Datenschutz und Compliance bei Helpdesk-Migration Sichern

Geschrieben von
Kateryna Butkovska

März 3, 2025

Es scheint, als sei die Datenmigration eine ziemlich technische Aufgabe. Sie müssen Daten von einem Helpdesk oder Service Desk zu einem anderen verschieben. Doch lassen Sie uns dieses Thema genauer betrachten. Es geht auch um das Vertrauen der Kunden. Tatsächlich ist das Vertrauen der Kunden die Grundlage jedes Unternehmens.

Aber was passiert mit diesem Vertrauen, wenn persönliche Informationen der Kunden während der Datenmigration offengelegt werden? Lassen Sie uns besprechen, warum Datenschutz und Compliance zu den wichtigsten Aspekten einer erfolgreichen Datenmigration gehören.

Was bedeutet regulatorische Compliance bei der Helpdesk-Migration

Datensicherheits- und Datenschutzgesetze beeinflussen, wie Organisationen personenbezogene Daten von Kunden erfassen, speichern und weitergeben dürfen. Es ist entscheidend, Kunden- und Mitarbeiterdaten zu schützen, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden.

Wichtige Datenschutzgesetze sind:

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) enthält Datenschutzanforderungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten (PII) von Unternehmen mit Kunden in der Europäischen Union. Die britische Version dieses Gesetzes ist die UK DSGVO.
Der California Consumer Privacy Act (CCPA) ist ein Landesgesetz für Unternehmen mit Kunden in Kalifornien und legt Verpflichtungen für personenbezogene Daten (PII) fest.
Der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) regelt die Standards für Datensicherheit und Datenschutz von personenbezogenen und geschützten Gesundheitsinformationen (PHI), die sich auf die Gesundheit einer Person beziehen. Es betrifft Gesundheitsdienstleister, Krankenversicherungen, Clearingstellen und deren Geschäftspartner.

Diese Gesetze haben unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen, aber im Kern legen sie ähnliche Anforderungen zum Schutz personenbezogener Daten fest. Sie regeln, wie Organisationen:

Die Zustimmung von Personen einholen, bevor sie deren Daten erfassen oder verarbeiten (und ihnen erlauben, diese Zustimmung jederzeit zu widerrufen).
Persönliche Informationen speichern.
Zugriff auf gespeicherte Kunden- oder Patientendaten jederzeit gewähren.
Daten löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden (es sei denn, es gibt einen legitimen Grund für deren Aufbewahrung).
Personenbezogene Daten auf strukturierte und sichere Weise übertragen, um Datenschutzrisiken zu vermeiden.

Ihr umfassender Leitfaden zur regulatorischen Compliance bei der Datenmigration

Unsere bewährten Verfahren haben Kunden dabei geholfen, Fälle von regulatorischen Strafen im Vergleich zu 2023 um 10 % zu reduzieren. Um es Ihnen so praktisch wie möglich zu machen, haben wir eine umfassende Checkliste vorbereitet, die Sie durch die wichtigsten Compliance-Aspekte für Ihre erfolgreiche Datenmigration führt.

Datenprüfung und Inventarisierung	Katalogisieren Sie alle Arten personenbezogener Daten innerhalb des Helpdesk- und Kundensupport-Systems (Kunden- und Mitarbeiternamen, Kontaktdaten und Servicehistorie. Identifizieren Sie die Herkunft der Daten, die Erfassungsmethode, den Verwendungszweck usw.). Identifizieren Sie PHI (personenbezogene Gesundheitsinformationen) innerhalb der Helpdesk-Daten, einschließlich Gesundheitsakten, Zahlungsinformationen und Versicherungsdetails. Bestimmen Sie die Quelle, die Art und den Zweck aller gespeicherten Datensätze. Stellen Sie sicher, dass alle Daten mit dokumentierter Einwilligung erhoben wurden. Überprüfen Sie die Verfahren zur Einholung und Aufzeichnung der Einwilligung.
Datenminimierung	Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen über Datenverarbeitungsaktivitäten, einschließlich Migration. Dokumentieren Sie Compliance-Bemühungen und Datenverarbeitungspraktiken. Bewerten Sie, ob alle erhobenen Daten notwendig und relevant für den beabsichtigten Zweck sind. Entfernen Sie alle unnötigen oder übermäßigen Daten vor der Migration (z. B. veraltete Fehlersuch-Interaktionen, Anweisungen für inaktive Dienste oder PII ehemaliger Kunden).
Rechte der betroffenen Personen	Implementieren Sie Prozesse zur Bearbeitung von Anfragen zu Datenzugriff, -löschung und -übertragbarkeit. Stellen Sie sicher, dass Systeme es Kunden ermöglichen, ihre Einwilligung problemlos zu widerrufen. Erstellen Sie eine Datenflusskarte vor und nach der Migration, um nachzuverfolgen, wie Daten bewegt und gespeichert werden.
Aktualisierungen der Datenschutzrichtlinie	Überprüfen und aktualisieren Sie die Datenschutzrichtlinien, um aktuelle Datenpraktiken widerzuspiegeln, z. B. die Arten der während des Helpdesk- und Kundensupports verarbeiteten Daten. Kommunizieren Sie klar das Verfahren zur Datenmigration im Helpdesk und Kundensupport. Ernennen Sie einen Datenschutzbeauftragten (DPO), der für die Überwachung der Datenschutzstrategien verantwortlich ist, die die Einhaltung sicherstellen und als Ansprechpartner für betroffene Personen dienen.
Bewertung von Anbietern und Dritten	Bewerten Sie Drittanbieter, die am Migrationsprozess beteiligt sind, auf Einhaltung der Vorschriften. Stellen Sie sicher, dass Drittanbieter, die an der Migration beteiligt sind, den GDPR-, CCPA- oder HIPAA-Standards entsprechen.
Datenaufbewahrungsrichtlinien	Überprüfen und befolgen Sie Datenaufbewahrungsrichtlinien. Validieren Sie die Datenintegrität und -genauigkeit vor und nach der Migration. Löschen oder anonymisieren Sie Daten, die nicht mehr benötigt oder angefordert werden.
Datenanonymisierung	Ersetzen Sie PII in Helpdesk-Datensätzen durch anonymisierte und pseudonymisierte Informationen. Bewerten Sie regelmäßig Anonymisierungs- und Pseudonymisierungstools, um Risiken einer Re-Identifikation zu vermeiden.
Vertragliche Vereinbarungen	Aktualisieren Sie Verträge und Servicevereinbarungen, um GDPR- und CCPA-Compliance-Klauseln aufzunehmen. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten bei der Datenverarbeitung und -schutz.

Erreichen der regulatorischen Compliance mit Help Desk Migration

Unser Help Desk Migration-Tool macht die Datenübertragung schmerzlos und automatisiert. Organisationen können Kundendaten und Workflows von jeder Plattform, Datenbank oder CSV-Datei importieren. Die Delta Migration und Interval Migration sind bahnbrechend für die meisten Unternehmen, da sie es ermöglichen, den Datenfluss an die spezifischen Geschäftsanforderungen anzupassen.

Hier sind die wichtigsten Vorteile der sicheren Datenmigration mit unserer kundenorientierten Lösung:

Geschäftskontinuität. Support-Agenten können weiterhin Tickets lösen und die Wissensdatenbank aktualisieren, ohne das Risiko von Integritätsproblemen oder Duplikaten.
Umfangreiche Funktionalität. Organisationen können Datensätze auswählen, Gruppen zuordnen, Tickets abgleichen und Anhänge (Bilder, Videos, Anrufaufzeichnungen, Übersetzungen usw.) ausschließen.
Erweiterte Anpassung. Das Technikteam kann den standardmäßigen Migrationsablauf an Ihre Bedürfnisse anpassen. Selbst wenn Ihre Plattform nicht auf der unterstützten Liste steht, können wir eine benutzerdefinierte Migration zu oder von dieser Plattform besprechen.
Compliance-Garantie. Unsere Plattform hält sich an die Vorschriften der DSGVO und CCPA und bewertet regelmäßig Systeme, um Schwachstellen zu beseitigen.
Robuste Sicherheit. Wir verschlüsseln alle Kommunikationsdaten während der Übertragung, bieten strenge Zugangskontrollen und speichern Daten sicher in streng überwachten Zentren.
Intuitive Benutzeroberfläche. Entwickelt für Benutzerfreundlichkeit, ermöglicht eine nahtlose Datenmigration über verschiedene Plattformen hinweg ohne spezielles Fachwissen.
Concierge-Migrationsservice. Möchten Sie Ihre Helpdesk-Daten wortwörtlich freihändig migrieren? Wählen Sie unseren Concierge-Migrationsservice und lassen Sie es automatisiert und mühelos erledigen.

Schließlich können Organisationen die Migration mit einer risikofreien Demo auf begrenzten Datensätzen so oft wie nötig testen, um ihre Strategie zu verfeinern.

Fazit

Das war's fürs Erste. Wie Sie sehen, ist die Sicherstellung von Datenschutz und Compliance während des Migrationsprozesses nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung. Es geht darum, Vertrauen in Ihre Marke aufzubauen und unerwünschte Probleme zu vermeiden (die wahrscheinlich zu enormen Reputations- und finanziellen Verlusten führen würden).

Durch die Einhaltung bewährter Datenschutzpraktiken können Unternehmen vertrauliche Informationen schützen, höchste Sicherheitsstandards aufrechterhalten und sicherstellen, dass keine sensiblen Daten kompromittiert werden. Gleichzeitig stellt unser automatisiertes Migrationstool sicher, dass Ihre Tickets, Kontakte und andere relevante Daten an einen neuen Ort übertragen werden — und dabei intakt und sicher bleiben.