Zendesk Asset Management: So optimieren Sie Ihren Workflow mit benutzerdefinierten Objekten

Veröffentlicht von Tetiana Belevska

Aktualisiert am 29. Januar 2026

Effektives Asset-Management ist entscheidend für reibungslose Abläufe und exzellenten Kundenservice. In der schnelllebigen Welt des Kundensupports kann ein gut organisiertes System zur Erfassung von IT-Geräten, Software und Kundenprodukten die Effizienz deutlich steigern und die Lösungszeiten verkürzen. Mit den benutzerdefinierten Objekten von Zendesk Support-Teams jederzeit Zugriff auf wichtige Asset-Daten haben. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Zendesk – von der Einrichtung bis hin zu Best Practices –, um die Workflows und Supportprozesse Ihres Unternehmens zu optimieren. Los geht’s!

Was ist Asset-Management in Zendesk?

Asset-Management in Zendesk bezeichnet den Prozess der effizienten Erfassung, Organisation und Verwaltung physischer und digitaler Assets innerhalb der Zendesk -Plattform. Zu diesen Assets gehören vielfältige Ressourcen, die für den Kundenservice unerlässlich sind, wie z. B. IT-Ausrüstung (Computer, Telefone und Server), Softwarelizenzen, Garantien und kundeneigene Produkte (Elektronik oder Haushaltsgeräte).

Durch die Integration des Asset-Managements in Ihre Zendesk -Umgebung können Unternehmen die Bearbeitung von Kundendienstanfragen zu diesen Assets optimieren. Anstatt auf separate, voneinander unabhängige Systeme zur Verfolgung physischer Gegenstände angewiesen zu sein, werden alle Daten auf einer einheitlichen Plattform gespeichert und organisiert, die direkt mit Kundensupport -Tickets und Workflows verknüpft ist. Diese Zentralisierung gewährleistet, dass Support-Mitarbeiter in Echtzeit auf wichtige Informationen zugreifen können, was die Problemlösung beschleunigt und Fehler minimiert.

Definition und Vorteile

Asset-Management in Zendesk bezeichnet die Erfassung und Organisation physischer oder digitaler Assets zur Unterstützung des Kundenservice. Zu den Assets können IT-Geräte, Softwarelizenzen, Garantien oder kundeneigene Produkte gehören.

Vorteile der Anlagenverwaltung in Zendesk:

• Verbesserte Effizienz : Die Anlagenverwaltung ermöglicht Supportteams den schnellen Zugriff auf detaillierte Anlageninformationen direkt aus den Tickets heraus . Dadurch reduziert sich der Zeitaufwand für die Suche nach Details oder die Statusprüfung einer Anlage. Dies führt zu einem reibungsloseren Workflow für das Supportteam und verbessert Reaktions- und Lösungszeiten.
• Verbesserte Genauigkeit : Durch die zentrale Speicherung von Anlageninformationen in Zendesk wird sichergestellt, dass alle Teams mit denselben, aktuellen Daten arbeiten. Dies reduziert das Risiko von Fehlern aufgrund veralteter oder nicht übereinstimmender Informationen, die zu Verzögerungen oder falschen Supportmaßnahmen führen könnten.
• Bessere Einblicke und fundiertere Entscheidungen : Die Erfassung und Analyse von Anlagendaten ermöglicht Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise kann das Wissen um das bevorstehende Ablaufdatum der Anlagengarantie proaktive Verlängerungs- oder Wartungsmaßnahmen anstoßen. Darüber hinaus hilft die Auswertung von Anlagentrends Unternehmen, Ressourcen effizienter einzusetzen und zukünftige Bedarfe besser zu planen.

Ein Einzelhandelsunternehmen mit mehreren Filialen kann beispielsweise Zendesk nutzen, um den Zustand und Status der Kassensysteme (POS-Geräte) in jeder Filiale zu verfolgen. Durch den einfachen Zugriff auf Informationen zu Garantie, Reparaturhistorie und Standort der Geräte kann das Support-Team Reparaturen oder Ersatzlieferungen schnell veranlassen, Ausfallzeiten minimieren und einen reibungslosen Betrieb gewährleisten. Auch IT-Abteilungen können mit Asset-Management Server und Hardware verfolgen und so Probleme wie unerwartete Ausfälle aufgrund fehlender Wartungspläne vermeiden.

Wie Zendesk das Asset-Management ermöglicht

Zendesk bietet leistungsstarke Tools, mit denen Unternehmen ihre Assets effizient verwalten können. Funktionen wie benutzerdefinierte Objekte , Nachschlagebeziehungen und Automatisierung ermöglichen die nahtlose Integration von Asset-Daten, Kundensupport-Tickets und anderen Workflows. So können Teams Asset-bezogene Probleme einfacher verfolgen, organisieren und lösen.

Benutzerdefinierte Objekte für die Anlagenverfolgung

Das Herzstück der Asset-Management-Funktionen von Zendesk „Benutzerdefinierte Objekte“ . Sie ermöglicht es Unternehmen, assetspezifische Daten zu definieren und zu speichern, die auf ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Benutzerdefinierte Objekte sind flexible, anpassbare Datenfelder, die für verschiedene Asset-Typen wie Hardware, Software, Verträge oder Garantien erstellt werden können. Mithilfe dieser Objekte erstellen Unternehmen einen umfassenden Datensatz für jedes Asset, der wichtige Informationen wie Seriennummern, Kaufdaten, Wartungspläne oder zugewiesene Benutzer enthält.

Quelle : Zendesk

Ein Unternehmen könnte beispielsweise ein benutzerdefiniertes Objekt zur Nachverfolgung der von Mitarbeitern genutzten Laptops erstellen. Jeder Laptop hätte einen eigenen Datensatz mit Daten wie Modell, Seriennummer, Ablaufdatum der Garantie und dem zuständigen Mitarbeiter. Supportmitarbeiter können dann die relevanten Gerätedaten direkt mit Kundendiensttickets verknüpfen und so eine direkte Verbindung zwischen dem Gerät und dem jeweiligen Problem herstellen.

Nachschlagebeziehungen für nahtlose Nachverfolgung

„Beziehungen verknüpfen“ von Zendesk ermöglicht es Unternehmen, benutzerdefinierte Objekte (Assets) mit anderen Kernelementen der Zendesk -Plattform, wie Support-Tickets und Kundendatensätzen, zu verbinden. Diese Funktion verbessert die Transparenz und bietet eine umfassendere Sicht auf Asset-Informationen im Kontext der Kundeninteraktionen.

Quelle : Zendesk

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter ein Ticket wegen eines defekten Laptops einreicht, kann der Supportmitarbeiter über die Suchfunktion auf den entsprechenden Gerätedatensatz zugreifen. Diese Verknüpfung beschleunigt nicht nur den Abruf der Gerätedetails, sondern hilft dem Supportmitarbeiter auch, das Problem im Kontext zu verstehen. Der Mitarbeiter kann sofort den Garantiestatus, die Reparaturhistorie und alle vorherigen Support-Tickets zum Laptop einsehen und hat somit alle notwendigen Informationen, um das Problem effektiv zu lösen.

Automatisierung zur Optimierung des Anlagenmanagements

Automatisierungsfunktionen von Zendesk , darunter Trigger, Workflows und Makros, ermöglichen Unternehmen die Automatisierung ihrer Anlagenverwaltungsprozesse. Durch die Automatisierung dieser Aufgaben wird der manuelle Aufwand für die Anlagenverwaltung reduziert und die Datengenauigkeit sichergestellt. Mithilfe der Automatisierung können Unternehmen gewährleisten, dass Anlageninformationen in Echtzeit aktualisiert werden und Teams über wichtige Änderungen oder anstehende Aktionen im Zusammenhang mit Anlagen informiert werden.

Wenn beispielsweise ein Supportmitarbeiter den Status eines Geräts aktualisiert (z. B. einen Laptop als „in Reparatur“ markiert), kann ein Workflow die relevanten Teammitglieder automatisch benachrichtigen und den Status im gesamten System aktualisieren. Darüber hinaus kann Zendesk automatisch Erinnerungen versenden, wenn Garantien ablaufen oder Wartungspläne eingehalten werden müssen. So können Unternehmen ihre Geräte proaktiv verwalten.

Die Automatisierung erstreckt sich auch auf Aktionen, die durch Asset-bezogene Auslöser bedingt sind. Wenn ein Kunde beispielsweise ein Ticket zu einem bestimmten Asset einreicht, Zendesk automatisch den entsprechenden Datensatz aufrufen und dem Support-Mitarbeiter anzeigen. Dadurch werden Verzögerungen minimiert und sichergestellt, dass die Mitarbeiter stets mit den aktuellsten Daten arbeiten.

Anwendungsbeispiel: IT-Ausrüstung und Kundensupport

Eine der wirkungsvollsten Methoden, mit denen Zendesk das Asset-Management ermöglicht, besteht in der Optimierung der Arbeitsabläufe sowohl für IT-Teams als auch für Kundensupport-Teams .

Stellen Sie sich beispielsweise ein Unternehmen vor, das 500 Laptops und 200 Mobilgeräte verwaltet. Mit Zendesk kann das IT-Team den Status jedes einzelnen Geräts verfolgen, detaillierte Informationen wie Seriennummern und Garantiedetails speichern und diese Daten direkt mit Support-Tickets verknüpfen. Wenn ein Mitarbeiter ein Ticket Problem , kann das IT-Team direkt in der Ticketansicht schnell auf alle relevanten Gerätedaten zugreifen, beispielsweise auf die Reparaturhistorie oder den aktuellen Garantiestatus.

Im Kundenservicebereich könnte dasselbe Unternehmen Zendesk nutzen, um kundeneigene Geräte wie Drucker, Telefone oder andere Geräte zu verwalten. Wenn ein Kunde eine Supportanfrage stellt, kann der Supportmitarbeiter sofort auf die Daten des jeweiligen Geräts zugreifen, den Garantie- oder Servicevertragsstatus prüfen und eine fundierte, schnelle Lösung anbieten.

Beispielszenario: Ein Technologieunternehmen

Nehmen wir ein Technologieunternehmen, das hochwertige Computergeräte verkauft und wartet. Es nutzt Zendesk , um den Lebenszyklus jedes Geräts vom Kauf bis zur Problemlösung zu verfolgen. Wenn ein Kunde ein Problem mit einem Gerät hat, kann der Supportmitarbeiter mithilfe der Verknüpfungen in Zendesk den Gerätedatensatz aufrufen, frühere Reparaturen einsehen und prüfen, ob das Produkt noch unter Garantie steht. Dieser nahtlose Workflow ermöglicht dem Mitarbeiter einen schnelleren und individuelleren Support, was die Kundenzufriedenheit und die betriebliche Effizienz steigert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verwaltung von Assets in Zendesk

Arbeitsablaufplanung

Vor der Implementierung des Asset-Managements sollte ein klarer Plan erstellt werden, um eine reibungslose Integration und Funktionalität zu gewährleisten. Zu den wichtigsten Schritten gehören:

• Ermitteln Sie anhand der Bedürfnisse Ihres Unternehmens, welche Arten von Vermögenswerten (z. B. Hardware, Software, Verträge) verwaltet werden sollen.
• Beziehungen zwischen Assets, Kunden und Tickets sollten abgebildet werden, um logische Verknüpfungen sicherzustellen.
• Definieren Sie Rollen und Berechtigungen für Teammitglieder, die Assets verwalten, um Datenintegrität und Verantwortlichkeit zu gewährleisten.

Erstellen und Konfigurieren von benutzerdefinierten Objekten

Um die Anlagenverwaltung einzurichten, befolgen Sie diese Schritte:

1. Zugriff auf das Admin Center : Navigieren Sie im Admin Center von Zendesk
2. Neues Objekt erstellen : Felder wie Anlagenname, Seriennummer, Kaufdatum und Status definieren.
3. Beziehungen festlegen : Verwenden Sie Nachschlagefelder, um Verbindungen zwischen Assets, Kunden und Tickets für eine umfassende Nachverfolgung herzustellen.

Quelle : Zendesk

Importieren und Organisieren von Anlagendaten

Importieren Sie Anlagendaten effizient mithilfe von Tools wie Zendesk -API oder Integrationen von Drittanbietern, um die manuelle Dateneingabe zu minimieren.

Schritte zum Importieren von Daten:

• Erstellen Sie eine CSV Datei mit den Anlagendetails und achten Sie dabei auf eine einheitliche Formatierung von Feldern wie Anlagen-ID, Eigentümer und Status.
• Verwenden Sie das Importtool von Zendesk Feldzuordnung .
• Überprüfen Sie nach dem Import die Datengenauigkeit, um eine korrekte Verknüpfung und Nutzbarkeit innerhalb der Arbeitsabläufe sicherzustellen.

Anwendungsfälle und Beispielszenarien

Die Asset-Management-Funktionen von Zendesksind vielseitig und in unterschiedlichsten Branchen und Abteilungen einsetzbar. Ob IT-Equipment, Kundenprodukte oder Serviceverträge – Zendesk bietet leistungsstarke Tools zum Erfassen, Organisieren und Pflegen von Asset-Daten in Ihrem Kundensupportsystem. Im Folgenden stellen wir zwei wichtige Anwendungsfälle vor, in denen die Asset-Management-Funktionen von Zendeskdeutliche Vorteile bieten: IT-Asset-Management und Asset-Management im Kundensupport.

IT-Asset-Management

IT-Asset-Management umfasst die Erfassung und Wartung der Hardware, Software und sonstigen Ressourcen, die für die IT-Infrastruktur eines Unternehmens benötigt werden. Mit Zendesk können IT-Teams sicherstellen, dass alle Assets betriebsbereit, konform und effizient genutzt werden. Dank der benutzerdefinierten Objekte, der Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten eignet sich Zendeskideal für das Management des gesamten Lebenszyklus von IT-Assets – von der Beschaffung bis zur Außerbetriebnahme.

Szenario 1: Verwaltung von Hardware- und Software-Assets

Ein IT-Dienstleister nutzt Zendesk zur Verwaltung seiner Laptop-, Server-, Netzwerk- und Softwarelizenzflotte. Das IT-Team speichert detaillierte Informationen zu den Geräten in benutzerdefinierten Objekten, darunter Seriennummern, Kaufdaten, Garantieablauf, Wartungspläne und der jeweilige Benutzer oder Standort. Diese Informationen sind mit Kundensupport-Tickets verknüpft, sodass das IT-Support-Team bei der Bearbeitung von Anfragen schnell auf die Gerätehistorie zugreifen kann.

Wenn beispielsweise ein Mitarbeiter einen Hardwaredefekt an seinem Laptop feststellt, erstellt er ein Support-Ticket. Der Supportmitarbeiter kann sofort auf die Laptop-Daten zugreifen, die wichtige Details wie den Garantiestatus, frühere Reparaturen und bekannte Probleme enthalten. Dank dieser Informationen kann der Supportmitarbeiter das Problem effizient diagnostizieren, die Lösungszeit verkürzen und unnötige Eskalationen vermeiden .

Darüber hinaus kann das IT-Team Arbeitsabläufe automatisieren, um beispielsweise Garantieverlängerungen und den Ablauf von Softwarelizenzen zu verwalten. Zendesk kann das Team automatisch benachrichtigen, wenn eine Softwarelizenz abläuft oder eine Garantie bald endet, sodass es Maßnahmen ergreifen kann, bevor kritische Ressourcen gefährdet werden.

Szenario 2: Anlagenlebenszyklusmanagement und Berichterstattung

Für größere Unternehmen kann die Nachverfolgung von Assets über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg eine Herausforderung darstellen. Die Asset-Management-Funktionen von Zendeskermöglichen es Unternehmen, den Lebenszyklus jedes Assets effektiv zu verwalten – von der Anschaffung über die Nutzung und Wartung bis hin zur Ausmusterung. Beispielsweise kann ein Unternehmen Hunderte von Laptops in verschiedenen Niederlassungen im Einsatz haben, die jeweils ein unterschiedliches Garantieablaufdatum, einen unterschiedlichen Wartungsplan oder einen unterschiedlichen zugewiesenen Benutzer besitzen.

Durch die Integration Zendesk mit externen Tools wie ERP-Systemen oder Bestandsverwaltungsplattformen erhält das Unternehmen Einblick in die Anlagendaten aller Abteilungen. Benutzerdefinierte Objekte in Zendesk ermöglichen die Erstellung detaillierter Datensätze für jede Anlage, während Nachschlagebeziehungen sicherstellen, dass alle relevanten Daten miteinander verknüpft sind. Die IT-Abteilung kann so problemlos überwachen, wann ein Laptop repariert werden muss, die Garantie bald abläuft oder er ersetzt werden sollte. Dies reduziert unnötige Ausfallzeiten und steigert die Effizienz.

Kundensupport-Asset-Management

Die Asset-Management-Funktionen von Zendesksind auch für Kundensupport-Teams wertvoll, die Kundeneigentum wie Produkte, Serviceverträge oder Garantien verwalten. Durch die direkte Verknüpfung von Kundeneigentum mit Support-Tickets können Unternehmen einen besseren Service bieten und fundiertere Entscheidungen bei der Lösung von Kundenproblemen treffen. Dies verbessert nicht nur die Effizienz des Supportprozesses, sondern auch das Kundenerlebnis.

Szenario 3: Nachverfolgung von Kundenprodukten und Serviceverträgen

Ein Elektronikunternehmen nutzt Zendesk , um kundeneigene Produkte wie Fernseher, Kühlschränke oder Haushaltsgeräte zu verwalten. Das Support-Team verknüpft die Kundendaten direkt mit den Support-Tickets und kann so einen individuelleren Service anbieten.

Wenn ein Kunde ein Support-Ticket wegen eines defekten Produkts einreicht, kann der Supportmitarbeiter schnell auf die Produktdaten zugreifen. Diese enthalten Informationen wie Produktmodell, Kaufdatum, Garantiestatus und Reparaturhistorie. So kann der Supportmitarbeiter schnell feststellen, ob der Mangel unter die Garantie fällt und welche Schritte für eine Reparatur oder einen Austausch erforderlich sind.

Meldet ein Kunde beispielsweise ein Problem mit einem Kühlschrank, der noch unter Garantie steht, kann der Kundendienstmitarbeiter anhand der Gerätedaten prüfen, ob Anspruch auf eine kostenlose Reparatur oder einen Austausch besteht. Anschließend kann der Mitarbeiter den notwendigen Prozess einleiten, ohne zusätzliche Informationen vom Kunden anfordern zu müssen. Dies beschleunigt die Problemlösung.

Szenario 4: Servicevertragsmanagement und -verlängerungen

Viele Unternehmen bieten Serviceverträge für ihre Produkte an, beispielsweise Garantieverlängerungen oder Wartungsverträge. Die Asset-Management-Tools von Zendeskhelfen Unternehmen dabei, den Überblick über diese Verträge zu behalten und deren rechtzeitige Verlängerung sicherzustellen.

Ein IT-Ausrüster kann beispielsweise für jedes verkaufte Gerät einen Servicevertrag abschließen. Die benutzerdefinierten Objekte von Zendeskspeichern Vertragsdetails wie Start- und Enddatum, Verlängerungsbedingungen und Leistungsumfang. Supportmitarbeiter werden benachrichtigt, sobald Verträge auslaufen, sodass Kunden rechtzeitig informiert werden und die Möglichkeit zur Verlängerung erhalten.

Dieses proaktive Management von Serviceverträgen reduziert nicht nur die Kundenabwanderung, sondern schafft auch Möglichkeiten für den Verkauf zusätzlicher Dienstleistungen. Das Support-Team kann automatisch Folge-E-Mails oder Erinnerungen versenden, um Kunden zur Vertragsverlängerung oder zum Upgrade ihres Serviceplans zu animieren und so sowohl die Kundenzufriedenheit als auch den Umsatz zu steigern.

Wichtige Überlegungen und bewährte Verfahren

Bei der Implementierung von Asset-Management in Zendeskgibt es einige wichtige Aspekte und Best Practices zu beachten, die den Erfolg des Systems und damit langfristige Vorteile für Ihr Unternehmen sicherstellen. Von der Gewährleistung korrekter und aktueller Daten bis hin zur nahtlosen Integration in Ihre bestehenden Prozesse – diese Überlegungen helfen Ihnen, ein effizientes und effektives Asset-Management-System zu schaffen. Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Elemente, die Sie beim Asset-Management berücksichtigen sollten, und zeigen Ihnen, wie Sie die Funktionen von Zendeskoptimal nutzen.

1. Datengenauigkeit und -integrität

Warum das wichtig ist : Korrekte Anlagendaten sind die Grundlage für ein effektives Anlagenmanagement. Sind Anlagendatensätze unvollständig, veraltet oder falsch mit Support-Tickets verknüpft, gehen die Vorteile des Anlagenmanagements in Zendesk verloren. Mangelnde Datenintegrität kann zu längeren Bearbeitungszeiten, mehr Fehlern und letztendlich zu geringerer Kundenzufriedenheit führen.

Bewährte Verfahren:

• Regelmäßige Prüfungen : Planen Sie regelmäßige Prüfungen ein, um sicherzustellen, dass Ihre Anlagendaten aktuell und frei von Duplikaten sind. Dies kann manuell oder mithilfe der Zendesk , die Unstimmigkeiten in den Anlagendatensätzen erkennen.
• Standardisierte Dateneingabe : Erstellen Sie klare Richtlinien für die Dateneingabe, z. B. standardisierte Namenskonventionen für Anlagen-IDs, Seriennummern und andere wichtige Informationen. Dies trägt zur Konsistenz bei und erleichtert die Suche und den Abruf von Anlagendatensätzen.
• Automatische Aktualisierungen : Nutzen Sie Zendesk – wie Workflows, Trigger und Makros –, um die Anlageninformationen stets aktuell zu halten. Wenn beispielsweise ein Ticket geschlossen oder ein Produkt repariert wird, Zendesk den Anlagenstatus automatisch aktualisieren.

2. Klare Rollendefinitionen und Berechtigungen

Warum das wichtig ist : Die Verwaltung von IT-Assets involviert zahlreiche Beteiligte, von IT-Teams bis hin zu Supportmitarbeitern. Daher ist es unerlässlich, klare Rollen und Berechtigungen zu definieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Informationen haben. Dies trägt zur Wahrung der Datenintegrität bei, reduziert das Fehlerrisiko und gewährleistet, dass sensible Informationen nur denjenigen zugänglich sind, die sie benötigen.

Bewährte Verfahren:

• Rollenbasierte Berechtigungen Zendesk rollenbasierte Berechtigungen ein , um zu steuern, wer Anlageninformationen anzeigen, bearbeiten oder löschen darf. IT-Administratoren haben beispielsweise vollen Zugriff auf Anlagendatensätze, während Supportmitarbeiter nur Lesezugriff haben.
• Verantwortlichkeit und Datenhoheit : Weisen Sie Aufgaben im Bereich Anlagenmanagement bestimmten Personen oder Teams zu, um Verantwortlichkeit sicherzustellen. Dies kann beispielsweise die Überprüfung der Datengenauigkeit, die Pflege von Anlagenbestandsdaten oder die Erstellung von Berichten zur Anlagennutzung umfassen.

3. Integration mit anderen Systemen

Warum das wichtig ist : Zendesk sollte sich nahtlos in die bestehenden Systeme Ihres Unternehmens integrieren lassen, beispielsweise in ERP-Systeme, Bestandsverwaltungssoftware oder CRM-Plattformen. Die Integration gewährleistet einen reibungslosen Datenfluss zwischen den Systemen, reduziert den manuellen Aufwand und steigert die betriebliche Effizienz.

Bewährte Verfahren:

• Nutzen Sie Zendesk -API oder Apps von Drittanbietern : Zendesk bietet verschiedene Integrationsmöglichkeiten, darunter die eigene API und Apps von Drittanbietern aus dem Zendesk Marketplace. Diese Integrationen helfen dabei, Anlagendaten mit anderen Tools wie Inventarsystemen, Beschaffungsplattformen oder Finanzsoftware zu verknüpfen.
• Zentraler Daten-Hub : Um Verwirrung zu vermeiden und die Zugänglichkeit zu verbessern, sollten alle Anlagendaten zentral gespeichert werden. Die Integration Zendesk mit einem Bestandsverwaltungssystem ermöglicht es Ihnen beispielsweise, die Verfügbarkeit von Ersatzteilen und den allgemeinen Zustand Ihrer Anlagen zu verfolgen.

4. Optimierter Arbeitsablauf und Automatisierung

Warum das wichtig ist : Manuelle Arbeitsabläufe können die Anlagenverwaltung verlangsamen und das Risiko menschlicher Fehler erhöhen. Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben wie Statusaktualisierungen, Benachrichtigungen und Ticketzuweisungen kann Ihrem Team helfen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig Effizienz und Konsistenz zu gewährleisten.

Bewährte Verfahren:

• Automatisieren Sie häufige Aufgaben : Richten Sie automatisierte Arbeitsabläufe für Aufgaben ein, z. B. um das IT-Team bei Ablauf einer Garantie zu benachrichtigen oder eine Erinnerung auszulösen, wenn die Wartung eines Geräts bald erneuert werden muss. So vermeiden Sie, wichtige Fristen zu verpassen.
• Trigger und Makros verwenden : Nutzen Sie Zendesk , um häufige Aktionen zu automatisieren, wie z. B. das Senden von assetbezogenen Benachrichtigungen an die zuständigen Teammitglieder oder das Aktualisieren von Asset-Datensätzen, wenn ein Support-Ticket gelöst wird.

5. Schulung und Unterstützung der Teammitglieder

Warum das wichtig ist : Die Anlagenverwaltung in Zendesk erfordert, dass alle beteiligten Teammitglieder die effektive Nutzung des Systems beherrschen. Eine angemessene Schulung gewährleistet die korrekte Dateneingabe, die Einhaltung von Arbeitsabläufen und die konsistente Anlagenverfolgung.

Bewährte Verfahren:

• Laufende Schulung : Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in der Nutzung Zendesk , einschließlich der Erstellung, Verwaltung und Aktualisierung von Asset-Datensätzen. Dies kann in Präsenzschulungen oder mithilfe Zendesk -Wissensdatenbank und -Tutorials erfolgen.
• Wissensaustausch : Fördern Sie eine Kultur des Wissensaustauschs im Team, um den Austausch bewährter Verfahren, Tipps zur Fehlerbehebung und gewonnener Erkenntnisse zu unterstützen. Dies kann dazu beitragen, die Gesamteffizienz des Anlagenmanagements zu verbessern.

6. Proaktive Wartung und Lebenszyklusmanagement

Warum das wichtig ist : Anlagenmanagement bedeutet nicht nur, Anlagen im Problemfall zu erfassen, sondern auch ein proaktives Lebenszyklusmanagement. Indem Sie den gesamten Lebenszyklus Ihrer Anlagen – von der Beschaffung bis zur Außerbetriebnahme – verfolgen, können Sie potenzielle Probleme frühzeitig erkennen, Ausfallzeiten reduzieren und die Nutzungsdauer verlängern.

Bewährte Verfahren:

• Lebenszyklen von Anlagen verfolgen : Mit Zendesk können Sie den gesamten Lebenszyklus einer Anlage überwachen, von der Anschaffung über die Nutzung und Reparaturhistorie bis hin zum Ende der Nutzungsdauer. So treffen Sie fundierte Entscheidungen darüber, wann Anlagen ersetzt oder modernisiert werden sollten.
• Automatisierte Erinnerungen : Richten Sie automatische Erinnerungen ein, die Sie benachrichtigen, wenn sich Ihre Anlagen wichtigen Meilensteinen in ihrem Lebenszyklus nähern, wie z. B. dem Ablauf der Garantie oder dem Ende eines Servicevertrags. So vermeiden Sie ungeplante Ausgaben und Serviceausfälle.

7. Exzellenter Kundenservice und Kundensupport

Warum das wichtig ist : Anlagenmanagement dient nicht nur der internen Effizienz, sondern auch der Bereitstellung exzellenten Kundenservice. Durch detaillierte Anlagendatensätze, die mit Support-Tickets verknüpft sind, können Sie Ihren Kunden einen persönlicheren, effizienteren und proaktiveren Service bieten.

Bewährte Verfahren:

• Verknüpfen Sie Assets mit Tickets : Stellen Sie sicher, dass Supportmitarbeiter bei der Bearbeitung von Kundentickets einfach auf Asset-Datensätze zugreifen können. Dies schafft Kontext für die Supportinteraktion, verkürzt die Bearbeitungszeiten und verbessert die Kundenzufriedenheit.
• Bieten Sie personalisierten Support an : Mithilfe von Anlagendaten können Supportmitarbeiter personalisierte Empfehlungen aussprechen, z. B. Kunden über den Garantieumfang informieren oder proaktive Wartungsoptionen vorschlagen.

Fazit

Die benutzerdefinierten Objekte von Zendesk Automatisierungstools können Unternehmen Arbeitsabläufe optimieren, Fehler reduzieren und wertvolle Erkenntnisse gewinnen. Beginnen Sie noch heute mit der Planung Ihrer Asset-Management-Strategie, um operative Effizienzsteigerungen zu erzielen und den Kundenservice zu verbessern.

Häufig gestellte Fragen: Grundlagen der Vermögensverwaltung