Checkliste für die Datenmigration Zoho Desk

Die Migration von Datensätzen zwischen Helpdesk-Lösungen ist keine leichte Aufgabe. Deshalb haben wir eine Migrations-Checkliste zusammengestellt, die Ihnen beim Import Ihrer Helpdesk-Daten in Zoho Deskhilft.

Bevor Sie sich mit der Migrations-Checkliste befassen, beachten Sie bitte, dass der Migrationsassistent solche Datensätze nicht zu Zoho Deskübertragen kann:

• CC-Nutzer
• Gruppen
• Inline-Bilder
• Das Datum „Erstellt am“ in den Tickets wird stattdessen als Tag und Uhrzeit des Migrationsendes angezeigt.
• Anhänge der Wissensdatenbank
• Kommentarverfasser (Kontakt oder Agent) - Wir hinterlassen während der Migration eine Notiz mit dem Namen des Kommentators.

Falls Sie die Migration der aufgeführten Datensätze weiterhin in Erwägung ziehen, wenden Sie sich bitte an unsere Migrationsexperten .

BEVOR SIE DIE MIGRATION EINRICHTEN

1. WÄHLEN SIE EIN DATUM FÜR DIE MIGRATION

Bei der Auswahl eines Termins für Zoho Desk -Import sollten Sie Ihrem Team genügend Zeit zur Vorbereitung auf die Migration einräumen.

2. SPRECHEN SIE MIT IHREM TEAM

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Datenmigration zu Zoho Desk. Delegieren Sie gegebenenfalls bestimmte Aufgaben.

3. ZOHO DESK FÜR DIE MIGRATION VORBEREITEN

1. Erstellen Sie entsprechende benutzerdefinierte Felder.

Ihre benutzerdefinierten Felder in Zoho Desk sollten mit Ihren Quellfeldern übereinstimmen, damit Sie Ihre Daten nach der Migration wiederfinden können.

So erstellen Sie benutzerdefinierte Felder in Zoho Desk :

Gehen Sie zu Einstellungen → unter Anpassung wählen Sie Layouts und Felder → Feldliste → Felder erstellen oder bearbeiten → wählen Sie eine Abteilung → wählen Sie das Layout → verschieben Sie ein Feld in den Modulbereich → klicken Sie auf ein Zahnradsymbol → markieren Sie es als erforderlich → legen Sie Berechtigungen fest → Speichern .

2. Agenten hinzufügen.

Vor der Migration erstellen Sie Agenten in Zoho Desk mit denselben E-Mail-Adressen wie in Ihrem aktuellen Helpdesk. Anschließend haben Sie zwei Möglichkeiten:

1) Fehlende Agenten im Migrationsassistenten hinzufügen, während Sie die Agenten zuordnen. Erstellen Sie entweder alle gleichzeitig oder nur bestimmte.
2) Agenten in Zoho Desk .

Gehen Sie zu Setup → klicken Sie in der Benutzer und Steuerung auf Agenten → klicken Sie auf Neuer Agent → geben Sie die Details ein → Neuen Agenten hinzufügen .

3. Teams erstellen.

Der Migrationsassistent kann Ihre Teams bei der Migration zu Zoho Desknicht übertragen. Wir können die Agenten jedoch während des Datenmigrationsprozesses den entsprechenden Teams hinzufügen.

Um Teams zu erstellen , gehen Sie zu Setup → wählen Sie Teams in der Benutzer und Steuerung → Neues Team → geben Sie Name und Beschreibung ein → klicken Sie auf Speichern .

4. BERÜCKSICHTIGEN SIE DIE BESONDERHEITEN ZOHO DESK

Vor der vollständigen Datenmigration zu Zoho Desksollten Sie Folgendes wissen:

• Zoho Desk bietet verschiedene Benutzerrollen : Agent, Light Agent (kann Tickets nicht öffentlich beantworten oder kommentieren) und Support-Administrator (ein Agent, der den Helpdesk verwalten und anpassen kann). Achten Sie auf die korrekte Rollenvergabe, um Probleme zu vermeiden.
• Der Migrationsassistent kann Erstellungsdaten in Zoho Desk . Mit einer Anpassung können Sie diese jedoch im Kommentartext zusammen mit den Anmerkungen des Autors migrieren lassen.
• Der Migrationsassistent kann keine Fälle deaktivierter Agenten übertragen.
• Die Tickets können nicht nach Datum sortiert werden.
• CC-Benutzer werden nicht migriert. Mithilfe der Anpassungsoption können Sie jedoch E-Mail-Adressen von CC-Benutzern in ein benutzerdefiniertes Feld migrieren.

5. ERWÄGEN SIE PASSENDE PERSONALISIERUNGEN FÜR IHREN DATENTRANSFER

Falls Sie spezielle Anforderungen an die Datenmigration haben, kontaktieren Sie unser Support-Team . Wir bieten beispielsweise folgende Optionen an:

• Datenfilterung nach verschiedenen Kriterien (Erstellungsdatum, Tags, benutzerdefinierte Felder, Organisationen, Bearbeiter)
• Änderung des Standardmigrationsprozesses (Migration von Änderungs- und Problemobjekten als Tickets, Migration von Ticketereignissen als private Notizen, das "Erstellungsdatum" eines Tickets als benutzerdefiniertes Feld, Migration der Informationen zu inaktiven Benutzern, Inline-Bilder als Anhänge, Migration von Sprachversionen für Ihre KB-Artikel)
• Hinzufügen von Informationen zu den migrierten Daten (Kennzeichnung von Tickets mit zusätzlichen Tags, Hinzufügen der alten Ticket-ID zum Ticketbetreff)
• Kontakt- und Organisations-Benutzerfelder migrieren

Wechseln Sie zu einem neuen Kundenservice

Profitieren Sie von einer kostenlosen Demo und sehen Sie sich eine Testmigration zu einem gewünschten Tool an.

Demo einrichten

DU BIST FAST FERTIG

1. BENACHRICHTIGUNGEN DEAKTIVIEREN

Deaktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen, Einladungen zum Kundenselbstbedienungsportal und andere Auslöser, einschließlich Validierungs- und Duplikatsregeln.

Um E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren , gehen Sie zu Einstellungen → unter Automatisierung suchen Sie Benachrichtigen → deaktivieren Sie Kontakt-, Agenten-, Abteilungs- und Teambenachrichtigungen .

Um die Einladung zum Kundenselbstbedienungsportal zu deaktivieren , öffnen Sie Setup → unter Kanäle , wählen Sie Hilfezentrum → Zugriffseinstellungen → unter Berechtigungen , deaktivieren Sie die Einladung.

2. Zugangsdaten finden

Für die Durchführung einer Demo-Migration benötigen Sie Zugangsdaten zur Quellplattform und zu Zoho Desk . Um Zoho Desk mit dem Migrationsassistenten zu verbinden, ist eine OAuth-Authentifizierung : Melden Sie sich dazu in Ihrem Zoho Desk -Konto an.

3. FÜHREN SIE EINE DEMO-MIGRATION DURCH

Richten Sie die kostenlose Demo ein, um zu sehen, wie der Migrationsassistent Ihre Kundensupportdaten migriert. Übertragen Sie 20 zufällig ausgewählte Tickets von Ihrem aktuellen Helpdesk-Tool zu Zoho Desk . Der Ablauf ist einfach:

1. Melden Sie sich in Ihrem Migrationsassistenten-Konto an.
2. Verbinden Sie Ihre Quell- und Ziellösungen.
3. Definieren Sie die Daten, die Sie importieren möchten.
4. Vermitteln Sie Agenten und Gruppen.
5. Karte, Tickets und Artikelroute.
6. Wählen Sie die benötigten automatisierten Optionen .
7. Führen Sie Ihre kostenlose Demo-Migration durch.

NACH DER DEMO-MIGRATION

ÜBERPRÜFEN SIE DIE ERGEBNISSE IN ZOHO DESK

Als Erstes sollten Sie nach Ihrer Demo-Migration die Ergebnisse überprüfen, indem Sie Berichte über migrierte, fehlgeschlagene und übersprungene Datensätze herunterladen.

Beachten Sie beim Durchsehen der migrierten Datensätze Folgendes:

• Alle Kommentare wurden migriert, und wenn die Autoren der Kommentare dieselben sind
• Die Tickets werden den richtigen Mitarbeitern zugewiesen
• Alle benutzerdefinierten Felder wurden migriert
• Die Kunden und Unternehmen wurden korrekt migriert
• Die Anhänge wurden migriert

Weitere Informationen finden Sie in der ausführlichen Anleitung zur Überprüfung der Demo-Migrationsergebnisse in Zoho Desk . Sollten Datensätze fehlen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

VOR DER VOLLSTÄNDIGEN DATENMIGRATION

1. WÄHLE DEINEN MIGRATIONSWEG

Während der vollständigen Datenmigration können Sie entweder Ihre Quell- oder Ihre Ziel-Helpdesk-Plattform verwenden. Wenn Sie während der Migration mit Ihrem bestehenden Helpdesk weiterarbeiten, beachten Sie bitte, dass aktualisierte und neue Datensätze nicht migriert werden. Um diese Datensätze zu importieren, führen Sie die Delta-Migration . Diese Option ist im Signature-Supportplan .

Da Ihre vollständige Datenmigration in der Cloud stattfindet, können Sie den Fortschritt jederzeit selbst überprüfen oder warten, bis sich unsere Migrationsexperten mit Ihnen in Verbindung setzen.

2. VOLLSTÄNDIGE DATENMIGRATION STARTEN

Die vollständige Datenmigration beginnt nach Zahlungseingang . Zahlen Sie im Voraus, wenn Sie einen festen Termin haben. Alternativ können Sie die Übertragung so planen, dass sie automatisch zum gewünschten Zeitpunkt erfolgt. Sie haben der bereitgestellten Checkliste zugestimmt . Gehen Sie jeden Punkt durch und setzen Sie ein Häkchen bei den entsprechenden Kästchen.

NACHDEM DER IMPORT ABGESCHLOSSEN IST

1. ALLES UNTERSUCHEN

Nach der vollständigen Datenmigration sollten Sie prüfen, ob alle Daten korrekt migriert wurden. Sie haben fünf Tage Zeit, die Ergebnisse zu überprüfen, bevor Ihre Migration archiviert wird.

Falls Sie keine Einträge finden, überprüfen Sie bitte, ob Sie die richtigen Filter für alle Tickets eingerichtet haben. Sollte das Problem weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

2. EINE NEUE PLATTFORM EINRICHTEN

• Leiten Sie alle Ihre eingehenden Supportkanäle an Zoho Desk um
• Aktivieren Sie nun die Benachrichtigungen, die Sie zuvor deaktivieren mussten
• Aktualisieren Sie die internen Links in der Wissensdatenbank manuell (falls Sie eine migriert haben)
• Leiten Sie Ihre E-Mails an die Plattform weiter