Allgemeine Checkliste für die Datenmigration: Ihr umfassender Leitfaden für einen reibungslosen Datenimport

Die Migration von Helpdesk-Daten kann eine gewaltige Herausforderung sein, insbesondere bei großen Ticket- und Kundendatenmengen. Es ist eine Mammutaufgabe, die oft mit potenziellen Schwierigkeiten verbunden ist. In einer Welt, in der Daten eine zentrale Rolle spielen, ist sie jedoch unerlässlich. Ob Sie Ihr Helpdesk-System aktualisieren, die Plattform wechseln oder in die Cloud migrieren – die Datenmigration ist für die meisten Unternehmen ein notwendiger Schritt. Um diesen Prozess zu vereinfachen, haben wir detaillierte Checklisten für die Datenmigration auf verschiedenen Plattformen erstellt, die Sie unten finden. Diese wurden uns freundlicherweise vom Help Desk Migration zur Verfügung gestellt.

Die Datenmigration ist ein komplexer und anspruchsvoller Prozess, der erhebliche Planungs-, Koordinations- und Durchführungsaufwendungen erfordert. Falls Sie keine Checkliste für die Datenmigration Ihrer Kundenservice-Plattform finden, haben wir eine allgemeine Checkliste help desk migration erstellt, die Sie mühelos durch den Datentransferprozess führt.

Vor Beginn der Helpdesk-Datenmigration

Die Datenmigration ist möglicherweise einfacher als Sie denken, doch eine gute Vorbereitung ist unerlässlich. Wir empfehlen Ihnen dringend, vor der Datenmigration die folgenden Fragen zu beantworten:

1. Wann sollte mein Support-Team mit der Arbeit an einem Target-Helpdesk-System beginnen?
2. Welche Daten möchte ich übertragen?
3. Müssen Änderungen an Ihren Datensätzen vorgenommen werden oder können diese so übernommen werden, wie sie sind? Zum Beispiel: Alle Tickets in einer Gruppe zusammenführen oder Ticketereignisse als private Notizen übertragen usw.

6-stufiger Datenmigrationsplan

Datenmigrationsplan + Delta-Migration*

*Dieser Ablauf funktioniert mit dem Signature-Supportpaket, da die Delta-Migration nur in diesem Supportangebot verfügbar ist.

Experten-Tipp : Führen Sie die Schritte 4, 5 und 6 unbedingt innerhalb von 30 bis 60 Minuten und außerhalb der Arbeitszeit durch. Angenommen, Sie führen die vollständige Datenmigration am Montag nach Feierabend durch. Ihr Support-Team beendet die Arbeit am Quellsystem am Montag und beginnt am Dienstagmorgen mit der Arbeit am Zielsystem.

Datenmigrationsplan ohne Delta-Migration

Experten-Tipp : Dieser Datentransferplan eignet sich für Support-Teams, die während der vollständigen Datenmigration nicht mit dem Quellsystem arbeiten müssen.

Einrichtung einer kostenlosen Demo-Migration

1. Ein Date aussuchen

Bei der Planung Ihrer Datenmigration sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Arbeitsaufkommen im Helpdesk : Wählen Sie den Tag, an dem Ihre Supportmitarbeiter nur minimalen (oder gar keinen) Kundenkontakt und keine Supportdaten hatten. Dadurch wird die Datenübertragung im Helpdesk beschleunigt und Prozessunterbrechungen werden vermieden.
  help desk migration benötigen , wählen Sie den Signature-Supportplan mit Delta-Migration .
• Vorbereitung : Planen Sie Ihre Vorbereitungszeit für Quell- und Zielsystem sorgfältig ein. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um Datensätze zu bereinigen, die zu übertragenden Daten zu identifizieren, die Datensatztypen kennenzulernen und deren Zuordnung zwischen aktuellem und zukünftigem Helpdesk zu prüfen sowie Datensicherungen zu erstellen .

2. Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden

Besprechen Sie den Datenmigrationsplan mit Ihrem Support-Team und den relevanten Stakeholdern. Falls Sie Unterstützung bei der Einrichtung der aktuellen und der Zielplattform benötigen, teilen Sie hilfreiche Tipps und Checklisten für die Migration. Dies kann beispielsweise die Datenfilterung, das Schließen alter Tickets oder die Überprüfung der Kundendaten nach der vollständigen Datenmigration umfassen.

Beginnen Sie so schnell wie möglich mit der Einarbeitung Ihres Support-Teams in Ihr neues Helpdesk-System. So stellen Sie sicher, dass nach der Umstellung alles reibungslos läuft.

Experten-Tipp vor der Datenmigration eine E-Mail oder eine Erinnerung an Ihr Team .

3. Bereinigen Sie Ihre Datensätze im Source-Helpdesk

• Überprüfen Sie die Daten Ihrer aktuellen Helpdesk-Plattform . Achten Sie besonders auf Duplikate und leere Felder in Ihren Kundenservicedaten.
• Prüfen Sie außerdem Ihre Quelldaten auf beschädigte oder fehlerhafte Datensätze. Entscheiden Sie dann, ob Sie diese Datensätze zusammenführen, vervollständigen oder löschen müssen.

Der Preis für eine vollständige Datenmigration hängt von der Anzahl der zu übertragenden Datensätze ab. Eine Datenprüfung kann Ihnen daher helfen, a) die Migrationskosten zu senken und b) zu verhindern, dass fehlerhafte Datensätze an den neuen Helpdesk übertragen werden.

4. Bereiten Sie Ihre Target-Helpdesk-Plattform vor

Die zielbezogenen Arbeiten hängen oft vom Helpdesk-System ab, auf das Sie migrieren. Beachten Sie, dass manche Helpdesk-Softwarelösungen spezifische Anforderungen und Einschränkungen haben.

Vor der Demo-Migration sollten Sie unbedingt diese Checklisten zur Datenmigration überprüfen:

• Checklisten für den speziellen Datenimport
• Einige Tipps und Einblicke zur Datenmigration

4.1 Zugangsdaten für die aktuelle und die Zielplattform ermitteln

Um Ihre Quell- und Zielumgebung mit dem Migrationsassistenten zu verbinden, benötigen Sie die erforderlichen Zugangsdaten. Beachten Sie, dass diese Informationen je nach Helpdesk-Plattform variieren.

Als Zugangsdaten können API-Schlüssel, API-Token, E-Mail-Adresse, Passwort, URL usw. erforderlich sein. Alternativ können Sie sich einfach mit Ihrem Helpdesk-Konto anmelden.

Beachten Sie, dass Zugangsdaten wie API-Schlüssel, API-Token und REST-API-Zugangsdaten nur temporär sind. Führen Sie die Migration daher vor deren Ablauf durch. Einige Helpdesks stellen vorkonfigurierte API-Schlüssel bereit, während Sie bei anderen einen generieren müssen. Aktualisieren Sie die API-Schlüssel nicht während der Demo oder der vollständigen Datenmigration, da die Migration sonst fehlschlägt.

Wir empfehlen dringend, die Zugangsdaten vor der Einrichtung Ihrer help desk migrationzu ermitteln. In unseren Wissensdatenbanken finden Sie Checklisten für den Datentransfer, mit denen Sie die benötigten Zugangsdaten für Ihr Quell- und Zielsystem zusammenstellen können.

4.2 Benachrichtigungen und/oder Automatisierungen deaktivieren

Wenn Sie vor Beginn der Datenübertragung Auslöser und Benachrichtigungen deaktivieren

Bei einigen Plattformen müssen Sie E-Mail-Benachrichtigungen, Observer-Regeln und Trigger deaktivieren. Normalerweise können Sie Benachrichtigungen, Trigger usw. in den Einstellungen oder im Bereich „Automatisierung“ pausieren. Vergessen Sie aber nicht, diese nach Abschluss der Datenmigration auf Ihrem Zielsystem wieder zu aktivieren.

Detaillierte Checklisten zur Datenmigration für Ihre Quell- und Zieldatenbank finden Sie in unserer Wissensdatenbank.

4.3 Führen Sie die spezifischen Vorbereitungen für Ihre Quell- und Zielplattformen durch

Manche Plattformen erfordern eine spezielle Konfiguration, damit eine Datenmigration reibungslos verläuft. Zum Beispiel:

• Deaktivieren Sie die Regel zur Telefonnummern-Duplizierung bei der Migration zu Salesforce Service Cloud
• Erstellen Sie Agentenprofile in Teamwork Desk beim Importieren von Daten
• Erstellen Sie beim Datenexport in Freshservice eine benutzerdefinierte Ansicht

Bei den Schritten zur Verbindung von Quelle und Ziel sehen Sie, ob spezielle Vorbereitungen erforderlich sind. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich vor der Demo vorzubereiten.

Vor der Demo sollten Sie die Migrationschecklisten für Ihr Quell- und Zielsystem durchgehen.

5. Kostenlose Demo-Migration durchführen

Die kostenlose Demo hilft Ihnen zu sehen, wie die Datenmigration abläuft und ob Sie Vorarbeiten an Ihrer Quelle leisten müssen oder den Migrationsprozess an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen möchten.

Bevor Sie Ihre Demo einrichten, prüfen Sie, ob Ihr Konto über Administratorrechte für die aktuelle und die Ziel-Helpdesk-Instanz verfügt. Der Demo-Migrationsprozess umfasst 7 Schritte:

1. Melden Sie sich bei Ihrem Migrationsassistenten-Konto an bzw. registrieren Sie sich.
2. Verbinden Sie Ihre Source- und Target-Helpdesks.
3. Wählen Sie die Datensätze aus, die Sie verschieben möchten.
4. Vermittler einstellen.
5. Karten Sie Tickets und Artikelrouten zu. Außerdem können Sie Gruppen zwischen Quell- und Zielplattformen abgleichen.
6. Automatisierte Optionen auswählen *.
7. Starten Sie Ihre kostenlose Demo-Migration.

*Einige Schritte variieren je nach Quell- und Zielsystem. Kontaktieren Sie unser Support-Team für weitere Informationen zu Ihrer help desk migration .

6. Überprüfen Sie Ihre Demo-Migrationsergebnisse

Sobald Ihre Demo-Migration abgeschlossen ist, wird Ihnen eine Tabelle mit der Anzahl der Datensätze angezeigt:

• alle verfügbaren Datensätze (für die Migration)
• migrierte Datensätze
• fehlgeschlagene Datensätze
• übersprungene Datensätze

Laden Sie unbedingt die Berichte herunter, um die Demo-Ergebnisse auszuwerten. Der Bericht über übersprungene Datensätze enthält die Gründe, warum diese Daten nicht übertragen wurden. Für weitere Informationen zu fehlgeschlagenen Datensätzen wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.

Nach der Demo erhalten Sie den Preis für die vollständige Datenmigration mit einer detaillierten Preisaufschlüsselung. Hier können Sie außerdem das am besten geeignete Supportpaket , um Ihre Migration optimal zu gestalten.

Was ist Individualisierung?

Help Desk Migration kann Ihren Datentransfer individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise können Sie bestimmte Datensätze verschieben, historische Daten vor der Migration filtern, bereits vorhandene Datensätze im Zielsystem abgleichen oder einen bestimmten Datensatz in ein anderes Feld migrieren (vorausgesetzt, er entspricht dem erforderlichen Eingabedatentyp).

Bevor Sie eine Datenanpassung anfordern , starten Sie Ihre Demo, um zu sehen, was der Migrationsassistent automatisch abdeckt. Bei speziellen Wünschen können Sie ein Ticket einreichen oder einen Live-Chat mit unserem Support-Team starten, um Ihre Anforderungen zu besprechen.

Haben Sie noch Fragen? Werfen Sie einen Blick in unseren Leitfaden mit häufig gestellten Fragen zur Datenmigration .

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Profitieren Sie von einer kostenlosen Demo und sehen Sie sich eine Testmigration zu einem gewünschten Tool an.

Demo einrichten

Liste der empfohlenen Anpassungen

Wir empfehlen Ihnen dringend, solche Anpassungen für Ihre Target-Plattform anzufordern:

• Filtern Sie Helpdesk-Daten nach verschiedenen Kriterien (z. B. Erstellungsdatum, Tags, benutzerdefinierte Felder, Gruppen, Organisationen, Bearbeiter)
• Ändern Sie den Standardmigrationsprozess (d. h. migrieren Sie Änderungs- und Problemobjekte als Tickets, Ticketereignisse als private Notizen, die Informationen zu inaktiven Benutzern)
• Migrieren Sie die Informationen aus den Integrationen (d. h. migrieren Sie die verknüpfte Jira -Aufgaben-ID oder URL)
• Ergänzen Sie die migrierten Daten um weitere Informationen (z. B. kennzeichnen Sie Tickets mit zusätzlichen Tags, fügen Sie die Legacy-Ticket-ID zum Ticketbetreff hinzu)
• E-Mails von CC-Nutzern in ein Text- oder mehrzeiliges benutzerdefiniertes Feld, einen privaten Kommentar oder die erste private Notiz verschieben
• Migrieren Sie die benutzerdefinierten Felder „Konto“ und „Kontakt“
• Zusätzliche Telefonnummern oder E-Mail-Adressen für Kontakte migrieren
• Migrieren Sie nur Datensätze, die mit anderen Entitäten in Verbindung stehen (verfügbar für die Migration von Dixa, Freshdesk, Freshservice, Front, Help Scout, HubSpot Service Hub, Intercom, Jira Service Managementund Reamaze).
• Vorhandene Datensätze in Target für Kontakte und Organisationen aktualisieren (nur für Pylonverfügbar)

Häufig gestellte Fragen

Ich kann Benachrichtigungen und/oder Automatisierungen nicht deaktivieren. Was soll ich tun?

Für Situationen, in denen die Automatisierung nicht deaktiviert werden kann .

• Bitten Sie das Support-Team, allen migrierten Tickets ein Tag hinzuzufügen.
• Wählen Sie „Neues Tag zu den migrierten Tickets hinzufügen“, wenn eine solche automatisierte Option für Ihren Helpdesk im Mapping-Schritt verfügbar ist.

Anschließend müssen Sie spezifische Regeln für Benachrichtigungen und Automatisierungen einrichten, damit diese bei Tickets mit dem hinzugefügten Tag nicht ausgelöst werden.

Welche Daten werden bei einer Standardmigration migriert?

Der Migrationsassistent importiert während der Demo-Migration . Weitere verfügbare Datensätze für die Übertragung hängen von Ihrer Quell- und Zielplattform ab.

Um zu prüfen, welche Datensätze Sie migrieren können, folgen Sie dieser Anleitung:

• Gehen Sie zu den unterstützten Plattformen .
• Wählen Sie Ihre Source- und Target-Helpdesks.
• Scrollen Sie im Datensatzblock nach unten, um die für dieses Migrationspaar verfügbaren Daten anzuzeigen.

Wie lange wird die vollständige Datenmigration dauern?

Es gibt eine Reihe von Gründen, die Einfluss darauf haben, wie lange die vollständige Datenmigration dauern wird :

1. Gesamtzahl der Datensätze, die Sie übertragen möchten
2. Anzahl und Größe der Anbauteile
3. API-Beschränkungen der Source- und Target-Helpdesks
4. Spezifikationen der API
5. Ihr Target-Helpdesk-System

Die Datenmigration umfasst das Abrufen (Lesen) aller Datensätze vom Quell-Helpdesk und deren Übertragung (Schreiben) zum Ziel-Helpdesk. Die Geschwindigkeit der Datensatzmigration hängt daher auch von der API-Architektur und den API-Limits Ihres Helpdesk-Anbieters ab.

Manche Helpdesk-Plattformen ermöglichen das Abrufen eines Tickets mit allen Kommentaren über eine einzige API-Anfrage. Andere erfordern separate Anfragen für jeden Datensatz – eine Anfrage ruft das Ticket ab, eine weitere dessen Anhänge. Daher müssen Sie auch wissen, wie viele API-Anfragen nötig sind .

• Ihre Quellplattform verwendet diese Methode zum Abrufen und Zählen pro Datensatz
• Ihre Target-Plattform verwendet diese Methode, um pro Datensatz zu suchen und zu erstellen

Um den Zeitaufwand für Ihre vollständige Datenmigration zu ermitteln, müssen Sie Folgendes tun:

• Prüfen Sie, wie viele API-Aufrufe Ihre Quell- und Zielplattformen pro Minute zulassen
• Berechnen Sie, wie viele API-Aufrufe Sie für die Migration eines bestimmten Datensatztyps benötigen
• Ermitteln Sie, wie viele API-Aufrufe Sie auf der Quell- und der Zielplattform benötigen, um alle Datensätze zu migrieren

Was ist Delta-Migration? Benötige ich sie?

Die Delta-Migration ermöglicht es Ihrem Support-Team, während der Datenmigration weiterhin mit Ihrem bestehenden Helpdesk zusammenzuarbeiten: Ihr Kundenservice wird nicht beeinträchtigt und funktioniert wie gewohnt, während die Daten auf der Zielplattform ohne zusätzliche Bearbeitungen sauber sind.

Bei der Delta-Migration verschiebt der Migrationsassistent nur neue Daten und/oder aktualisierte Tickets, die während der vollständigen Datenmigration in Ihrem Quell-Helpdesk-System erstellt wurden.