissen, dass:

• Es gibt verschiedene Rollen von Benutzern in Zoho Desk - Agent, Light Agent (kann nicht öffentlich auf Tickets antworten oder kommentieren) und Support Administrator (ein Agent, der das Helpdesk verwalten und anpassen kann). Achten Sie auf die Rollen, die Sie Ihren Benutzern zuweisen, um Missgeschicke zu vermeiden.
• Der Migration Wizard kann standardmäßig die 'Erstellt am'-Daten nicht nach Zoho Desk migrieren. Mit einer Anpassung können Sie sie jedoch im Text des Kommentars mit den Kommentaren des Autors migrieren.
• Der Migration Wizard kann keine Fälle von deaktivierten Agenten übertragen.
• Sie können die Tickets nicht nach Datum sortieren.
• CC-Benutzer migrieren nicht. Mit der Anpassungsoption können Sie jedoch die E-Mails von CC-Benutzern in ein benutzerdefiniertes Feld migrieren.

5. BETRACHTEN SIE ANPASSUNGEN FÜR IHREN DATENTRANSFER

Wenn Sie spezielle Anforderungen für die Datenmigration haben, kontaktieren Sie unser Support-Team. Wir bieten Optionen wie:

• Datenfilterung nach verschiedenen Kriterien (Erstellungsdatum, Tags, benutzerdefinierte Felder, Organisationen, Zuweisungen)
• Änderung des standardmäßigen Migrationsprozesses (Migration von Änderungs- und Problemobjekten als Tickets, Migration von Ticketereignissen als private Notizen, das "Erstellungsdatum" eines Tickets als benutzerdefiniertes Feld, Migration von Informationen zu inaktiven Benutzern, Inline-Bilder als Anlagen, Migration von Sprachversionen für Ihre KB-Artikel)
• Hinzufügen von Informationen zu den migrierten Daten (Kennzeichnung von Tickets mit zusätzlichen Tags, Hinzufügen der alten Ticket-ID zum Betreff des Tickets)
• Migration von benutzerdefinierten Feldern für Kontakte und Organisationen

Wechsel zu einem neuen Kundenservice

Profitieren Sie von einer kostenlosen Demo und sehen Sie eine Testmigration zu einem gewünschten Tool.

Demo einrichten

DER WEG IST FAST FREI

1. BENACHRICHTIGUNGEN DEAKTIVIEREN

Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, Einladungen zum Kunden-Self-Service-Portal und andere Trigger, einschließlich Validierungs- und Duplikatsregeln.

Um E-Mail-Benachrichtigungen auszuschalten, gehen Sie zu Setup → unter Automatisierung finden Sie Benachrichtigen → deaktivieren Sie Kontakt-, Agent-, Abteilungs- und Team-Benachrichtigungen.

Um die Einladung zum Kunden-Self-Service-Portal zu deaktivieren, öffnen Sie Setup → unter Kanälen, wählen Sie Hilfe-Center → Zugriffs Einstellungen → unter Berechtigungen deaktivieren Sie die Einladung.

2. ZUGANGSDATEN FINDEN

Wenn Sie eine Demo-Migration durchführen, benötigen Sie Zugangsdaten zur Quellplattform und zu Zoho Desk. Um Zoho Desk mit dem Migration Wizard zu verbinden, benötigen Sie OAuth-Authentifizierung: Melden Sie sich bei Ihrem Zoho Desk-Konto an.

3. FÜHREN SIE EINE DEMO-MIGRATION DURCH

Richten Sie die kostenlose Demo ein, um zu sehen, wie Migration Wizard Ihre Kundensupportdaten überträgt. Übertragen Sie 20 zufällige Tickets von Ihrem aktuellen Helpdesk-Tool nach Zoho Desk. Der Ablauf ist einfach:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Migration Wizard-Konto an.
2. Verbinden Sie Ihre Quell- und Ziel-Lösungen.
3. Definieren Sie die Daten, die Sie importieren möchten.
4. Ordnen Sie Agenten und Gruppen zu.
5. Karten Sie die Route für Tickets und Artikel.
6. Wählen Sie die benötigten automatisierten Optionen aus.
7. Führen Sie Ihre kostenlose Demo-Migration durch.

NACH DER DEMO-MIGRATION

ERGEBNISSE IN ZOHO DESK ÜBERPRÜFEN

Das Erste, was Sie nach Ihrer Demo-Migration tun sollten, ist, die Ergebnisse zu überprüfen, indem Sie Berichte über migrierte, fehlgeschlagene und übersprungene Datensätze herunterladen.

Beim Durchsehen der migrierten Datensätze sollten Sie Folgendes berücksichtigen:

• ob alle Kommentare migriert wurden und ob die Autoren der Kommentare übereinstimmen
• ob die Tickets den richtigen Agenten zugewiesen sind
• ob alle benutzerdefinierten Felder migriert wurden
• ob die Kunden und Unternehmen korrekt migriert wurden
• ob die Anhänge migriert wurden

Für weitere Informationen lesen Sie den detaillierten Leitfaden, wie Sie die Ergebnisse der Demo-Migration in Zoho Desk überprüfen können. Wenn Sie übersprungene Datensätze haben, kontaktieren Sie unsere Support-Mitarbeiter.

VOR DER VOLLSTÄNDIGEN DATENMIGRATION

1. WÄHLEN SIE IHREN MIGRATIONSPFAD

Während der Vollständigen Datenmigration können Sie entweder die Quell- oder die Ziel-Helpdesk-Plattform verwenden. Wenn Sie während der Migration an Ihrem aktuellen Helpdesk arbeiten möchten, beachten Sie, dass aktualisierte und neue Datensätze nicht migriert werden. Um diese Datensätze zu importieren, führen Sie die Delta-Migration durch. Diese Option ist im Signature-Supportplan verfügbar.

Da Ihre Vollständige Datenmigration in der Cloud läuft, können Sie jederzeit den Fortschritt überprüfen oder auf unsere Migrationsexperten warten, die Sie kontaktieren.

2. STARTEN SIE DIE VOLLSTÄNDIGE DATENMIGRATION

Die Vollständige Datenmigration beginnt, nachdem Ihre Zahlung bestätigt wurde. Zahlen Sie im Voraus, wenn Sie einen definitiven Zeitpunkt im Sinn haben. Oder planen Sie die Übertragung, um sie automatisiert zu einem bestimmten Zeitpunkt durchzuführen. Sie haben der bereitgestellten Checkliste zugestimmt. Gehen Sie jeden Punkt durch und setzen Sie das entsprechende Häkchen.

NACH DER IMPORTIERUNG

1. ÜBERPRÜFEN SIE ALLES

Nach der Vollständigen Datenmigration prüfen Sie, ob alles korrekt migriert wurde. Sie haben fünf Tage Zeit, um die Ergebnisse zu überprüfen, bis Ihre Migration archiviert wird.

Wenn Sie keine Datensätze finden, überprüfen Sie, ob Sie die richtigen Filter für alle Tickets eingestellt haben. Wenn das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie unser Support-Team zu unserer Support-Team.

2. RICHTEN SIE DIE NEUE PLATTFORM EIN

• Leiten Sie alle Ihre eingehenden Supportkanäle an Zoho Desk weiter
• Aktivieren Sie die Benachrichtigungen, die Sie zuvor deaktivieren mussten
• Aktualisieren Sie manuell die internen Links in der Wissensdatenbank (falls Sie eine migriert haben)
• Leiten Sie Ihre E-Mails an die Plattform weiter