Wenn Sie bei einer Suchmaschine „bester Helpdesk“ eingeben, stoßen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Help Scout. Tatsächlich gibt es unzählige Rezensionen zu Help Scout , und die meisten scheinen sich einig zu sein, dass das Tool unterschätzt wird und mehr Aufmerksamkeit verdient. Doch was macht es so unterschätzt und einzigartig? Genau das wollen wir heute herausfinden.
Ja, heute sprechen wir über Help Scout, über die Besonderheiten dieses Tools, seine Funktionen und natürlich über den Preis. Also, lehnt euch zurück und genießt unseren Help Scout Testbericht!
Help Scout – Die Grundlagen
Wir beginnen unseren Testbericht mit einer Erklärung, was Help Scout, welches Hauptziel das System verfolgt und wofür es genutzt werden kann. Help Scout ist ein Helpdesk, der speziell für kleine Unternehmen und Freiberufler. Obwohl er für kleine Unternehmen konzipiert ist, eignet er sich auch hervorragend für mittelständische Betriebe.
Die Kernfunktion dieses Systems dreht sich um den gemeinsamen Posteingang. Dieser ermöglicht die Zusammenarbeit, den Austausch von Informationen aller Art, die Bearbeitung von Tickets usw. Darüber hinaus beseitigt er die Komplexität, die mit den meisten Helpdesk-Systemen einhergeht, und ermöglicht einen besseren und schnelleren Arbeitsablauf.
Zusätzlich bietet das Tool ein äußerst praktisches Integrationsmodul. Damit lässt sich das System problemlos mit nahezu jedem beliebigen System verbinden. Die Entwickler von Help Scout haben dafür gesorgt, dass Sie nicht auf eine vordefinierte Liste von Verbindungen beschränkt sind und ihre API geöffnet.
Technische Details
Hier finden Sie die wichtigsten technischen Spezifikationen zu Help Scout. Wir haben diese Liste kurz und prägnant gehalten, damit Sie alle benötigten Informationen auf einen Blick erfassen können.
Preismodell
- Die Abrechnung erfolgt standardmäßig auf Jahresbasis (mit einem Rabatt von 15 bis 20 Prozent je nach Tarifstufe), flexible Monatsverträge sind gegen Aufpreis erhältlich.
Bereitstellungsmethode
- Cloud-basiert (SaaS)
Unterstützte Geräte
- Desktop: Webbasiert (jeder moderne Browser unter Windows, Mac oder Linux)
- Mobile: Native Apps für iOS (erfordert iOS 16 oder höher) und Android (erfordert Android 11 oder höher).
Unterstützte Sprachen
- Primär auf Englisch, beinhaltet aber integrierte Übersetzungsfunktionen und Integrationen (wie Weglot oder Transifex), um Ihre Docs-Wissensdatenbank in mehrere Sprachen zu lokalisieren.
Unterstützte Geschäftsarten
- Klein
- Mittelgroß
- Freiberufler
Gründe für die Nutzung Help Scout
Das Tool bietet eine Vielzahl unterschiedlicher Vorteile. Einige davon sind direkte, andere sekundäre oder, anders ausgedrückt, passive Vorteile. Zu den wichtigsten gehören die folgenden:
Schnelle Kommunikation – Diese Funktion klingt zwar einfach, ist aber in der Praxis gar nicht so leicht umzusetzen. Zum Glück hat das Team von Help Scout hervorragende Arbeit geleistet. Das System ist nicht nur schnell, sondern bietet auch umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten. Für die Nutzer bedeutet das: Sie sind nicht an einen festen Menüablauf gebunden, denn alles lässt sich individuell anpassen. Ein weiterer Vorteil des Systems ist die Unterstützung verschiedener Kanäle. Sie können außerdem Nachrichten von unterschiedlichen Plattformen sammeln. Das kommt nicht nur Ihnen zugute, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Kunden nicht stundenlang in Warteschlangen warten müssen.
Leicht zu erlernen – Wie der Name schon sagt, ist das Tool sehr einfach zu erlernen und, ehrlich gesagt, auch schnell zu beherrschen. Nach einer kurzen Einführung werden Sie es so sicher beherrschen, als hätten Sie es schon immer gekannt. Zwar sind manche Module etwas komplexer als andere, aber Sie werden stets zu einem entsprechenden Tutorial oder Video aufgefordert.
Robustes Kollaborationssystem – Dieses Tool ist ideal für die Zusammenarbeit , da Ihre Mitarbeiter und Kunden sich gegenseitig beraten können. Sie müssen sich keine Sorgen machen, dass Ihre Kundenbasis vernachlässigt oder falsch beraten wird. Und falls Sie sich fragen: Das Tool kann Wunder wirken, wenn Ihre Ticketlösungsquote niedrig ist. Es priorisiert automatisch Tickets , die andere Mitarbeiter nicht lösen konnten, und weist sie qualifizierteren Kollegen zu.
Umfangreiche Wissensdatenbanken – Help Scout ermöglicht es Nutzern, hochwertige Wissensdatenbanken. Diese Datenbanken können mit interaktiven FAQs, Video-Tutorials, Umfragen und vielem mehr ausgestattet werden. Sie können auch ein Self-Service-Portal. So können sich Ihre Kunden gegenseitig helfen, falls sie den Support nicht kontaktieren möchten.
Besondere Merkmale, die zu berücksichtigen sind
Nachdem wir alle Vorteile dieses Tools besprochen haben, widmen wir uns nun seinen Funktionen. Es gibt zwar nicht viele, aber die vorhandenen sind nicht nur von hoher Qualität, sondern werden Ihre Geschäftsprozesse grundlegend verändern. Zu den wichtigsten Funktionen Help Scoutgehören:
- Es sieht aus wie eine normale E-Mail. Auch wenn das wie eine bewusste Designentscheidung wirken mag, war es von Anfang an so konzipiert. Denn das Tolle an dieser Funktion ist, dass jeder eine private E-Mail-Adresse hat und weiß, wie man sie benutzt. Sie müssen also keine zusätzliche Zeit damit verbringen, die Bedienung zu erklären. Da es wie eine normale E-Mail aussieht, sortiert und priorisiert es eingehende E-Mails automatisch, weil es den Kontext erkennt. Es versteht also, was eine Frage und was eine Beschwerde ist,plainordnet jede Anfrage dem richtigen Posteingang zu .
- Über 50 Integrationen mit Drittanbieter-Apps. Mit diesem Tool können Sie problemlos Verbindungen zu allen Diensten mit APIherstellen. Das bedeutet unzählige Integrationsmöglichkeiten, die keinerlei Programmierkenntnisse erfordern. Verbinden Sie das System mit all Ihren Facebook-, X- und Instagram-Konten – mit nur wenigen Klicks. Ein enormer Vorteil für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung und für alle, die in schnelllebigen Branchen tätig sind, wo jede Sekunde zählt.
- Echtzeit-Berichterstattung. Das Tool verfügt über ein leistungsstarkes Datenerfassungssystem , das Informationen aus verschiedenen Quellen bezieht. Egal, ob Sie über Facebook oder Ihre eigene Website verkaufen – das System erfasst jeden Besuch, jede Interaktion und jeden Absprung.
- Unterstützung mehrerer Marken. Viele Helpdesk-Systeme bieten Unterstützung für mehrere Marken, doch keines bietet einen so umfassenden Funktionsumfang wie Help Scout . Sie benötigen keine separaten Konten oder zusätzlichen Seiten, um Ihre zweite Marke zu verwalten. Alle Funktionen sind zentral an einem Ort verfügbar und mit wenigen Klicks erreichbar. Keine komplizierten Menüs, keine umständlichen Weiterleitungen, keine versteckten Kosten. Ein leistungsstarkes Modul, das die ihm zuteil werdende Aufmerksamkeit verdient.
Bedenken Sie, dass es noch viele weitere kleine, aber ebenso ausgereifte Funktionen gibt. Sie alle aufzulisten, würde ewig dauern, und einige davon finden sich auch in anderen Helpdesk-Systemen, was bedeutet, dass sie nicht so einzigartig sind.
Preisoptionen
Die Plattform ist in drei kostenpflichtige Kerntarife unterteilt, die sich hinsichtlich Funktionen und Limits erweitern. Hier sind unsere ehrlichen Einschätzungen zu den einzelnen Tarifen und warum der Basistarif möglicherweise nicht Ihren Ansprüchen genügt:
Kostenlos (0 €/Monat) wurde als direkte Antwort auf konkurrierende Freemium-Angebote entwickelt und Help Scoutbietet mit seinem kostenlosen Tarif einen äußerst großzügigen Einstieg. Bis zu 5 Nutzer können ihn nutzen. Im Preis enthalten sind ein gemeinsamer Posteingang, eine Docs-Website (begrenzt auf 10 Artikel) sowie grundlegende Kommunikationskanäle wie E-Mail, Live-Chat und Facebook Messenger. Der Haken? Es gibt eine strikte Obergrenze von 100 Kundenkontakten pro Monat. Wird dieses Limit überschritten, Help Scout die Möglichkeit ein, Kundenanfragen bis zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums zu beantworten. Außerdem wird in den E-Mail-Fußzeilen der Hinweis „Gesendet mit Help Scout“ eingefügt. Help Scout eignet sich ideal als Testumgebung für Einzelgründer oder Startups in der Vorgründungsphase. Sobald jedoch das Supportaufkommen steigt, stößt man schnell an seine Grenzen.
Standard (25 $/Nutzer/Monat, jährliche Abrechnung) – Dies ist Help Scoutdie günstigste kostenpflichtige Option von Salesforce oder HubSpot) und die KI-gestützte Entwurfserstellung. Wenn Ihr Team wächst, stoßen Sie schnell an die Grenze von 25 Nutzern, wodurch andere Einstiegsoptionen auf dem Markt ein deutlich besseres Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.
Plus (45 $/Nutzer/Monat, jährliche Abrechnung) – Hier Help Scout sein volles Potenzial als leistungsstarkes Kundenservice-Tool. Für 45 $/Nutzer/Monat erhalten Sie Zugriff auf 5 gemeinsame Postfächer, 3 Docs-Websites und eine erweiterte Workflow-Logik. Vor allem aber bietet dieses Paket native Integrationen mit Jira, Salesforceund HubSpotdauerhaft nutzen möchten Help Scout, ist dies der ideale Einstieg. Der Funktionsumfang rechtfertigt den höheren Preis im Vergleich zum Basispaket „Standard“.
Pro (75 $/Nutzer/Monat, jährliche Abrechnung) – Der Premium-Tarif „Pro“, der bisher nur auf Basis individueller Angebote zugänglich war, ist nun öffentlich verfügbar und erfordert eine Mindestnutzungsdauer von 10 Lizenzen (750 $/Monat). Er wurde speziell für wachsende, sicherheitsbewusste Unternehmen entwickelt. Mit diesem Tarif erhalten Sie bis zu 10 Postfächer, 5 Docs-Sites und bis zu 50 „Light-User“ (Teammitglieder, die Tickets einsehen können, aber keinen bezahlten Agentenplatz belegen). Wichtige Sicherheitsfunktionen wie SSO/SAML und vollständige HIPAA Konformität sind in diesem Tarif ebenfalls integriert.
(Hinweis: Beachten Sie, dass Help Scout für den Einsatz seines kundenorientierten Chatbots AI Answers eine separate Nutzungsgebühr von 0,75 US-Dollar pro Lösung über alle Tarife hinweg erhebt.)
Preisvergleich
| Fuktion | Frei | Standard | Plus | Pro |
|---|---|---|---|---|
| Preis (jährlich) | $0 | $25/user/mo | $45/user/mo | $75/user/mo |
| Maximale Benutzeranzahl | Bis zu 5 Benutzer | Bis zu 25 Benutzer | Bis zu 50 Benutzer | UnbegrenzteMindestteilnehmerzahl: 10 Plätze |
| Monatliche Kontakte | 100/Monat Limit.Antworten werden blockiert, wenn das Limit überschritten wird. | Unbegrenzt | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
| Inklusive Postfächer | 1 Posteingang | 2 Postfächer | 5 Postfächer | 10 Postfächer |
| Docs Sites (KB) | 1 Standort | 2 Standorte | 3 Standorte | 5 Standorte |
| KI-Entwürfe & Zusammenfassungen | NEIN | NEIN | Ja,unbegrenzt | Ja,unbegrenzt |
| Integrationen | Nur die Basisversion | Nur die Basisversion | ErweiterteSalesforce, Jira, HubSpot | ErweiterteSalesforce, Jira, HubSpot |
| SSO & HIPAA | NEIN | Zusatzoption | Zusatzoption | Ja,inklusive |
| Kunden-KI-Chatbot | Nicht verfügbar | $0.75pro Auflösung | $0.75pro Auflösung | $0.75pro Auflösung |
Beliebte Alternativen
Es gibt einige Alternativen zu Help Scout. Manche davon kommen in Bezug auf den Funktionsumfang recht nah heran. Hier sind einige der besseren:
Zendesk bietet im Allgemeinen fast den gleichen Funktionsumfang wie Help Scout. Auch die Qualität ist vergleichbar, der einzige Unterschied liegt im etwas höheren Preis. Zudem eignet sich Zendesk besser für Unternehmen jeder Größe, da es speziell für den Einsatz in großen Unternehmen entwickelt wurde.
Zoho Desk – Dank des intelligenten Automatisierungssystems ermöglicht diese Plattform ihren Nutzern, Routinearbeiten zu eliminieren und sich auf die Steigerung der Kundenzufriedenheit zu konzentrieren. Darüber hinaus Zoho Desk regelmäßig hochwertige Updates, was es zu einer sinnvollen Alternative zu Help Scout.
Fazit
Unser Help Scout Testbericht ist nun abgeschlossen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Help Scout ein sehr gutes System ist, das das Potenzial hat, sich zu einem Branchenfavoriten zu entwickeln. Zwar fehlen noch einige Funktionen, aber die vorhandenen werden Ihre Erwartungen sicherlich erfüllen. Wir empfehlen Ihnen, das Tool auszuprobieren. Sollten Sie Schwierigkeiten bei der Auswahl des passenden Tarifs oder der Einrichtung mit Ihren alten Daten haben, kontaktieren Sie uns einfach. Wir gladly weiter. Bis zum nächsten Testbericht!
